人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)的應(yīng)用分析

關(guān)力堅(jiān)

【關(guān)鍵詞】人工智能 日常辦公 辦公系統(tǒng)

引言：在計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越成熟的大背景下，無(wú)紙化辦公也逐漸取代以往傳統(tǒng)的辦公模式，成為新時(shí)期企業(yè)及各類(lèi)單位日常業(yè)務(wù)處理的重中之重，而人工智能技術(shù)作為新時(shí)期下應(yīng)運(yùn)而生的先進(jìn)技術(shù)代表，近年來(lái)也在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用。此時(shí)若想有效完善日常辦公系統(tǒng)，并在提高信息數(shù)據(jù)處理效率的基礎(chǔ)上，為內(nèi)部管理及外部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利展開(kāi)提供更多便利，及時(shí)融入人工智能技術(shù)勢(shì)在必行。

1.人工智能技術(shù)的概念

人工智能涉及的范圍其實(shí)非常廣，包括數(shù)學(xué)、控制論、信息論、計(jì)算機(jī)科學(xué)以及語(yǔ)言等多個(gè)領(lǐng)域，相對(duì)來(lái)講綜合性極強(qiáng)，但其在進(jìn)行最基礎(chǔ)運(yùn)算的時(shí)候，所遵循的規(guī)則依然是事先設(shè)計(jì)好的。人工智能研究的主要目的，就是為機(jī)器賦予原本只有人具備的能力，并在不斷的更新與完善下，由其來(lái)代替原本人才能完成的工作，甚至效率和效果都要遠(yuǎn)高于人類(lèi)。這是21 世紀(jì)的偉大科技，是基于信息技術(shù)創(chuàng)造的重大發(fā)明，也是世界發(fā)展重要的基礎(chǔ)條件，因此，為確保人工智能技術(shù)能為人類(lèi)提供更多便利，做出更大貢獻(xiàn)，對(duì)人工智能技術(shù)應(yīng)用的研究還需不斷深入[1]。

2.人工智能技術(shù)在日常辦公中的重要性

在日常辦公過(guò)程中，人工智能技術(shù)主要將流程辦公平臺(tái)建設(shè)成智能化內(nèi)部工作平臺(tái)，相關(guān)人員在平臺(tái)內(nèi)部引進(jìn)機(jī)器學(xué)習(xí)的相關(guān)技術(shù)，針對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行改造，收集更多的數(shù)據(jù)和信息。因此，通過(guò)建設(shè)智能化日常工作平臺(tái)，可以為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更多效益。下文主要針對(duì)人工智能技術(shù)在日常辦公中的重要性進(jìn)行了分析。

2.1 提高員工的工作效率

人工智能技術(shù)在日常辦公中的應(yīng)用，為員工提供了智能化系統(tǒng)，這樣企業(yè)員工完成工作的時(shí)間更少，在很大程度上減少了人力資源的投入，還能夠完成更多工作。

2.2 提高員工的工作質(zhì)量

在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，企業(yè)越來(lái)越注重智能技術(shù)的應(yīng)用，如流程辦公平臺(tái)得到了很多企業(yè)的廣泛青睞，其不僅能進(jìn)行傳統(tǒng)的工作簽報(bào)等流程審批，還涉及財(cái)務(wù)管控、基金業(yè)務(wù)、產(chǎn)品運(yùn)作管理、投資運(yùn)作管理、交易審批業(yè)務(wù)、績(jī)效管理、人力資源管理等內(nèi)容。在各項(xiàng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)張和發(fā)展過(guò)程中，這一系統(tǒng)為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供了信息支持。并且，企業(yè)將人工智能技術(shù)融入流程辦公平臺(tái)中，可以建設(shè)成智能化內(nèi)部工作平臺(tái)，在企業(yè)最大范圍內(nèi)為員工提供人工智能服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造更多效益。因此，智能化工作平臺(tái)有助于員工在完成工作時(shí)，提高其工作準(zhǔn)確性，減少業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的出現(xiàn)，提升了員工的工作效率和工作質(zhì)量。

