（2019 年度農(nóng)業(yè)農(nóng)村部系統(tǒng)財(cái)務(wù)能力建設(shè)征文一等獎(jiǎng)）ERP系統(tǒng)環(huán)境下出版企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題探析

劉秀霞

一、引言

改革開(kāi)放以來(lái)，國(guó)家決定對(duì)深化文化體制進(jìn)行改革及改革的不斷深入，把出版企業(yè)逐步推向了市場(chǎng)。出版企業(yè)如果想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一定的優(yōu)勢(shì)，并立于不敗之地，就必須做好企業(yè)內(nèi)部控制管理工作。而ERP系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行管理的一種模式，是集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)員工及決策層提供決策手段的管理平臺(tái)。筆者認(rèn)為，將出版企業(yè)的內(nèi)部控制管理工作通過(guò)信息化手段落實(shí)，使內(nèi)部控制管理思想和制度嵌入到ERP系統(tǒng)的流程中，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化管理，進(jìn)而加強(qiáng)業(yè)財(cái)融合，推動(dòng)出版企業(yè)內(nèi)部控制管理工作順利進(jìn)行，為實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)保駕護(hù)航。

二、出版企業(yè)內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)融合的重要性

眾所周知，出版是一個(gè)比較特殊的行業(yè)，一般表現(xiàn)為信息量大、腦力勞動(dòng)密集、工作流程復(fù)雜、核算流程長(zhǎng)、管理起來(lái)相對(duì)比較繁雜。財(cái)務(wù)核算也具有明顯特殊性，兼具制造企業(yè)和物流企業(yè)核算屬性。隨著對(duì)信息化程度重視的不斷提高，出版企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)應(yīng)用越來(lái)越廣泛，ERP系統(tǒng)有效幫助出版企業(yè)實(shí)現(xiàn)了核心業(yè)務(wù)的一體化管理，優(yōu)化和完善了出版企業(yè)業(yè)務(wù)流程，使出版企業(yè)向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理逐步邁進(jìn)。但在ERP系統(tǒng)實(shí)際操作中，由于缺乏風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)，存在無(wú)實(shí)名制管理、業(yè)務(wù)流程混亂、相關(guān)單據(jù)審核無(wú)權(quán)限設(shè)置而自動(dòng)越過(guò)；核定單數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、作者回購(gòu)收入未及時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)；生產(chǎn)成本余額、庫(kù)存紙張、庫(kù)存商品與實(shí)際不符等現(xiàn)象。

如果能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部控制管理與ERP系統(tǒng)的融合，可以讓管理層對(duì)業(yè)務(wù)流程更加清晰，對(duì)企業(yè)組織架構(gòu)更加優(yōu)化，對(duì)人員崗位權(quán)責(zé)更合理分配，有效提高各部門(mén)之間的工作效率和配合度。此外，ERP流程各個(gè)環(huán)節(jié)形成互相制約，各部門(mén)實(shí)現(xiàn)互相制衡，并且可隨時(shí)發(fā)現(xiàn)日常管理中可能出現(xiàn)的各種潛在業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控，從而有效幫助出版企業(yè)整體提升內(nèi)部控制管理水平。

三、出版企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)用中存在的常見(jiàn)問(wèn)題

在實(shí)際工作中，ERP系統(tǒng)貫穿于出版業(yè)務(wù)的整個(gè)流程，不管哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響出版企業(yè)ERP實(shí)際運(yùn)用及內(nèi)部控制管理效果。筆者通過(guò)對(duì)八家出版社進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)各個(gè)出版社在整個(gè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中，ERP系統(tǒng)運(yùn)用中常見(jiàn)的幾類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

