農(nóng)業(yè)科研院所會(huì)計(jì)檔案管理探討

陳玉瓊

農(nóng)業(yè)科研院所會(huì)計(jì)檔案是指其在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中接收或形成的記錄和反映院所經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。農(nóng)業(yè)科研院所會(huì)計(jì)檔案是院所經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)最終的集中反映，也是日常工作中查閱經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)史料、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、處理遺留經(jīng)濟(jì)事務(wù)、懲治貪腐等的重要依據(jù)。2015年12月11日，財(cái)政部發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)），進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍，增加并明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求，完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序，明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求，調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，并延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

近年來，國(guó)家財(cái)政對(duì)農(nóng)業(yè)科技投入不斷增加，農(nóng)業(yè)科研院所財(cái)務(wù)工作內(nèi)容日趨復(fù)雜，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)量也不斷增加，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量驟增。隨著財(cái)務(wù)信息化水平和精細(xì)化管理程度的日益提升，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已越來越不適應(yīng)新時(shí)代的需求。

一、農(nóng)業(yè)科研院所會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。部分單位沒有制定會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等環(huán)節(jié)缺乏制度依據(jù)。主要原因在于單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作重視不夠。農(nóng)業(yè)科研院財(cái)務(wù)部門定位于科研工作的服務(wù)部門、業(yè)務(wù)支撐部門，而會(huì)計(jì)檔案管理又處于單位財(cái)務(wù)管理活動(dòng)的“幕后”位置，與單位領(lǐng)導(dǎo)、廣大科研人員接觸較少，在內(nèi)控制度體系建設(shè)中，也往往被人忽視。

（二）會(huì)計(jì)檔案硬件設(shè)施投入不足。主要表現(xiàn)在：部分單位沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)及存放場(chǎng)所，會(huì)計(jì)檔案主要由財(cái)務(wù)部門自行管理。因辦公場(chǎng)所限制，多數(shù)財(cái)務(wù)部門無法配備專門的檔案室，或?qū)I(yè)檔案存放設(shè)施，會(huì)計(jì)檔案簡(jiǎn)單存放在辦公室普通文件柜中，無法滿足會(huì)計(jì)檔案對(duì)存放環(huán)境溫度、濕度、光線、防蟲和污染物等的要求，特別是照片、影片、錄音、錄像等電子檔案，嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案“壽命”。

（三）會(huì)計(jì)檔案缺乏專人管理。主要表現(xiàn)在：一是財(cái)務(wù)部門通常缺乏專業(yè)的檔案管理人員，普通財(cái)務(wù)人員也很少能接受到專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，造成日常會(huì)計(jì)檔案保管及使用不規(guī)范等。二是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作不扎實(shí)，如會(huì)計(jì)檔案整理、歸集、裝訂不及時(shí)，簽字、蓋章不完整，存放散亂、無序，造冊(cè)不全等。三是由于各類檢查、審計(jì)、驗(yàn)收等均需復(fù)印相關(guān)報(bào)賬材料，會(huì)計(jì)檔案資料查閱頻繁，沒有專人管理，很容易造成查閱不及時(shí)、毀損、遺失等問題。

（四）電子檔案管理不規(guī)范。 主要表現(xiàn)在：一是重要的電子文檔、表格、文件等未設(shè)置專人或?qū)忂M(jìn)行有效歸集、整理、保存。二是財(cái)務(wù)人員工作交接中不重視電子檔案移交，造成電子檔案缺失或前后檔案不銜接。三是財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)備份與存檔未能做到異地保存。由于缺乏計(jì)算機(jī)方面專業(yè)人才，財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)多采用雙機(jī)備份，就地保存，存在一定的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。

（五）期滿會(huì)計(jì)檔案銷毀困難。 根據(jù)規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。但是實(shí)際工作中，由于擔(dān)心會(huì)計(jì)檔案銷毀后不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)，多數(shù)單位不會(huì)主動(dòng)對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案越積越多。

二、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)。 建立健全會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)控制度。單位全體人員特別是領(lǐng)導(dǎo)層面，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案的重要作用和意義，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，制訂適合本單位完善的會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用和鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的管理要求做出明確規(guī)定。要建立會(huì)計(jì)檔案管理工作責(zé)任制。

（二）提升財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)。 一是要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使所有財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的基本要求和規(guī)范都要有清晰的認(rèn)識(shí)和了解，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。二是要加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范，將《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等有機(jī)結(jié)合，提高會(huì)計(jì)檔案保管質(zhì)量，保證其真實(shí)、完整、可用、安全。

（三）改善會(huì)計(jì)檔案存放環(huán)境和設(shè)施。 單位應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，配置專業(yè)檔案存儲(chǔ)設(shè)施，提高環(huán)境質(zhì)量，做好防磁、防火、防潮、防蟲和防塵等工作。有條件的情況下，也可在會(huì)計(jì)檔案室安裝監(jiān)控錄像，增強(qiáng)安全性。如單位未設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，可考慮委托具備條件的機(jī)構(gòu)代為管理。

（四）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案管理。 財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理崗位。對(duì)普通電子文檔，如報(bào)表、文件、文檔等，可由會(huì)計(jì)檔案管理人員定期備份，分類整理，歸口管理。會(huì)計(jì)人員交接時(shí)，應(yīng)將電子文檔一并整理造冊(cè)，與紙質(zhì)檔案一起移交。財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)備份，可探討購(gòu)買服務(wù)的方式，由系統(tǒng)供應(yīng)商或相關(guān)有資質(zhì)的服務(wù)商，定期上門進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)及備份，并將備份數(shù)據(jù)在指定場(chǎng)所異地保存，確保系統(tǒng)備份安全。

（五）積極推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化。 新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《財(cái)政部國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，且允許符合條件的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這使會(huì)計(jì)檔案電子化有了政策依據(jù)。會(huì)計(jì)檔案中數(shù)量最大的是會(huì)計(jì)憑證，而會(huì)計(jì)憑證中，原始憑證及其證明材料又是最占空間的。隨著互聯(lián)網(wǎng)新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起，財(cái)務(wù)信息化程度越來越高，不少財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)已經(jīng)具備網(wǎng)上報(bào)銷和附件上傳功能。如果在報(bào)銷階段將相關(guān)原始憑證掃描上傳至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，那么在后續(xù)項(xiàng)目檢查、項(xiàng)目驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，就不再需要大量復(fù)印會(huì)計(jì)憑證、原始憑證，只需下載打印即可，大大減少了查閱工作量，降低了檔案毀損、遺失的幾率。推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案電子化，也是推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)深度開發(fā)和有效利用的必要手段，增加財(cái)務(wù)信息聚合，深度挖掘數(shù)據(jù)，可為單位提供更多維度、更具參考價(jià)值的會(huì)計(jì)信息。

（六）清理期滿會(huì)計(jì)檔案。對(duì)保存期滿的會(huì)計(jì)檔案，定期組織會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行分類整理、鑒定，確實(shí)沒有保存價(jià)值的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，或者通過影像資料進(jìn)行電子化保存。

農(nóng)業(yè)科研院所會(huì)計(jì)檔案連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄和反映了院所的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，是單位加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的現(xiàn)實(shí)需要，更是會(huì)計(jì)監(jiān)督、財(cái)務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)和參考資料。農(nóng)業(yè)科研院所要充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，進(jìn)一步規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，提升財(cái)務(wù)管理水平和效率，為科研工作提供更好的服務(wù)和支撐保障。

資助項(xiàng)目： 中央級(jí)科研院所基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目（NO.1630012020006）。