淺談企業(yè)全宗卷的編寫

摘 要：全宗卷是在管理檔案過程中產(chǎn)生的檔案，它記載了檔案工作的基本情況，反映了立檔單位和全宗的歷史演變，是人們熟悉檔案，做好檔案管理工作的一種有效管理工具。通過建立和不斷補充完善全宗卷，可以了解該全宗管理過程的情況，還可以了解立檔單位的歷史沿革以及全宗內(nèi)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和編研等方面的情況，對檔案管理具有十分重要的意義。每個單位檔案室均應(yīng)建立全宗卷并且規(guī)范編寫。本文從全宗卷的定義、作用、內(nèi)容構(gòu)成以及編寫過程中需要注意的問題，結(jié)合自己的工作實際談一些心得，以供參考和交流。

關(guān)鍵詞：全宗卷;存在問題與注意事項;完善編寫措施

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.029

1 全宗卷及其內(nèi)涵

全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具。

全宗卷是對一個全宗單位各個方面的綜合概述，能綜合、系統(tǒng)、整體地反映出機構(gòu)演變歷程和各方面的情況，補充了檔案單一、不系統(tǒng)的缺點。每個單位檔案室均應(yīng)建立全宗卷并規(guī)范編寫。

按照檔案管理規(guī)范所講，全宗卷應(yīng)包括幾項內(nèi)容：全宗介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類。具體內(nèi)容各立檔單位應(yīng)根據(jù)自己的具體業(yè)務(wù)來編寫，參照規(guī)范。

2 編寫全宗卷存在的問題及規(guī)范化管理注意事項

2.1 存在的問題

1）重視程度不夠。編寫人員對此項工作認識不足，有的編寫人員連需要編寫的全宗卷內(nèi)容都不清楚，對如何去收集這些資料不了解，對于企業(yè)全宗卷編寫重要性更是沒有意識到[1]。有的單位，雖然建立了全宗卷，但是在后期編研時，沒有對全宗卷開展完善和補全工作，因而不能夠全面反映全宗卷內(nèi)容。

2）編寫質(zhì)量不合格。編寫全宗卷時，沒有按照全宗卷的要求來編寫，因此在編寫質(zhì)量上無法過關(guān)[2]。有的時候在編寫全宗卷內(nèi)容時，資料沒有顯示出處，而編寫人員責任心不夠強，對細節(jié)問題沒有深究，對資料出處沒有深入考慮，把現(xiàn)有的一些資料直接編寫到全宗卷里，應(yīng)付了事，自然也不可能編寫出高質(zhì)量的全宗卷。

3）沒有養(yǎng)成好的工作習(xí)慣。企業(yè)全宗卷在管理時采用的是動態(tài)管理方法，這種管理模式要求工作在平時就要認真開展[3]。但有些人在對檔案進行鑒定、整理、保管、利用、編研等工作中未養(yǎng)成收集、形成、積累和詳細記錄的習(xí)慣。到需要利用的時候或者上級檔案管理機構(gòu)檢查的時候才臨時“抱佛腳”，匆忙上陣，質(zhì)量可想而知。

2.2 規(guī)范化管理的注意事項

1）引起重視，加強意識。檔案編寫管理中要求領(lǐng)導(dǎo)和具體工作的人員都要重視檔案建設(shè)的重要性。在制訂的檔案人員職責范圍時，要明確完善檔案內(nèi)容和保證檔案編寫質(zhì)量。檔案管理人員在平時的工作中要注意對資料的收集，要形成積累的習(xí)慣，不斷對卷宗內(nèi)容補充和完善，使企業(yè)的全宗卷能夠反映出歷史全貌。

2）加強對檔案管理人員系統(tǒng)化培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)。某些單位沒有專職的檔案管理員，檔案工作是由其他部門人員兼任，并不具備專業(yè)技術(shù)，再加上企業(yè)對于檔案工作的忽視，使得檔案人員并沒有全宗卷這一概念，僅限于對資料的簡單整理和保管。針對這類問題，首先要加強企業(yè)及管理人員全宗卷意識，并且通過專業(yè)培訓(xùn)使其了解到全宗卷存在的意義與編寫方法，提高全宗卷的應(yīng)用質(zhì)量與應(yīng)用效率。

3 完善全宗卷編寫的相關(guān)措施

企業(yè)編寫的全宗卷是否有高質(zhì)量，編寫工作是否完善，能夠全面反映出檔案工作的質(zhì)量，還可以反映出檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。

3.1 平時注意積累和收集相關(guān)材料，及時記錄

全宗卷編寫工作是長期而且經(jīng)常性的，強調(diào)日常收集積累的同時，還要勤于文字記錄。如果突擊整理和編寫、臨時抱佛腳、東拼西湊，編寫質(zhì)量可想而知，更談不上深入編研了。這也需要各職能部門的有效配合，日常注意對資料的搜集，保留好資料，及時存檔，方便檔案人員及時收集和后續(xù)編寫。

