借助信息化載體優(yōu)勢，優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理

摘 要：事業(yè)單位作為重要的機(jī)構(gòu)，所呈現(xiàn)的社會(huì)服務(wù)效能十分的突出。在內(nèi)部管理和運(yùn)營中，做好人事管理十分必要，針對(duì)重要的人事信息進(jìn)行建檔管理，從而將人資管理工作有效的落實(shí)下去，也能夠?yàn)閱挝粌?nèi)部的人員考核和崗位調(diào)配提供重要的行動(dòng)參考。隨著人員規(guī)模的增大和檔案信息的復(fù)雜化，事業(yè)單位需要在具體的管理體系上進(jìn)行革新，加強(qiáng)信息化技術(shù)載體的科學(xué)應(yīng)用，立足于具體的管理要求進(jìn)行管理體系的完善。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.091

在事業(yè)單位內(nèi)部工作環(huán)境中，人事檔案是管理工作中的重要組成，同時(shí)在戰(zhàn)略統(tǒng)籌和人資管理等各個(gè)方面所具有的支撐作用也十分突出。隨著時(shí)代的面貌呈現(xiàn)出新的形態(tài)，事業(yè)單位在具體的管理理念，和具體的工作模式上也要進(jìn)行合理的創(chuàng)新。加強(qiáng)信息化技術(shù)載體的革新，在此基礎(chǔ)上對(duì)具體的工作體系進(jìn)行完善，進(jìn)而保證人事資源建檔和管理工作效能更加的突出。

1 事業(yè)單位人事檔案管理信息化革新的必要性分析

在事業(yè)單位內(nèi)部的工作領(lǐng)域，人事檔案是比較重要的管理內(nèi)容，不僅影響著內(nèi)部的運(yùn)營，決定著戰(zhàn)略統(tǒng)籌相關(guān)工作的開展，同時(shí)也在促使服務(wù)工作環(huán)境有效優(yōu)化方面所具有的價(jià)值也比較顯著。然而，就目前來講，在人事檔案管理的工作領(lǐng)域，存在的局限性比較突出。在思想意識(shí)上比較落后，缺乏先進(jìn)思想的引進(jìn)和支撐，導(dǎo)致圍繞人事檔案所開展的管理工作在效能上存在著較強(qiáng)的局限性。在資料的搜集與整理方面，因?yàn)榧夹g(shù)體系在功能上相對(duì)比較滯后，導(dǎo)致所搜集的檔案信息存在著較強(qiáng)的片面性。再加上全新的市場環(huán)境下，事業(yè)單位在人事檔案方面的管理要求逐漸嚴(yán)格化，傳統(tǒng)的檔案管理體系呈現(xiàn)出明顯的弊端。順應(yīng)時(shí)代的趨勢，加強(qiáng)信息化技術(shù)載體的有效引進(jìn)與革新就變得十分的關(guān)鍵，在改善檔案管理環(huán)境的同時(shí)，也能夠讓整體的工作效能和具體的管理品質(zhì)獲得全面性的提升。因此，事業(yè)單位需要在資金上、技術(shù)上加強(qiáng)投入，并對(duì)具體的管理舉措進(jìn)行有效的創(chuàng)新。

2 事業(yè)單位人事檔案管理信息化的發(fā)展路徑分析

2.1 樹立正確的信息化管理意識(shí)

面對(duì)人事檔案的管理工作，為真正的實(shí)現(xiàn)信息化改革，需要在思想意識(shí)上進(jìn)行有效的革新。首先，領(lǐng)導(dǎo)者需要對(duì)待這一管理工作在思想上積極的轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到時(shí)代的變化，對(duì)信息化的發(fā)展趨勢形成準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。之后，在正確的思想導(dǎo)向下在資金方面進(jìn)行合理配置，用于先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)、人員的引進(jìn)與培訓(xùn)支撐，為信息化管理工作的全面改革提供基礎(chǔ)的動(dòng)力支撐。同時(shí)，也要針對(duì)信息化的管理優(yōu)勢進(jìn)行合理的宣傳，加強(qiáng)新媒體的載體功能，通過微博、微信等載體支撐，宣傳信息化檔案管理所具有的智能化、現(xiàn)代化體系，并以此為支撐進(jìn)行規(guī)范管理，從而保證整體工作效能更加的突出。

