醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬兒童醫(yī)院 信息中心，浙江 杭州 310052

引言

隨著改革的推進(jìn)與深化，公立醫(yī)院對(duì)后勤服務(wù)的要求也越來越高，已將其納入質(zhì)量全程監(jiān)控管理的范疇[1]。精細(xì)化管理是以“精確、細(xì)致、深入、規(guī)范”為特征的全面管理模式[2-3]。其運(yùn)用程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化手段，以達(dá)到提高質(zhì)量和效益為目的，實(shí)現(xiàn)組織管理各單元精確、高效、協(xié)調(diào)和程序運(yùn)行[4-5]?，F(xiàn)在大部分醫(yī)院以分院區(qū)形式分布，工作人員多點(diǎn)辦公，而醫(yī)用耗材采購中物資的新增、停用、價(jià)格變動(dòng)經(jīng)常發(fā)生，原先使用紙質(zhì)報(bào)告單在部門間的申請(qǐng)、通知，未被審批部門接收、及時(shí)處理的情況時(shí)有發(fā)生，阻礙了采購進(jìn)程?；诖耍覀兺ㄟ^改進(jìn)醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知的管理流程，在醫(yī)院物資管理系統(tǒng)相關(guān)表中增加觸發(fā)器，實(shí)時(shí)抓取醫(yī)用耗材物資變動(dòng)數(shù)據(jù)，改進(jìn)其管理流程，編譯醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)，用系統(tǒng)軟件替代紙質(zhì)報(bào)告，結(jié)合自動(dòng)短信通知相關(guān)人員，通過對(duì)此軟件系統(tǒng)不斷的螺旋式升級(jí)，在實(shí)際使用中，取得良好的應(yīng)用效果。

1 醫(yī)用耗材變動(dòng)通知中存在的主要問題

1.1 醫(yī)用耗材變動(dòng)通知頻繁

醫(yī)用耗材是醫(yī)療器械的重要組成部分，具有品種多、用量大、消耗快、更新快、采購頻繁等特點(diǎn)。隨著醫(yī)療條件的改善、院感管理的要求和患者對(duì)醫(yī)療服務(wù)需求的提高，大量的一次性耗材取代需消毒的可重復(fù)使用的醫(yī)用耗材[6]。我院醫(yī)用耗材變動(dòng)需通知頻繁，2019年1月至8月，醫(yī)用消耗材料共采購5116次訂單，258次醫(yī)用耗材變動(dòng)需部門間通知協(xié)調(diào)。

1.2 跨院區(qū)、多地點(diǎn)辦公審批效率低

醫(yī)用耗材采購中物資的新增、停用、價(jià)格變動(dòng)的發(fā)生，都需要在采購部門、醫(yī)保部門、物價(jià)部門、臨床部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)，傳統(tǒng)方法使用紙質(zhì)報(bào)告單在部門間申請(qǐng)、傳遞、審批，而多院區(qū)、多部門之間的協(xié)調(diào)，未被相應(yīng)部門及時(shí)接收、及時(shí)處理情況時(shí)有發(fā)生，審批效率低。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在紙質(zhì)審批流程中，平均時(shí)長(zhǎng)3 h。

1.3 物價(jià)及醫(yī)保部門審批流程繁復(fù)、易出錯(cuò)

物價(jià)中心要求醫(yī)用耗材收費(fèi)價(jià)格的計(jì)算人與核對(duì)人不相同，且各院區(qū)通知到位，且相關(guān)紙質(zhì)報(bào)告單編號(hào)、簽字、留檔等過程，操作較為繁復(fù)、易出錯(cuò)。

2 醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)需求采集

我院成立由醫(yī)保辦、物價(jià)中心、采購中心、信息中心、臨床業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員6人組成的需求采集小組，梳理現(xiàn)有流程，通過頭腦風(fēng)暴法，找出存在的主要問題，用魚骨圖說明，見圖1。