（一）編務(wù)流程方面

在編務(wù)流程方面，主要存在：一是前期立項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目信息錄入不真實(shí)、不準(zhǔn)確，存在隨意性較大、重復(fù)錄入現(xiàn)象，再加上無(wú)專(zhuān)人審核，容易使項(xiàng)目信息混亂。二是在ERP系統(tǒng)中，專(zhuān)家、作者信息不維護(hù)或維護(hù)不準(zhǔn)確，造成費(fèi)用支付無(wú)標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放無(wú)依據(jù)等風(fēng)險(xiǎn)。三是合同管理環(huán)節(jié)不到位，導(dǎo)致實(shí)際合同與ERP系統(tǒng)中合同信息不符，或是合同管理直接在ERP系統(tǒng)上不體現(xiàn)，ERP系統(tǒng)長(zhǎng)期處于合同盲區(qū)狀態(tài)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門(mén)審核支付無(wú)標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)依據(jù)。四是編務(wù)成本核定不完整、不及時(shí)，成本核定數(shù)據(jù)存在重復(fù)錄入、錄入錯(cuò)誤未糾正，導(dǎo)致單書(shū)成本增加、成本數(shù)據(jù)不真實(shí)。五是入庫(kù)后半年甚至更長(zhǎng)時(shí)間成本未及時(shí)歸集，造成成本數(shù)據(jù)嚴(yán)重滯后，從而影響單書(shū)成本核算及產(chǎn)成品數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

（二）印務(wù)流程方面

在印務(wù)流程方面，主要存在：一是下印環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)錄入與實(shí)際不符，如印數(shù)字段填寫(xiě)數(shù)量與實(shí)際不符，再加上審核把關(guān)不嚴(yán)，造成單書(shū)成本數(shù)據(jù)不真實(shí)。二是印務(wù)成本核定數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、錄入錯(cuò)誤、成本歸集不及時(shí)，造成產(chǎn)成品或在產(chǎn)品數(shù)據(jù)不真實(shí)，影響后期財(cái)務(wù)核算。三是未啟用工價(jià)核準(zhǔn)功能，印務(wù)成本發(fā)生時(shí)，如果審核不嚴(yán)，將造成超標(biāo)準(zhǔn)支付。

（三）原材料管理方面

在原材料管理方面，主要存在：一是紙張采購(gòu)管理不規(guī)范，作為出版企業(yè)原材料，紙張是出版企業(yè)成本支出的很重要的部分。當(dāng)無(wú)預(yù)算采購(gòu)或采購(gòu)后不及時(shí)使用，就會(huì)造成紙張浪費(fèi)。紙張核銷(xiāo)時(shí)，如果不按規(guī)定操作，很容易造成國(guó)有資產(chǎn)流失。二是ERP系統(tǒng)紙張入庫(kù)數(shù)據(jù)與實(shí)際入庫(kù)單不符，造成ERP紙張類(lèi)型、單價(jià)混亂，項(xiàng)目用紙不準(zhǔn)確，單書(shū)成本不能如實(shí)反映。三是ERP系統(tǒng)上，用紙申請(qǐng)單數(shù)據(jù)錄入不及時(shí)、不準(zhǔn)確，甚至漏錄入、重復(fù)錄入，再加上無(wú)專(zhuān)人審核、長(zhǎng)期不對(duì)賬，實(shí)物盤(pán)點(diǎn)工作不執(zhí)行，造成原材料賬實(shí)不符。

（四）成本管理方面

在成本管理方面，主要存在：一是ERP系統(tǒng)上線時(shí)，由于數(shù)據(jù)遷移問(wèn)題，一部分出版企業(yè)沒(méi)有對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)清理核對(duì)分析，匆忙上線造成ERP產(chǎn)成品和在產(chǎn)品都出現(xiàn)不同程度的賬實(shí)不符，為后期留下隱患。二是在日常單據(jù)處理中，成本數(shù)據(jù)混亂，未及時(shí)核對(duì)清理，成本支付審核不掛鉤，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)產(chǎn)成品庫(kù)存不真實(shí)。三是在產(chǎn)品完工時(shí)，結(jié)轉(zhuǎn)不及時(shí)，造成ERP系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)與實(shí)際不符。

