精細化管理在提高醫(yī)院辦公室行政效能中的應用價值

林濤

（廣西醫(yī)科大學附屬武鳴醫(yī)院，廣西 南寧）

0 引言

我國醫(yī)療市場的競爭越來越激烈了，各級醫(yī)院都面臨著極大的挑戰(zhàn)和機遇[1]。各級醫(yī)院為了爭取更多的資源，更好地適應社會需求，就必須不斷提高院內(nèi)業(yè)務能力[2]。醫(yī)療體制中不斷出現(xiàn)創(chuàng)新性改革，這在很大程度上大幅度提高了醫(yī)院醫(yī)療服務能力及行政管理能力，才能在激烈的市場競爭中為醫(yī)院爭取一席之地。在醫(yī)療衛(wèi)生改革的大背景下，醫(yī)院辦公室行政效能必須不斷提高，結(jié)合辦公室工作特點，不斷創(chuàng)新、改革，才能立于不敗之地[3]。精細化管理在各行各業(yè)管理中都被廣泛運用，是一種新型管理模式、管理理念，將工作進行精細化分工，目的在于最大程度提高服務質(zhì)量，在常規(guī)管理的基礎上引入更深層次管理模式，并盡量減少管理所占用的資源及成本，在醫(yī)院辦公室精細化管理中可以精細劃分辦公室各崗位職責、明確到人，確保人人有事做、事事有著落，辦公室行政效能自然提高[4]，詳細報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選擇我院50 名工作人員作為調(diào)查研究對象，通過調(diào)查問卷的形式來對比精細化管理實施前（2018 年6～12 月）、實施后（2019 年1～6 月）工作人員對行政管理的滿意度、工作積極性。問卷采用評分方式，總分100 分，得分越高說明滿意度越高、工作積極性越高。

1.2 精細化管理方法

在傳統(tǒng)醫(yī)院管理模式下，精細化管理這種新模式對辦公室管理提出了更高的要求，要盡最大程度減少資源浪費、降低成本、提高效率，具體如下：①完善制度、明確職責：對辦公室內(nèi)每個工作者定崗、劃分崗位職責，詳細到辦公室主任、副主任、秘書、文書、檔案員、收發(fā)員、司機等，并以崗位職責為標準進行考核。對于責任交叉的情況要劃分主要、次要責任人，以完善的管理制度來有效執(zhí)行獎懲制度，充分調(diào)動員工主動性、積極性，提高工作效率。②提高人員素質(zhì)：對辦公室工作崗位的人員提出新要求，不僅要求能熟悉掌握部門情況以及常規(guī)醫(yī)療流程，還要了解部門協(xié)調(diào)配合，做到事前部署、事后總結(jié)。辦公室工作者要具備負責任、善解難題、吃苦耐勞的精神，基本素質(zhì)要高，盡量讓領導、職工、群眾都滿意，要忠誠對待自己的視野，工作勤懇，處理事務果斷。③輔助決策：這是為了減少領導工作壓力，讓其能有更好的精力、體力來處理重大問題及事務，避免紛繁復雜瑣事對其干擾。在決策性時刻要及時提供參考建議，把握政策方向，減少決策中可能存在的漏洞，精簡文件資料及審批過程，將院內(nèi)重點關(guān)注問題、亟待解決的問題及時上呈、處理，對審批過的文件及報告等及時下達，遇到問題及時報告、解決，做好輔助決策工作。④落實會議制度：院內(nèi)各個部門都要定期在辦公室協(xié)調(diào)下進行會議，一級會議要求領導到場，制定宏觀決策、重大方針，辦公室人員要及時整理、總結(jié)、歸納會議議題、議案，并下發(fā)至各執(zhí)行部門。二級會議要求中層干部要參加，對無故缺席、遲到者采取獎懲措施，會議要傳導院級領導決策意見，中層管理者進行溝通交流工作任務完成情況、下個階段工作目標、工作重點等。各個科室每天召開早會，科室負責人帶領，傳達上級會議意見、傾聽員工意見，討論解決方案，及時向上級反饋。⑤完善督查制度：醫(yī)院辦公室建立督查小組，完善管理工作督查程序。醫(yī)院制定決策及工作部署后，要提出和討論擬辦事項，明確責任部門、責任人、管理內(nèi)容、辦理時間、目的要求等，立項后登記各項辦理意見，堅持專事專項的原則，對立項項目編號，由醫(yī)院辦公室工作人員按照要求填寫記錄表、存檔，以書面形式轉(zhuǎn)交到相關(guān)部門辦理，辦理過程中任務要求量化、清晰化，及時與相關(guān)部門溝通，掌握各項目進展情況，遇到推進問題及時解決，定期督查，對不符合要求的堅決退回、責令整改，對符合要求的上呈審批，審批結(jié)束后向下反饋，確保事事有結(jié)果、有回應。辦結(jié)的項目材料要整理歸檔，保證有據(jù)可查，提升辦公室行政效能和管理能力。

2 結(jié)果

與實施精細化管理之前相比，實施精細化管理之后50名工作者對行政管理的滿意度評價（90.2±1.3）分、工作積極性評價（88.9±3.7）分明顯提升，且差異顯著（P＜0.05），見表1。

表1 實施精細化管理前后觀察指標比較, 分）

時間 n 行政管理的滿意度評價 工作積極性評價實施前 50 86.9±2.1 75.6±1.9實施后 50 90.2±1.3 88.9±3.7 t 9.4479 22.6107 P ＜0.05 ＜0.05

3 討論

醫(yī)院辦公室同樣是醫(yī)院核心部門之一，代表醫(yī)院整體管理水平，對院內(nèi)各項工作的順利開展都具有直接影響[5]。隨著醫(yī)療市場競爭和挑戰(zhàn)不斷加劇，醫(yī)療體制已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化[6]。傳統(tǒng)管理模式及機制不能適應時代潮流，醫(yī)院辦公室職能也隨之改變，辦公室管理更加多元化、現(xiàn)代化、科學化[7]。在新形勢下醫(yī)院辦公室服務對象、內(nèi)容都出現(xiàn)了變化，具有多元化特征[8]。醫(yī)院辦公室不僅要服務領導層，更要對各個科室乃至患者、群眾需要提供高效服務。同時，辦公室工作內(nèi)容也不僅僅是傳達，更是深入?yún)⒓诱呒盎顒印⒓皶r反饋信息、提供參謀意見，要求其工作效率必須提高[9]。醫(yī)院辦公室還與其他部門不同，其直接接觸領導層，其崗位優(yōu)勢、職能優(yōu)勢明顯，具有聯(lián)系上下、溝通左右的一個特點，涉及醫(yī)院各個方面，信息量極大，了解領導層動向、參與決策[10]。辦公室必須加強自身建設，積極調(diào)研，建立督查機制，確保政策落實及活動的開展。

在醫(yī)院辦公室管理中必須借鑒國內(nèi)外先進管理模式、管理理念，順應時代潮流，滿足社會需求[11]。精細化管理這種廣泛推進的管理模式有助于更好地提高辦公室行政職能，主要體現(xiàn)在：①精細化管理的實施能提升辦公室工作效率、工作人員辦事能力；②強化辦公室與其他部門溝通效率，更好地辦理事務，優(yōu)化服務，提升醫(yī)院形象[12]。本組的研究結(jié)果也證實了實施精細化管理之后，醫(yī)院辦公室工作人員對行政管理的滿意度更高，工作積極性也更高，行政效能自然提高。

綜上所述，對于醫(yī)院辦公室管理來說，選擇推進精細化管理是必要的，能在很大程度上提升行政效能，值得推廣。