圖1 醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知紙質(zhì)單現(xiàn)存問題魚骨圖

3 醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知包括醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知單書寫、紙質(zhì)單報(bào)告采購中心領(lǐng)導(dǎo)簽字、紙質(zhì)單報(bào)告科室間遞送、物價(jià)中心計(jì)算人計(jì)算、物價(jià)中心審核人審核。針對(duì)問題需求改進(jìn)程序流程，設(shè)立目標(biāo)：① 醫(yī)用耗材物質(zhì)變動(dòng)信息程序自動(dòng)提取，采購中心員工選擇需要申請(qǐng)通知的醫(yī)用耗材；② 程序自動(dòng)每隔30 min（可配置）提醒采購中心領(lǐng)導(dǎo)醫(yī)用耗材有變動(dòng)，請(qǐng)求審核；③ 程序自動(dòng)在每隔30 min（可配置）提醒物價(jià)中心工作人員醫(yī)用耗材有變動(dòng)；④ 物價(jià)中心第一操作人為計(jì)算人，程序輔助計(jì)算醫(yī)用耗材收費(fèi)單價(jià)；⑤ 物價(jià)中心第二操作人為審核人，確認(rèn)審核。

3.2 醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程

根據(jù)前面的分析，編譯醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)，取代原流程中的紙質(zhì)單，用電子單形式通知。系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)如下：① 對(duì)接采購中心物價(jià)采購系統(tǒng)，在耗材物資對(duì)應(yīng)表上建立觸發(fā)器，當(dāng)采購系統(tǒng)有醫(yī)用耗材物資變動(dòng)（變動(dòng)方式為：新增、停用、修改），觸發(fā)器抓取相關(guān)信息，包括：醫(yī)用物資名稱、規(guī)格，采購單價(jià)、變動(dòng)方式、國產(chǎn)/進(jìn)口、單位，觸發(fā)系統(tǒng)時(shí)間；② 采購中心工作人員在程序上選擇需要通知給物價(jià)中心的物資，輸入自己工號(hào)、密碼確認(rèn)通知；③ 采購中心領(lǐng)導(dǎo)選擇確認(rèn)通知的通知單，輸入工號(hào)、密碼確認(rèn)；④ 如有需要處理的通知單出現(xiàn)，程序每隔30 min自動(dòng)彈出，顯示在電腦屏幕的最上層。物價(jià)中心第一次點(diǎn)擊通知信息的為計(jì)算人，填寫收費(fèi)名稱、收費(fèi)單價(jià)（軟件參考物價(jià)相關(guān)規(guī)定部分自動(dòng)輔助計(jì)算收費(fèi)單價(jià)）。最后輸入工號(hào)、密碼確認(rèn)，程序記錄系統(tǒng)時(shí)間及結(jié)算人信息；⑤ 物價(jià)中心第二次點(diǎn)擊通知信息的為審核人，審核人不能和計(jì)算人相同，核對(duì)成功后輸入工號(hào)密碼確認(rèn)審核；⑥ 可右鍵點(diǎn)擊醫(yī)用耗材通知信息，彈出和原紙質(zhì)單格式為參考的打印模塊，可打印出軟件版紙質(zhì)通知單；⑦ 提供多功能查詢模塊，以方便查詢歷史醫(yī)用耗材通知相關(guān)信息；⑧ 系統(tǒng)操作流程可逆，但每一步數(shù)據(jù)的變化系統(tǒng)都得保留相關(guān)修改日志。改進(jìn)后的醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖如圖2。系統(tǒng)部分相關(guān)界面如圖3～4所示。