（五）庫(kù)存圖書(shū)管理方面

在庫(kù)存圖書(shū)管理方面，主要存在：一是在途圖書(shū)管理不到位，在途圖書(shū)與財(cái)務(wù)賬沒(méi)有關(guān)聯(lián)，沒(méi)有形成在途商品，存在不及時(shí)確認(rèn)收入、無(wú)賬期、無(wú)專(zhuān)人管理的問(wèn)題。二是業(yè)務(wù)員離職時(shí)，對(duì)在途圖書(shū)不實(shí)行交接手續(xù)，下一任業(yè)務(wù)員放任不管，財(cái)務(wù)監(jiān)管不嚴(yán)，造成在途圖書(shū)越來(lái)越多，資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)增加。三是未進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，對(duì)庫(kù)存圖書(shū)放任不管，無(wú)專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)歸口管理，未對(duì)庫(kù)存圖書(shū)進(jìn)行市場(chǎng)分析，未及時(shí)報(bào)廢、清庫(kù)存，造成庫(kù)存圖書(shū)爆倉(cāng)，倉(cāng)儲(chǔ)面積越來(lái)越大，倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)居高不下，期末存貨跌價(jià)準(zhǔn)備計(jì)提數(shù)據(jù)越來(lái)越大，形成惡性循環(huán)，導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)保值不能實(shí)現(xiàn)。

（六）往來(lái)賬款方面

在往來(lái)賬款方面，主要存在：一是客戶(hù)管理混亂，未建立客戶(hù)信用和回款政策，ERP系統(tǒng)內(nèi)調(diào)賬單濫用，國(guó)有資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)加大。二是客戶(hù)往來(lái)明細(xì)應(yīng)收預(yù)收混淆，無(wú)專(zhuān)人管理往來(lái)賬款，與客戶(hù)對(duì)賬不及時(shí)，詢(xún)證工作未進(jìn)行，造成資產(chǎn)負(fù)債嚴(yán)重不實(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)不實(shí)。

四、ERP系統(tǒng)與出版企業(yè)內(nèi)部控制融合實(shí)踐措施建議

ERP可以實(shí)現(xiàn)線上的流程管理，然而怎樣將企業(yè)的內(nèi)控管理制度嵌入到ERP系統(tǒng)中?筆者認(rèn)為，首先從管理角度，出版企業(yè)可根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及配套指引等要求，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際，制定適合企業(yè)的內(nèi)控管理制度。其次，可以使企業(yè)內(nèi)部控制管理制度與ERP系統(tǒng)相融合，使整個(gè)ERP流程一環(huán)扣一環(huán)，各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)名制設(shè)置，各個(gè)部門(mén)互相牽制，達(dá)到制約平衡，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)方面風(fēng)險(xiǎn)管控，形成ERP良好的內(nèi)部控制管理?，F(xiàn)從編務(wù)、印務(wù)、存貨、往來(lái)款、成本、績(jī)效核算幾個(gè)方面，針對(duì)日常ERP系統(tǒng)管理與內(nèi)部控制結(jié)合提出以下幾點(diǎn)建議。

（一）編務(wù)流程管理

1.提高選題申報(bào)、立項(xiàng)時(shí)的準(zhǔn)確性。由于編輯業(yè)務(wù)處在整個(gè)出版企業(yè)信息管理的源頭，源頭信息的準(zhǔn)確與否直接影響整個(gè)出版流程數(shù)據(jù)。因此，首先，加強(qiáng)責(zé)任編輯對(duì)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的責(zé)任心和使命感，在ERP系統(tǒng)填報(bào)選題信息時(shí)盡量準(zhǔn)確。如果責(zé)任編輯隨意申報(bào)或增減選題，加上相關(guān)部門(mén)審核不嚴(yán)格，就會(huì)造成選題重復(fù)立項(xiàng)或者項(xiàng)目檔案建立不準(zhǔn)確。其勢(shì)必影響后期財(cái)務(wù)核算，也會(huì)影響到統(tǒng)計(jì)分析、查詢(xún)結(jié)果的準(zhǔn)確性。其次，立項(xiàng)后如果信息有誤，應(yīng)及時(shí)修改相關(guān)項(xiàng)目信息，做到項(xiàng)目信息準(zhǔn)確無(wú)誤；如果選題信息或者項(xiàng)目信息因故不能繼續(xù)進(jìn)行，為避免后期項(xiàng)目信息混亂，應(yīng)由歸口管理部門(mén)及時(shí)作廢或歸檔處理。

