檔案管理數(shù)字化提高安全保密控制的策略研究

陳娟

摘 要：檔案管理是現(xiàn)代化建設(shè)中的首要任務(wù)也是各單位發(fā)展過程中的必要環(huán)節(jié)。積極實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，對檔案信息的質(zhì)量提高起著關(guān)鍵性的作用。特別是服務(wù)群體的行政單位，檔案的數(shù)據(jù)化一方面可以加強(qiáng)檔案的安全性，另一方面可以提高工作效率。本文針對檔案管理數(shù)字化，提高安全保密控制進(jìn)行討論對數(shù)字化建設(shè)以及檔案安全措施策略進(jìn)行淺析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化發(fā)展;提高效益

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.093

1 傳統(tǒng)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

1）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是非常常見的，特別是我國的行政單位。紙質(zhì)檔案的制作相對比較簡單。同時它又有許多的缺點(diǎn)和儲存管理風(fēng)險(xiǎn)，例如資料遺漏，儲存基數(shù)大，占用空間，備份成本高，對于儲存也有一定的要求，查找困難等問題。在檔案管理過程中，需要投入大量的人力物力，如果相關(guān)資料過多或相對復(fù)雜時，對于資料的管理又提高了難度。在儲存方面存在著損壞，丟失，腐蝕等風(fēng)險(xiǎn)。在借閱的過程中如果出現(xiàn)節(jié)約錯誤導(dǎo)致，部分檔案丟失，或所需檔案與記錄不相符，也無法進(jìn)行查證和證實(shí)。這也是紙質(zhì)檔案中最常見的風(fēng)險(xiǎn)問題。

2）工作人員風(fēng)險(xiǎn)。工作人員是檔案管理過程中的核心。對于傳統(tǒng)檔案的管理過程中工作人員是主體。工作人員在檔案管理工作過程中，應(yīng)具備檔案儲存知識和保密知識。要對其所保存的檔案進(jìn)行了解，例如檔案的保存年限、檔案的編碼、檔案的調(diào)用情況以及管理和保存過程中的條件。工作人員的工作十分的繁瑣和復(fù)雜，在此情況下如果工作人員不具備相關(guān)的素質(zhì)，就有可能出現(xiàn)問題，因此檔案管理人員的素質(zhì)決定一個行政部門的檔案管理水平。

3）監(jiān)管管理不夠完善造成風(fēng)險(xiǎn)。在檔案管理部門的發(fā)展過程中沒有于相關(guān)部門進(jìn)行溝通和交流。檔案管理工作人員的自身水平相對較低，在工作過程中不夠認(rèn)真，導(dǎo)致檔案沒有根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行管理收入，這是在檔案管理過程中出現(xiàn)問題的重要因素之一。檔案管理部門沒有根據(jù)自身實(shí)際情況，建立完善的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)管體制，使檔案部門沒有充分發(fā)揮其作用，這也就影響著行政單位的工作效率。因此檔案管理部門要不斷的對檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化與監(jiān)督。要想提高檔案管理的工作水平，就要從多個方面進(jìn)行多方面考慮。

2 檔案管理在數(shù)據(jù)化建設(shè)中的作用和實(shí)現(xiàn)途徑

1）檔案管理數(shù)字化相關(guān)介紹。檔案管理數(shù)字化在概念上可以進(jìn)行細(xì)化成兩個層次，廣義和狹義兩個層次。狹義的概念就是將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將其以數(shù)字的形式儲存在電腦或者硬盤之中，其儲存形態(tài)是數(shù)字化的，可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和加工。從傳統(tǒng)檔案類型來看，其包括錄像檔案、錄音檔案、縮微膠片檔案、照片檔案等。而在數(shù)字化的技術(shù)下，可以通過媒體的格式所呈現(xiàn)出來，例如音頻、視頻、錄像等等。廣義上的檔案數(shù)字化是指經(jīng)過數(shù)字化處理過的信息內(nèi)容。相比于傳統(tǒng)的檔案，數(shù)字技術(shù)下的檔案要求更為嚴(yán)格，雖然可以借助信息技術(shù)，做好一系列的儲存和處理工作，但要考慮安全方面的加強(qiáng)，避免出現(xiàn)檔案錯誤或遺漏的情況發(fā)生。

2）優(yōu)選數(shù)字化方案。在開展檔案數(shù)字化工作，要保證工作的順利完成，需要對工作進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)劃。檔案數(shù)字化工作，也要符合這一規(guī)律。檔案數(shù)字化方案在設(shè)置時主要包括檔案數(shù)字化策略與原則、工作流程建設(shè)與改良、技術(shù)路線與支持、具體操作方式和管理方案。這些工作內(nèi)容與檔案數(shù)字化建設(shè)都有著密不可分的關(guān)系，所以工作人員要保證檔案管理的數(shù)字化建設(shè)過程中的完整進(jìn)行，就要從以上幾個角度對檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行優(yōu)化，通過這幾種方法完成檔案完成檔案數(shù)字化的方案優(yōu)選。

