圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制要點(diǎn)研究

賀丹丹

關(guān)鍵詞：編目業(yè)務(wù)外包;現(xiàn)狀;質(zhì)量控制;要點(diǎn)

摘 要：編目情況直接影響了圖書(shū)館的使用效益，對(duì)圖書(shū)館運(yùn)營(yíng)具有至關(guān)重要的意義。文章主要從圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包流程出發(fā)，分析外包過(guò)程中的各項(xiàng)內(nèi)容，并結(jié)合某圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀，深入挖掘外包過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題及影響因素，提出了系統(tǒng)化、層次化編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制方案，以期為圖書(shū)館外包業(yè)務(wù)管控提供參考。

中圖分類(lèi)號(hào)：G250文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2020）11-0119-03

編目業(yè)務(wù)內(nèi)容較為復(fù)雜，工作量較大，很難全部由圖書(shū)館獨(dú)立完成，往往采用外包形式實(shí)現(xiàn)。但在實(shí)際外包過(guò)程中，受人員因素、技術(shù)因素、環(huán)境因素等影響，圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包非常容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，外包質(zhì)量參差不齊，嚴(yán)重影響了圖書(shū)的正常借閱和使用。如何對(duì)圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量進(jìn)行控制，做好外包工作的監(jiān)督和管理，已經(jīng)成為新時(shí)期圖書(shū)館關(guān)注的焦點(diǎn)。

1 圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包模式分析

圖書(shū)館在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中往往需要對(duì)圖書(shū)信息進(jìn)行編目，以方便讀者查找和借閱。這類(lèi)編目業(yè)務(wù)要對(duì)圖書(shū)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，工作量非常大，單純依靠圖書(shū)館員很難完成。編目業(yè)務(wù)外包可依照具體開(kāi)展情況被劃分為不同模式，具體情況見(jiàn)表1。

圖書(shū)館在開(kāi)展外包業(yè)務(wù)時(shí)往往依照編目工作要求進(jìn)行招投標(biāo)，對(duì)外包商的業(yè)務(wù)能力、資質(zhì)情況、業(yè)務(wù)案例等進(jìn)行打分，形成規(guī)范的編目業(yè)務(wù)外包體系。外包商在中標(biāo)后要依照合同要求進(jìn)行相應(yīng)的采編工作，包括訂單確認(rèn)、編目審校、加工驗(yàn)收等，形成相應(yīng)的圖書(shū)編目信息，并交由圖書(shū)館進(jìn)行典藏流通，具體情況見(jiàn)圖1。

2 圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀及問(wèn)題

筆者主要以某圖書(shū)館為例，對(duì)其編目業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀進(jìn)行分析，確定其業(yè)務(wù)開(kāi)展中存在的問(wèn)題及影響因素。

2.1 編目業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀

某圖書(shū)館是由深圳市政府投資的大型現(xiàn)代化文化設(shè)施，占地面積近50，000平方米，設(shè)置有讀者服務(wù)中心、資源中心、技術(shù)中心、管理中心，分別完成相應(yīng)的圖書(shū)管理和借閱服務(wù)，功能設(shè)置非常齊全。隨著人們生活水平的逐步提升，某圖書(shū)館加大了圖書(shū)資源采購(gòu)力度，依照讀者需求對(duì)圖書(shū)館典藏工作進(jìn)行拓展，在傳統(tǒng)資源的基礎(chǔ)上增加了數(shù)字資源，從根本上提升了圖書(shū)館的資源存儲(chǔ)量。但在資源編目方面，由于該館專(zhuān)業(yè)采編人員不到10人，根本無(wú)法完成上述資源的全部編目工作。

為保證日常工作能夠順利開(kāi)展，某圖書(shū)館開(kāi)始采用編目業(yè)務(wù)外包形式完成各項(xiàng)資源典藏工作，通過(guò)招投標(biāo)方式進(jìn)行編目業(yè)務(wù)外包社會(huì)化嘗試。截止到目前，某圖書(shū)館形成了一體化編目業(yè)務(wù)體系，包括內(nèi)部管理和外部加工兩部分。內(nèi)部管理主要包括編目整理、驗(yàn)收典藏、手工加工等，外包部分主要包括編目、條形碼粘貼、防盜磁條安裝、書(shū)標(biāo)等。從2014年開(kāi)始，為了提升編目業(yè)務(wù)的工作效益，某圖書(shū)館與外包商簽訂異地加工合同，由圖書(shū)供應(yīng)商直接將采購(gòu)的圖書(shū)編目、驗(yàn)收入藏，加工完成后形成完整的典藏信息交由圖書(shū)館，減少了中間不必要的圖書(shū)信息二次核對(duì)環(huán)節(jié)，全面提升了圖書(shū)館文獻(xiàn)加工處理效率。

