淺談新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展趨勢

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摘 要：隨著社會發(fā)展，新時(shí)期信息技術(shù)不斷開拓進(jìn)步，各種信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)已成為新時(shí)代發(fā)展的方向。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式要從人工管理為主的形勢到向電子信息化管理為發(fā)展的轉(zhuǎn)變，從以紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化、全信息化檔案轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案管理將逐漸實(shí)行全信息化管理模式，以提高醫(yī)院信息化檔案數(shù)據(jù)高效利用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;信息化管理;發(fā)展;趨勢

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.097

現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展在不斷進(jìn)步，我國也將全面進(jìn)入信息化時(shí)代，在此社會新時(shí)期的背景下，醫(yī)院檔案管理工作也要加強(qiáng)自身檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展。要強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息化建設(shè)力度，就要從提高檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)和增加檔案信息化發(fā)展所需軟、硬件設(shè)備等幾個(gè)方面來提高信息化檔案利用效率，從而避免因工作人員信息收集不全或因疏漏而導(dǎo)致信息錄入缺失等錯(cuò)誤現(xiàn)象發(fā)生。此外，建立信息化的醫(yī)院檔案，方便了各醫(yī)療科室及時(shí)查閱相關(guān)信息，從而實(shí)現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的高效利用，進(jìn)而提升各科室的工作效率。

1 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化還存在以下幾點(diǎn)不足

1.1 醫(yī)院檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待于提高

要加強(qiáng)檔案人員信息化技能培訓(xùn)，定期組織檔案人員外出進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過專業(yè)學(xué)習(xí)來充實(shí)自身職業(yè)素養(yǎng)。二是邀請市檔案專家來院進(jìn)行講座、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以便于檔案人員及時(shí)掌握國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)技術(shù)的發(fā)展新動(dòng)態(tài)。三是檔案管理人員要對各科室兼職檔案人員進(jìn)行有針對性的信息化培訓(xùn)，并對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查、指導(dǎo)。新時(shí)期檔案管理人員還要具備創(chuàng)新意識，逐步推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程。

1.2 缺乏先進(jìn)的信息化設(shè)備

計(jì)算機(jī)軟、硬件以及信息資源的收集等是檔案信息化發(fā)展的基礎(chǔ)。受到醫(yī)院發(fā)展資金限制，各種先進(jìn)的信息化、數(shù)字化設(shè)備無法全部配齊，其中計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與檔案數(shù)據(jù)庫程序已過于陳舊，阻礙醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)步與效率提升。在推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程中，以計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備最是不可缺少的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。因此，想要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作管理信息化，醫(yī)院本身要引進(jìn)或更換各種現(xiàn)代化的儀器設(shè)備，要及時(shí)更新檔案軟件系統(tǒng)及辦公程序等，這樣才能滿足新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化發(fā)展的需要，為醫(yī)院信息化檔案的可靠性與安全性提供重要保障，實(shí)現(xiàn)對各類信息檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的利用價(jià)值。

1.3 檔案管理信息化中存在的風(fēng)險(xiǎn)

隨著新時(shí)期到來，大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會各個(gè)領(lǐng)域之中被廣泛應(yīng)用，在給人們帶來許多便利的同時(shí)，也引發(fā)了信息安全方面的問題，特別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息平臺系統(tǒng)極易受到病毒與黑客攻擊，加大了信息化檔案管理工作的難度。

2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的重要意義

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作還處于依靠人工操作的落后模式，要想改變傳統(tǒng)落后模式先要建立起基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理信息平臺系統(tǒng)。要先從醫(yī)院各職能科室內(nèi)部開始建立起標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、智能化的檔案信息數(shù)據(jù)采集、整理、存貯系統(tǒng)，再實(shí)現(xiàn)各職能科室之間的彼此聯(lián)通，形成一個(gè)以內(nèi)部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺系統(tǒng)。既要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化操作的優(yōu)勢與高效，又能同時(shí)提高網(wǎng)絡(luò)化管理的及時(shí)性與便捷性。隨著當(dāng)代社會信息數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，還需要現(xiàn)代檔案人員積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等更加前沿的理論和技術(shù)來改變傳統(tǒng)檔案管理模式。

2.1 檔案信息化的存儲具有哪些優(yōu)勢

信息化檔案就是利用電子數(shù)據(jù)為載體記錄的檔案。信息化檔案也是當(dāng)今社會發(fā)展必然趨勢。信息化檔案與紙質(zhì)檔案最大區(qū)別在于，信息化檔案可以存儲非常多的數(shù)據(jù)內(nèi)容，但它的儲存載體卻可以非常小，像U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等設(shè)備都可以用于備份儲存檔案，這樣就大大降低了檔案信息的丟失與損壞等風(fēng)險(xiǎn)。信息化檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它不僅可以記錄文字還能記錄影像、音頻、視頻、圖片等內(nèi)容，讓檔案變得更準(zhǔn)確、更具體。

