基于高校治理視域下的人事信息數(shù)據(jù)安全研究

凌宏偉

（湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學院，湖南 衡陽 421005）

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們的信息安全受到了嚴重的影響。尤其是在教育方面，信息化更是對其產(chǎn)生了極大的影響。教育部門也明確表明，高校的服務和信息數(shù)據(jù)管理應該進行革新，提升高校的管理水平和辦學效益，進行現(xiàn)代化教育服務，應該將信息化產(chǎn)物應用到高校的管理和教育中去。當前，高校的人事信息數(shù)據(jù)管理方面，也應該用信息化的產(chǎn)物進行管理。下面基于辦公自動化視角下對高校人事信息數(shù)據(jù)安全進行研究，以湖南某高校為例。

1 關(guān)于辦公自動化

辦公自動化是信息時代下的產(chǎn)物，其可以幫助現(xiàn)代的辦公人員實現(xiàn)辦公數(shù)字化。隨著辦公自動化的出現(xiàn)，在很大程度上改變了人們辦公的方式和使用的工具。并且將辦公自動化技術(shù)分為3個方面。1）小型局域網(wǎng)的處理。如簡單的文檔制作、數(shù)據(jù)庫和電子表格的繪制等。這一類技術(shù)很少簡單，大部分的辦公人員都會使用，也是現(xiàn)在人們必須學會的技能。這些技能可以幫助我們擬定方案、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和進行簡單的匯報等，非常簡單和方便。2）信息管理型。這一類的辦公系統(tǒng)將事務型的辦公系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫聯(lián)合在一起，方便人們查找辦公數(shù)據(jù)，是一種在一體化下進行辦公信息處理的系統(tǒng)。3） 決策支持型。決策支持型辦公自動化將使用數(shù)據(jù)庫提供的一些有用的信息進行決策。

辦公自動化一般情況下用來處理公文或者進行事務的管理，同時為辦公人員提供信息服務。具體表現(xiàn)為以下6個常見功能需求：提供電子郵件功能、處理復合文檔型的數(shù)據(jù)、支持工作流的應用、支持協(xié)同工作和移動辦公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他業(yè)務應用系統(tǒng)和Internet[1]。

20世紀50年代，辦公自動化被提出成為一種新型的辦公理念。隨著計算機互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，更是為這一辦公理念注入了新的內(nèi)容。使它從簡單的單機辦公變成制定決策的重要工具。辦公自動化改變了傳統(tǒng)的辦公流程，并且將辦公過程進行了簡化，這不僅提高了人們的工作效率，同時也縮短了人們辦公需要的時間。辦公自動化從提出后一直到20世紀70年代中期才得到了較大的發(fā)展，并且在20世紀90年代才廣泛地應用于辦公系統(tǒng)中。

辦公自動化發(fā)展至今可以將其分為3個階段。第一個階段就是傳統(tǒng)的辦公模式。在這個階段，辦公自動化主要就是選擇紙張和低容量的軟盤作為進行辦公的媒介，信息傳遞不方便并且單一，主要是因為當時的技術(shù)受到了計算機發(fā)展的限制[2]。第二個階段是網(wǎng)絡辦公自動化的模式。在這個時期，計算機網(wǎng)絡技術(shù)相較之前有了很大的發(fā)展，隨著辦公自動化技術(shù)的成熟，辦公自動化也被賦予了新的使命，辦公的流程被簡化，在很大程度上改變了傳統(tǒng)的辦公模式[3]。信息的傳遞和使用也變得非常快捷，大大提高了工作的效率，并且還實現(xiàn)了在辦公上進行交流和協(xié)作，為辦公自動化增加了決策信息的內(nèi)容。第三個階段是綜合服務階段。與培養(yǎng)綜合性人才相同，辦公自動化的發(fā)展后期也成了一個綜合性的服務辦公系統(tǒng)。通過建立相應的信息管理系統(tǒng)和使用計算機網(wǎng)絡服務，辦公人員可以有效地獲得各種辦公需要的信息，也可以在該企業(yè)內(nèi)部進行極為方便的信息傳遞，建立信息流。

