加強(qiáng)黨校檔案管理工作的建議

馮海

摘 要：檔案管理是黨校管理工作中的關(guān)鍵內(nèi)容之一?；诖?，本研究主要針對(duì)黨校檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析;并提出運(yùn)用強(qiáng)化完善檔案管理制度構(gòu)建、優(yōu)化黨校檔案信息管理系統(tǒng)、更新人才培育體系等策略，提高黨校檔案管理工作質(zhì)量，以期為各黨校檔案管理工作的優(yōu)化提供可靠參照。

關(guān)鍵詞：黨校;檔案管理;信息化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.072

隨著黨校檔案的持續(xù)增加，檔案管理工作逐漸成為人們的關(guān)注要點(diǎn)。當(dāng)前黨校檔案管理工作中存在一定不足，這類(lèi)問(wèn)題的持續(xù)，不僅容易限制檔案管理工作質(zhì)量的提升，還可能影響黨校的良性發(fā)展。鑒于檔案管理工作的重要意義，探討黨校檔案管理工作的可行優(yōu)化策略具有一定必要性。

1 黨校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

結(jié)合當(dāng)前黨校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理工作中的不足主要體現(xiàn)為：

1.1 檔案管理制度欠完善

隨著黨校檔案管理經(jīng)驗(yàn)的不斷豐富，各黨校均已根據(jù)實(shí)踐檔案管理經(jīng)驗(yàn)，制定了相應(yīng)的檔案管理制度。但就黨校檔案管理制度的內(nèi)容而言，雖然檔案管理制度基本涵蓋了黨校日常檔案管理中的相關(guān)事項(xiàng)，但其中仍然存在一定疏漏。當(dāng)檔案管理人員在實(shí)踐檔案管理中遇到新問(wèn)題、疑難問(wèn)題時(shí)，難以利用檔案管理制度解決相關(guān)問(wèn)題。

1.2 檔案信息化建設(shè)進(jìn)度較慢

隨著信息技術(shù)的普及，信息化建設(shè)逐漸成為各大黨校檔案管理的重點(diǎn)[1]。到目前為止，各黨校均已通過(guò)建立電子檔案、構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)等模式，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。但由于部分黨校對(duì)檔案信息化建設(shè)的了解不足，加之人才儲(chǔ)備較少，其直接借助第三方企業(yè)的支持，于黨校檔案管理中建立由第三方企業(yè)提供的統(tǒng)一檔案信息管理系統(tǒng)。這類(lèi)系統(tǒng)雖然可推動(dòng)黨校檔案信息化建設(shè)工作的運(yùn)行，但系統(tǒng)功能與黨校檔案管理工作需求間的偏差，限制了其檔案管理質(zhì)量的

提升。

1.3 專(zhuān)業(yè)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不當(dāng)

隨著黨校檔案管理工作的復(fù)雜化，檔案管理人員面臨的工作壓力也逐漸增加。對(duì)于黨校而言，為實(shí)現(xiàn)改善檔案管理質(zhì)量目標(biāo)，打造專(zhuān)業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)迫在眉睫。結(jié)合當(dāng)前各黨校檔案管理隊(duì)伍的組建、管理狀況來(lái)看，部分黨校受管理者重視不足、人才引入力度不足、培訓(xùn)教育方法不合理等因素影響，而產(chǎn)生專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)組建滯后、管理隊(duì)伍管理能力不足的問(wèn)題。為促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，需在重視檔案管理人員能力的基礎(chǔ)上，持續(xù)推動(dòng)專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作的開(kāi)展。

2 優(yōu)化黨校檔案管理工作質(zhì)量的可行建議

基于黨校檔案管理工作中的不足，可將以下幾種建議、策略，應(yīng)用于黨校檔案管理工作的優(yōu)化中：

2.1 重視規(guī)范化管理，打造完善檔案管理制度體系

參照當(dāng)前黨校檔案管理工作要求來(lái)看，提升檔案管理質(zhì)量的前提為：建立規(guī)范的檔案管理體系。為促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)化，黨校檔案管理人員可結(jié)合上述要求，聯(lián)合實(shí)際工作需要，不斷提升檔案管理制度的完善化水平。黨校檔案管理制度的可行完善要點(diǎn)包含：

第一，檔案管理方法。依據(jù)既往黨校檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理流程中，任意環(huán)節(jié)的疏忽，均可能引發(fā)檔案受損、檔案丟失等問(wèn)題。對(duì)此，可于黨校檔案管理制度體系中明確檔案管理方法。例如，可于制度中規(guī)定：運(yùn)用閉環(huán)管理方法替換傳統(tǒng)管理方案。要求黨校檔案管理工作形成由前期資料收集、資料整理、資料整合分析、資料核實(shí)、開(kāi)檔立案等環(huán)節(jié)構(gòu)成的完善流程體系。在閉環(huán)管理背景下，各檔案管理環(huán)節(jié)間的密切關(guān)聯(lián)，可降低由某一環(huán)節(jié)引發(fā)管理問(wèn)題、缺陷的風(fēng)險(xiǎn)。第二，責(zé)任制度。黨校檔案的重要性不言而喻。為了減少檔案管理中的問(wèn)題，可于黨校檔案管理制度體系中補(bǔ)充責(zé)任制度，即結(jié)合黨校檔案管理人員的職能分布特征，限定明確的責(zé)任。檔案管理人員各司其職、共同合作。黨校檔案的責(zé)任制管理，不僅可以改善檔案受損、丟失中的推諉現(xiàn)象，還可有效降低相關(guān)管理失誤問(wèn)題的形成

