加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理 實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化

莊合龍

摘 要：衛(wèi)生院的檔案管理不是形式主義，若想真正讓衛(wèi)生院檔案管理發(fā)揮作用，就要實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。本文主要從加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理的重要意義出發(fā)，分析當(dāng)前衛(wèi)生院檔案管理中存在的問題，進(jìn)而對如何實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化進(jìn)行深入思考。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生院;檔案管理;規(guī)范化;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.070

衛(wèi)生院是醫(yī)療體系的重要構(gòu)成部分，其管理水平影響著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展。檔案管理是衛(wèi)生院管理的重要內(nèi)容，也是較容易忽視的部分。建立健全相關(guān)的檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系，真正促進(jìn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展，促進(jìn)衛(wèi)生院檔案管理水平的提高，進(jìn)而促進(jìn)衛(wèi)生院管理水平的提高。

1 加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理的重要意義分析

1.1 有利于實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院整體管理水平的提高

衛(wèi)生院檔案管理是衛(wèi)生院整體管理的重要構(gòu)成，也就是說，做好衛(wèi)生院檔案管理是做好衛(wèi)生院整體管理的前提。衛(wèi)生院的檔案資料涉及衛(wèi)生院的整體情況，包含醫(yī)院黨政組織、政工、人事、財(cái)務(wù)以及各種醫(yī)療政策、設(shè)施設(shè)備等，因此，是醫(yī)院需要著重管理的寶貴資料。做好對于檔案的保存，整理以及利用工作，真正發(fā)揮檔案管理的作用，才能實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理。

1.2 為醫(yī)療質(zhì)量以及醫(yī)院發(fā)展建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境

衛(wèi)生院開展檔案管理工作，必須建立健全檔案管理制度，完善檔案管理體系，使得工作有章可循，促使檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。從長遠(yuǎn)來看，衛(wèi)生院進(jìn)行檔案管理不僅有利于衛(wèi)生院自身的經(jīng)營發(fā)展，對于整個(gè)醫(yī)療大環(huán)境也產(chǎn)生了積極的影響，為醫(yī)療質(zhì)量以及醫(yī)院發(fā)展建設(shè)良好的發(fā)展環(huán)境。畢竟，衛(wèi)生院是醫(yī)療體系的重要組成環(huán)節(jié)，承擔(dān)著重要的醫(yī)療責(zé)任，對于行業(yè)發(fā)展進(jìn)步產(chǎn)生不小的影響。

2 當(dāng)前衛(wèi)生院檔案管理面臨的問題分析

2.1 衛(wèi)生院檔案管理體系缺失

衛(wèi)生院若想要開展檔案管理，則必須進(jìn)行管理體系的確定。但是，從當(dāng)前的衛(wèi)生院發(fā)展環(huán)境來看，不少衛(wèi)生院缺乏有效的管控體系，整個(gè)管理環(huán)境較為松散，嚴(yán)重影響了衛(wèi)生院檔案管理的規(guī)范性發(fā)展。檔案管理體系是實(shí)現(xiàn)高效率檔案管理的基礎(chǔ)，一定程度上也制約著衛(wèi)生院檔案管理水平的提高。

2.2 衛(wèi)生院檔案管理設(shè)備缺少

如今，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，衛(wèi)生院的檔案資料管理需要借助一定的管理設(shè)備和技術(shù)手段，單純依靠人工管理，實(shí)在是杯水車薪。但是，不少衛(wèi)生院缺乏對于新技術(shù)的引用和新設(shè)備的使用，還是延續(xù)著老一套的傳統(tǒng)管理方法，不僅加重了管理人員的負(fù)擔(dān)，也難以取得高質(zhì)量的效果。

2.3 衛(wèi)生院檔案管理素質(zhì)不足

衛(wèi)生院管理人員的綜合素質(zhì)水平與衛(wèi)生院檔案管理水平有著直接的關(guān)系，但是從實(shí)際來看，多數(shù)衛(wèi)生院管理人員的綜合素質(zhì)水平較低，并沒有達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求。一部分管理人員并不是科班出身，缺乏基本的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，屬于“半路出家”。其在管理過程中難以解決遇到的管理難題，更不用說進(jìn)行創(chuàng)新管理和創(chuàng)新發(fā)展，衛(wèi)生院檔案管理人員是衛(wèi)生院檔案管理工作的重要參與者，也直接決定了衛(wèi)生院檔案管理工作的質(zhì)量。由于衛(wèi)生院檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平較低，使得一些管理任務(wù)不能落實(shí)下去，出現(xiàn)較低的工作率。同時(shí)，這種低效率的工作水平也使得實(shí)際處理機(jī)制受到影響，導(dǎo)致有關(guān)項(xiàng)目根本無法落實(shí)，相關(guān)的衛(wèi)生管理檔案也不能發(fā)揮作用。如此一來，之前的管控機(jī)制也就形同虛設(shè)。