2.2 編目業(yè)務(wù)外包問(wèn)題

編目業(yè)務(wù)外包雖然在一定程度上提升了圖書(shū)館的資源管理成效，但由于外包中的不可控因素較多，編目很容易出現(xiàn)信息不完整、信息錯(cuò)誤等問(wèn)題，造成實(shí)際圖書(shū)信息與外包加工數(shù)據(jù)不一致的問(wèn)題，影響圖書(shū)資源的正常借閱。某圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包也存在上述問(wèn)題，具體包括：①書(shū)目信息錯(cuò)誤。2018年，某圖書(shū)館編目環(huán)節(jié)共出現(xiàn)書(shū)目信息錯(cuò)誤221起，其中書(shū)名不一致21起、信息不匹配39起、價(jià)格錯(cuò)誤27起、信息錄入不全115起。信息錄入不全已經(jīng)成為影響書(shū)目借閱的主要原因，導(dǎo)致圖書(shū)館使用效果大打折扣。②館藏信息錯(cuò)誤。該問(wèn)題在某圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包中屢見(jiàn)不鮮，僅2018年就出現(xiàn)大量信息嚴(yán)重錯(cuò)誤，不得不對(duì)在館圖書(shū)信息進(jìn)行二次梳理，浪費(fèi)了大量圖書(shū)館資源。筆者在梳理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，館內(nèi)收藏實(shí)物與信息不匹配問(wèn)題、多種圖書(shū)重號(hào)問(wèn)題等較為嚴(yán)重，導(dǎo)致讀者在借閱過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)借或無(wú)法借閱問(wèn)題。同時(shí)，部分圖書(shū)在收藏過(guò)程中無(wú)書(shū)號(hào)、編碼等，也會(huì)導(dǎo)致圖書(shū)借閱出現(xiàn)錯(cuò)誤，業(yè)務(wù)重復(fù)情況嚴(yán)重。③外包加工不規(guī)范。某圖書(shū)館在編目業(yè)務(wù)外包過(guò)程中對(duì)編目進(jìn)行了嚴(yán)格要求和規(guī)定，但部分外包商為了縮短工期和減少工作量，不注重加工質(zhì)量，導(dǎo)致編目不規(guī)范問(wèn)題頻發(fā)。如：2018年3月上交批次圖書(shū)中部分書(shū)脊磁條外露，讀者可以直接將磁條抽出帶走圖書(shū);7月上交批次圖書(shū)中部分圖書(shū)未有蓋藏書(shū)章，內(nèi)部條形碼、書(shū)標(biāo)等漏貼，在實(shí)際借閱過(guò)程中需要進(jìn)行二次加工;12月圖書(shū)編目檢查中發(fā)現(xiàn)部分圖書(shū)索書(shū)號(hào)與書(shū)標(biāo)不一致、書(shū)標(biāo)損壞等。這些錯(cuò)誤在一定程度上影響了圖書(shū)館的正常運(yùn)營(yíng)，往往需要進(jìn)行二次編目加工，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

3 圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的要點(diǎn)

從某圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包過(guò)程可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)圖書(shū)館對(duì)編目業(yè)務(wù)外包不夠重視，缺乏對(duì)資源、人員、制度等的管理。尤其是在質(zhì)量控制體系方面，圖書(shū)館需要結(jié)合實(shí)際情況形成有針對(duì)性的質(zhì)量控制要點(diǎn)，構(gòu)建系統(tǒng)化、層次化、高效化的管理架構(gòu)。

3.1 “六位一體”質(zhì)量控制架構(gòu)

受外包商、合同、工作標(biāo)準(zhǔn)、交流溝通、內(nèi)部管理、外包聯(lián)盟等因素的影響，某圖書(shū)館在編目外包過(guò)程中很容易出現(xiàn)由這些因素造成的編目混亂、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、典藏信息不匹配等問(wèn)題。為此，圖書(shū)館在實(shí)際工作中需要從上述六個(gè)方面著手，形成系統(tǒng)化的管理架構(gòu)，構(gòu)建以這些因素為核心的“六位一體”編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制體系，具體情況見(jiàn)圖2。

圖書(shū)館要對(duì)人員要素、市場(chǎng)要素、管理要素等進(jìn)行全面把握，從內(nèi)外兩個(gè)方面出發(fā)對(duì)圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量進(jìn)行管控，掌握各項(xiàng)工作的核心要點(diǎn)，真正實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的全面優(yōu)化。

