搭建適宜監(jiān)理企業(yè)的員工證書(shū)管理系統(tǒng)的實(shí)踐

莫 超（上海市合流工程監(jiān)理有限公司，上海 200120）

1 監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)信息化管理的背景及意義

員工職業(yè)資格證書(shū)管理是監(jiān)理企業(yè)人力資源管理的重要組成部分。近年來(lái)，信息技術(shù)的普及，特別是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能領(lǐng)域技術(shù)的蓬勃發(fā)展，不僅促進(jìn)了監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理朝著信息化和智能化方向發(fā)展，而且提高了監(jiān)理企業(yè)應(yīng)對(duì)未來(lái)危機(jī)、面對(duì)殘酷競(jìng)爭(zhēng)的能力。

職業(yè)資格證書(shū)對(duì)于監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)評(píng)定極為重要，在監(jiān)理企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中起到重要作用。面對(duì)數(shù)量眾多的職業(yè)資格證書(shū)，如何高效地管理員工資格證書(shū)是監(jiān)理企業(yè)面臨的一大難題。通過(guò)建立員工證書(shū)信息管理系統(tǒng)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)員工證書(shū)進(jìn)行分類管理，對(duì)保證監(jiān)理企業(yè)資質(zhì)始終處于最優(yōu)狀態(tài)具有十分重要的意義。

2 監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)需求及自行開(kāi)發(fā)必要性分析

2.1 系統(tǒng)需求分析

監(jiān)理企業(yè)所需的職業(yè)資格證書(shū)種類繁多，上海市合流工程監(jiān)理有限公司就有注冊(cè)監(jiān)理工程師、注冊(cè)安全工程師、一級(jí)注冊(cè)建造師、注冊(cè)造價(jià)工程師和監(jiān)理員等。每種證書(shū)又下設(shè)許多專業(yè)分支，且證書(shū)的有效期和備案項(xiàng)目各不相同。以往監(jiān)理企業(yè)的各類資格證書(shū)都是靠存儲(chǔ)于電腦中的文本進(jìn)行簡(jiǎn)單管理，查詢時(shí)存在速度慢、效率低的問(wèn)題，一旦在管理上有疏漏，就會(huì)給監(jiān)理企業(yè)造成難以彌補(bǔ)的損失。

此外，監(jiān)理行業(yè)從業(yè)人員的資格證書(shū)與其他行業(yè)的資格證書(shū)相比存在較大的差異性，特別是在時(shí)效性方面最為突出；工程類資格證書(shū)一旦過(guò)期，就會(huì)被禁止使用，從而對(duì)監(jiān)理企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)和項(xiàng)目管理產(chǎn)生負(fù)面影響。

綜上所述，監(jiān)理企業(yè)迫切需要一套切實(shí)有效的員工證書(shū)管理信息系統(tǒng)，對(duì)各類職業(yè)資格證書(shū)進(jìn)行分類管理，以彌補(bǔ)人工管理的效率低下和疏漏。

2.2 系統(tǒng)自行開(kāi)發(fā)必要性分析

上海市合流工程監(jiān)理有限公司采用自行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)員工證書(shū)信息化管理系統(tǒng)而非對(duì)外采購(gòu)的主要原因，是出于以下三個(gè)方面的考慮。

首先，從安全性方面來(lái)看，現(xiàn)在商業(yè)軟件的數(shù)據(jù)服務(wù)往往外包給諸如阿里云等第三方平臺(tái)，數(shù)據(jù)并不掌握在企業(yè)自己手中，數(shù)據(jù)維護(hù)經(jīng)常需要通過(guò)第三方平臺(tái)管理人員進(jìn)行操作，企業(yè)用戶僅享有較低層級(jí)的修改權(quán)限，但員工證書(shū)信息對(duì)企業(yè)而言屬于重要的商業(yè)信息，不適合托管給第三方公司管理。

其次，從購(gòu)買(mǎi)、使用和維護(hù)成本角度來(lái)看，外購(gòu)軟件具有很高的使用成本和維護(hù)成本，軟件開(kāi)發(fā)商僅提供一定期限的免費(fèi)維護(hù)，過(guò)了期限就有可能產(chǎn)生二次付費(fèi)的問(wèn)題，而自行開(kāi)發(fā)可以有效降低使用成本和維護(hù)成本。

第三，從監(jiān)理企業(yè)自身需求來(lái)看，商業(yè)軟件的功能往往過(guò)于復(fù)雜，而自行開(kāi)發(fā)的軟件最能貼合企業(yè)的實(shí)際需求，避免功能的繁雜和冗余，充分體現(xiàn)其既好用又簡(jiǎn)單的特點(diǎn)。

3 監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)功能架構(gòu)及體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)計(jì)

功能架構(gòu)在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中起著決策性、方向性和策略性的作用，合理設(shè)計(jì)功能架構(gòu)，可有效降低開(kāi)發(fā)失敗的風(fēng)險(xiǎn)，因而在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之前先要進(jìn)行功能架構(gòu)的設(shè)計(jì)。另外，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，必須緊密結(jié)合企業(yè)需求，這樣才能實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門(mén)員工職業(yè)資格證書(shū)的有效管理。通過(guò)對(duì)系統(tǒng)功能需求的分析，設(shè)計(jì)出監(jiān)理企業(yè)證書(shū)管理系統(tǒng)的功能架構(gòu)（見(jiàn)圖1）。