2.4 衛(wèi)生院檔案管理意識(shí)缺失

衛(wèi)生院檔案管理工作能否真正落實(shí)下去，還要從思想觀念方面進(jìn)行問題分析。當(dāng)前，部分管理單位并沒有意識(shí)到衛(wèi)生院檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無的事情，甚至?xí)哟笮l(wèi)生院的成本投入，導(dǎo)致一些不必要的經(jīng)費(fèi)支出。的確，衛(wèi)生院開展檔案管理需要投入一定的人力、物力以及財(cái)力，但是這是必要的成本投入，不是可有可無的，對于衛(wèi)生院整體發(fā)展有著積極的意義。從思想層面上對于衛(wèi)生院檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致行動(dòng)上有所欠缺。檔案管理人員無法建立正規(guī)的管理模型、檔案控制機(jī)制等問題也逐漸暴露出來。如果衛(wèi)生院不重視檔案管理，那么就會(huì)丟失重要的資料，導(dǎo)致后期醫(yī)院發(fā)展動(dòng)力不足，不利于衛(wèi)生院的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的策略思考

3.1 提高思想認(rèn)知

若想真正提高衛(wèi)生院檔案管理水平，提高衛(wèi)生院整體管理水平，就要從思想層面入手，轉(zhuǎn)變有關(guān)管理人員的消極思想，幫助其正確認(rèn)識(shí)衛(wèi)生院檔案管理對于衛(wèi)生院長期發(fā)展的重要性。首先，要進(jìn)行相關(guān)的宣傳工作，通過宣傳來強(qiáng)化大家對于檔案管理的意識(shí)，幫助大家正確認(rèn)識(shí)衛(wèi)生院檔案管理的作用。其次，從法律角度幫助大家深入理解檔案管理，引導(dǎo)大家學(xué)習(xí)《檔案法》，促進(jìn)全員檔案意識(shí)格局的形成。《檔案法》中明確檔案管理的工作要求，能進(jìn)一步強(qiáng)化大家的責(zé)任意識(shí)，幫助大家樹立正確的法制觀念和法律意識(shí)，真正從思想意識(shí)層面正確看待衛(wèi)生院檔案管理。

3.2 完善管理設(shè)備

在當(dāng)前的時(shí)代，進(jìn)行檔案管理單純依靠人工完成已經(jīng)不切實(shí)際。所以，相關(guān)管理部門要集合計(jì)算機(jī)技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理的方式方法，提高管理的現(xiàn)代化水平。完善管理設(shè)備，不僅可以降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，也可以實(shí)現(xiàn)管理水平效率的提高和質(zhì)量的保障，真正發(fā)揮檔案管理的作用。在完善管理設(shè)備的過程中，需要注意落實(shí)辦公自動(dòng)化項(xiàng)目。自動(dòng)化水平的高低決定了管理效率的高低，也影響了管理質(zhì)量水平的高低。在引進(jìn)自動(dòng)化設(shè)備背景下，醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化水平進(jìn)一步提高。同時(shí)，推動(dòng)無紙化辦公項(xiàng)目的開展，提高檔案查找和調(diào)取的便捷性，滿足衛(wèi)生院的管理需求，實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值，為后期的管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.3 提高管理人員的綜合素質(zhì)

提高管理人員的綜合素質(zhì)水平，從而提高衛(wèi)生院檔案管理水平。首先，要明確檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)，真正篩選出人才來進(jìn)行檔案管理。衛(wèi)生院檔案管理的人員需要具備基本的理論知識(shí)、業(yè)務(wù)能力等，在進(jìn)行人才選拔時(shí)仔細(xì)甄選，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行達(dá)標(biāo)檢測篩選，組建優(yōu)秀的衛(wèi)生院檔案管理團(tuán)隊(duì)。其次，要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，優(yōu)化相關(guān)培訓(xùn)項(xiàng)目和考核機(jī)制。一方面，通過日常的培訓(xùn)項(xiàng)目，幫助管理人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷接觸新的知識(shí)和事物，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐;另一方面，要進(jìn)行定期的考核，及時(shí)幫助管理人員發(fā)現(xiàn)自身的問題，做好問題處理工作。在考核制度中也要明確獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)管理人員工作的積極性，促使其真正在衛(wèi)生院檔案管理工作中有所創(chuàng)新，有所貢獻(xiàn)。

3.4 優(yōu)化管理體系

優(yōu)化管理體系是在基礎(chǔ)管理體系之上進(jìn)行的，也就是說要制定基礎(chǔ)管理體系，落實(shí)規(guī)范性原則。同時(shí)，把管理?xiàng)l例和管理措施作為工作的重點(diǎn)，根據(jù)衛(wèi)生院的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行合理調(diào)整，使得管理體系更加具有針對性。在具體的檔案管理中，要每一步都按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保衛(wèi)生院檔案管理工作的有序開展。優(yōu)化管理體系，要遵循實(shí)事求是的原則，做好文書檔案管理工作。具體來說，文書檔案管理工作包括檔案搜集工作、檔案整理工作、檔案檢索工作以及檔案開發(fā)工作。優(yōu)化檔案管理不是局限于檔案的搜集和匯總，而是傾向于內(nèi)容的整合利用，進(jìn)行相關(guān)信息的開發(fā)拓展。發(fā)揮其檔案資料的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生院檔案管理體系的升級(jí)。

4 結(jié)語

衛(wèi)生院的檔案是衛(wèi)生院的寶貴資料，加強(qiáng)對衛(wèi)生院檔案管理具有重要的時(shí)代意義。衛(wèi)生院檔案管理的水平一定程度反映工作人員的工作水平，反映衛(wèi)生院的管理水平。檔案資料不僅對于衛(wèi)生院現(xiàn)階段的發(fā)展產(chǎn)生影響，也影響著衛(wèi)生院未來的發(fā)展。

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