高校檔案信息化建設(shè)探索與實(shí)踐探究

高玉昱

高校檔案信息化建設(shè)就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案的信息資源，保護(hù)檔案資料，做好檔案的管理工作，提高檔案在當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代的利用率。高校檔案信息化建設(shè)是將用戶的需求作為導(dǎo)向，將校園網(wǎng)絡(luò)作為平臺(tái)，將檔案數(shù)字化和電子文件管理作為信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)，以便能夠促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展以及信息資源共享。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.有助于促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展

現(xiàn)階段我國(guó)高校的檔案管理信息化的發(fā)展還不夠完善，檔案管理工作是高校的基礎(chǔ)工作，在高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，需要依托于科學(xué)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)高校檔案電子化儲(chǔ)存，并利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)提高檔案信息的規(guī)范管理。優(yōu)化管理方式不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠促進(jìn)檔案管理推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。高校的檔案管理信息化建設(shè)能夠促進(jìn)教育工作的不斷進(jìn)步發(fā)展，并且對(duì)信息化社會(huì)的建設(shè)也有重要的作用

2.有利于檔案的存儲(chǔ)和查詢

隨著高校的不斷發(fā)展檔案信息資源的不斷增多，紙質(zhì)檔案管理的問(wèn)題就顯現(xiàn)出來(lái)了。長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)會(huì)使其變得潮濕、發(fā)黃、發(fā)霉，使高校檔案信息變得不完整。基于紙質(zhì)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題，電子檔案相比紙質(zhì)檔案具有存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，還能夠維護(hù)高校檔案信息完整。

在紙質(zhì)檔案管理中，要想查詢一份檔案需要檔案管理人員在厚厚的紙質(zhì)檔案資料中進(jìn)行找尋，通過(guò)找尋紙質(zhì)檔案目錄信息，去庫(kù)房找尋檔案資料，這種查詢紙質(zhì)檔案的方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力效率低下。采取信息技術(shù)來(lái)管理檔案，就可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)軟件，進(jìn)行組合查詢，進(jìn)而準(zhǔn)確的將所需檔案查找出來(lái)，省時(shí)、省力、正確、快速的查到檔案信息內(nèi)容。

二、高校檔案管理構(gòu)建存在的問(wèn)題

1.信息化檔案管理認(rèn)識(shí)不足

高校要想構(gòu)建檔案管理信息化并不是一件容易的事情，需要投入大量的人力與資金。目前部分高校還是紙質(zhì)檔案管理的模式，忽視了檔案管理信息化的構(gòu)建，也忽視了對(duì)檔案管理人員信息化的培訓(xùn)工作。信息化檔案管理模式雖然不能夠直接為高校創(chuàng)收經(jīng)濟(jì)效益，但是高校如果將檔案信息合理的進(jìn)行管理，就能夠?yàn)楦咝５慕逃聵I(yè)提供有效的支持與保障，構(gòu)建信息化檔案管理模式等同于間接為高校教育事業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。

2.檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

高校運(yùn)用校園網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，是校園網(wǎng)構(gòu)建中的一大優(yōu)勢(shì)，但是在信息化檔案管理過(guò)程中，常見(jiàn)的載體是磁帶、光盤(pán)、膠片、硬盤(pán)等，這些載體會(huì)因各種因素而發(fā)生破損，如：害蟲(chóng)侵害、使用過(guò)程中磨損、自然老化等，這些因素都能夠影響信息化，甚至還會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)運(yùn)行不當(dāng)，使一些檔案信息丟失。因此，高校構(gòu)建的信息化檔案管理模式時(shí) ，要防止檔案載體的被破損，在選取載體時(shí)，應(yīng)該注重其材質(zhì)，還應(yīng)定期找專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)與檢測(cè)，避免載體出現(xiàn)問(wèn)題，影響高校檔案管理工作。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善

