淺析如何提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量

王倩

摘要：現(xiàn)如今，數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)在辦公室的應(yīng)用非常廣泛，不僅提升了辦公室的工作效率，還保證了辦公室的工作質(zhì)量。文件檔案做為辦公室管理的重要內(nèi)容，通過加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用，提升了工作的效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室工作;檔案管理;問題;對(duì)策

引言

企業(yè)檔案全面真實(shí)地記錄企業(yè)的管理決策、人員流動(dòng)、資金周轉(zhuǎn)、技術(shù)改進(jìn)等活動(dòng)，是企業(yè)資產(chǎn)和文化的重要組成部分。它可以以文字、圖片、聲音等形態(tài)存在，具有珍貴的保存價(jià)值。檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作的模式、流程、利用上都有著巨大革新。在現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的快速發(fā)展下，企業(yè)檔案管理建設(shè)的高度也影響著企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息化已經(jīng)成為了時(shí)代所趨。

1辦公室文件檔案管理的重要性

文件檔案有著非常廣泛的內(nèi)容，是對(duì)日常工作中的各種事件、各項(xiàng)數(shù)據(jù)、影像資料、部門情況等內(nèi)容的記錄?？梢哉f，辦公室檔案管理是辦公室工作的重中之重。（1）文件檔案管理關(guān)系到工作的開展文件檔案是重要的信息資源，數(shù)據(jù)參考。任何工作在計(jì)劃和實(shí)施之前，都需要有著數(shù)據(jù)的參考，才能有條不紊地展開。文件檔案有著多方面的信息資源，包含各種人力資源和物力資源，都可以通過文件檔案尋找到。如果辦公室文件檔案存在數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或者信息不全的情況，必然會(huì)影響到工作的順利開展，不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，還會(huì)帶來巨大的損失。（2）文件檔案管理關(guān)系到工作的效率。文件檔案管理可以為各項(xiàng)工作計(jì)劃的制定提供數(shù)據(jù)的參考，這是極其寶貴的數(shù)據(jù)資料。一項(xiàng)工作的開展，如何制定出完備的計(jì)劃，必然要有著數(shù)據(jù)或者信息資料的參考，從而確定和優(yōu)化工作的實(shí)施方案?？梢酝ㄟ^查閱辦公室的文件檔案，尋找與工作相關(guān)的內(nèi)容。此外，工作計(jì)劃實(shí)施過程中，出現(xiàn)的異常情況，解決方法，又會(huì)形成新的文件檔案，成為工作經(jīng)驗(yàn)的積累，方便以后參考借鑒。

2辦公室文件檔案管理面臨的問題

2.1文件檔案管理理念比較陳舊

辦公室是單位內(nèi)重要的職能部門，工作內(nèi)容比較繁雜，油田開采企業(yè)受到傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響，部分工作人員的觀念仍然沒有轉(zhuǎn)變過來，比較陳舊，對(duì)文件檔案管理的重視程度不夠高，信息化意識(shí)不強(qiáng)，在文件檔案管理的時(shí)候依舊采用傳統(tǒng)的管理方式，對(duì)各種文件檔案資源的利用不多，很多時(shí)候只將檔案收集整理出來，并沒有真正加以利用，沒有發(fā)揮出文件檔案的作用。

2.2檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

企業(yè)通常是根據(jù)自己的內(nèi)部需求收集和整理檔案，但這樣的收集方式并沒有明確指明需要?dú)w檔的資料內(nèi)容，這讓檔案管理人員在資料搜集的工作開展上具有較大的隨機(jī)性和盲目性，很多有價(jià)值的經(jīng)營(yíng)管理檔案也會(huì)因此被忽略，造成資源的浪費(fèi)。除此之外，企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上也沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，具體表現(xiàn)為在“檔案業(yè)務(wù)一體化”、“信息化服務(wù)工作”中，且各區(qū)域之間標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化存在“信息孤島”現(xiàn)象，拔高了檔案信息共建共享的難度，企業(yè)的檔案管理信息化進(jìn)程舉步維艱。

2.3檔案管理工作存在許多安全隱患

雖然近年來互聯(lián)網(wǎng)的病毒防御系統(tǒng)在不斷完善和提升，但是某些不法分子的木馬制造技術(shù)以及犯罪技術(shù)也在不斷提高，而互聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)開放性平臺(tái)，還是比較容易受到不法分子的攻擊，導(dǎo)致用于存儲(chǔ)和管理檔案的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓、崩潰，或者竊取或篡改檔案中的數(shù)據(jù)資料，從而給企業(yè)造成損失。

