機(jī)關(guān)電子檔案規(guī)范化管理的難題與對(duì)策

王會(huì)麗

（中央農(nóng)業(yè)廣播電視學(xué)校石家莊市井陘礦區(qū)分校，河北 井陘礦 050100）

電子檔案的出現(xiàn)，能夠更好的服務(wù)于人民。電子檔案能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別并處理，電子檔案的出現(xiàn)，打破了傳統(tǒng)檔案的弊端，在一定程度上節(jié)約了空間與時(shí)間的占比。通過(guò)計(jì)算機(jī)編輯文字，從而構(gòu)成電子檔案的形態(tài)。而目前，電子檔案在管理過(guò)程中還存在一系列的問(wèn)題，如何能夠規(guī)范電子檔案的管理，已經(jīng)成為當(dāng)下需要解決的問(wèn)題之一。只有規(guī)范電子檔案的管理，才可以提升機(jī)關(guān)的工作效率，為以后電子檔案的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。一般情況下，電子檔案需要經(jīng)過(guò)最終審批工作才可定稿。電子檔案的形成過(guò)程較為復(fù)雜，其中包括：文件整理、歸檔、檢測(cè)、說(shuō)明、存儲(chǔ)、備份、保存、貼簽等。對(duì)于歸檔的電子檔案時(shí)間、版本、數(shù)據(jù)、格式等也有要求，進(jìn)一步提高電子檔案的管理質(zhì)量。在歸檔過(guò)程中，如有相同其它載體的文件，應(yīng)做好內(nèi)容上的說(shuō)明，從而規(guī)范電子檔案的管理工作。

1 機(jī)關(guān)電子檔案規(guī)范化管理的問(wèn)題

1.1 對(duì)電子檔案的管理不夠重視

電子檔案來(lái)源于電子文件，在工作過(guò)程中一定要做好收集與整理。而有部分工作人員在管理過(guò)程中，不懂得與時(shí)俱進(jìn)，還是認(rèn)可傳統(tǒng)的管理辦法，對(duì)電子檔案沒(méi)有全面的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在管理工作中，工作態(tài)度過(guò)于消極。對(duì)于這些電子文件，沒(méi)有人重視，也就沒(méi)人過(guò)問(wèn)，沒(méi)人收集，使其自生自滅。

1.2 復(fù)合型檔案缺乏管理人才

在這個(gè)數(shù)據(jù)時(shí)代，管理人員應(yīng)熟悉計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，這也是做好檔案管理工作的重要條件。一部分機(jī)關(guān)管理人員，知識(shí)結(jié)構(gòu)過(guò)于傳統(tǒng)，早已熟悉傳統(tǒng)檔案的管理方式，對(duì)于現(xiàn)代的信息技術(shù)，處于排斥階段，不懂如何應(yīng)用，因此，就無(wú)法保障檔案的管理工作。由此可知，一個(gè)既清楚檔案又明白信息技術(shù)的人才，對(duì)于現(xiàn)代的檔案管理是多么重要。

1.3 責(zé)任不明確，管理缺位

機(jī)關(guān)人員在收集電子檔案的過(guò)程中，首先應(yīng)在檔案收集部門形成電子檔案，其次在交給檔案的專職管理人員。但是，在實(shí)際的檔案管理工作中，一些檔案的兼職人員不能做好自己的職業(yè)工作，對(duì)于檔案的收集、管理工作，多數(shù)都交給機(jī)關(guān)人員完成，這就導(dǎo)致檔案責(zé)任不明確等現(xiàn)象的發(fā)生。

1.4 存在丟失、損壞、泄密等安全隱患

電子檔案的存在需要依附于計(jì)算機(jī)，其中，信息與載體可以分開，那么，在利用過(guò)程中，如果稍不注意，就很可能丟失、損壞、泄密等。一些單位不注重網(wǎng)絡(luò)安全，缺乏相應(yīng)的預(yù)防措施，對(duì)于電子檔案的管理，沒(méi)有防范意識(shí)，所以，會(huì)導(dǎo)致一些安全隱患的產(chǎn)生。例如：對(duì)于存儲(chǔ)檔案的計(jì)算機(jī)沒(méi)有密碼，無(wú)論是誰(shuí)都可以閱覽，有的甚至還可以拷貝。

2 電子檔案規(guī)范化管理問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 建立健全電子檔案的管理體系

為了使電子檔案的管理工作，更加規(guī)范性的開展，就需要有關(guān)部門建立健全檔案的管理體系。將網(wǎng)絡(luò)工作構(gòu)建完整，明確每一個(gè)工作人員的工作職業(yè)，規(guī)范管理流程以及操作方法等。另外，還需要充分調(diào)動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理人員的積極性，讓其發(fā)揮兼職檔案的根本作用。從而清楚了解電子檔案的管理要求，將責(zé)任明確到個(gè)人身上，進(jìn)一步保障電子檔案管理的規(guī)范性，使管理過(guò)程更加科學(xué)合理。

2.2 積極培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才

電子檔案的出現(xiàn)，為檔案工作開辟了新的路徑，與此同時(shí)，也對(duì)電子檔案的管理人員有著更好的要求，使其掌握更多的知識(shí)技能。另外，還需注重人才的培養(yǎng)與選拔，加強(qiáng)人才對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，還可以通過(guò)優(yōu)化年齡結(jié)構(gòu)等方式，從而打造一支電子檔案管理復(fù)合型人才的隊(duì)伍。這不僅為電子檔案管理提供了人才保障，還為電子檔案管理提供了質(zhì)量保障。

2.3 制度先行，加強(qiáng)管控

在進(jìn)行電子檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)做好其保管工作。除此之外，還應(yīng)做好數(shù)據(jù)的備份工作，并認(rèn)真實(shí)施一些遷移策略。做好數(shù)據(jù)的定期檢查工作，合理管控存在的一些安全隱患，從而保障電子檔案的長(zhǎng)期保存工作。從電子檔案的收集到利用工作，首先需要有完善的制度保障，從而實(shí)現(xiàn)保障安全隱患的目的。另外，在預(yù)防安全隱患的過(guò)程中，應(yīng)做好科學(xué)防范工作，避免檔案的損壞、丟失等問(wèn)題。還有一些利用外包方式進(jìn)行檔案管理的單位，一定要遵循檔案規(guī)范法進(jìn)行，加強(qiáng)對(duì)外包公司的監(jiān)管力度，從而保障檔案信息的安全。

2.4 三位一體，增強(qiáng)安全防控能力

在進(jìn)行電子檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)不斷完善電子檔案的設(shè)施，從而做到人防、物防、技防。這樣的三位一體工作，有助于對(duì)電子檔案更好的保護(hù)。另外，一些條件好的機(jī)關(guān)，可以根據(jù)檔案信息安全保護(hù)的要求，完善檔案信息的管理系統(tǒng)。從完善管理檔案的設(shè)備開始，再到其系統(tǒng)安全等，多方面進(jìn)行安全管理，從而使電子檔案具有更強(qiáng)的安全防護(hù)能力。

3 結(jié)語(yǔ)

電子檔案的管理工作，對(duì)電子檔案工作的質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。因此，應(yīng)規(guī)范電子檔案的管理工作，充分考慮影響電子檔案的多種因素，并根據(jù)不同的問(wèn)題，采取相應(yīng)的解決措施。以實(shí)現(xiàn)電子檔案管理水平為目的，使電子檔案充分發(fā)揮自己利用價(jià)值，從而更好的為人民服務(wù)。