3.2 “六位一體”質(zhì)量控制的開(kāi)展

3.2.1 外包商的選擇。圖書(shū)館要依照國(guó)際圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)條例對(duì)外包商的資質(zhì)、業(yè)務(wù)情況、行業(yè)信譽(yù)等開(kāi)展調(diào)查，在確定能夠滿(mǎn)足本次編目業(yè)務(wù)需求后方可將其納入招標(biāo)名錄。一般招標(biāo)的硬性指標(biāo)必須包括業(yè)務(wù)規(guī)模、服務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)資質(zhì)、企業(yè)信譽(yù)等內(nèi)容。此外，圖書(shū)館還要結(jié)合編目業(yè)務(wù)中的特殊需求對(duì)外包商的能力進(jìn)行考察，包括外包商編目人員技能水平、企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況等，避免出現(xiàn)惡意競(jìng)標(biāo)、粗制濫造問(wèn)題。在必要情況下，圖書(shū)館還可以形成外包商等級(jí)評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)優(yōu)質(zhì)外包商進(jìn)行評(píng)級(jí)，依照評(píng)級(jí)結(jié)果進(jìn)行招標(biāo)。

3.2.2 外包合同的制定。合同是對(duì)外包商編目業(yè)務(wù)進(jìn)行約束、提升編目質(zhì)量的關(guān)鍵。常規(guī)合同內(nèi)容需要包括雙方的權(quán)利和義務(wù)、價(jià)格、工期、編目業(yè)務(wù)范圍、編目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。鑒于當(dāng)前圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包問(wèn)題較為嚴(yán)重，圖書(shū)館在制定合同時(shí)需要依照上述內(nèi)容形成相應(yīng)的條例，包括編目信息不匹配、編目錯(cuò)誤等問(wèn)題，明確具體責(zé)任及懲罰措施，確保外包商能夠嚴(yán)格依照合同規(guī)范圖書(shū)編目，從根本上提升編目業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量。

3.2.3 工作標(biāo)準(zhǔn)的制定。不同功能的圖書(shū)館對(duì)編目業(yè)務(wù)有不同的要求，圖書(shū)館在業(yè)務(wù)外包過(guò)程中需要結(jié)合自身資源、典藏等形成有針對(duì)性的工作標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)對(duì)圖書(shū)館編目工作制定了《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》《中國(guó)機(jī)讀目錄格式使用手冊(cè)》等，明確了圖書(shū)編目中的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，包括字段錄入、符號(hào)選擇、年限標(biāo)注等。圖書(shū)館要嚴(yán)格依照上述指標(biāo)對(duì)外包商業(yè)務(wù)進(jìn)行約束，確保外包商能夠合理、規(guī)范地進(jìn)行信息編錄，避免字段不規(guī)范、符號(hào)不匹配等問(wèn)題的出現(xiàn)。

3.2.4 業(yè)務(wù)交流與溝通。內(nèi)外溝通有助于提升圖書(shū)館編目業(yè)務(wù)外包中的各項(xiàng)信息交互，及時(shí)對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行反饋，避免出現(xiàn)以次充好或惡意瞞報(bào)等問(wèn)題，全面提升編目業(yè)務(wù)外包的成效。外包商編目人員往往在專(zhuān)業(yè)技能方面較為精通，但對(duì)書(shū)籍信息了解得并不全面，很容易出現(xiàn)由自身理解錯(cuò)誤或理解不到位導(dǎo)致的信息不準(zhǔn)確問(wèn)題，造成校審受阻。為此，圖書(shū)館需要做好二者之間的溝通，確保圖書(shū)館與外包商之間能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行信息交流，就編目中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行協(xié)商和處理。

3.2.5 圖書(shū)館內(nèi)部管理。圖書(shū)館在編目完成后需要進(jìn)行典藏，由館員進(jìn)行審校，這是保證編目質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。圖書(shū)館需要選擇專(zhuān)業(yè)編目人員對(duì)上述信息進(jìn)行檢查，在現(xiàn)場(chǎng)對(duì)外包工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行審校，確定外包商是否嚴(yán)格依照要求進(jìn)行編目，是否存在編目錯(cuò)誤、信息不匹配、加工不規(guī)范等問(wèn)題，一旦發(fā)現(xiàn)上述問(wèn)題要及時(shí)要求外包商進(jìn)行整改。同時(shí)，圖書(shū)館還需要形成系統(tǒng)的管理機(jī)制，包括編目審校制度、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)審校制度等，對(duì)各項(xiàng)管理工作進(jìn)行細(xì)化，確保相關(guān)人員能夠在工作中有章可循、有據(jù)可依。

3.2.6 形成外包聯(lián)盟。該聯(lián)盟可以通過(guò)CALIS構(gòu)建，選擇優(yōu)質(zhì)外包商參與到平臺(tái)中，形成外包聯(lián)盟體系，由圖書(shū)館選取專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和管理，加強(qiáng)外包商編目業(yè)務(wù)的交流與調(diào)整，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。

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（編校：崔 萌）