提高新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作的體會(huì)

摘 要：近幾年來，我國科學(xué)技術(shù)水平在快速發(fā)展，信息技術(shù)也得到了各行業(yè)領(lǐng)域的廣泛運(yùn)用。而醫(yī)院部門由于工作項(xiàng)目繁雜，也將信息技術(shù)運(yùn)用到了人事檔案管理工作中，使檔案管理工作不再單調(diào)的資料實(shí)體空間存放，而是以信息化的方式歸入到了智能終端的信息資源中。 這不僅提高了檔案管理工作的效率，而且也增強(qiáng)了實(shí)際工作質(zhì)量。本文將對(duì)信息化時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作目前狀況進(jìn)行分析，并給出相應(yīng)的發(fā)展對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 醫(yī)院 人事檔案 管理

人事檔案，是每個(gè)單位工作人員都必不可少的個(gè)人重要事件、資料的記錄和保存，是人們生活和工作不可或缺的重要記錄憑證。近年來，隨著我國科學(xué)技術(shù)的提高，醫(yī)院人事檔案管理工作也采用了信息化管理模式，便捷、高效也已成為檔案管理工作的全新標(biāo)準(zhǔn)和要求。但是在檔案信息化建設(shè)過程中，仍然存在一些問題，需要我們客觀對(duì)待。

1醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.1檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)滯后

當(dāng)前國內(nèi)大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理工作，都已經(jīng)配備了電腦，采用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化管理模式，并發(fā)揮了明顯的實(shí)效性。然而一些偏遠(yuǎn)地區(qū)及農(nóng)村地區(qū)，一些醫(yī)院的人事檔案管理工作仍不完善，計(jì)算機(jī)等設(shè)備不到位、網(wǎng)絡(luò)資源匱乏等情況普遍存在，給這些地區(qū)的人事檔案管理工作帶來嚴(yán)重影響。雖然多數(shù)醫(yī)院已安裝使用人事檔案管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)版本陳舊，功能單一，在當(dāng)前信息量突飛猛漲的條件下已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作的需要，亟待研發(fā)更加新型的檔案管理系統(tǒng)。另外，截至目前，我國仍然沒有建立起全國統(tǒng)一的檔案門戶網(wǎng)站，也沒有構(gòu)建起大規(guī)模的國家檔案數(shù)據(jù)庫，這就造成無法實(shí)現(xiàn)對(duì)外一體化的檔案信息服務(wù)，這些現(xiàn)實(shí)情況都已成為制約檔案信息化管理的一大障礙。

1.2檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)有待完善

一些資料表明，到目前，各地區(qū)醫(yī)院針對(duì)檔案管理工作所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度及其工作標(biāo)準(zhǔn)已達(dá)到60項(xiàng)以上，但是在這些規(guī)章制度中，特指信息技術(shù)方面的項(xiàng)目只有其中的1/10， 這樣的狀況與信息化管理工作健康發(fā)展的需求，還存在著很大的距離。除此之外，一些醫(yī)院還在沿用信息化管理模式前的的員工守則和職業(yè)規(guī)范，這些守則和規(guī)范隨著信息化管理模式的發(fā)展，其現(xiàn)實(shí)作用勢(shì)必也會(huì)不斷降低，對(duì)于檔案工作的指導(dǎo)更不能發(fā)揮其實(shí)效，所以，醫(yī)院內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度、信息化管理模式辦法，需要盡快完善。

1.3檔案信息化人才隊(duì)伍亟待培養(yǎng)

員工群眾是醫(yī)院主體力量，專業(yè)技術(shù)人員更是醫(yī)院向前發(fā)展的后盾，而要檔案管理工作也人才也具有不可忽視重要作用。然而現(xiàn)階段一些地區(qū)醫(yī)院存在著專業(yè)人才嚴(yán)重缺失的問題，現(xiàn)管理人員工作狀態(tài)已經(jīng)不符合醫(yī)院向現(xiàn)代化發(fā)展的需求，這個(gè)問題亟待改善?，F(xiàn)有檔案管理人員的本身的信息技術(shù)水平、職業(yè)技能普遍較低，這些問題的存在主要?dú)w因于，對(duì)現(xiàn)有工作人員培訓(xùn)的重視程度不高，對(duì)員工所實(shí)行的鼓勵(lì)性政策也不完善等。