3.人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 應(yīng)用于建設(shè)智能辦公室

對(duì)于辦公室人員的日常工作來(lái)講，使用智能終端操控的維度會(huì)更加廣闊，也能使互動(dòng)雙方間的交互更加便利。同時(shí)人工智能技術(shù)下的辦公系統(tǒng)，也能盡量提高辦公設(shè)備與人員間的契合度，從而在極大程度上增強(qiáng)辦公環(huán)境的舒適程度。智能辦公系統(tǒng)在未來(lái)發(fā)展中，還會(huì)實(shí)現(xiàn)與辦公場(chǎng)所內(nèi)所有聯(lián)網(wǎng)設(shè)備全面聯(lián)通，人們可通過(guò)語(yǔ)言、觸控及手勢(shì)等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室設(shè)備的控制，進(jìn)而使日常工作更加便利。

除此之外，在應(yīng)用人工智能技術(shù)建立日常辦公系統(tǒng)時(shí)，也可借助云端服務(wù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)等科技，使智能辦公室可通過(guò)數(shù)據(jù)積累與不斷學(xué)習(xí)，克服以往不夠靈活、過(guò)于死板的弊端。例如，智能辦公室應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，進(jìn)行室內(nèi)照明調(diào)整、溫濕度調(diào)控及窗戶(hù)開(kāi)關(guān)控制等，或在員工進(jìn)入辦公室前開(kāi)好空調(diào)，按照傳感器數(shù)據(jù)調(diào)整加濕器，從而使辦公室環(huán)境處于最佳狀態(tài)。另外，基于納米技術(shù)的智能自潔設(shè)備，也可應(yīng)用于日常辦公系統(tǒng)建設(shè)中[2]。

3.2 應(yīng)用于辦公智能管理

首先，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于日常辦公系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人員的智能管理。通過(guò)視頻監(jiān)控系統(tǒng)或感應(yīng)器進(jìn)行生物信息采集，再進(jìn)行與數(shù)據(jù)管理中信息庫(kù)人員信息的對(duì)比。門(mén)禁系統(tǒng)可從各通道來(lái)授權(quán)管理， 在管理人員考勤的同時(shí)，還能將權(quán)限作為根據(jù)來(lái)分離不同用戶(hù)。其次，日常辦公中所涉及人員，無(wú)論出現(xiàn)在辦公范圍內(nèi)的何處，都能被第一時(shí)間監(jiān)控到，特別是對(duì)于工作地點(diǎn)分散、人員構(gòu)成復(fù)雜的單位來(lái)講，日常辦公智能系統(tǒng)能有效處理管理效率低、成本高的問(wèn)題。另外，通過(guò)對(duì)智能設(shè)備的利用，可將行為信息在不知不覺(jué)中采集起來(lái)，從而確保對(duì)用戶(hù)監(jiān)測(cè)的合理性。

3.3 應(yīng)用于云視頻交流

現(xiàn)如今，以云計(jì)算技術(shù)為基礎(chǔ)衍生的云視頻通信，在我國(guó)企業(yè)遠(yuǎn)程視頻會(huì)議中的應(yīng)用已愈發(fā)廣泛，參與會(huì)議的各方可采取語(yǔ)音技術(shù)實(shí)時(shí)交談，并通過(guò)視頻與音頻將重要資料保存下來(lái)。但實(shí)際上，就資料儲(chǔ)存與傳輸而言，視音頻文件其實(shí)并不利于傳閱，所以，通過(guò)人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字記錄是很必要的，同時(shí)資料整理的效率也會(huì)大幅提升，使語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字的市場(chǎng)需求得到滿(mǎn)足。目前最常見(jiàn)的技術(shù)就是云際視界云視頻會(huì)議，其能為客戶(hù)提供語(yǔ)音轉(zhuǎn)寫(xiě)包服務(wù)，為語(yǔ)音內(nèi)容向文本形式轉(zhuǎn)化提供便利，目前已在遠(yuǎn)程視頻商務(wù)、遠(yuǎn)程醫(yī)療及遠(yuǎn)程教育等各領(lǐng)域中，顯現(xiàn)出卓越的應(yīng)用價(jià)值。