3如何提高辦公室文件檔案管理工作質(zhì)量

3.1完善系統(tǒng)文件檔案管理制度

完善文件檔案管理的各項(xiàng)制度，以制度約束管理人員的行為，從而保證工作質(zhì)量。受到人們認(rèn)知的影響，人們對(duì)于文件有著不同的直觀感受，如果不進(jìn)行規(guī)范的話，那么在進(jìn)行文檔的整理和分類時(shí)，必然會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，很多文件會(huì)由于被誤判，將其視為垃圾文件，導(dǎo)致文件信息的丟失。所以，必須有一個(gè)完善的檔案管理制度，規(guī)范和約束檔案管理人員的行為，并明確文件檔案如何進(jìn)行分類、如何保存等。信息時(shí)代下，文件檔案做為重要的信息資源，需要有著與之相適應(yīng)的保密機(jī)制，避免文件出現(xiàn)丟失或者人為泄漏的情況。尤其是信息時(shí)代下，做好系統(tǒng)的維護(hù)，避免由于木馬、病毒或者黑客入侵等，導(dǎo)致文件資料損壞、篡改、丟失。

3.2創(chuàng)新文件檔案管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人力，由檔案人員對(duì)所有的檔案進(jìn)行整理、記錄、編號(hào)、收集、保存等，因?yàn)槿说木τ邢?，每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，這就對(duì)單位的發(fā)展造成了很大影響。信息化技術(shù)的出現(xiàn)，讓文件檔案信息化發(fā)展成為可能，新形勢(shì)下應(yīng)該要加強(qiáng)文件檔案管理信息化發(fā)展，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育，讓他們逐漸意識(shí)到信息化技術(shù)在文件檔案管理中的作用，對(duì)未來文件檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行分析，從而不斷提高檔案管理水平。另外，檔案管理人員以及其他部門的人員都要意識(shí)到檔案的價(jià)值，不是將檔案收集整理就完了，更重要的部分是對(duì)檔案進(jìn)行利用，單位的每個(gè)員工都應(yīng)該形成利用檔案的意識(shí)，在日常工作中有機(jī)會(huì)利用檔案資源的時(shí)候就要充分利用，發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

3.3打造專業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)

新時(shí)代下，文件檔案資料數(shù)量不斷增多，海量的信息下，對(duì)于文件檔案的整理、歸檔工作的要求越來越高。做為檔案管理人員需要掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要學(xué)會(huì)互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的知識(shí)，懂得運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備和軟件，進(jìn)行文件檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案管理工作，缺乏專職的管理人員，很多都是兼職人員，專業(yè)性不足。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，提升其綜合素質(zhì)，才能提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量。具體的措施有：首先，加大人員培訓(xùn)力度。主要圍繞檔案如何進(jìn)行有效地分類、歸檔，如何應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理等。其次，提升檔案管理人員的待遇，比如給予更高的薪資和更好的福利等，可以吸引高素質(zhì)的人員，重點(diǎn)放在有專業(yè)技術(shù)的人員選擇上，選擇具備數(shù)字信息技術(shù)的現(xiàn)代化人才，為檔案管理提速。最后，做好績(jī)效考核，考核檔案管理人員的工作水平、專業(yè)水平等，提升其職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任感，調(diào)動(dòng)其工作的積極性。

3.4強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)技術(shù)

強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)技術(shù)，首先，企業(yè)需要加大資金投入力度，鋪設(shè)更穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、引進(jìn)性能更高的硬件設(shè)備，將科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案日常管理中，加快檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)化的進(jìn)程，將資源共享開放到最大程度。其次，在軟件提升上積極引入行業(yè)內(nèi)適合本企業(yè)發(fā)展的軟件，讓檔案立卷、排列、檢索等功能都可以全自動(dòng)化，提高軟件在日常辦公中的使用率。最后，在科學(xué)的檔案管理方式的前提條件下，還要不斷創(chuàng)新實(shí)踐，開發(fā)更適用于本企業(yè)的專門檔案管理軟件和辦公系統(tǒng)，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案信息化管理質(zhì)量。

結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代，檔案管理工作發(fā)生了很大的改變，其中既有好的改變，也有不好的改變。而檔案資料作為企業(yè)的一種經(jīng)濟(jì)資源，其對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展非常重要，企業(yè)必須重視并不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量。針對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題，筆者提出樹立檔案管理信息化意識(shí)、完善信息時(shí)代下的檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理工作方式方法的創(chuàng)新以及強(qiáng)化信息時(shí)代的檔案管理安全意識(shí)等建議，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作效率與質(zhì)量的不斷提高。

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