如何正確理解和防控通信運(yùn)營(yíng)商采購(gòu)中的保密事項(xiàng)

蘭森仁

（中國(guó)電信股份有限公司龍巖分公司，福建 龍巖 364000）

0 引 言

保密工作是采購(gòu)管理的重點(diǎn)之一。在當(dāng)前反腐高壓及國(guó)家對(duì)國(guó)有企業(yè)監(jiān)管力度不斷加大的情況下，采購(gòu)中的保密事項(xiàng)似乎形成一種極端。部分采購(gòu)項(xiàng)目具體實(shí)施經(jīng)辦人及采購(gòu)項(xiàng)目需求部門經(jīng)辦人“草木皆兵”，有的采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)辦人甚至把自己該享有的權(quán)利和自身應(yīng)履行的義務(wù)統(tǒng)統(tǒng)委托給招標(biāo)（比選）代理機(jī)構(gòu)或評(píng)標(biāo)（評(píng)選）委員會(huì)執(zhí)行。

1 一起采購(gòu)項(xiàng)目泄密案例引發(fā)的震蕩與討論

通信運(yùn)營(yíng)商某地市級(jí)公司一項(xiàng)通信物資通過比選進(jìn)行采購(gòu)，評(píng)審結(jié)果Mis系統(tǒng)網(wǎng)上會(huì)簽審批階段，采購(gòu)需求部門2名經(jīng)辦人員向比選委托代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人索要中選人的參選文件資料，然后采購(gòu)需求部門2名經(jīng)辦人員將中選人參選文件相關(guān)資料告知未中選的參選人。未中選的參選人在中選人公示期間多次向通信運(yùn)營(yíng)商省級(jí)公司紀(jì)檢監(jiān)察部門舉報(bào)中選人業(yè)績(jī)?cè)旒?，后由通信運(yùn)營(yíng)商省級(jí)公司紀(jì)檢監(jiān)察部門牽頭組織進(jìn)行徹查，除采購(gòu)需求部門2名經(jīng)辦人泄密外，評(píng)審過程中5位評(píng)審專家中的一位評(píng)審專家在中選人業(yè)績(jī)的打分上出現(xiàn)失誤，最后采購(gòu)需求部門2名泄密經(jīng)辦人及在采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行過程包括比選文件編寫、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)分方法設(shè)定、評(píng)審專家抽取等關(guān)鍵環(huán)節(jié)中的采購(gòu)項(xiàng)目具體實(shí)施經(jīng)辦人共計(jì)3人受到“誡勉談話”的組織處理，另5位評(píng)審專家則被處“禁止半年內(nèi)不得參加項(xiàng)目評(píng)標(biāo)（評(píng)審）”的處罰。泄密事件在該省級(jí)通信運(yùn)營(yíng)商地市分公司專業(yè)采購(gòu)部門間引發(fā)討論。有一種普遍且主流觀點(diǎn)認(rèn)為，采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行過程只要項(xiàng)目一經(jīng)委托，一切均由招標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)去操作執(zhí)行，招標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)也不要直接或間接告訴采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人任何與項(xiàng)目有關(guān)信息包括保密事項(xiàng)等，只要把評(píng)審結(jié)果交給采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人就可以，否則一旦與保密事項(xiàng)有關(guān)或不經(jīng)意間發(fā)生泄密，往往會(huì)引來不必要的麻煩。然而，現(xiàn)實(shí)采購(gòu)實(shí)踐中，采購(gòu)項(xiàng)目具體實(shí)施經(jīng)辦人及采購(gòu)項(xiàng)目需求部門既要保密，又要保持與采購(gòu)項(xiàng)目需求部門、投標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)持續(xù)的溝通，以及跟進(jìn)采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行過程的每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，出現(xiàn)質(zhì)疑或異議時(shí)又要與潛在投標(biāo)（參選）人、投標(biāo)（比選）人或其利害關(guān)系人進(jìn)行溝通、解釋。

2 如何正確理解和防控通信運(yùn)營(yíng)商采購(gòu)中的保密事項(xiàng)

保密事項(xiàng)貫穿整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)流程。保證采購(gòu)項(xiàng)目順利推進(jìn)，不僅需要采購(gòu)人、招標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人參透法律法規(guī)規(guī)章的規(guī)定，而且要做到保持必要溝通和嚴(yán)格保密。

2.1 做到既不跨越任何行為邊界，又謹(jǐn)記“四個(gè)不字”