實(shí)踐證明，云視頻會(huì)議除便捷、成本低、部署快等特點(diǎn)，融合應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)相對(duì)來(lái)講也十分顯著，再加上云際視界開(kāi)放SDK 與API 接口能定制開(kāi)發(fā)，從而在最大程度上與企業(yè)業(yè)務(wù)要求相符，進(jìn)一步制定最合理的云視頻通信解決方案。且隨著科技的愈發(fā)成熟，人工智能技術(shù)必然還會(huì)在云視頻會(huì)議中發(fā)揮更大的作用。

3.4 應(yīng)用于智能辦公會(huì)議

首先，在辦公會(huì)議中融入人工智能技術(shù)，能使會(huì)議參與者有“身臨其境”的感受，在營(yíng)造高清、真實(shí)的外部環(huán)境后，再使用大視場(chǎng)的顯示覆蓋會(huì)議室，從而實(shí)現(xiàn)本地會(huì)場(chǎng)與遠(yuǎn)程的完美融合，擴(kuò)大人們的臨場(chǎng)感知。目前例如VR 的很多智能技術(shù)應(yīng)用都已非常廣泛，在應(yīng)用于日常辦公系統(tǒng)后，能為人們呈現(xiàn)現(xiàn)實(shí)中難以直接感受的虛擬世界，更有利于辦公效率的提升。

其次，人工智能技術(shù)能為會(huì)議室增加多維感知的功能。以AR 技術(shù)為例，此技術(shù)即將視、音、圖以及數(shù)據(jù)等多維度信息匯集，再認(rèn)知計(jì)算后向現(xiàn)實(shí)空間疊加，不僅能使用戶(hù)信息感知能力得到大幅提升，而且輔助決策的能力也會(huì)顯著增強(qiáng)。例如，最新的戰(zhàn)機(jī)頭盔顯示系統(tǒng)，能呈現(xiàn)360°的環(huán)視影像，在能實(shí)現(xiàn)多種作戰(zhàn)決策信息疊加的基礎(chǔ)上，幫助飛行員提高戰(zhàn)場(chǎng)感知能力。另外，MR 技術(shù)也能使日常辦公會(huì)議具備交互感知功能，在實(shí)現(xiàn)虛擬世界和現(xiàn)實(shí)世界互相操作的同時(shí)，把認(rèn)知空間向遠(yuǎn)端與虛端擴(kuò)展[3]。

3.5 注重智能助手的研發(fā)與應(yīng)用

智能助手不僅能扮演日常辦公中的客服角色，也能為工作人員或領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供合理、有力的數(shù)據(jù)支持與方案建議。另外，智能助手通常還具備提供行程安排、通知公告、會(huì)議管理及文件報(bào)送服務(wù)的能力，為用戶(hù)日常工作安排的合理、高效提供更大幫助。目前，基于人工智能技術(shù)的智能助手，已然發(fā)展到高級(jí)階段，用戶(hù)通過(guò)語(yǔ)言來(lái)發(fā)送指令后，智能系統(tǒng)便會(huì)結(jié)合要求處理問(wèn)題。另外，智能助手還會(huì)在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，不斷進(jìn)行深度學(xué)習(xí)，在了解和掌握用戶(hù)使用習(xí)慣的基礎(chǔ)上，為人們提出更加合理、合適的意見(jiàn)與建議。

