高校檔案管理工作存在的問題及對策研究

黃澤晶

摘 要：基于當前時代背景下，我國教育改革工作的開展進一步深化，信息技術的發(fā)展也取得了非常大的進步。因此，檔案管理工作同樣需要邁出新的步伐。早期應用的管理模式已經(jīng)十分陳舊，無法滿足廣大人群的基本需求，并且有著大量問題存在。為此，相關人員便需要及時采取針對性措施，在完成全面剖析之后，及時予以處理。本篇文章主要描述了高校檔案管理存在的主要問題，并對于高校檔案管理問題的處理方式方面發(fā)表一些個人的觀點和看法。

關鍵詞：高校;檔案管理;問題;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.063

對于我們國家而言，教學改革已經(jīng)取得了較好的成績，促使我國教育事業(yè)出現(xiàn)了新的生機。不僅設施變得更為完善，同時工程也有了較高的發(fā)展。為此，對于檔案管理工作方面同樣需要提高重視程度。畢竟檔案管理的效果將會之間展現(xiàn)出學校的整體特色，也會影響各項事務的開展。

1 高校檔案管理存在的主要問題

1.1 管理人員水平偏低

在部分高校之中，內(nèi)部管理者的綜合水平偏低。由于高校并沒有定期展開培訓工作，使得管理活動變得流于形式。即便學校非常重視，很多歸檔的效果均無法達到規(guī)定水平。高校檔案管理本身就有著很高的安全性要求，任何內(nèi)容都不能隨意泄露。如果員工自身水平不高，自然很容易造成管理的質量有所降低，影響了高校自身的實際

發(fā)展[1]。

1.2 檔案資料缺乏規(guī)范性

高校在進行檔案搜集的時候，經(jīng)常會有不規(guī)范的情況存在。究其原因主要是部分檔案處在缺失的狀態(tài)，要么缺少附件，要么缺少歸檔時間。因此，在重新調(diào)用的時候，這些資料的應用效果都會受到影響，使得后期工作的正常開展無法順利進行。

1.3 管理模式極為落后

伴隨信息技術的快速進步，使得高校的辦學條件有所提高?，F(xiàn)如今基本上所有高校內(nèi)部都配備了大量的電腦設備，促使檔案管理工作也變得更具信息化特點。但是，部分高校的管理者對于信息技術的理解不到位，僅僅只是通過計算機完成一些文案編制和內(nèi)容檢索，并未在真正意義上做到管理和技術的全面融合。這樣一來，計算機技術的實際效果便無法全部發(fā)揮出來，進而造成管理工作的整體效果有所

下滑。

1.4 缺少服務性理念

當前很多高校在進行檔案管理的時候，未能對其基本準則予以合理把握，使得管理工作的質量不高，同時也缺少應有的服務意識。如此一來，即便學校十分重視檔案管理活動，但由于員工工作的開展不到位，使得管理活動缺少了應有的協(xié)調(diào)性。

2 高校檔案管理問題的處理方式

2.1 提高對于檔案管理的重視度

對于檔案管理工作本身來說，人們理應提高重視程度。在日常工作時，不斷展開宣傳，促使人們都能夠意識到安全的重要性。同時還要提高管理人員自身的服務意識，讓其為廣大使用者提供更為優(yōu)質的服務內(nèi)容。

此外，對于檔案管理的宣傳工作也不能有所忽視。管理人員理應將其看作是一項十分有意義的重要內(nèi)容，全身心投入其中，為廣大工作人員提供服務，促使所有管理者都能夠明白檔案管理的價值所在。

2.2 拓展管理工作的范圍

基于當前高校本身，理應對于管理工作的模式進行發(fā)展，從而變得更為完善。通常來說，可以嘗試基于《檔案法》本身，通過對將文字資料以及圖像資料整合在一起，促使檔案管理的整體效果都能夠發(fā)揮出來[2]。

其一，在進行價值分析時，通過把握具體目的，以此保證管理工作的整合范圍得到提升。

其二，由于檔案管理的主要目的便是對早期的各類活動展開記錄。所以，工作人員理應嘗試拓展檔案管理的具體范圍，以此能夠為管理活動的全面創(chuàng)新提供有力支持。

其三，在進行檔案管理分析的時候，理應將自身重心更多放在檔案管理本身，以此保證檔案管理的實際效果能夠全部發(fā)揮出來。

所以，在未來開展管理活動的時候，人才便是其中最為重要的基礎因素。高校必須持續(xù)加強人才培養(yǎng)，充分貫徹以人為本的基礎理念，進而提升管理的整體水平，并且能夠輻射到更多的群體。

2.3 做好機制建設工作

對于檔案管理本身來說，理應對于現(xiàn)有的管理機制進行完善，促使其作用能夠全部發(fā)揮出來。為此，學校便需要結合現(xiàn)有的實際情況，創(chuàng)設監(jiān)督機制。針對管理工作本身，對各個工作人員的具體職責展開明確，每一項具體工作內(nèi)容都能得到細化。這樣一來，所有員工都會明白自身的具體職責，從而按照規(guī)定的要求完成自身工作任務，進而促使管理活動的規(guī)范性得到提升。

不僅如此，對于監(jiān)督機制同樣需要進行全面強化。尤其是檔案管理方面，更是需要展開不斷檢查。如果發(fā)現(xiàn)有任何管理活動缺乏足夠的規(guī)范性，理應及時采取針對性措施進行調(diào)整，制定最為有效的管理方案，優(yōu)化制度內(nèi)容。若是部分呈現(xiàn)過于復雜，可以對其進行簡化。這樣一來，管理活動將會更具科學性特色。

2.4 提升管理者的專業(yè)素養(yǎng)

對于檔案管理人員來說，可以看做是和檔案內(nèi)容能夠直接展開接觸的工作人員。所以，一支優(yōu)秀的管理團隊對于檔案管理活動的正常開展影響非常大。通過提升管理人員自身的綜合素養(yǎng)，自然可以使得管理活動變得更具專業(yè)化特點。一般來說，最為常見的便是開展培訓活動，要求所有人員都能夠參與進來，學習最新的知識內(nèi)容。并通過日常實踐，不斷提升自身綜合能力。

2.5 做好檔案管理的建設工作

伴隨信息技術的發(fā)展，檔案管理工作將會變得更具現(xiàn)代化特色。因此，相關人員童謠需要積極應用最新的技術形式，以此將其和管理工作共同真?zhèn)€好在一起，促使管理流程能夠得到全面簡化，一些不必要的流程就會被完全去除。除此之外，還要做好檔案的分析工作，積極展開宣傳，促使更多的人群能夠認識到檔案管理的價值所在，從而能夠積極予以配合，推動管理或可以順利進行[3]。

3 結束語

綜上所述，對于廣大高校來說，檔案管理一直都是非常重要的工作內(nèi)容。因此，高校理應提高重視程度，通過做好人員培養(yǎng)，結合實際情況，認知展開檔案管理，以此確保所有資料都能得到妥善保存。在未來需要調(diào)用的時候，可以隨時進行查閱。

參考文獻

[1]包祎.高校檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].現(xiàn)代婦女（理論版），2017，000（008）：257-257.

[2]郭良輝，劉春華.合并高校檔案管理工作面臨的問題與對策研究[J].科技信息，2018，000（024）：463.

[3]姜春美.信息化背景下高校教學檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].新校園：上旬刊，2018（13）：00045-00046.