淺探工程建設(shè)檔案管理信息化

趙華軍

摘 要：因為中國社會經(jīng)濟的持續(xù)上升，各大企業(yè)也逐步面臨著新的機會和挑戰(zhàn)。充分利用信息技術(shù)對工程建設(shè)的檔案進行管理，能夠使企業(yè)更加快速的發(fā)展壯大。工程檔案管理是工程建設(shè)必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其可以清晰展現(xiàn)出工程的質(zhì)量水平，實時高效地更改工程建設(shè)中不正確的部分，從而提升工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。然而因為企業(yè)對工程建設(shè)開展檔案管理工作缺乏足夠的認識，所以在實行工程建設(shè)的檔案管理工作的過程當(dāng)中還具有一定的問題，將會降低工程建設(shè)檔案管理的效率，不利于工程建設(shè)項目的進展。希望通過本文的分析，能夠給工程建設(shè)檔案管理人員提供一定的參考和幫助。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè);檔案管理;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.115

現(xiàn)階段，信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于展開檔案管理工作的進程之中。檔案管理創(chuàng)新的速率持續(xù)上升，所以信息化手段對檔案創(chuàng)新來講是必不可少的。以下將簡要闡述在工程建設(shè)中進行信息化檔案管理的意義、當(dāng)前存在的問題以及相應(yīng)的解決策略和建議等方面內(nèi)容。

1 在工程建設(shè)中進行信息化檔案管理的意義

1.1 提升工程建設(shè)檔案管理質(zhì)量

現(xiàn)如今各大企業(yè)在重大項目的檔案管理工作上仍然具有一些問題，其中工程建設(shè)的檔案管理的能力較差這一問題最為突出。信息化處理工程建設(shè)的檔案及資源，不僅能夠使得工程項目的信息與檔案管理數(shù)據(jù)保存更加準確高效，還能夠進一步擴展其工作范圍。信息化的工程建設(shè)的檔案管理模式的應(yīng)用能夠大大地增強信息化工程建設(shè)的質(zhì)量和可靠性。在各個部門中大多數(shù)的事件都必須先查閱檔案再開始，因此要對檔案管理進行創(chuàng)新，保障每個職員都能夠快速準確地找到檔案，從而大大提高團隊的工作效率。

1.2 促進項目檔案信息共享

由于中國各大企業(yè)的工程建設(shè)的檔案管理信息化的整體水平相對較低，因此我國工程建設(shè)的檔案信息的儲存、傳遞、共同使用等方面還沒有徹底創(chuàng)建合理的信息化運行管理體系。管理當(dāng)前各大企業(yè)的形式多樣的項目工程檔案，能夠進一步打破之前的人工紙質(zhì)管理模式在檔案搜索、處理、分析等各個方面的局限性，以至于工程建設(shè)檔案管理能夠推動中國特色社會主義社會經(jīng)濟的快速進步。

1.3 推動建設(shè)項目事業(yè)發(fā)展

工程檔案是我國建設(shè)項目事業(yè)很多有效資源的一個綜合體，除了大量的紙質(zhì)檔案以外，還存在各種圖片、音頻、視頻等，一定程度上需要有關(guān)部門進一步增強對工程建設(shè)檔案的信息化管理工作，要不然將會嚴重影響企事業(yè)工程建設(shè)的檔案管理效率。極大地增強企業(yè)的信息化管理工作，如今大部分的企業(yè)都朝著信息化時代發(fā)展，檔案信息化管理屬于企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，能夠有效地促進企業(yè)的信息化建設(shè)發(fā)展。

2 當(dāng)前工程建設(shè)檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理人員水平較差

工程建設(shè)的檔案管理的工作本身就是一種非常嚴謹、需要保密、比較繁雜的工作。目前， 我國從事工程建設(shè)項目檔案管理的很多職員往往缺乏足夠的專業(yè)知識體系，其知識程度未達到標準。在一些重點工程建設(shè)項目中，負責(zé)檔案管理工作的職員基本上大都是剛進入公司的，專門負責(zé)工程技術(shù)的。然而社會上那些大型工程企業(yè)的檔案管理從業(yè)人員的能力不在同一水平，無法熟練掌握各種專業(yè)的工程建設(shè)的檔案管理的技能，進而管理過程中會出現(xiàn)很多小問題。同時，檔案管理部門的工作人員的專業(yè)技能水平不高、工作態(tài)度不好，還由于領(lǐng)導(dǎo)沒有充分重視而直接致使了檔案管理的從業(yè)人員的工作動力較差，以至于最終使得檔案管理工作開展進程非常遲緩。

2.2 檔案管理制度不完善

由于負責(zé)檔案管理工作的人員的流動性逐漸變大，老舊的檔案管理模式和體系的缺陷更加明顯的暴露出來，從而降低工作效率和質(zhì)量。缺乏完善的管理制度，會嚴重影響實際建設(shè)工程，可能會出現(xiàn)檔案保存和建設(shè)不在同一時間的情況。此種現(xiàn)象將會使建設(shè)進程中的非常重要的信息無法實時進行保存而丟掉，不但使管理工作更加雜亂無章，而且還對建設(shè)工作的順利展開以及之后的檢查維修工作帶來一定的困難。一些企業(yè)具有電子檔案，但尚未對其進行合理歸類，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)尋找時間較長的情況，從而大大降低了企業(yè)各個部門的工作效率。

