大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院人事檔案電子信息化管理分析

孫立雷

摘 要 人事檔案管理是醫(yī)院基礎(chǔ)性工作的一部分，探討信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中暴露的問(wèn)題并提出人事檔案管理相關(guān)問(wèn)題的改革和創(chuàng)新策略，有利于醫(yī)院工作人員的業(yè)務(wù)水平提高和醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院;人事檔案管理;信息化

引言

在各級(jí)醫(yī)院的人事組織工作中，人事檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用。比如醫(yī)院在人才招聘、崗位設(shè)置、職稱評(píng)定等工作中，需要從檔案中找到依據(jù)并予以公平、合理的安排。在紙質(zhì)檔案時(shí)代，醫(yī)院人事檔案管理效率較低，檔案信息的應(yīng)用價(jià)值得不到極為有效的發(fā)揮，而進(jìn)入信息化時(shí)代，電子檔案逐漸替代紙質(zhì)檔案，信息系統(tǒng)能夠通過(guò)智能化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的自動(dòng)整合與挖掘，這對(duì)醫(yī)院的人事組織安排必然會(huì)產(chǎn)生深刻影響。當(dāng)前，是我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的關(guān)鍵時(shí)期，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)充分分析新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)的可能性，并不斷積累信息化建設(shè)理論與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

1醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作存在的不足

1.1 忽視了檔案信息化建設(shè)工作的重要性

檔案信息化工作不能給醫(yī)院人事檔案管理帶來(lái)一定的效益，一些醫(yī)院忽視人事檔案管理的信息化建設(shè)，造成檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有足夠的資金，設(shè)備也比較老化，員工素質(zhì)也沒(méi)達(dá)到要求。而且，在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，經(jīng)常需要提供紙質(zhì)檔案材料復(fù)印件，容易造成紙張變脆、變色，不利于檔案的長(zhǎng)期保管。

1.2 收集人事檔案缺乏管理

人事檔案管理在收集時(shí)不規(guī)范，使檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行不順利。有關(guān)的事務(wù)不能在一段時(shí)間內(nèi)記錄下來(lái)，造成一些紙質(zhì)檔案和電子檔案不能保持一致，有些紙質(zhì)案卷不能和電子案卷相互配合，使信息傳遞出現(xiàn)了障礙，降低了工作效率。而且醫(yī)院在不斷改革，名稱可能也在更改，因?yàn)殡娮訖n案更新不到位造成信息在幾年之內(nèi)不能同步。信息化建設(shè)收集系統(tǒng)要制定制度，在真正應(yīng)用時(shí)卻沒(méi)有按照其要求進(jìn)行，不符合規(guī)章制度的要求。醫(yī)院人事檔案收集不能按時(shí)完成，一些人事檔案信息收集不完全，過(guò)程不標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法確保檔案是準(zhǔn)確、有價(jià)值的[1]。

2關(guān)注人事檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 重視宣傳

檔案信息化建設(shè)是一切工作的前提，與醫(yī)院人事檔案管理有關(guān)部門的工作息息相關(guān)，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理部門有著難以替代的意義。信息化時(shí)代的來(lái)臨，檔案的意義不僅是傳達(dá)上下的交流作用，更是給新時(shí)代發(fā)展帶來(lái)了更多的價(jià)值。所以醫(yī)院人事檔案管理部門要引導(dǎo)所有人員更加關(guān)注檔案管理建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理部門要提高有關(guān)管理者的思想，使管理者理解檔案信息化管理建設(shè)的重要意義。而且檔案管理部門應(yīng)該使工作更加細(xì)致，使每一項(xiàng)崗位任務(wù)更加細(xì)化，調(diào)動(dòng)信息化建設(shè)工作的積極性，使有關(guān)人員意識(shí)到檔案管理的意義。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)該主動(dòng)開(kāi)展宣傳活動(dòng)，使所有人都能了解檔案管理信息化建設(shè)的知識(shí)，并領(lǐng)會(huì)檔案管理信息化建設(shè)的意義。