2.1.1 做到不跨越任何行為邊界

通信運(yùn)營(yíng)商招標(biāo)或比選采購(gòu)工作程序嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，責(zé)任重大，且每一道程序都有嚴(yán)格的行為邊界。采購(gòu)從業(yè)人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行這些行為邊界及程序規(guī)范，不是自己崗位職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)不參與，做到不跨越，不踩紅線。例如：在抽取評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家環(huán)節(jié)，要確保采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人、委托代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督人三方均在場(chǎng)的情形下操作，并在抽取結(jié)束后提醒招標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)馬上清除因復(fù)制拷貝或截圖等需要而留存在電腦終端上與評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家抽取有關(guān)的任何留痕的信息，以免采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人或無(wú)關(guān)人員使用該臺(tái)電腦終端時(shí)接觸到上述評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家抽取過程的保密信息；采購(gòu)項(xiàng)目具體實(shí)施經(jīng)辦人應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行與評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家相隔離的原則，除非評(píng)標(biāo)（評(píng)選）委員會(huì)邀請(qǐng)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人進(jìn)入評(píng)標(biāo)室接受咨詢和解釋，否則不要輕易走進(jìn)評(píng)標(biāo)室，也不宜在評(píng)標(biāo)室的外圍來回走動(dòng)，并盡量把自己的活動(dòng)軌跡控制在攝像頭的監(jiān)控范圍內(nèi)等。

2.1.2 謹(jǐn)記“四個(gè)不”

第一，不聞不問，即不該問的保密事項(xiàng)絕對(duì)不問，不該看的保密事項(xiàng)絕對(duì)不看，不該記錄的保密事項(xiàng)絕對(duì)不記錄。例如：不向招標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)打聽已購(gòu)買招標(biāo)（比選）文件的潛在投標(biāo)（參選）人的名稱、數(shù)量以及可能影響“三公”競(jìng)爭(zhēng)原則與招標(biāo)（比選）工作有關(guān)的其他信息，不打聽評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家成員信息等。第二，不談不傳，即不該說的保密事項(xiàng)絕對(duì)不說不談，不在私人通信包括固定電話、移動(dòng)設(shè)備通話中及郵件往來涉及保密事項(xiàng)。例如，采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)辦人一經(jīng)評(píng)標(biāo)（評(píng)選）委員會(huì)邀請(qǐng)進(jìn)入評(píng)標(biāo)室接受咨詢和解釋，就已無(wú)意或間接知悉評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家成員信息、評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家成員協(xié)商事項(xiàng)、評(píng)標(biāo)（評(píng)選）委員會(huì)決議等相關(guān)保密事項(xiàng)。面對(duì)這些無(wú)意或間接知悉的保密事項(xiàng)，要做到不談不傳。

2.2 制定及細(xì)化涉密主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和應(yīng)對(duì)措施清單，并為保密事項(xiàng)責(zé)任人劃定紅線，要求嚴(yán)守保密事項(xiàng)

借鑒通信運(yùn)營(yíng)商制定《招投標(biāo)負(fù)面清單》的思維管控模式，制定《涉密主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施清單》，并采用簽訂保密承諾書方式，把包括招標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目組成員、采購(gòu)項(xiàng)目具體實(shí)施人員、采購(gòu)項(xiàng)目需求部門經(jīng)辦人、評(píng)標(biāo)（評(píng)審）委員會(huì)專家成員等在內(nèi)所有人員定為保密事項(xiàng)責(zé)任人，為其劃定紅線，要求嚴(yán)守保密事項(xiàng)[1]。

（1）在制定及細(xì)化涉密主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)時(shí)，可以把保密事項(xiàng)先分成法定保密事項(xiàng)、推定保密事項(xiàng)、約定保密事項(xiàng)等3類[2]，每一類再與采購(gòu)項(xiàng)目準(zhǔn)備、發(fā)標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)和檔案整理6大環(huán)節(jié)執(zhí)行流程進(jìn)行精準(zhǔn)匹配，梳理細(xì)化出若干小項(xiàng)相對(duì)應(yīng)的涉密主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并制定出對(duì)應(yīng)保密措施、對(duì)應(yīng)涉密事項(xiàng)責(zé)任人、對(duì)應(yīng)解密時(shí)限等關(guān)鍵三要素，以此規(guī)范從業(yè)人員的權(quán)利和義務(wù)，實(shí)現(xiàn)工作流程、崗位職責(zé)和法律法規(guī)的匹配以及保密風(fēng)險(xiǎn)防控100%全覆蓋。