圖1 企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

3.2 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)采取客戶機(jī)/服務(wù)器（CS）結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，CS 結(jié)構(gòu)可以充分發(fā)揮客戶機(jī)與服務(wù)器各自的硬件優(yōu)勢(shì)，將資源合理分配到客戶端（Client）和服務(wù)端（Server），大大降低了系統(tǒng)間的交互延遲?？紤]到該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)目標(biāo)和企業(yè)的實(shí)際需求，員工資格證書(shū)管理系統(tǒng)總體框架結(jié)構(gòu)將劃分為 3 層（見(jiàn)圖2），分別是顯示層（VL）、業(yè)務(wù)邏輯層（BL）、數(shù)據(jù)訪問(wèn)層（DL）。

圖2 系統(tǒng)三層體系框架設(shè)計(jì)

4 監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)工作流程設(shè)計(jì)

監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)包含系統(tǒng)管理、員工信息管理、部門(mén)類別管理、職稱類別管理、證書(shū)類別管理、注冊(cè)證書(shū)信息管理、非注冊(cè)證書(shū)信息管理和證書(shū)信息統(tǒng)計(jì)等模塊。系統(tǒng)功能架構(gòu)和體系結(jié)構(gòu)確立之后，需要對(duì)各功能之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行梳理。

監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)作為企業(yè)了解和管理各部門(mén)員工證書(shū)信息的窗口，能提供快速錄入、查詢和統(tǒng)計(jì)的功能，能實(shí)現(xiàn)對(duì)即將到期證書(shū)的預(yù)警管理，以達(dá)到信息化管理的目的。管理員應(yīng)當(dāng)及時(shí)錄入員工證書(shū)信息，必要時(shí)對(duì)信息進(jìn)行修改和查詢等操作以滿足特定的需求。此外，管理員還可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中注冊(cè)的員工、單位和證書(shū)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，以便企業(yè)管理層及時(shí)了解公司員工及其持證情況。本系統(tǒng)的工作流程如圖3 所示。

圖3 系統(tǒng)功能流程圖

5 監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)主要功能模塊介紹

本項(xiàng)目運(yùn)用軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)解決方案，經(jīng)過(guò)選題、調(diào)研、需求分析、功能架構(gòu)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)體系設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、測(cè)試和運(yùn)行幾個(gè)階段，歷時(shí)一年之久，最終形成了滿足實(shí)際需求的監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)涉及多個(gè)功能模塊，包括系統(tǒng)管理模塊、系統(tǒng)登錄模塊、部門(mén)信息管理模塊、員工信息管理模塊、證書(shū)管理模塊、證書(shū)到期提醒功能模塊和查詢統(tǒng)計(jì)模塊。

5.1 系統(tǒng)管理模塊

系統(tǒng)管理模塊是系統(tǒng)的“神經(jīng)中樞”，主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常管理，涉及用戶注冊(cè)管理、用戶權(quán)限管理、服務(wù)器設(shè)置管理和密碼管理等。

5.2 系統(tǒng)登錄模塊

用戶注冊(cè)成功后，可以通過(guò)系統(tǒng)登錄界面登錄系統(tǒng)。

5.3 部門(mén)信息管理模塊

部門(mén)信息管理模塊可以根據(jù)實(shí)際需求，調(diào)整員工的部門(mén)信息；企業(yè)管理層可以通過(guò)該模塊，快速查詢某一個(gè)或者幾個(gè)部門(mén)的信息，同時(shí)隨著單位業(yè)務(wù)的變化，有可能增加或者刪除某些部門(mén)。因此，部門(mén)信息管理模塊也是該系統(tǒng)的重要組成部分。

5.4 員工信息管理模塊

員工信息管理模塊可以對(duì)員工的信息進(jìn)行導(dǎo)入、修改和查詢等操作，方便管理員查詢和更新員工信息。員工的基本信息包括姓名、性別、職稱、部門(mén)、身份證、出生年月、電話和郵箱。

5.5 證書(shū)管理模塊

證書(shū)管理模塊分為注冊(cè)證書(shū)管理和非注冊(cè)證書(shū)管理兩大類。證書(shū)管理模塊具有增加、刪除和修改證書(shū)信息的功能以滿足特定需求。圖4 所示的是證書(shū)信息管理模塊界面。

5.6 證書(shū)到期提醒功能模塊

在證書(shū)到期提醒功能模塊中設(shè)置提醒天數(shù)，可以查詢?cè)谝欢〞r(shí)間范圍內(nèi)即將到期證書(shū)的信息，以防證書(shū)過(guò)期，提醒員工安排繼續(xù)教育等。圖5 所示的是到期提醒功能模塊頁(yè)面。

圖4 證書(shū)信息管理模塊界面

圖5 到期提醒模塊界面

5.7 查詢統(tǒng)計(jì)模塊

查詢統(tǒng)計(jì)模塊可以根據(jù)狀態(tài)的不同對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中注冊(cè)的員工、單位和證書(shū)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，以便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)了解公司員工及其持證情況，為企業(yè)的健康發(fā)展提供幫助。

6 展 望

開(kāi)發(fā)與運(yùn)用監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)，大幅度提升了監(jiān)理企業(yè)證書(shū)的管理效率，減輕了人工管理的負(fù)擔(dān)，為監(jiān)理企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供了重要的資質(zhì)保障。雖然某些模塊在設(shè)計(jì)和運(yùn)行中遇到了瓶頸，但也為今后系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)奠定了良好的基礎(chǔ)。今后，在監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)管理系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈技術(shù)，將進(jìn)一步開(kāi)發(fā)基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的信息管理軟件，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)正確傳送，為企業(yè)管理者的決策判斷提供更加翔實(shí)和準(zhǔn)確的情報(bào)。監(jiān)理企業(yè)員工證書(shū)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)和運(yùn)用只是一個(gè)開(kāi)始，我們將從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度出發(fā)，不斷完善其功能，充分發(fā)揮其作用，更好地為監(jiān)理企業(yè)服務(wù)，創(chuàng)造更多的利潤(rùn)和價(jià)值。