2新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理的建議

2.1提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)籌規(guī)劃

在進(jìn)行檔案管理工作過程中，首先工作人員必須要充分了解自身工作的現(xiàn)實(shí)意義，以主動(dòng)熱情的態(tài)度進(jìn)行工作，全面遵照檔案管理部門的員工守則，充分運(yùn)用檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，為檔案管理工作的有序進(jìn)行和發(fā)展提供保障；其次，確?？傮w規(guī)劃工作質(zhì)量。醫(yī)院總體工作人員眾多，檔案管理人員的工作任務(wù)也較大，檔案管理人員需要在一定時(shí)期內(nèi)，結(jié)合檔案內(nèi)容，進(jìn)行一些調(diào)查工作，工作內(nèi)容要包括核對(duì)檔案劃分類別是否與實(shí)際情況相切合、各科室人員是否有調(diào)轉(zhuǎn)工作、離職、退休等情況。然后，結(jié)合這些具體情況，對(duì)檔案進(jìn)行類別重新劃分和整理，并制定人事檔案統(tǒng)籌管理的相應(yīng)措施，必要時(shí)可以考慮進(jìn)行先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)以及專業(yè)軟件開發(fā)的規(guī)劃工作，從而保證檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2.2檔案管理要有所側(cè)重

現(xiàn)階段，隨著醫(yī)院管理工作的不斷革新，人力資源逐漸加大，相關(guān)的業(yè)務(wù)考核報(bào)表也在增多，這樣就勢(shì)必也會(huì)加大檔案管理人員的工作任務(wù)。然而以醫(yī)院現(xiàn)有的信息技術(shù)和設(shè)備狀態(tài)來看，要將以工作人員所有資料及其考核報(bào)表都?xì)w入其中，會(huì)有一定的難度也更顯多余。在大量的人員檔案和考核報(bào)表中，可以按照相關(guān)規(guī)律和標(biāo)準(zhǔn)，將這些信息劃分出重視等級(jí)。然后先將最重要的信息做出整理，掃描、歸檔。再將其余信息原件進(jìn)行保存在實(shí)體空間進(jìn)行保存，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性。

2.3做好檔案信息化的全程控制

在實(shí)行信息化管理方式進(jìn)行中，必須要對(duì)檔案原件進(jìn)行全面整理，并且在錄入電腦歸檔時(shí)，要嚴(yán)格把控好錄入各環(huán)節(jié)的質(zhì)量。在具體工作中要注意以下幾點(diǎn)：其一，在對(duì)檔案原件進(jìn)行檢查。在進(jìn)行整理過程中，要保證其中各項(xiàng)內(nèi)容的真實(shí)性完整性，并且根據(jù)相關(guān)規(guī)律將檔案資料進(jìn)行排序、編好頁碼，同時(shí)對(duì)資料的破損處進(jìn)行修補(bǔ)，必要時(shí)可以將破損嚴(yán)重的資料進(jìn)行重新錄入打印，以保證掃描環(huán)節(jié)的高效性。其二，對(duì)掃描、信息化完成后的信息、人員照片、進(jìn)行全面細(xì)致的檢查，看其中是否內(nèi)容是否有不清晰、不完整的情況。三是信息內(nèi)容核對(duì)。借助智能終端中的信息庫與經(jīng)過掃描的資料進(jìn)行有效鏈接，以使二者是的內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，然后在啟動(dòng)相關(guān)程序進(jìn)行全面比對(duì)。在整理檔案過程中，工作人員必須要加強(qiáng)其中各環(huán)節(jié)質(zhì)量，認(rèn)真細(xì)致進(jìn)行檢查，以確保檔案管理工作的真實(shí)可靠性。

2.4加強(qiáng)相關(guān)人才隊(duì)伍建設(shè)

可以從以下兩個(gè)方面考慮進(jìn)行改善：其一，需要以規(guī)律性的時(shí)間，對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行崗位工作培訓(xùn)，并且要從相關(guān)高校畢業(yè)生中，錄用具有專業(yè)管理能力的人才，從而為檔案管理工作儲(chǔ)備后備力量。其二，在以規(guī)律時(shí)間對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)基礎(chǔ)上，更要注重其工作理念的創(chuàng)新和專業(yè)技能提升，以此來有效調(diào)動(dòng)他們的工作熱情，并且能夠從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度對(duì)管理工作方法不斷的進(jìn)行革新，以確保人事管理工作效果與醫(yī)院發(fā)展需求的切合性。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息化管理方式被廣泛應(yīng)用的新時(shí)代，各地區(qū)醫(yī)院的管理工作要進(jìn)行整體的改進(jìn)和優(yōu)化，其中的人事檔案管理工作也要得到相關(guān)人員的有效重視，并且將其中呈現(xiàn)出和負(fù)面問題，做出精準(zhǔn)的判定，制定相應(yīng)的解決措施，增強(qiáng)人事檔案管理工作質(zhì)量。在實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)的重視程度，要調(diào)動(dòng)檔案管理人員整體精神面貌，增強(qiáng)其職業(yè)素養(yǎng)，從而為各地區(qū)醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展提供保障。

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作者簡介

汪利華，孝感市第一人民醫(yī)院，本科