大學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新與實踐

朱 俊

（婁底市婁星區(qū)振翩小學(xué) 湖南 婁底 417000）

高校學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的課程學(xué)習(xí)、成績考核、行為表現(xiàn)、獎懲和發(fā)展等各方面內(nèi)容。這些資料與大學(xué)生的就業(yè)以及畢業(yè)后的職業(yè)發(fā)展和未來的發(fā)展道路有密切關(guān)系。需要加強對大學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新，使其更好地在大學(xué)生未來發(fā)展道路中發(fā)揮作用[1]。

1 大學(xué)生檔案管理的意義

大學(xué)生是社會發(fā)展的中流砥柱，做好大學(xué)生檔案管理，對其未來的人生發(fā)展以及生活意義重大。檔案資料是學(xué)生整個學(xué)習(xí)和成長過程中的記錄，是各個單位招錄人才的基礎(chǔ)評價資料，特別是可以為學(xué)校培養(yǎng)特殊教育人才提供信息幫助，從而促進學(xué)校的各項事業(yè)發(fā)展?？梢哉f，未來高校學(xué)生檔案管理水平高低將會直接影響學(xué)校的長遠規(guī)劃和未來發(fā)展水平。

學(xué)生檔案管理工作規(guī)范嚴謹，畢業(yè)后的調(diào)轉(zhuǎn)檔案才會更加方便容易。例如，學(xué)生畢業(yè)后把檔案從學(xué)校調(diào)轉(zhuǎn)回了老家，但是由于某些原因需要把檔案調(diào)轉(zhuǎn)到工作地點，最后檔案接收單位發(fā)現(xiàn)檔案里面缺少某些資料，需要回老家或者學(xué)校補齊，這在某種程度上反映了高校檔案管理工作的失職。規(guī)范開展學(xué)生檔案管理工作，無論是現(xiàn)在還是未來，都是對學(xué)生積極方便和有利的。

2 高校學(xué)生檔案管理的服務(wù)功能

2.1 憑證依據(jù)功能。在當(dāng)今社會，有的人嘗試用偽造的文憑、偽造的學(xué)歷和偽造的檔案材料來裝飾自己，達到自己的目的。因此，在招錄畢業(yè)生時，用人單位非常重視畢業(yè)生檔案材料的真實性。通過學(xué)生檔案信息，進而了解學(xué)生的基本信息和在校期間的表現(xiàn)情況，檔案資料為企業(yè)提供了重要的參考依據(jù)。檔案資料不僅是就業(yè)的重要參考，同時也是社會評價和認可的重要參考依據(jù)[2]。

2.2 參考評價功能。對于用人單位來說，為了做到招錄賢才，盡可能的全面、準確地了解將要錄聘用的人員，檔案中學(xué)生的思想表現(xiàn)、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、獎懲情況、學(xué)業(yè)成績等都是重要的參考依據(jù)，了解學(xué)生在大學(xué)期間的表現(xiàn)，有助于對學(xué)生進行較為全面和客觀的評價[3]。特別是對于那些在學(xué)校表現(xiàn)特別優(yōu)秀的學(xué)生，可以用這些充實自己的求職資料，從而在激烈的就業(yè)競爭中更具優(yōu)勢和說服力。

2.3 促進發(fā)展功能。檔案作為大學(xué)生成長和發(fā)展過程的真實記錄，也是大學(xué)生成長和發(fā)展的重要依據(jù)。作為學(xué)生成長過程的信息資料，有利于學(xué)生形成自我評價和自我反思的發(fā)展模式。同時通過檔案信息的記錄，可以激勵學(xué)生朝著正面、積極的方向發(fā)展，不斷提高自己的價值，讓自己的檔案更加充分優(yōu)秀。

2.4 權(quán)益保障功能。對于畢業(yè)生而言，無論是在落戶、買房、工資調(diào)整、職稱審查，還是工作調(diào)動、入黨以及退休，檔案都是最重要的一項信息資料，不可缺少。此外，參加公考、申請福利補貼以及進行繼續(xù)學(xué)習(xí)教育時也需要使用人事檔案。因此，檔案對于每個人都扮演著非常重要的角色，而且是不可缺少的角色。