2.2 提高醫(yī)院信息化檔案的利用率

首先要建立健全信息化檔案管理機(jī)制，檔案資料收集必須準(zhǔn)確、詳實(shí)，做到檔案數(shù)據(jù)的復(fù)制、備份、保存等必須和源數(shù)據(jù)相一致以便查閱，還要盡量把圖像類的數(shù)據(jù)資料按發(fā)展時(shí)間、事件等轉(zhuǎn)換成文字?jǐn)?shù)據(jù)資料，這樣方便后期的查閱和使用。檔案存儲的數(shù)據(jù)格式也要根據(jù)國家規(guī)定來統(tǒng)一設(shè)計(jì)，并要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的信息化檔案管理機(jī)制。隨著醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案的數(shù)量將越來越多，當(dāng)紙質(zhì)檔案需要查詢時(shí)，要經(jīng)過多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案。而信息化檔案是將檔案數(shù)據(jù)輸入進(jìn)醫(yī)院內(nèi)局域網(wǎng)，檔案人員在網(wǎng)上后臺進(jìn)行管理，極大促進(jìn)檔案查詢的便捷性，提高了檔案工作的效率。

3 醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展措施

3.1 對文書檔案進(jìn)行信息化管理

醫(yī)院檔案信息化管理最基礎(chǔ)的工作將是文書檔案信息化處理，而文書檔案信息化工作的質(zhì)量在很大程度上會影響所有檔案管理的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時(shí)期信息化檔案管理工作的需要，檔案管理人員就要提前參與到文件管理中，一直到該文件被銷毀或永久保存。并要將文件管理與檔案信息化工作流程相結(jié)合，并按照批辦次序在醫(yī)院局域網(wǎng)內(nèi)依次傳閱，設(shè)定催辦時(shí)間，如不能按時(shí)返回的傳閱文件，要有催辦程序向承辦人發(fā)出催辦指令，提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件審閱，在完成對該文件處理后同時(shí)進(jìn)行檔案信息預(yù)立卷整理。對于基建、設(shè)備等檔案，要在工程項(xiàng)目立項(xiàng)之初就要同步確定項(xiàng)目信息的歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，使歸檔信息工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

3.2 合理布局檔案信息化系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)

在檔案管理信息平臺系統(tǒng)的內(nèi)外網(wǎng)之間要設(shè)置有物理隔離，這起到保護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)資料安全性的關(guān)鍵措施。就現(xiàn)在來看，需要有兩層保護(hù)，第一層以路由器的為核心的防護(hù)隔離，路由器要發(fā)揮過濾被屏蔽的IP地址和服務(wù)的作用。先隔離IP地址，再有選擇性地放行需要進(jìn)入的地址，從而起到保護(hù)信息平臺系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的安全。第二層是防火墻。要能夠檢測出網(wǎng)絡(luò)攻擊并能報(bào)警，并對經(jīng)過防火墻的信息內(nèi)容進(jìn)行篩選記錄，對一些禁止進(jìn)入的內(nèi)容進(jìn)行屏蔽，要有針對性的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案信息平臺系統(tǒng)的信息化優(yōu)勢作用，不但能夠提高檔案信息化管理的保密效果，還可以增強(qiáng)檔案信息化的有效利

用性。

3.3 提升檔案工作人員的整體素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)能否順利進(jìn)行，離不開現(xiàn)代化檔案管理人員自身職業(yè)素養(yǎng)的提高。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理中，對檔案工作人員的素質(zhì)沒有太多的技術(shù)要求。但是，面對現(xiàn)代化檔案信息平臺系統(tǒng)，對檔案管理人員的要求就非常嚴(yán)格，管理人員要能熟練的掌握計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，能通過現(xiàn)代化信息平臺系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)歸檔管理，對檔案工作人員素養(yǎng)就有了更高的要求。因此，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，熟練掌握現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備，在了解現(xiàn)代化操作信息平臺系統(tǒng)理論基礎(chǔ)上，不斷加強(qiáng)對信息化系統(tǒng)的深入了解。此外，還要在信息化操作平臺系統(tǒng)中不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化檔案平臺系統(tǒng)中可能存在的問題，及時(shí)的對信息平臺系統(tǒng)化進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。

3.4 加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化安全保障

隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)信息安全問題日益突出。因此，需要與管理紙質(zhì)檔案一樣，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，設(shè)立新的檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)檔案工作人員對信息和網(wǎng)絡(luò)安全意識，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的監(jiān)控，存儲檔案信息數(shù)據(jù)的設(shè)備要加裝防毒軟件，內(nèi)部局域網(wǎng)要與一切外部網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離，各種信息數(shù)據(jù)庫要及時(shí)進(jìn)行備份，保存到符合管理規(guī)定的U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等設(shè)備上，確保醫(yī)院檔案信息的安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠。

為迎接醫(yī)院檔案信息化發(fā)展服務(wù)新的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)當(dāng)代發(fā)展的新舉措、新要求。紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)將大大提高醫(yī)院檔案管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，通過逐步掌握檔案信息化技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為廣大醫(yī)務(wù)人員身體健康服務(wù)。

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