2.2 完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施配置

在發(fā)展信息化管理體系的過程中，事業(yè)單位需要從基礎(chǔ)設(shè)施層面著手進(jìn)行合理的規(guī)劃。首先，需要對(duì)具體的管理軟件進(jìn)行引進(jìn)[1]。針對(duì)當(dāng)前的信息化市場環(huán)境進(jìn)行全面的調(diào)研，對(duì)各類軟件所具有的功能進(jìn)行明確。對(duì)人事檔案的具體管理目標(biāo)進(jìn)行明確，包括檔案類型的劃分，模塊功能的設(shè)置，以及數(shù)據(jù)資源庫的構(gòu)建目標(biāo)等。之后，整合先進(jìn)軟件，通過彼此之間的相互協(xié)調(diào)對(duì)具體的功能體系進(jìn)行完善。同時(shí)，在建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施的過程中，要分別從錄入、加工、整理、存儲(chǔ)等多個(gè)方面進(jìn)行功能模塊設(shè)置，實(shí)現(xiàn)分層管理，從而保證檔案管理的工作效能更加的突出，更具有針對(duì)性。

2.3 搭建人事檔案管理系統(tǒng)

在信息化的思想導(dǎo)向下，為保證人事檔案在系統(tǒng)構(gòu)建方面所具有的功能范圍更加的全面和廣泛，需要注重系統(tǒng)的構(gòu)建。首先，針對(duì)大數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢進(jìn)行有效的分析，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的全面整合[2]。針對(duì)內(nèi)部的人事信息進(jìn)行全面的調(diào)研、整理，利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行分析與統(tǒng)計(jì)，從而保證所構(gòu)建的人事檔案在資源儲(chǔ)備方面更加的完善。其次，在構(gòu)建信息化系統(tǒng)的過程中，需要借助電子掃描等技術(shù)手段對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)錄和完善，動(dòng)態(tài)革新具體的檔案信息，從而全面提高檔案信息的整體參考價(jià)值。同時(shí)，在構(gòu)建系統(tǒng)的過程中，需要在專業(yè)信息化技術(shù)的支撐下，對(duì)具體的檢索、查詢等功能模塊進(jìn)行優(yōu)化。推出智能檢索服務(wù)，為內(nèi)部的戰(zhàn)略統(tǒng)籌相關(guān)活動(dòng)規(guī)范開展提供重要的參考依據(jù)。也能夠方便人資管理具體落實(shí)的過程中，參考具體的人事檔案信息進(jìn)行人員素質(zhì)考核，為崗位調(diào)配和提升，提供重要的參考依據(jù)。此外，在搭建系統(tǒng)的過程中要遵循一定的靈活性、動(dòng)態(tài)性原則，順應(yīng)國家的要求和內(nèi)部人事環(huán)境的變化進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。