2.2 完善人事檔案管理細(xì)節(jié)，提高人事檔案信息化管理水平

新形勢(shì)下，醫(yī)院的人事檔案不再是存在于檔案室的靜態(tài)資源，而是與員工的日常工作密切相關(guān)的信息內(nèi)容。因此，醫(yī)院應(yīng)將人事檔案的信息化建設(shè)與日常工作流程相結(jié)合，將員工的工作過(guò)程納入系統(tǒng)平臺(tái)中來(lái)，以形成更加細(xì)致、完善的檔案信息，從而為大數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用提供支持。例如，在各科室醫(yī)護(hù)人員輪班考勤的過(guò)程中，醫(yī)院可以采用智能化手段，利用專業(yè)軟件定制考勤方案，通過(guò)不同的日期、為醫(yī)護(hù)人員一鍵添加“白班、晚班、休息”的規(guī)則，并導(dǎo)入排班表，利用更加多元化的方式提高考勤的靈活性與實(shí)效性;在績(jī)效管理中，系統(tǒng)軟件則可以充分結(jié)合不同科室、不同崗位的醫(yī)護(hù)人員設(shè)置差異化的績(jī)效考核方案，充分體現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員的工作價(jià)值，驅(qū)動(dòng)醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)中持續(xù)保持積極向上的心態(tài)，并將考核結(jié)果錄入檔案，成為其發(fā)展的依據(jù);利用移動(dòng)云平臺(tái)，對(duì)醫(yī)院工作人員的工作交接、轉(zhuǎn)調(diào)、晉升、離崗等做出靈敏反應(yīng)，確保人力資源管理效率，提高管理工作質(zhì)量[2]。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì)，促進(jìn)信息化建設(shè)工作的有序落實(shí)

優(yōu)質(zhì)人才是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中的必要因素。新形勢(shì)下，醫(yī)院人事檔案管理面臨著信息化轉(zhuǎn)型，而人才在這一過(guò)程中的重要性是不言而喻的。因此，醫(yī)院在人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)。首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)和理論知識(shí)的構(gòu)建，結(jié)合信息化管理要求提高其專業(yè)素質(zhì)，尤其強(qiáng)調(diào)其信息整合、挖掘與利用的能力。其次，注重對(duì)人力資源管理人員的培訓(xùn)，根據(jù)人事檔案信息內(nèi)容對(duì)醫(yī)院的人事安排進(jìn)行規(guī)劃，并針對(duì)檔案信息管理利用效果構(gòu)建績(jī)效管理機(jī)制，利用績(jī)效考核調(diào)動(dòng)員工的積極性。

2.4 提升醫(yī)院檔案管理的安全性能

信息化在醫(yī)院中有很深遠(yuǎn)的意義，所以要確保醫(yī)院檔案管理的安全性，才能真正表現(xiàn)價(jià)值性。對(duì)于有關(guān)的制度法規(guī)與私密性有關(guān)，而且要約束有關(guān)的檔案信息化管理建設(shè)員工，如果員工泄露秘密要嚴(yán)格處理，令檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)，保證信息化管理的安全。醫(yī)院要普及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，令醫(yī)院所有的員工都有網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí)，并且了解網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來(lái)的后果，而且可以使計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督更加嚴(yán)格。信息化建設(shè)主要問(wèn)題是安全，但是人事檔案設(shè)計(jì)人員要保護(hù)其信息安全。醫(yī)院要清楚人事檔案管理工作的規(guī)則，嚴(yán)格按照其安全保密要求進(jìn)行，對(duì)于不同人員有不同的約束，在合理的要求內(nèi)進(jìn)行，要保證信息的安全，使醫(yī)院檔案信息工作得到保證，有關(guān)管理者能夠保證信息安全，提升信息安全保護(hù)的思想，防止泄露秘密[3]。

3結(jié)束語(yǔ)

在檔案管理信息化建設(shè)中，考驗(yàn)員工的素質(zhì)和能力，是處理檔案情況的一種真實(shí)表現(xiàn)，當(dāng)管理信息化水平提升了，才能提升整體水平。從當(dāng)前狀況可以看到，因?yàn)楦鞣N原因造成我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)情況比較差。所以檔案管理員工要了解其原因，并采取有關(guān)的方法來(lái)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李嫚.大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院人事檔案電子信息化管理分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（29）：10-12.

[2] 馮峰.大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案電子信息化管理的思考[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2020，17（4）：78-80.

[3] 何紅英.大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院人事檔案電子信息化管理探析[J].通訊世界，2020，27（1）：310-311.