2.加強(qiáng)出版合同管理。出版合同是出版業(yè)務(wù)最重要的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，合同管理是日常管理的重點(diǎn)工作，同時(shí)也是ERP系統(tǒng)中重要的管控環(huán)節(jié)。稿酬支付申請(qǐng)、審核、審批、付款的最重要依據(jù)之一就是出版合同，所以在ERP系統(tǒng)中要加強(qiáng)管控。首先，在填報(bào)合同環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)對(duì)合同的關(guān)鍵信息進(jìn)行表單模板化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化設(shè)置，如：計(jì)酬方式、支付單位、支付標(biāo)準(zhǔn)、合同有效期等重要信息設(shè)置為必填項(xiàng)，并將其進(jìn)行校驗(yàn)，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次，在稿酬支付申請(qǐng)、審核、審批時(shí)，設(shè)置與出版合同進(jìn)行關(guān)聯(lián)，稿酬支付申請(qǐng)單據(jù)的有關(guān)字段自動(dòng)抓取出版合同信息數(shù)據(jù)，防止超標(biāo)準(zhǔn)支付。最后，責(zé)任編輯提交時(shí)，設(shè)置在合同有效期到期前進(jìn)行待辦事項(xiàng)提醒，并提示按合同約定的事項(xiàng)進(jìn)行操作，同時(shí)提請(qǐng)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，保證稿酬支付的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（二）印務(wù)流程管理

主要可從四個(gè)方面加強(qiáng)。一是ERP系統(tǒng)中增加印前財(cái)審環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)資金及合同把控。針對(duì)補(bǔ)貼類(lèi)圖書(shū)，可在下印之前增加印前財(cái)審流程。為此，財(cái)務(wù)部門(mén)需加強(qiáng)出版補(bǔ)助金額的審核，設(shè)置與合同信息及收款單金額進(jìn)行關(guān)聯(lián)，避免成本提前支付或者超標(biāo)準(zhǔn)支付。二是加強(qiáng)印制信息的準(zhǔn)確管理。印制信息的準(zhǔn)確性影響后期印務(wù)成本核算的結(jié)果。印務(wù)人員可在下印前把書(shū)目信息進(jìn)行核實(shí)，在下印前把好最后一道數(shù)據(jù)關(guān)，如：印刷數(shù)量，這個(gè)數(shù)據(jù)將伴隨著圖書(shū)生產(chǎn)制作及成本核算的全流程，印務(wù)人員需認(rèn)真負(fù)責(zé)，并在ERP系統(tǒng)將相應(yīng)的印制信息準(zhǔn)確錄入；后期財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核把關(guān)時(shí)，確保后期單書(shū)成本核算準(zhǔn)確，真實(shí)反映圖書(shū)成本單價(jià)。三是在ERP系統(tǒng)中啟用工價(jià)核準(zhǔn)功能，包括印刷、排版等工價(jià)，根據(jù)與各服務(wù)商簽定的合同，設(shè)置工價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，防止印務(wù)核定數(shù)據(jù)不實(shí)、重復(fù)錄入、超標(biāo)準(zhǔn)核定等風(fēng)險(xiǎn)。四是加強(qiáng)印制入庫(kù)管理。入庫(kù)環(huán)節(jié)直接影響產(chǎn)成品的數(shù)量和成本，印務(wù)人員在ERP系統(tǒng)進(jìn)行印制單操作時(shí)，需核實(shí)印刷單位提交的印刷費(fèi)計(jì)價(jià)單：包括印刷書(shū)目信息、印刷工價(jià)等，并核實(shí)樣書(shū)確已入庫(kù)，且入庫(kù)總冊(cè)數(shù)（包括發(fā)行用書(shū)入庫(kù)數(shù)和作者用書(shū)入庫(kù)數(shù))與印刷冊(cè)數(shù)完全一致，其可對(duì)后期財(cái)務(wù)單書(shū)成本準(zhǔn)確核算起到重要作用。