隨著辦公自動化系統(tǒng)的普遍應用，在高校的認識信息管理方面也具有重大的意義。

2 湖南某高校的人事信息數(shù)據(jù)管理

2.1 湖南某高校

湖南某高校中現(xiàn)有在校師生 17 000 多名，占地 0.6672km，目前已經(jīng)擁有了一套獨特的管理模式。

近年來，學校將大量的時間和金錢都放在了校園網(wǎng)絡的建設方面，最終使學校擁有了良好的網(wǎng)絡系統(tǒng)和網(wǎng)絡設備。滿足了信息化時代工作人員多網(wǎng)絡和設備的需求，現(xiàn)在學校的網(wǎng)絡水平在民辦高校中也是極為優(yōu)秀的，也為辦公自動化在人事信息數(shù)據(jù)管理方面提供了良好的網(wǎng)絡服務。不僅如此，網(wǎng)絡建設也為學校跟進信息化時代發(fā)展奠定了基礎，校園信息化也具有更大的發(fā)展條件和空間。現(xiàn)在學校里的各個部門都已經(jīng)可以進行信息交流和協(xié)作。雖然學校在信息管理系統(tǒng)中有了很大的進步，也建立了辦公自動化系統(tǒng)，但是很多人事方面的工作還是需要進行人工處理。湖南某高校擁有 700 余名教職工，并且大多數(shù)的教職工都有高學歷，大量的教職工和服務使人事需要進行的工作量非常大，難免出現(xiàn)疏漏，所以需要對辦公自動化視角下的該校的人事信息數(shù)據(jù)安全進行研究。

2.2 調(diào)查發(fā)現(xiàn)

工作人員對該校的人事工作進行調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該校的人事部門是和組織部門合署在一起辦公的。主要職責包括 5項：1）擬定學校機構(gòu)設置及各個部門的職責和人員編制。2）制定學校的招聘、績效考核和崗位培訓等內(nèi)容。3）學校教職員工的薪酬、福利等的統(tǒng)計和管理。4）學校教職員工的檔案整理、統(tǒng)計與管理。5）負責學校內(nèi)干部隊伍的建設等。

組織人事部一共有 9 個工作人員，中層干部 2 人。組織人事部的工作對學校的發(fā)展具有重大的意義，因為組織人事部不僅需要對全校教職員工的信息進行統(tǒng)計、整理和記錄，還需要對外引進人才，對內(nèi)進行工作培訓，直接關(guān)系到學校的發(fā)展。由于組織人事部的信息和數(shù)據(jù)都需要進行電腦操作，因此要求部門工作人員都要具備較高的計算機操作水平。

2.3 存在問題

通過調(diào)查分析，組織人事部的 4 項工作有待增強 ：1）目前，組織人事部的管理程序相對復雜，需要進一步加強辦公自動化的建設來簡化工作流程，改變現(xiàn)有的工作模式。2）對于組織人事部的工作要實現(xiàn)人事信息數(shù)據(jù)的互通，不讓其阻礙招聘和培訓等內(nèi)容的制定。3）部門工作崗位人員的穩(wěn)定性與連續(xù)性有待增強。4）信息數(shù)據(jù)在信息系統(tǒng)內(nèi)進行共享時的安全性有待增強。

3 對存在問題提出解決辦法

3.1 加強辦公自動化系統(tǒng)的建設

在信息化時代下的辦公，會經(jīng)常使用辦公自動化系統(tǒng)，它不僅可以簡化辦公的流程，節(jié)約辦公需要的時間，還可以在很大程度上提高工作的效率。對于湖南某高校組織人事部很實用，為了完成繁重的工作任務，建議應用辦公自動化系統(tǒng)。應用該系統(tǒng)可以在電腦上直接進行工作，并且在辦公自動化系統(tǒng)中可以完成傳統(tǒng)的考核統(tǒng)計，還可以根據(jù)系統(tǒng)中提供的有用數(shù)據(jù)對學校的發(fā)展情況進行分析，制定出更加合適的招聘和培訓方案，辦公自動化系統(tǒng)工作流程圖如圖 1 所示。

3.2 實現(xiàn)信息共享

由于學?；ㄙM了大量的人力、物力和財力，完善了學校的網(wǎng)絡建設，因此要將其價值發(fā)揮到實處。實現(xiàn)信息共享，不僅可以解決組織人事部工作存在的信息不全面問題，對各個部門來說都是很有必要的。學校的全體教職員工都是在為學校的發(fā)展奮斗，雖然教師的職責是教書育人，但是在教書育人的同時也在推動學校的發(fā)展。因此信息互通可以很好地幫助全校的教職員工齊心協(xié)力為學生提供更好的服務，為學校的發(fā)展做出貢獻。組織人事部的工作人員需要了解學校發(fā)展的需要，學校前進的方向，進而制定出相適應的方案。