3.2 按全宗內(nèi)容分類編寫

每年及時編寫，能有效地提高質(zhì)量及工作效率，不建議多年一次性編寫。有的企業(yè)的全宗卷是按年度來編寫的，每年一冊，每冊里包含了全宗八個方面的內(nèi)容，個人認為這種方法不夠科學(xué)，每項具體內(nèi)容不延續(xù)，利用起來不方便。不如按照八個方面的內(nèi)容分類來編寫，每個類別里按照時間順序延續(xù)下來，查閱起來非常便捷。

3.3 將全宗卷納入檔案數(shù)字管理平臺

全宗卷原先是靠檔案員手工編制的，不管是編制還是查詢都依靠人工完成，沒有借助現(xiàn)代化的技術(shù)，費時費力。我公司現(xiàn)在嘗試著將全宗卷也納入檔案管理軟件中，效果很好，查詢?nèi)趦?nèi)容很便捷，不必像從前那樣逐項翻閱盒內(nèi)目錄，才能找到所需內(nèi)容了，提高了效率。再就是編制全宗指南的時候，組織機構(gòu)沿革和相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)部分會由系統(tǒng)自動生成，無需人工統(tǒng)計，省時省力又提高了數(shù)據(jù)的準

確性。

3.4 整理成專題匯編，提高利用價值

全宗卷在編寫工作中，需要涉及內(nèi)容是非常多的，因此需要整理的資料也會很多，而且需要整理的資料范圍也很廣泛[4]。通過編研就能把一件件相對獨立的檔案以某個主題集中起來，整理成專題匯編，提高利用價值。檔案編研是一項只有開始沒有結(jié)束的工作，只要有檔案在，檔案編研工作就應(yīng)該在[5]。

我單位目前編寫了以下匯編：1）全宗指南、大事記匯編;2）公司成立、更名匯編;3）人事任免、職稱評聘匯編;4）員工福利待遇管理規(guī)定匯編;5）燃氣價格匯編：因為我公司屬燃氣行業(yè)，燃氣價格經(jīng)常有政策性的調(diào)整，把歷次價格調(diào)整的文件匯集起來，以供相關(guān)職能部門查閱;6）企業(yè)文化叢書匯編：目前編纂了文化系列叢書11冊和20周年及30周年?？?7）服務(wù)名牌匯編;8）檔案利用效果匯編：這部分內(nèi)容包括了檔案利用制度、檔案利用效果登記表、檔案開放與利用情況等;另外，還編研了多份專題材料，比如“不忘初心、牢記使命”主題教育專題、海軍節(jié)等重大活動保障專題、將企業(yè)參與的重要活動過程資料保存下來。

4 結(jié)束語

全宗卷最好每年編寫一次，在年度檔案歸檔完畢之后，及時進行編寫。全宗卷的內(nèi)容涵蓋廣泛，我們在強調(diào)收集積累文件材料的同時，還要勤于文字記錄，避免編寫全宗卷的時候臨時抱佛腳，東拼西湊，那樣難以保證質(zhì)量。

建議把全宗卷納入檔案數(shù)字管理平臺，利用現(xiàn)代化的技術(shù)來提高工作效率。全宗卷最好按照內(nèi)容類別來管理。作為檔案人，我們更應(yīng)該成為檔案內(nèi)容的傳播者，有責任、有義務(wù)開展檔案編研工作，讓檔案發(fā)揮更大作用。通過編寫全宗卷也能大大提高企業(yè)檔案管理人員的綜合水平。我們應(yīng)該以更加開放的心態(tài)和富于探索的精神，進一步拓寬工作思路和工作方法，拓展選題選材范圍[6]，編寫出更有價值的材料，更好地服務(wù)公司發(fā)展，更好地服務(wù)民生。

參考文獻

[1]鄭芬芳.談全宗卷內(nèi)容的形成與積累[J].寧波教育學(xué)院學(xué)報，2007，9（3）：50-52.

[2]邢軍岐.全宗卷的編寫與質(zhì)量[J].陜西水利，2002（2）：36.

[3]王改嬌，陳燕語.走出建立全宗卷的誤區(qū)[J].山西檔案，1998（5）：23.

[4]吳連芹.走出建立全宗卷的誤區(qū)[J].廣州檔案，2002（4）：26.

[5]王克蘭.走出建立全宗卷的誤區(qū)[J].山東檔案，2000（2）：31.

[6]張云，閻建芳.全宗卷的建立[J].山西檔案，1998（6）：42.

作者簡介

趙洪涌，女，漢族，山東青島人，本科，檔案學(xué)專業(yè)，青島能源華潤燃氣有限公司。