3）合理選擇數(shù)字化檔案管理軟件。檔案數(shù)字化管理的軟件種類繁多，并且有著不同的應(yīng)用范圍和功能，工作人員在選取檔案管理軟件時，要考慮該單位的實(shí)際情況以及其軟件的具體功能，合理的選擇數(shù)字化軟件。工作人員要了解數(shù)字化軟件的具體應(yīng)用背景和實(shí)際使用情況，盡可能的選擇具有良好售后服務(wù)和良好口碑的公司進(jìn)行合作。這樣可以保證在軟件的使用過程中得到相應(yīng)的技術(shù)支持與幫助，而且相關(guān)的技術(shù)人員需要不斷的對數(shù)字化管理的軟件應(yīng)用情況進(jìn)行了解和把關(guān)，了解其使用過程中所存在的問題，以保證軟件的合理應(yīng)用。

4）做好崗位設(shè)置和管理。檔案數(shù)字化建設(shè)對工作人員的要求極高，所以在開展過程中，管理人員需要關(guān)注工作人員的培養(yǎng)與選擇。在進(jìn)行人員的應(yīng)用時，對于應(yīng)聘者要有一定的要求，例如對檔案管理方面有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的，學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)的，具備數(shù)字化建設(shè)，有相關(guān)知識和專業(yè)素養(yǎng)的，具有較強(qiáng)的責(zé)任心，在工作過程中細(xì)致認(rèn)真的等等條件。從根本上進(jìn)行把關(guān)，以保證檔案數(shù)字化的建設(shè)。

3 保證數(shù)字化檔案建設(shè)順利開展及安全的策略

1）提升管理水平。檔案數(shù)字化主要是通過檔案進(jìn)行數(shù)字化的方式進(jìn)行處理，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，儲存在電腦或其他儲存設(shè)備中。檔案數(shù)字化其本身具有一定的規(guī)范性和系統(tǒng)性，檔案數(shù)字化后，要對檔案進(jìn)行防火墻或相關(guān)密碼的色調(diào)，以保證檔案的安全性。

2）實(shí)施質(zhì)量監(jiān)管。行政單位的檔案管理，關(guān)系到單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，包括單位歷年來所有的信息內(nèi)容，如果未能保證信息內(nèi)容的安全性，怎么可能對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來一定的影響，要求采取有效的規(guī)范管理措施。在具體管理的過程中，可以采取質(zhì)量監(jiān)管策略?？梢圆扇∫韵聨讉€措施：首先要進(jìn)行絕密管理。對于單位多年的絕密檔案要求有專門的人員進(jìn)行管理。最近出現(xiàn)任何管理上的差錯，保證絕密檔案的可靠管理。除此之外還要對數(shù)字化檔案在質(zhì)量控制上不斷加強(qiáng)，結(jié)合單位的自身實(shí)際情況，制定適合數(shù)字化檔案管理的計(jì)劃。將檔案引進(jìn)管理軟件，這樣檔案的管理和絕密檔案的管理以及數(shù)字化進(jìn)行監(jiān)控，使檔案管理水平不斷提高。其次，檔案管理除了對電子檔案要做好加密工作以外，還要對檔案庫進(jìn)行保密工作的加強(qiáng)。一般情況下要求在防盜工作的同時，將其與閱覽室進(jìn)行分離，強(qiáng)化檔案的維護(hù)與保密工作。

3）提高檔案管理人員素質(zhì)。注意人才的選拔。定期的對技術(shù)人員和管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。人員是數(shù)字化檔案管理建設(shè)的核心，同時也是檔案管理工作中的主體。因此必須要重視工作人員的教育與培訓(xùn)。不斷的提高工作人員的技術(shù)能力和操作水平，這可以有效的促進(jìn)工作人員的綜合素質(zhì)水平的提高。同時有關(guān)部門還要對工作人員的定期的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的安全意識與檔案意識，對檔案管理制度進(jìn)行明確，從而讓員工對數(shù)字化檔案管理制度進(jìn)行正確的認(rèn)識。要嚴(yán)格規(guī)范檔案工作人員的工作行為，讓檔案工作人員建立正確的工作態(tài)度，不斷對其加強(qiáng)安全教育。避免因工作人員的操作失誤導(dǎo)致檔案丟失。

4 結(jié)束語

總而言之在行政單位的發(fā)展過程中，檔案的管理工作是非常重要的，直接影響著該單位的自身發(fā)展。所以在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)配置良好的防范手段，建立完善的安全防護(hù)系統(tǒng)，以保證檔案完整與安全。

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