3.3 明確工作職責

為工作人員制定工作內(nèi)容是人事組織處的職責，工作人員需要明確自己的工作職責后，才能確定努力的方向，但是對于學校各個部門的職責也要有所了解，才能進行有效的工作。高校的教育模式不同于中學小學，高校的教育重點是培養(yǎng)綜合性的人才，因此在學習之余，學生的業(yè)余發(fā)展也是不可缺少的，學校的各部門人員就應該明確自己的工作職責，向著相應的方向進行努力，為國家培養(yǎng)出大量的綜合性優(yōu)秀人才。

3.4 注意信息共享的安全性

在進行信息共享時，人事組織處需要明確什么信息可以共享給哪一部分的人，畢竟每個集體都有不能泄露的機密，一旦泄露就會使集體的發(fā)展受到阻礙，尤其是人事組織處的信息。人事組織處具有最全面的信息，例如學校的人才培養(yǎng)計劃、學校的教職員工信息或者是學校的干部建設情況等。這些都是學校發(fā)展的必不可少的重要信息，雄厚的師資力量才能保證學生學習到有用的知識，合理的招聘計劃才能招攬到學校需要的人才。這些都是人事組織處的工作職責，其信息安全也是人事組織處需要引起格外注意的。

4 人事信息數(shù)據(jù)安全的重要性

信息數(shù)據(jù)的安全對于個人或者是集體來說都是非常重要的，尤其是在信息化時代，經(jīng)?？梢钥匆娔撑右驗榭爝f信息沒有處理得當，被歹徒發(fā)現(xiàn)，最后該女士被入室搶劫了。在信息發(fā)達的時代，通過一個電話號碼就可以了解個人信息，因此也給不法分子制造了很多的犯罪機會。由此可見，保護信息安全對個人來說是多么重要。不僅是針對個人，對一個集體來說同樣如此，需要在享受信息化給我們帶來方便的同時，保護好信息的安全。

人事在一個集體中的作用可大可小，并不是每一個集體都會將人事發(fā)展到人力資源儲備和促進集體發(fā)展的程度，一些小的集體僅將人事的職能發(fā)揮到招攬人才的程度。但是對于正規(guī)的集體來說，人事的作用遠不止這一點，吸引人才、招攬人才、培養(yǎng)人才和績效考核等都是人事應該做的工作。因此，人事信息數(shù)據(jù)的安全在信息化的今天也成重點。

圖1 辦公自動化系統(tǒng)工作流程圖

人事信息數(shù)據(jù)安全在高校中發(fā)揮的作用就更大，以案例中的浙江樹人大學為例，該校的人事組織處不僅需要對全校各教職員工的信息進行統(tǒng)計、整理和記錄，還需要制定各崗位的工作職責，制定考核內(nèi)容等。這些信息和數(shù)據(jù)對學校的發(fā)展都極為重要。①教職員工的資料就是學校的資本之一，如果這些數(shù)據(jù)和信息泄露或者是丟失后會對教職員工造成極大的困擾，造成員工的不滿，降低工作效率。在辦公自動化系統(tǒng)加持的辦公中，通常將數(shù)據(jù)和信息進行數(shù)據(jù)保存，如果丟失將難以恢復。②對于考核信息數(shù)據(jù)，這是工作人員工作的體現(xiàn)，如果該數(shù)據(jù)丟失會造成薪酬發(fā)放不合理，造成員工工作積極性下降，甚至是人才流失。③培訓和招聘信息的丟失或者泄露會導致一些不法分子利用這些數(shù)據(jù)進行犯罪，造成當事人的財產(chǎn)或者名譽的損失。數(shù)據(jù)丟失后，會加重人事組織處的工作任務。

5 高校如何保護人事信息數(shù)據(jù)

5.1 規(guī)范采集信息數(shù)據(jù)