（三）存貨管理

1.庫(kù)存紙張管理

有些出版企業(yè)無(wú)自己獨(dú)立的紙張倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)，故其承接紙張材料的保管單位一般為合作的印刷單位。這就要求出版企業(yè)必須加強(qiáng)此方面的管控。

首先，要從管理層面健全完善相關(guān)方面的制度，并且要將相關(guān)制度通過(guò)ERP系統(tǒng)落實(shí)。根據(jù)ERP紙張庫(kù)存及出版計(jì)劃對(duì)紙張實(shí)行預(yù)算管理，合理確定紙張的庫(kù)存比例，避免重復(fù)及無(wú)預(yù)算采購(gòu)。紙張管理員根據(jù)蓋章簽字的入庫(kù)驗(yàn)收單及時(shí)準(zhǔn)確地在ERP系統(tǒng)錄入紙張采購(gòu)單。付款時(shí)，根據(jù)供貨單位提供的采購(gòu)明細(xì)，在ERP做紙張付款單，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同、紙張品種、數(shù)量、價(jià)格、驗(yàn)收入庫(kù)單進(jìn)行線上審核付款。

其次，紙張使用時(shí)，紙張保管員及時(shí)登記紙張?jiān)牧吓_(tái)賬，由紙張保管方出具蓋章簽字的紙張出庫(kù)明細(xì)單（注明項(xiàng)目、用紙規(guī)格、用紙數(shù)量)，并在圖書(shū)付印后一個(gè)星期內(nèi)，在ERP系統(tǒng)上做用紙申請(qǐng)單、責(zé)任編輯審核，保證用紙出庫(kù)與實(shí)際一致、項(xiàng)目成本用紙準(zhǔn)確、成本歸集及時(shí)。

最后，每月及時(shí)核對(duì)庫(kù)存賬目，檢查實(shí)際庫(kù)存紙張型號(hào)、品名、數(shù)量是否與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符，并定期對(duì)庫(kù)存紙張進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn)、財(cái)務(wù)部門(mén)監(jiān)盤(pán)、查看是否賬實(shí)一致。如在盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，針對(duì)不同問(wèn)題提出具體且有效的措施來(lái)防控風(fēng)險(xiǎn)。

2.庫(kù)存圖書(shū)管理

首先，出版企業(yè)要根據(jù)生產(chǎn)、銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)、資金周轉(zhuǎn)等情況，對(duì)庫(kù)存圖書(shū)實(shí)行預(yù)算管理，并結(jié)合市場(chǎng)狀況等因素，借助ERP系統(tǒng)分析確定圖書(shū)的庫(kù)存比例，盡可能使庫(kù)存圖書(shū)儲(chǔ)量趨于正常合理。

其次，必須保證編務(wù)費(fèi)用及印務(wù)費(fèi)用的準(zhǔn)確性，及時(shí)在ERP中操作編核完成、印核完成，做到生產(chǎn)成本及時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)。

再次，要加強(qiáng)出入庫(kù)的管理，尤其是涉及作者及樣書(shū)圖書(shū)部分，直接從印廠送物流（作者)的圖書(shū)，需要物流發(fā)貨單及責(zé)任編輯簽字確認(rèn)后及時(shí)進(jìn)行入庫(kù)出庫(kù)、成本的結(jié)轉(zhuǎn)，同時(shí)保證庫(kù)存商品的準(zhǔn)確性。對(duì)應(yīng)外采的圖書(shū)通過(guò)采購(gòu)進(jìn)貨單處理，期末及時(shí)進(jìn)行外版結(jié)轉(zhuǎn)。