（2）把以往忽視的環(huán)節(jié)及涉及人員納入《涉密主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施清單》的防控范圍。以往過多關(guān)注委托代理機(jī)構(gòu)項(xiàng)目組成員、采購(gòu)項(xiàng)目具體實(shí)施經(jīng)辦人、評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家等相關(guān)人員的保密責(zé)任工作，而在實(shí)踐操作中的一些環(huán)節(jié)也不容忽視。例如：仍采用紙質(zhì)招標(biāo)或比選的項(xiàng)目，部分招標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)采用微信線上報(bào)名及線上購(gòu)買投標(biāo)（比選）文件的方式，該報(bào)名及購(gòu)買投標(biāo)（比選）文件用的微信號(hào)注冊(cè)人及招標(biāo)（比選）委托代理機(jī)構(gòu)內(nèi)有權(quán)限查詢到或接觸到投標(biāo)（參選）保證金繳交記錄的相關(guān)財(cái)務(wù)人員、開具招標(biāo)（比選）文件工本費(fèi)發(fā)票財(cái)務(wù)人員也應(yīng)列為保密責(zé)任人；采購(gòu)項(xiàng)目需求部門經(jīng)辦人在參與投標(biāo)（比選）文件的澄清說明或補(bǔ)充說明的討論及會(huì)簽、評(píng)審結(jié)果Mis系統(tǒng)網(wǎng)上會(huì)簽等流程中，也會(huì)直接獲悉保密事項(xiàng)信息，因此采購(gòu)項(xiàng)目需求部門經(jīng)辦人也應(yīng)列為保密責(zé)任人。

2.3 把握重點(diǎn)，有必要對(duì)泄密高發(fā)的兩類保密事項(xiàng)采取更嚴(yán)格且更具針對(duì)性的防范措施

評(píng)標(biāo)（評(píng)審）過程的信息如評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家發(fā)表的個(gè)人評(píng)審意見、個(gè)人打分情況、否決比選或否決投標(biāo)的細(xì)節(jié)信息等，以及評(píng)標(biāo)（評(píng)審）結(jié)束后應(yīng)予保密的投標(biāo)（參選）文件信息泄露，成為近年來泄密高發(fā)的兩類保密事項(xiàng)。

（1）委托代理機(jī)構(gòu)應(yīng)更加重視和加強(qiáng)評(píng)標(biāo)過程的保密工作，包括：對(duì)唱價(jià)及評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施全程錄音、錄像監(jiān)控，并在評(píng)標(biāo)階段嚴(yán)格控制評(píng)標(biāo)專家的外出；評(píng)標(biāo)期間及時(shí)收繳評(píng)標(biāo)專家通信工具，確有緊急溝通事項(xiàng)的必須使用評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)配置的錄音電話；加強(qiáng)評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)紙質(zhì)文件的管理，對(duì)評(píng)標(biāo)過程中評(píng)標(biāo)人員用于評(píng)標(biāo)使用的記錄本、草稿及產(chǎn)生的廢紙，評(píng)標(biāo)結(jié)束后應(yīng)立即統(tǒng)一組織回收和銷毀；評(píng)標(biāo)工作結(jié)束后，委托代理機(jī)構(gòu)工作人員應(yīng)再次重申評(píng)審工作紀(jì)律，告知評(píng)標(biāo)（評(píng)審）專家不得向投標(biāo)（參選）人或相關(guān)的人員透露有關(guān)此次評(píng)標(biāo)（評(píng)審）的任何情況或細(xì)節(jié)[3]。