現(xiàn)階段是一個信息化的時代，網(wǎng)絡技術(shù)和計算機應用的發(fā)展使信息泄漏成了一種常態(tài)。例如，近年來出現(xiàn)較多的大學生裸貸事件，這種一般都是發(fā)生在校園里面的，剛剛進入大學校園的大學生們很單純，但是這些學生認為自己已經(jīng)長大了，離開了家人朋友，來到了一個新的地方開始新的生活，認為終于可以不再受到家人的管轄了，但是卻忘記了這個世界不可以失去防人之心。很多犯罪分子利用信息化時代的特點搜集一些網(wǎng)絡信息進行利用，對我們的日常生活帶來了極大的困擾。尤其是對于高校來說，一定要使用正規(guī)的渠道進行信息數(shù)據(jù)的采集，高校不僅擁有全校教職員工的信息，還有很多大學生的基本信息和數(shù)據(jù)，一旦泄漏對教職員工和學生都會造成一定程度的困擾。

5.2 培養(yǎng)人事的信息安全意識

對于很多信息泄漏或者是遺失事件來說，很大程度上都是因為當事人缺乏相應的信息數(shù)據(jù)保護意識[4]。雖然對于我們很多人來說，電話號碼被別人知道并不是一件特別的事情，但是不法分子就會利用這種心理進行犯罪。對于高校的人事信息和數(shù)據(jù)安全來說同樣如此，人事工作人員的安全意識對保護信息和數(shù)據(jù)安全尤為重要，因此，為了避免高校的人事信息數(shù)據(jù)丟失或者是遺失，學校需要培養(yǎng)人事工作人員的信息安全意識。不要將所有的賬號都設置為一個密碼，禁止下載不明軟件，也不要隨意點擊自己并不知曉的網(wǎng)站。

5.3 對數(shù)據(jù)庫進行安全管理

在生活中我們大部分人都對電腦的一些隱蔽風險不太關(guān)注，我們也并不是對電腦的每個程序都很了解，因此電腦中存在很大的安全隱患，會給數(shù)據(jù)庫的安全帶來極大的負面影響。

5.4 提高硬件質(zhì)量

對于辦公自動化視角下的高校人事信息數(shù)據(jù)安全來說，提高辦公設備的硬件質(zhì)量很有必要，影響信息數(shù)據(jù)安全的因素包括軟件的質(zhì)量以及硬件方面。硬件系統(tǒng)在使用時不僅需要注意使用的安全性，還要注意使用年限方面的問題，硬件作為計算機的重要組成部分之一，在使用的過程中會隨著使用時間的增加而出現(xiàn)一些問題，因此，人事的工作人員也要在這一方面多多注意，避免造成數(shù)據(jù)泄漏或遺失。

5.5 自然環(huán)境的影響

對于辦公的人員來說，盡管辦公自動化實現(xiàn)了工作流程的簡化，但是我們還是要對電腦存在的自然環(huán)境進行處理，在電腦中如果堆積了大量的灰塵，也會影響其工作效果，因此，讓電腦在一個干凈的環(huán)境中進行工作，不僅可以提高工作效率，還可以有效地防止因電腦故障引起的信息數(shù)據(jù)的泄漏。不要讓計算機處于一個高溫或者是潮濕的工作環(huán)境，這樣會導致計算機功能出現(xiàn)故障或者是計算器零件老化，最終可能引起信息數(shù)據(jù)丟失。

5.6 安裝防火墻和殺毒軟件

對于不精通電腦技術(shù)的人員來說，可以給電腦安裝防火墻和殺毒軟件，防火墻可以有效地避免使用者在不經(jīng)意間進入有毒網(wǎng)站，對于我們不知道的風險隱患可以使用殺毒軟件進行清理，盡量避免不安全因素出現(xiàn)，保護信息數(shù)據(jù)[5]。這種方法對高校人事工作人員在保護人事信息數(shù)據(jù)的過程中同樣適用。

6 結(jié)語

在信息化時代，高校的人事信息數(shù)據(jù)如果得不到安全有效的保障，不僅可能會出現(xiàn)上述危害，而且還可能出現(xiàn)一些不可預測的次生危機。高校管理者應該從全局考慮，深化高校內(nèi)部治理體系與治理能力建設，對包括人事信息數(shù)據(jù)安全現(xiàn)狀在內(nèi)的各種問題進行研判，及時找出自身的不足，提出切實可行的解決方案，建立預防機制，樹立安全與可持續(xù)發(fā)展理念。