高校檔案數(shù)字化與館藏檔案分級(jí)管理方法探析

摘 要 隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)和信息化的快速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)出現(xiàn)在人們的日常生活，越來越多的高校重視起了檔案的數(shù)字化建設(shè)。在高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要依托校內(nèi)館藏檔案的建設(shè)，進(jìn)行嚴(yán)格的館藏檔案分級(jí)管理，做到把重要檔案加以保護(hù)，同時(shí)利用數(shù)字化與信息化技術(shù)，有條不紊多的加快電子檔案建設(shè)，加強(qiáng)檔案的分級(jí)管理，為檔案的安全性和長(zhǎng)久儲(chǔ)存提供有力的保障和技術(shù)支持。

關(guān)鍵詞 高校檔案 數(shù)字化 館藏檔案 分級(jí)管理

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在目前的高校檔案建設(shè)中，大多高校會(huì)采取館藏檔案和數(shù)字化檔案的同步建設(shè)。在面臨嚴(yán)重突發(fā)事件時(shí)，如何對(duì)檔案信息進(jìn)行安全的保護(hù)，是一項(xiàng)重要的工作，因此出現(xiàn)了檔案分級(jí)管理的方式，配合目前發(fā)展的檔案數(shù)字化，能有效對(duì)高校檔案進(jìn)行合理有效的保護(hù)，同時(shí)分級(jí)管理方法也使日常檔案管理工作有序的開展。本文主要對(duì)高校檔案數(shù)字化與館藏檔案分級(jí)管理方法做出研究分析。

1館藏檔案分級(jí)管理有利于區(qū)別出重要檔案

高校的館藏檔案是高校的一項(xiàng)建設(shè)工作，每年都會(huì)進(jìn)行更新，它記載著高校每個(gè)時(shí)間段的發(fā)展歷史，主要包括高校招生就業(yè)、科技研究、教育教學(xué)、人文活動(dòng)等方面的信息內(nèi)容，同時(shí)會(huì)以文字、音視頻、數(shù)據(jù)等形式展現(xiàn)和記錄。高校的檔案建設(shè)是高校整體建設(shè)的重要組成部分，因此為了使這項(xiàng)工作有序的開展，需要按照分級(jí)管理的方法，使建設(shè)館藏建設(shè)更加有效。首先高校在檔案信息收集時(shí)，要分清主次，根據(jù)檔案信息的重要程度分級(jí)，同時(shí)按照信息的重要程度將檔案的歸檔保留時(shí)間設(shè)置為永久保留、三十年保留以及十年保留，這種分級(jí)的檔案保留年限就是檔案價(jià)值的初步判定。通過這一級(jí)篩選，一些不具備代表性檔案將會(huì)被清楚收納范圍，同時(shí)篩選出的不同程度可以歸檔的檔案會(huì)根據(jù)類別，按照國(guó)家的法律法規(guī)由高校檔案管理部門依次進(jìn)行保管。

目前國(guó)內(nèi)的大多高校沒有進(jìn)行檔案的分級(jí)管理，通常是根據(jù)時(shí)間年限把各類檔案存入同庫房，這樣的保管模式將會(huì)增加后期的調(diào)檔難度，同時(shí)也無法快速區(qū)別出重要檔案和非重要檔案。這種混合式的館藏模式在遇到突發(fā)事件時(shí)，無法做到歲重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)和有效保護(hù)，后期的損失程度無法預(yù)估。因此采用檔案分級(jí)管理的模式，可以給館藏檔案一個(gè)有效的分級(jí)，對(duì)篩選出的重要檔案加以保護(hù)，充分發(fā)揮高校館藏的作用。

2館藏檔案分級(jí)管理有利于對(duì)檔案的安全保護(hù)

根據(jù)國(guó)家教育部和國(guó)家檔案局發(fā)布的關(guān)于《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，各高校要建立高校檔案部門，并且按照規(guī)定依法收納高校的各類檔案，并且規(guī)定可以依據(jù)高校建設(shè)要求和實(shí)際檔案管理需求，對(duì)特殊檔案就行單獨(dú)保管。各高校要根據(jù)學(xué)生和教職工的調(diào)檔要求，對(duì)頻繁利用的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并將此類檔案與其他檔案分開存放，這樣一方面能提高管理人員對(duì)檔案的查找速度，另一方面還能保證此類檔案的使用不會(huì)影響到其他重要檔案的存放安全。

館藏檔案分級(jí)管理能明確每位員工的崗位職責(zé)，在突發(fā)緊急事故時(shí)，每位管理人員能第一時(shí)間找到重要檔案所在位置，對(duì)其進(jìn)行搶救，盡最大能力減小檔案損失。同時(shí)檔案的分級(jí)管理后，能對(duì)重點(diǎn)檔案進(jìn)行更加安全的管理存放，能有效預(yù)防安全事故的發(fā)生。在分級(jí)管理的同時(shí)，管理人員要定期培訓(xùn)，增強(qiáng)整體的業(yè)務(wù)水平，每一個(gè)人都應(yīng)該對(duì)檔案存放位置和檔案等級(jí)特性有全面的了解，平時(shí)要注重對(duì)檔案的保護(hù)。

3館藏檔案分級(jí)管理有利于高校檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著信息數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校在檔案管理方面也逐漸應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。在檔案的數(shù)字化建設(shè)中，要將紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影娴牟牧?，這個(gè)過程中要掃描數(shù)量龐大的檔案材料。檔案分級(jí)管理給檔案數(shù)字化建設(shè)指明了建設(shè)方向，數(shù)據(jù)庫的搭建也要分級(jí)建設(shè)，然后將掃描的檔案按照重要程度逐級(jí)收入到數(shù)據(jù)庫里。館藏檔案的分級(jí)管理為檔案數(shù)字化進(jìn)程提供方便，減少了錄入時(shí)的人力和物理，同時(shí)高校檔案數(shù)字化建設(shè)也為學(xué)校的檔案管理提供一個(gè)安全便捷的平臺(tái)，能夠利用數(shù)字化技術(shù)更好的服務(wù)于廣大師生和校友。高校檔案數(shù)字化建設(shè)也會(huì)為館藏的檔案提供安全保護(hù)，減小了人為查閱時(shí)對(duì)館藏檔案的損壞，能安全的保護(hù)原紙質(zhì)文件。只有當(dāng)高校建立一個(gè)完整的檔案分級(jí)管理制度，并嚴(yán)格的去落實(shí)，才會(huì)加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，也會(huì)使建設(shè)的數(shù)字化檔案層次明確，方面后期的管理。

高校館藏檔案的分級(jí)管理符合國(guó)家教育部和國(guó)家檔案局的管理規(guī)定，也是國(guó)家大力提倡的檔案管理方法。高校檔案數(shù)字化和館藏檔案分級(jí)管理會(huì)給高校的檔案提供安全的存儲(chǔ)環(huán)境，在保護(hù)檔案原有的社會(huì)歷史價(jià)值的同時(shí)，為高校的師生提供更加人性和便捷的服務(wù)。在未來的檔案數(shù)字化建設(shè)還有館藏檔案管理中，要繼續(xù)按照檔案分級(jí)管理的方法，合理高效的對(duì)檔案進(jìn)行收錄和數(shù)字化轉(zhuǎn)變，為高校檔案安全提供保障。

作者簡(jiǎn)介：李燕，（1983.11-），女，漢族，江西人，本科，景德鎮(zhèn)陶瓷大學(xué)助教/科長(zhǎng)，研究方向：檔案信息資源開發(fā)與利用。

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