4.人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)中的發(fā)展方向

智能辦公生產(chǎn)、發(fā)展與企業(yè)管理理念之間的聯(lián)系十分密切。在未來(lái)社會(huì)的發(fā)展中，競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境呈現(xiàn)出不確定性特點(diǎn)，傳統(tǒng)的樹(shù)狀層級(jí)式組織架構(gòu)很難滿(mǎn)足現(xiàn)代化市場(chǎng)環(huán)境需求，企業(yè)組織架構(gòu)不斷向扁平化方向發(fā)展，管理制度越來(lái)越靈活，企業(yè)內(nèi)部員工結(jié)構(gòu)也在不斷變化，企業(yè)管理逐漸由流程管控向強(qiáng)調(diào)員工自主性進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在企業(yè)管理理念不斷變化的背景下，智能辦公為企業(yè)營(yíng)造了開(kāi)放、透明的溝通制度、工作氛圍，可以針對(duì)員工的各項(xiàng)行為進(jìn)行量化，有效地提高組織價(jià)值。因此，在未來(lái)社會(huì)的發(fā)展中，人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)從流程辦公平臺(tái)到智能化內(nèi)部工作平臺(tái)的轉(zhuǎn)型。

4.1 移動(dòng)化

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，移動(dòng)應(yīng)用逐漸成為智能辦公系統(tǒng)發(fā)展的重要趨勢(shì)，將移動(dòng)和辦公進(jìn)行協(xié)同，強(qiáng)化移動(dòng)辦公與協(xié)作力度，在很大程度上整合移動(dòng)無(wú)線(xiàn)網(wǎng)，可以提供更多在線(xiàn)辦公支持服務(wù)，如協(xié)同辦公、即時(shí)通訊、電子郵件等。進(jìn)一步完善辦公環(huán)境，提高組織協(xié)作效率，減少溝通成本。移動(dòng)協(xié)同辦公的優(yōu)勢(shì)是幫助用戶(hù)隨時(shí)隨地掌握組織情況，實(shí)現(xiàn)信息的雙向傳遞，系統(tǒng)集成移動(dòng)通信功能可以及時(shí)接收更多的組織信息，并實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，進(jìn)一步提升組織工作的整體效率。

4.2 人工智能應(yīng)用更加深入

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，很多人工智能基礎(chǔ)技術(shù)，如語(yǔ)音識(shí)別、指令交互、搜索引擎、深度學(xué)習(xí)等日益完善，尤其在協(xié)同管理、移動(dòng)辦公軟件中得到了更加深入的應(yīng)用。用戶(hù)通過(guò)自然語(yǔ)言的語(yǔ)音輸入指令方式使用軟件系統(tǒng)，可以規(guī)避系統(tǒng)學(xué)習(xí)應(yīng)用門(mén)檻，為用戶(hù)提供了優(yōu)質(zhì)的使用體驗(yàn)。在深度學(xué)習(xí)歷史數(shù)據(jù)的過(guò)程中，可以創(chuàng)造更多的信息增值。在互聯(lián)網(wǎng)浪潮、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)浪潮的發(fā)展中，人工智能技術(shù)的應(yīng)用為日常辦公提供了很大的機(jī)遇，協(xié)同管理和移動(dòng)辦公軟件提升應(yīng)用層次后，擴(kuò)大了用戶(hù)的應(yīng)用范圍。但是，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)較低，行業(yè)技術(shù)水平還有待提升，我國(guó)人工智能技術(shù)在日常辦公中的應(yīng)用仍處于初級(jí)探索階段。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在社會(huì)運(yùn)行對(duì)信息技術(shù)依賴(lài)程度越來(lái)越高的現(xiàn)如今，人工智能技術(shù)作為新興技術(shù)，也逐漸進(jìn)入社會(huì)大眾的視野。而對(duì)于日常辦公系統(tǒng)而言，人工智能不僅是其創(chuàng)新升級(jí)的必然趨勢(shì)，更是提高工作效率與質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，要進(jìn)一步發(fā)展使其真正滿(mǎn)足現(xiàn)代化辦公的實(shí)際需求。