風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 深化信息技術(shù)利用，優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)

目前，推動(dòng)檔案信息化管理、完善檔案信息管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為黨校優(yōu)化檔案管理質(zhì)量、提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的主要途徑[2]。由于當(dāng)前部分黨校的檔案信息化建設(shè)工作中存在較多不足，為了消除上述問(wèn)題對(duì)黨校檔案信息化建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量的影響，可運(yùn)用如下方法，提高檔案信息管理系統(tǒng)與黨校檔案管理工作要求的契合性：

第一，綜合分析檔案信息管理系統(tǒng)功能需求。黨校運(yùn)行檔案信息管理系統(tǒng)的預(yù)期目標(biāo)為：推行基于檔案信息管理系統(tǒng)的信息化管理模式后，檔案管理效率、質(zhì)量均可得到明顯改善。為達(dá)成上述目標(biāo)，黨校需在檔案信息化管理的優(yōu)化工作中，參照檔案管理流程、管理需求，確定自身功能需求。例如，某黨校在檔案管理改革工作中，要求所有檔案管理人員通過(guò)匯總近3年檔案管理工作記錄、典型檔案管理問(wèn)題的形式，歸納適宜的功能需求信息。經(jīng)總結(jié)后，共獲得5條功能信息。該黨校安排專(zhuān)業(yè)人員參照上述功能需求信息開(kāi)展系統(tǒng)優(yōu)化，運(yùn)行優(yōu)化后檔案管理信息系統(tǒng)后，該黨校檔案管理人員對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的滿(mǎn)意度升高12.5%左右。第二，更新檔案信息管理系統(tǒng)。獲取有針對(duì)性的功能需求信息后，黨校可通過(guò)更新系統(tǒng)功能、重建檔案信息管理系統(tǒng)等途徑，拓展檔案信息管理系統(tǒng)的功能體系，提升其應(yīng)用價(jià)值。例如，某檔案管理人員提出當(dāng)前1.3版本檔案信息管理系統(tǒng)不具備檔案自動(dòng)分類(lèi)功能，該黨校經(jīng)多次討論通過(guò)該意見(jiàn)后，于1.4版本的檔案信息管理系統(tǒng)中補(bǔ)充了檔案自動(dòng)分類(lèi)功能。

2.3 更新人才培育方法，提升檔案管理隊(duì)伍綜合能力

人才占比、管理團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)能力，均為影響黨校檔案管理工作質(zhì)量的重要因素。因此，在推動(dòng)黨校檔案管理工作優(yōu)化時(shí)，可將人才引入、內(nèi)部培育作為重點(diǎn)，以借助專(zhuān)業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)，全面提升黨校檔案管理工作質(zhì)量?？尚写胧┤缦拢?/p>

第一，促進(jìn)校間交流。檔案管理能力、技巧的發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程。單純憑借檔案管理人員的自主學(xué)習(xí)，難以于較短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)。為實(shí)現(xiàn)打造專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)目標(biāo)，黨?？煞e極與當(dāng)?shù)鼗蚱渌貐^(qū)的黨校建立合作關(guān)系，通過(guò)舉辦線上、線下交流分享活動(dòng)的形式，為檔案管理人員提供豐富的溝通交流機(jī)會(huì)。在這一模式下，檔案管理人員可通過(guò)他人的經(jīng)驗(yàn)分享、技巧講解，擴(kuò)充自身管理技能、知識(shí)儲(chǔ)備。而檔案管理人員個(gè)人能力的提升，則可為黨校專(zhuān)業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的組建提供一定助力。第二，優(yōu)化內(nèi)部培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)制。為提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力，促進(jìn)檔案信息化管理模式的有效推行，黨?？蓞⒄諜n案管理人員能力水平，制定適宜的培訓(xùn)學(xué)習(xí)體系。例如，某黨校檔案管理人員群體普遍存在信息化管理知識(shí)薄弱、不適應(yīng)檔案信息化管理模式的狀況，該黨校面向全鐵檔案管理人員，構(gòu)建并推行了以信息化檔案管理為核心的內(nèi)部培訓(xùn)課程體系。

3 結(jié)論

綜上所述，加強(qiáng)黨校檔案管理工作的優(yōu)化具有一定現(xiàn)實(shí)意義。為達(dá)成上述目的，需在充分了解黨校檔案管理工作要求、檔案管理不足的基礎(chǔ)上，選用適宜的路徑、創(chuàng)新措施，助力黨校檔案管理工作質(zhì)量的提升。此外，為進(jìn)一步發(fā)揮檔案的價(jià)值，黨校還需結(jié)合既往檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提煉相關(guān)有價(jià)值的管理技巧，以實(shí)現(xiàn)檔案的合理管理與利用。

參考文獻(xiàn)

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