2.4 強(qiáng)化信息化系統(tǒng)安全監(jiān)管

在具體組織和構(gòu)建信息化管理體系的過程中，需要針對(duì)人事檔案在安全性方面所提出的具體要求進(jìn)行明確。加強(qiáng)安全管理體制的有效建設(shè)，并在信息化載體的支撐下，對(duì)具體的安全保障體系進(jìn)行優(yōu)化。從而保證所構(gòu)建的管理環(huán)境更加的安全、穩(wěn)定，在進(jìn)行智能管理，以及落實(shí)檔案信息共享工作的過程中，能夠保證整個(gè)環(huán)境更加的安全。首先，要圍繞國家在人事檔案管理方面所提出的戰(zhàn)略法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》，立足于目前在人事檔案信息化管理方面的實(shí)際發(fā)展情況考慮，對(duì)具體的規(guī)章體制進(jìn)行完善，為后續(xù)的革新和系統(tǒng)建設(shè)工作提供重要的參考。同時(shí)，在管理的過程中，需要引進(jìn)功能突出的安全防護(hù)軟件，如安裝防火墻，給信息化的檔案管理體系建立一道保護(hù)屏障，有效地杜絕病毒入侵風(fēng)險(xiǎn)。也能夠有效規(guī)避一些重要的人事檔案信息丟失或者泄露，保障內(nèi)部人員的信息安全。此外，在全面落實(shí)信息化系統(tǒng)革新的過程中，需要在安全監(jiān)管機(jī)制方面進(jìn)行合理的優(yōu)化與完善。加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的有效監(jiān)督，結(jié)合以往在檔案管理方面的工作經(jīng)驗(yàn)，以及對(duì)信息化管理體系的了解，系統(tǒng)分析在系統(tǒng)運(yùn)行中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)具體的誘因進(jìn)行合理的分析，在此基礎(chǔ)上合理的制定預(yù)處理的解決方案，這樣能夠讓具體的管理環(huán)境得到優(yōu)化。

2.5 加強(qiáng)管理人員素質(zhì)建設(shè)

在全面落實(shí)信息化革新的過程中，為保證圍繞人事檔案所開展的管理工作，在效能上更加的突出，需要從人員的素質(zhì)層面著手進(jìn)行合理的優(yōu)化。首先，對(duì)信息化的管理工作目標(biāo)進(jìn)行明確，對(duì)需要掌握的職能素養(yǎng)和流程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確。之后，合理的組織內(nèi)部管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)活動(dòng)。結(jié)合人事檔案信息化管理的主要內(nèi)容，以及在操作過程中需要掌握的注意事項(xiàng)進(jìn)行系統(tǒng)的分析，加強(qiáng)管理思想和技術(shù)要點(diǎn)方面的培訓(xùn)與滲透。促使內(nèi)部員工能夠有效地掌握相關(guān)的操作技巧，從而規(guī)范地對(duì)信息化的管理體系進(jìn)行操作，為后續(xù)單位本身實(shí)現(xiàn)服務(wù)品質(zhì)的全面提升，奠定良好的人員儲(chǔ)備基礎(chǔ)。同時(shí)，為保證信息化管理體系得到有效的落實(shí)，加強(qiáng)人員素質(zhì)的有效監(jiān)督也十分必要[3]。制定完善性的考核體制，對(duì)工作人員在信息化管理體系的具體實(shí)施和操作情況進(jìn)行有效的審核，以便可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)所存在的不規(guī)范之處，并督促管理人員及時(shí)的進(jìn)行自我糾正，對(duì)具體的培訓(xùn)目標(biāo)加以明確，循序漸進(jìn)的提高管理人員在信息化工作體系實(shí)操方面的專業(yè)化水平。

3 結(jié)論

依前所述，在信息時(shí)代，事業(yè)單位也需要跟上時(shí)代的發(fā)展潮流，加上對(duì)管理舉措的有效革新。在針對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過程中，需要在管理意識(shí)、基礎(chǔ)配置、管理體系、安全監(jiān)管以及人員素質(zhì)方面著手，向著信息化的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行合理的規(guī)劃與建設(shè)，從而保證所構(gòu)建的工作體系在功能和管理質(zhì)量上更加的突出，也能夠促進(jìn)整個(gè)人事管理工作在有效檔案信息的支撐下實(shí)現(xiàn)深入的革新，支撐事業(yè)單位的各項(xiàng)管理和服務(wù)工作能夠規(guī)范、有序的開展。

參考文獻(xiàn)

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[2]鄧兵娥.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)困境與對(duì)策[J].人才資源開發(fā)，2020（13）：24-25.

[3]余芳芳.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)及發(fā)展研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020，28（18）：197-198.

作者簡介

周泉（1971-），女，漢族，黑龍江省鶴崗市市委辦公室，研究方向：檔案管理，人事。