2.3 管理的意識比較單薄

在具體的工作過程當(dāng)中，一些管理工作人員覺得檔案管理僅僅是將工程建設(shè)過程中的內(nèi)容進行簡單的記錄，所以在工程建設(shè)工作結(jié)束以后，檔案僅僅記錄了相關(guān)的數(shù)據(jù)、施工的進度以及材料的使用量等，但是對大多數(shù)有效的信息卻不能進行詳細的總結(jié)分析，在之后的工作過程當(dāng)中，如果相關(guān)人員想要查閱檔案進行參考時，常常找不到真實有效的信息，也不能對一些需要用到的數(shù)據(jù)來源進行具體的溯源，直接降低了檔案的質(zhì)量。許多企業(yè)在安排工程檔案管理時，未投入必要資金，職員對檔案管理工作缺乏足夠的重視。因此大多數(shù)職員在做檔案管理工作的過程當(dāng)中，沒有踴躍研究探索一套高效便捷的檔案管理手段，在對檔案的分類上不仔細不合理，以至于不同的檔案被錯誤地歸類，進一步提升了檢索分析時的困難程度。

3 工程建設(shè)檔案管理信息化的創(chuàng)新

3.1 加強對管理人員的培養(yǎng)力度

各大企業(yè)應(yīng)該將對職員進行培訓(xùn)的工作融入對每個部門的績效考核，在信息進行保存、分析檔案數(shù)據(jù)的過程當(dāng)中，實時展開工程建設(shè)的檔案管理的專業(yè)知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，還可以舉行現(xiàn)場經(jīng)驗交流會等活動。檔案管理領(lǐng)域的高水平人才往往可以深刻的意識到信息技術(shù)在企業(yè)的工程建設(shè)的檔案管理工作中的特殊性，而且可以將先進的信息技術(shù)和檔案管理緊密融合，其具有信息化的管理理念對管理制度進行完善，持續(xù)不斷的推動了信息化檔案管理的進一步健康發(fā)展。然而，因為老舊古板的觀念嚴重約束著很多企業(yè)的檔案管理部門的工作人員，使其對信息化檔案管理的重要性認識仍然保持在較低水平，他們的工作技能水平有待進一步提高。因此，相關(guān)部門一定要進一步增加負責(zé)管理工作的職員的基本薪水以及福利待遇，引進更多高水平的專業(yè)人才，進而使得檔案管理工作的質(zhì)量和效果大大提升。

3.2 提高信息化管理意識

對于規(guī)模擴大速度很快的企業(yè)來說，工程項目的種類非常多元化，內(nèi)容也比較繁瑣，若是想要更好地運用先進的信息技術(shù)實現(xiàn)對工程檔案的實時管理和自動化控制，就一定要持續(xù)增強管理職員的信息化水平，使其管理意識進一步提升。在對現(xiàn)有的工程建設(shè)公司展開工程檔案信息化管理的進程之中，一定要增強職員的管理意識。并對具備現(xiàn)實作用的信息開展登記錄入工作，從而能夠有效幫助后續(xù)的工作人員參考工程建設(shè)的檔案，為以后的建設(shè)工作提供更有效的參考幫助。

3.3 完善管理制度

各大企業(yè)若是想要使工程建設(shè)的檔案管理的信息化水平得到進一步提升，首先一定要創(chuàng)建并完善一個相應(yīng)的管理制度。企業(yè)一定要聯(lián)系自身實際情況，對老舊的管理制度進行創(chuàng)新，使其更適應(yīng)當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展背景。在制度方面，必須要保障已經(jīng)錄入到系統(tǒng)內(nèi)的檔案資料非常準確有效，這樣才能保障企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)能夠按照規(guī)章制度做出正確的決策，規(guī)范管理人員的實際操作，獎罰分明，進而使檔案資源的利用率進一步提升。紙質(zhì)的檔案一旦在保存過程中受到各種因素影響，就會產(chǎn)生嚴重的破壞，進而無法正常使用。因此，各大企業(yè)一定要增加對先進高科技設(shè)備的購買量，促進檔案信息化管理快速發(fā)展。

4 結(jié)束語

綜上所述，信息化檔案管理在現(xiàn)代化的工程建設(shè)中一向具備非常重要的地位。在此過程當(dāng)中一定要對工程建設(shè)需求和其他各方面的影響因素進行綜合性的合理分析，根據(jù)研究結(jié)果計劃一個科學(xué)的檔案管理體系。這就需要從加強對管理人員的培養(yǎng)力度、提高信息化管理意識、完善管理制度這三個方面出發(fā)，解決檔案管理工作的存在的問題，整體提高了工程建設(shè)的檔案管理的效率，進而推動工程建設(shè)的順利開展。