最后，要精準(zhǔn)管理庫(kù)存商品的數(shù)量與質(zhì)量。因ERP中的庫(kù)存商品包含系統(tǒng)的產(chǎn)成品和在途商品，所以來(lái)款符合《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》確認(rèn)收入條件時(shí)，在ERP系統(tǒng)通過(guò)預(yù)收賬款沖在途圖書(shū)，及時(shí)確認(rèn)收入、結(jié)轉(zhuǎn)成本，盡量保證庫(kù)存商品與實(shí)際庫(kù)存一致。每年至少對(duì)庫(kù)存圖書(shū)進(jìn)行實(shí)物盤(pán)點(diǎn)一次，對(duì)在盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)查明原因，針對(duì)不同的情況提出不同的處理方式，并經(jīng)相關(guān)內(nèi)部程序?qū)徟?，進(jìn)行相應(yīng)處理；期末財(cái)務(wù)部門(mén)還應(yīng)根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》的要求，對(duì)庫(kù)存圖書(shū)按出版或者入庫(kù)年度提取存貨跌價(jià)準(zhǔn)備。

（四）ERP中往來(lái)賬款管理

加強(qiáng)對(duì)往來(lái)賬款客戶(hù)管理。借助ERP系統(tǒng)，在ERP中實(shí)施客戶(hù)分級(jí)別管理，分類(lèi)制訂不同的信用和回款政策。使用ERP系統(tǒng)中應(yīng)收賬款賬齡分析表對(duì)應(yīng)收賬款及時(shí)清收，對(duì)未能按期收回的應(yīng)收賬款查明原因，采取不同的催收措施、多種途徑加以解決，必要時(shí)可訴諸法律，并將應(yīng)收賬款超過(guò)一定時(shí)間的應(yīng)收未收計(jì)入到業(yè)務(wù)員的績(jī)效考核權(quán)重中。

加強(qiáng)應(yīng)收賬款對(duì)賬及預(yù)收賬款處理機(jī)制。首先，ERP系統(tǒng)的應(yīng)收余額，不但包含開(kāi)票未回余額，還需重點(diǎn)考慮發(fā)貨未開(kāi)票的應(yīng)收余額。至少每年詢(xún)證一次，詢(xún)證對(duì)方應(yīng)收余額是否一致，并催收應(yīng)收賬款及時(shí)回款。其次，針對(duì)預(yù)收賬款業(yè)務(wù)，符合發(fā)貨收入確認(rèn)條件時(shí)，及時(shí)確認(rèn)收入。對(duì)于超過(guò)三年的預(yù)收賬款，按相關(guān)規(guī)定做相應(yīng)處理，避免長(zhǎng)期掛賬產(chǎn)生涉稅風(fēng)險(xiǎn)。再次，會(huì)計(jì)期末，財(cái)務(wù)部門(mén)按規(guī)定對(duì)應(yīng)收賬款預(yù)計(jì)可能發(fā)生的壞賬損失計(jì)提壞賬準(zhǔn)備；對(duì)不能收回的應(yīng)收賬款及時(shí)查明原因，結(jié)合實(shí)際情況按規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理。最后，針對(duì)無(wú)法收回的應(yīng)收賬款進(jìn)行賬務(wù)核銷(xiāo)后，實(shí)行“賬銷(xiāo)案存”管理，定期進(jìn)行催收。

（五）成本費(fèi)用管理

1.編務(wù)、印務(wù)費(fèi)用管理

（1)在ERP系統(tǒng)中設(shè)置編務(wù)和印務(wù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)工價(jià)，防止費(fèi)用超標(biāo)準(zhǔn)、錄入錯(cuò)誤及錄入重復(fù)的問(wèn)題。