圖2 醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)流圖

圖3 醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)通知界面

圖4 醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)計(jì)算認(rèn)操作界面

4 應(yīng)用效果

通過醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)上線后對(duì)實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤、評(píng)估，經(jīng)過8個(gè)月的實(shí)施，得到了相關(guān)科室的認(rèn)可：系統(tǒng)目前總得到258條通知單數(shù)據(jù)，作為樣本，比較通知時(shí)間（采購中心最終通知物價(jià)中心時(shí)間）與計(jì)算時(shí)間（物價(jià)中心工作中第一人處理時(shí)間），平均相差35.32 min、計(jì)算時(shí)間與核對(duì)時(shí)間（物價(jià)中心工作中第二人處理時(shí)間）平均相差12.48 min，響應(yīng)時(shí)間良好，見表1。由于是程序系統(tǒng)通知，跨院區(qū)通知得到解決；以觸發(fā)器自動(dòng)抓取院內(nèi)醫(yī)用耗材管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)易度提升；醫(yī)用耗材收費(fèi)價(jià)格大部分可以由系統(tǒng)參考物價(jià)規(guī)定智能計(jì)算，勞動(dòng)量減少，智能度提高。通過對(duì)使用科室相關(guān)使用人員的滿意度調(diào)查發(fā)現(xiàn)，比較實(shí)施前后對(duì)醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知的工作流程，工作效率，操作繁復(fù)程度等條目來評(píng)價(jià)，結(jié)果顯示，總體滿意度從54.8%提高至98.5%。

表1 258條通知單數(shù)據(jù)時(shí)間差

5 討論

隨著科學(xué)技術(shù)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，全程信息化監(jiān)管將成為醫(yī)院管理的必然趨勢(shì)[7]。研究根據(jù)實(shí)際操作過程中體現(xiàn)出的矛盾，在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上，改變流程，簡(jiǎn)化繁復(fù)的操作過程，對(duì)醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知進(jìn)行重新整理，編譯程序，讓通知變得既滿足政策管理，又滿足實(shí)際要求，滿意度得到提高。

醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是在醫(yī)院物資管理系統(tǒng)中自動(dòng)提取，系統(tǒng)使用者很少需要自己錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，在原本工作任務(wù)就繁重的情況下，減輕了工作量，提高了工作效率，而效率提高使醫(yī)用耗材庫存減少成為可能。

醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)上線后，共采集到258條通知單數(shù)據(jù)，比較醫(yī)院物資管理系統(tǒng)自動(dòng)獲取的醫(yī)用耗材物資名與物價(jià)人員填寫的物資收費(fèi)名稱98%有差異。國家藥監(jiān)局發(fā)布《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)治理高值醫(yī)用耗材改革方案的通知》（國辦發(fā)〔2019〕37號(hào)）[8]，強(qiáng)調(diào)規(guī)范醫(yī)療器械唯一標(biāo)識(shí)系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)醫(yī)療器械全生命周期管理。對(duì)于醫(yī)用耗材名稱，建議各個(gè)系統(tǒng)中應(yīng)與醫(yī)療器械唯一標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)庫中的耗材名稱一致。下一步，研究將會(huì)按照國家藥監(jiān)局發(fā)布《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)治理高值醫(yī)用耗材改革方案的通知》，在醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)中加入符合醫(yī)療器械唯一標(biāo)識(shí)系統(tǒng)規(guī)則的識(shí)別碼，與別的信息系統(tǒng)預(yù)留接口，更加方便臨床科室使用。

6 結(jié)論

進(jìn)一步的發(fā)展和建設(shè)需要系統(tǒng)化方法解決系統(tǒng)化問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院管理模式只有不斷的改進(jìn)，才能滿足時(shí)代的需求[9-11]。醫(yī)務(wù)人員是管理措施的實(shí)施者、制度政策的執(zhí)行者，在醫(yī)院管理中起著至關(guān)重要的作用[12]?；谛畔⒒南到y(tǒng)操作，以流程為核心，以質(zhì)量為前提[13]，著重強(qiáng)化簡(jiǎn)便的操作方法，借助于規(guī)范，從始至終地操作流程、完善各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)以達(dá)到更加優(yōu)質(zhì)的管理效果[14]。醫(yī)用耗材采購信息變動(dòng)通知系統(tǒng)的建立，有效地縮短了醫(yī)用物資變動(dòng)部門間的通知時(shí)間，提高醫(yī)院管理的效率和效果。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人工智能在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域有著重要的作用[15]。有學(xué)者提出，需要加快人工智能醫(yī)學(xué)應(yīng)用開發(fā)步伐。在后勤醫(yī)院管理流程中，如何引入人工智能，以快速提升醫(yī)護(hù)的滿意度，是需要進(jìn)一步探究的問題[16]。