信息化檔案管理是一個(gè)較為嚴(yán)密的系統(tǒng)，高校各部門(mén)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的及時(shí)與準(zhǔn)確提供了保障。然而，隨著高校構(gòu)建的信息化檔案管理模式的形成，高校檔案管理信息化為高校提供的數(shù)據(jù)計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足高校管理上的需求，因而，高校教育管理、教育管理流程、數(shù)據(jù)交換、教育程序標(biāo)準(zhǔn)等都應(yīng)該進(jìn)一步的完善。否則會(huì)失去高校信息化檔案管理的根本價(jià)值，還會(huì)使高校的檔案管理體系出現(xiàn)混亂，甚至?xí)绊懜咝９ぷ鞯恼＿\(yùn)轉(zhuǎn)。

三、檔案管理信息化建設(shè)建議

1.確保信息建設(shè)工作的規(guī)范性

工作規(guī)章的制定及完善是十分重要的環(huán)節(jié)，只有先制定出完整的一套管理規(guī)章，并在信息化建設(shè)過(guò)程中嚴(yán)格落實(shí)，才能促進(jìn)檔案管理信息化工作的穩(wěn)步進(jìn)行。確保規(guī)章更具規(guī)范性，要遵從全校統(tǒng)一制定的目錄標(biāo)準(zhǔn)，要對(duì)檔案的各項(xiàng)信息資源進(jìn)行整合，要注重對(duì)自身內(nèi)部資源及其他可收集的重要資源進(jìn)行整合，進(jìn)一步對(duì)檔案管理方式進(jìn)行規(guī)。高校檔案管理工作的信息化進(jìn)程推進(jìn)不能只局限在校內(nèi)，應(yīng)當(dāng)注重各大高校內(nèi)部檔案與其他院校檔案的交互，挖掘能夠滿足自身信息需求的檔案資源供給校內(nèi)外學(xué)生查找瀏覽。

2.對(duì)檔案人員進(jìn)行信息化素質(zhì)提升培訓(xùn)

要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)地培訓(xùn)，使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)能夠得到豐富，也使得檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能能夠得到更好的提高。利用各種方式、機(jī)會(huì)對(duì)檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育，對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、進(jìn)修等工作應(yīng)該大力支持。

當(dāng)今時(shí)代是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代， 檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施過(guò)程中，檔案資源與資源用戶之間的交互，是由相關(guān)技術(shù)工作人員來(lái)操作的，相關(guān)工作人員在當(dāng)前檔案管理工作中起到的作用是無(wú)法忽略的，在檔案管理工作信息化建設(shè)過(guò)程中，同時(shí)具有信息化專業(yè)技能與檔案管理知識(shí)的人才是至關(guān)重要的。所謂專業(yè)性的提升，主要指代對(duì)提高管理人員檔案相關(guān)知識(shí)的培養(yǎng)、信息知識(shí)能力的提升等涉及多個(gè)方面的強(qiáng)化過(guò)程，這一過(guò)程需要管理人員學(xué)習(xí)當(dāng)前最新的信息技術(shù)，提升對(duì)信息的敏感度，并遵從相應(yīng)的信息應(yīng)用與共享準(zhǔn)則才能達(dá)成。強(qiáng)化隊(duì)伍質(zhì)量，這樣會(huì)使人才隊(duì)伍建設(shè)更有效率。注重提升內(nèi)部人員的知識(shí)素養(yǎng)以及檔案管理能力，確保人才具備一定的專業(yè)性，再任命其開(kāi)始投入信息化建設(shè)工作，這樣才能規(guī)避在后續(xù)工作過(guò)程中可能面臨的各項(xiàng)問(wèn)題，才能確保信息化檔案管理系統(tǒng)更加完善，功能更全面，發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，進(jìn)而為建立起更有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)奠定技術(shù)基礎(chǔ)，保證系統(tǒng)的有效性。

項(xiàng)目名稱：高校檔案信息化建設(shè)探索與實(shí)踐研究（項(xiàng)目編號(hào)：2018015）