（2)確定費(fèi)用歸集的時(shí)間和人員職責(zé)權(quán)限。在圖書(shū)入庫(kù)時(shí)，及時(shí)把編務(wù)和印務(wù)成本準(zhǔn)確歸集并在ERP系統(tǒng)點(diǎn)擊編、印核完成。如入庫(kù)后一個(gè)星期內(nèi)未編、印核完成的，管理層可設(shè)置在ERP系統(tǒng)中，根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)強(qiáng)制核定完成。

（3)核定完成后如再產(chǎn)生成本，走線下特批流程再進(jìn)行后續(xù)操作。

（4)費(fèi)用結(jié)算時(shí)，附財(cái)務(wù)部門(mén)要求的必須要件，給予結(jié)算。

2.紙張費(fèi)用管理

紙張實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)工價(jià)管理，在采購(gòu)的前端根據(jù)與各紙廠供應(yīng)商的合同設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)工價(jià)，下印前核定用紙數(shù)量，自動(dòng)生成用紙申請(qǐng)單，避免人工重復(fù)錄入的情況。紙張付款時(shí)，由相關(guān)部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)同時(shí)審核，嚴(yán)格把關(guān)后進(jìn)行付款。

3.編錄經(jīng)費(fèi)管理

編錄經(jīng)費(fèi)通常包括編錄人員的工資獎(jiǎng)金、辦公費(fèi)、差旅費(fèi)等，是出版企業(yè)財(cái)務(wù)核算特有的會(huì)計(jì)科目，其性質(zhì)相當(dāng)于制造企業(yè)的制造費(fèi)用，是出版企業(yè)的間接成本。出版企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際情況，選擇一種方法或多種方法組合的分配方式將其分?jǐn)偟絾伪緯?shū)的成本，如總印張、總定價(jià)等方式，保證項(xiàng)目成本的完整性，真實(shí)反映單書(shū)的成本情況。

（六）績(jī)效核算管理

績(jī)效核算是檢驗(yàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果以及個(gè)人業(yè)績(jī)優(yōu)劣的工具，是影響出版企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)及國(guó)有資產(chǎn)保值增值目標(biāo)的重要因素。因此，制定一套與出版企業(yè)自身實(shí)際相符的績(jī)效管理辦法是重中之重，而績(jī)效核算的結(jié)果是對(duì)績(jī)效管理辦法科學(xué)與否的驗(yàn)證。在績(jī)效核算時(shí)通過(guò)ERP中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，每年期末對(duì)上一年的出版發(fā)行情況進(jìn)行以全成本口徑、利潤(rùn)為導(dǎo)向的核算分析，以實(shí)際利潤(rùn)核算情況為依據(jù)，對(duì)責(zé)任編輯和銷(xiāo)售人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，并與績(jī)效核算掛鉤，利用績(jī)效核算結(jié)果倒逼ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的真實(shí)性，迫使前段ERP操作人員真實(shí)準(zhǔn)確的記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，這也是檢驗(yàn)企業(yè)內(nèi)控制度落實(shí)情況及查找各類(lèi)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。

五、結(jié)語(yǔ)

內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)相融合是一件需要長(zhǎng)時(shí)間磨合的事情，所以需要出版企業(yè)管理層有足夠的耐心。通過(guò)ERP系統(tǒng)，出版企業(yè)應(yīng)明確員工職責(zé)權(quán)限，并不斷調(diào)整管理方法和ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程，不斷改進(jìn)磨合使其兩者相融合。此外，關(guān)注出版企業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)部流程的關(guān)鍵點(diǎn)，使關(guān)鍵點(diǎn)在ERP系統(tǒng)流程中實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)把控，實(shí)現(xiàn)出版業(yè)務(wù)流程向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化運(yùn)作。使ERP系統(tǒng)真正成為出版企業(yè)內(nèi)部控制管理的手段和工具，助推出版企業(yè)健康發(fā)展。