3 大學(xué)生檔案管理模式創(chuàng)新與實踐

傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理由于資金投入較少，硬件以及軟件設(shè)施不完善，信息化水平較低，不能在網(wǎng)上進行操作和進行事務(wù)性解決與管理，影響了檔案的服務(wù)水平，使檔案管理難度提升。因此，無論是高校檔案管理部門還是社會人力資源保障局，都必須積極創(chuàng)新大學(xué)生檔案管理模式，提高檔案管理水平，使其更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)大家，更好地便利其工作生活。

3.1 加強教育培訓(xùn)。首先，必須從檔案管理人員開始，加強宣傳和教育，提高他們的專業(yè)水平及責(zé)任心，畢竟檔案是伴隨人們一生的重要信息資料，在開展檔案管理工作中，必須提高工作人員的責(zé)任意識，嚴格規(guī)范他們的工作標(biāo)準，并經(jīng)常組織開展思想教育、技術(shù)培訓(xùn)和績效考核，并完善文件管理模式，提高崗位準入標(biāo)準，制定具體嚴格的考核制度，為大學(xué)生檔案管理工作打下堅實的人才基礎(chǔ)。

另外，教育和培訓(xùn)不僅從檔案管理員開始，而且還需要從大學(xué)生開始。比如，很多學(xué)生畢業(yè)后不知道自己的檔案信息以及報到證的重要作用，造成報到證丟失無法報到，甚至是檔案丟失或者閑置在人才市場等情況。還有一種情況是，不知道應(yīng)該把檔案調(diào)回原籍還是工作單位。高校沒有進行必要的檔案教育，致使很多學(xué)生畢業(yè)后把檔案調(diào)回原籍，后又因為工作或者其他原因，把檔案重新調(diào)回工作地，造成很多麻煩和問題。

3.2 加強制度的制定與執(zhí)行。首先，成立獨立的檔案管理部門，由專人進行管理。比如高校可以以不同的專業(yè)、不同的年級和班級為單位進行檔案管理，分層分級進行管理，把責(zé)任落實到具體人，提高負責(zé)人的責(zé)任意識，保證工作快捷、便利。其次，建立明確的管理制度，規(guī)定各級學(xué)生檔案的歸檔時間、歸檔程序、歸檔負責(zé)人及其職責(zé)。在學(xué)生進入大學(xué)時，要認真檢查檔案材料，若檔案中缺少相關(guān)材料和信息，及時進行補充，維護學(xué)生檔案的完整性，同時根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)和活動情況及時更新學(xué)生檔案，保持檔案的及時性。最后，制定存檔標(biāo)準。存檔標(biāo)準應(yīng)該統(tǒng)一又不失靈活性。堅持依據(jù)工作標(biāo)準和規(guī)則辦事，可以減少和避免問題的發(fā)生，但是特殊情況需特殊處理。

3.3 充實完善大學(xué)生檔案信息。大學(xué)生的檔案材料信息必須健全、充實和完善，不僅要能反映他們的成績，而且還包括思想狀況等。

當(dāng)前大學(xué)生檔案中信息類型相對簡單，不能反映和表現(xiàn)學(xué)生的德、智、體、美、勞的全面發(fā)展。大學(xué)生檔案內(nèi)容不能僅限于對學(xué)生學(xué)習(xí)成績的反映，還應(yīng)注意學(xué)生的能力、優(yōu)勢和潛能的體現(xiàn)，主要包括創(chuàng)新、志愿服務(wù)、合作等。同時，在大學(xué)檔案管理過程中，還應(yīng)注意學(xué)生的心理健康狀況，每年定期對學(xué)生進行心理健康調(diào)查，以形成學(xué)生心理健康報告，并將其存檔添加到檔案中，形成心理檔案。

3.4 推動檔案的全面信息化管理。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為文件管理提供了新的管理途徑和思考方法，也提高了管理效率。而且線上操作方便快捷，省時省力。因此，高校和社會檔案管理機構(gòu)都必須加快檔案管理的信息化進程，依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高文件管理效率，使人們在第一時間獲得最準確的文件信息和資料，并獲得最快的文件管理服務(wù)。

同時也可以利用多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)處理檔案信息。對大學(xué)生檔案中的照片、作品、文字信息等進行數(shù)字化處理，形成電子文件，建立大學(xué)生檔案電子數(shù)據(jù)庫，以便實現(xiàn)檔案的信息化，提高工作效率。