（2）對(duì)評(píng)標(biāo)（評(píng)審）結(jié)束后的資料保管也應(yīng)引起委托代理機(jī)構(gòu)高度重視。評(píng)標(biāo)結(jié)束后，因?yàn)樵u(píng)標(biāo)結(jié)果已“順利出爐”，采購(gòu)工作可謂告一段落，此時(shí)大家的思想比較放松，保密工作往往被忽略，因此對(duì)評(píng)標(biāo)（評(píng)審）結(jié)束后的資料保管也應(yīng)引起委托代理機(jī)構(gòu)的高度重視。一是中標(biāo)（中選）結(jié)果通知書發(fā)出前，除了采購(gòu)項(xiàng)目具體實(shí)施經(jīng)辦人、委托代理機(jī)構(gòu)具體項(xiàng)目經(jīng)辦人以外的其他任何個(gè)人不得調(diào)閱、復(fù)制、過問相關(guān)投標(biāo)（參選）文件資料。二是招標(biāo)（比選）人與中標(biāo)（中選）人的合同簽訂后，招標(biāo)或比選工作已完成，此時(shí)除將中標(biāo)（中選）人投標(biāo)（參選）文件及評(píng)標(biāo)（評(píng)審）全過程資料按要求移交給招標(biāo)（比選）人歸檔外，其余涉及未中標(biāo)（中選）人所有投標(biāo)（參選）文件也應(yīng)由委托代理機(jī)構(gòu)妥善進(jìn)行歸檔保管，切忌隨意堆放，更不能隨意處置，即使后續(xù)要處理也應(yīng)在達(dá)到保密規(guī)定時(shí)限后才能進(jìn)行集中且碎紙化處理，決不能按廢品作價(jià)銷售[4]。因?yàn)檫@些投標(biāo)（參選）文件一般都會(huì)涉及企業(yè)的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，包括人員資質(zhì)證書、財(cái)務(wù)年表、成功案例以及技術(shù)專利等。

2.4 建立相應(yīng)的泄密應(yīng)急預(yù)案，以備不時(shí)之需

所謂百密必有一疏，采購(gòu)保密管控工作做得再細(xì)也并不意味著不再有泄密的可能。因此，一套完備的保密防控措施必須涵蓋相應(yīng)泄密應(yīng)急預(yù)案及補(bǔ)救措施。泄密應(yīng)急預(yù)案及補(bǔ)救措施應(yīng)針對(duì)泄密的事項(xiàng)作分類決定。例如：屬于評(píng)標(biāo)專家信息泄露的，若時(shí)間允許的前提下應(yīng)重新抽取專家，時(shí)間不允許情況下可先行發(fā)布評(píng)標(biāo)（評(píng)審）時(shí)間變更公告延遲評(píng)標(biāo)（評(píng)審）時(shí)間再重新抽取專家；中標(biāo)候選人或中選人公示期間發(fā)生評(píng)標(biāo)（評(píng)審）相關(guān)保密事項(xiàng)信息泄露且影響中標(biāo)候選人或中選候選人排名順序的，如屬非依法必招的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)向通信運(yùn)營(yíng)商采購(gòu)專業(yè)上級(jí)主管部門報(bào)告，如屬依法必招的項(xiàng)目，則應(yīng)及時(shí)向招投標(biāo)監(jiān)管部門報(bào)告，并在征得采購(gòu)人上級(jí)專業(yè)主管部門或招投標(biāo)監(jiān)管部門同意后重新組織原評(píng)標(biāo)（評(píng)選）委員會(huì)進(jìn)行復(fù)核；其余事項(xiàng)的應(yīng)急方案應(yīng)堅(jiān)持“不遮掩、不狡辯、不自作主張”的“三不”原則。

2.5 加快電子招投標(biāo)系統(tǒng)的推廣和運(yùn)用，減少人為泄密的可能

電子招投標(biāo)系統(tǒng)公開透明，可以最大限度地規(guī)避招投標(biāo)或比選過程中招標(biāo)（比選）人與潛在投標(biāo)（參選）人、投標(biāo)（參選）人之間的利益關(guān)系，落實(shí)陽(yáng)光采購(gòu)，同時(shí)信息充分公開，也有利于更多潛在投標(biāo)（參選）人參與競(jìng)爭(zhēng)。以中國(guó)電信所屬省級(jí)公司、地市分公司采購(gòu)為例，目前大多還處于紙質(zhì)招標(biāo)或比選階段，對(duì)此有必要加快電子招投標(biāo)系統(tǒng)在通信運(yùn)營(yíng)商采購(gòu)項(xiàng)目中的推廣和運(yùn)用，減少人為泄密的可能。

3 結(jié) 論

在招標(biāo)或比選過程中需要同時(shí)做好保密工作、溝通工作以及采購(gòu)執(zhí)行過程中每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的跟進(jìn)工作，如果對(duì)保密事項(xiàng)的理解及防控措施做得不到位，就會(huì)破壞“公開、公平、公正”的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。因此，針對(duì)采購(gòu)中保密事項(xiàng)需采取必要的防范措施及監(jiān)督機(jī)制，才能確保采購(gòu)質(zhì)量，使得供應(yīng)鏈上的交易市場(chǎng)得以健康發(fā)展。