淺析體校檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：體育運動學校承擔著為國家培養(yǎng)和輸送高水平體育后備人才的職責。體校的各類檔案既記載著立德樹人的全流程，又見證著學校黨建、組織人事、行政辦公的全過程。利用好體校的檔案資源不但是貫徹落實國家檔案事業(yè)發(fā)展有關(guān)規(guī)劃的題中之義，更是體育人踐行初心使命、推進體育強國建設(shè)的職責所在。然而現(xiàn)階段，一些體校只重視大賽成績而忽略了檔案的作用，造成相關(guān)工作的滯后，因此本文將以體校檔案管理中存在的問題為切入點，探討其解決對策，以期為體育事業(yè)發(fā)展注入新動能。

關(guān)鍵詞：體校;檔案管理;問題及對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.060

1 體育運動學校檔案管理的主要內(nèi)容

檔案記載著一個單位的發(fā)展歷程。在體校形成的檔案，從內(nèi)容劃分，可分為行政辦公檔案、會計檔案、訓練部門檔案、文化教學部門檔案、基建檔案。其中行政辦公檔案又可從黨建、組織人事、會議記錄、上下級行文等方面細分;會計檔案包括銀行對賬單、本單位預決算、財政部門批文、憑證等內(nèi)容;訓練部門檔案可分為運動員技術(shù)檔案、大賽成績、秩序冊、大綱測試資料等內(nèi)容;文化教學部門檔案主要是教學計劃、成績單、新生入學登記冊、畢業(yè)生登記冊等;基建檔案主要是建設(shè)或加固學校教學樓、訓練館形成的系列批文、圖紙等資料。從檔案的載體劃分，主要有文書、實物（賽事獎杯獎牌）、照片、錄像等檔案。總之，體校檔案管理的范疇廣，體量大，紛繁龐雜。在信息時代背景下，利用好體校的檔案資源對推進競技體育發(fā)展具有重要意義。

2 體校檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理機制不健全

一是領(lǐng)導重視程度不夠。體校的主要任務是培養(yǎng)和輸送優(yōu)秀運動員，在績效考核制度中，領(lǐng)導人員為達成一定的政績，過分側(cè)重競技成績，忽略了檔案管理，很少專題研究部署檔案工作，配套資金設(shè)備難保障，雖然在一些體校也建立了檔案管理領(lǐng)導小組，但實際上形同虛設(shè)。二是與上級檔案管理部門關(guān)系不暢。以地市級的中等體育運動學校為例，在體教結(jié)合的辦學模式下，體育局、教育局都會對體校的檔案工作予以評估，檔案局、市政府的檔案管理科常會對體校檔案工作提出要求，如此便導致了體校檔案工作出現(xiàn)了多頭管理、政出多門的情況，最終致使工作不能有效開展。

2.2 專業(yè)人才隊伍建設(shè)滯后

一是體校檔案專業(yè)人員招聘不足。體校多為當?shù)伢w育局直屬的事業(yè)單位，在人員招聘中多以上級要求為準，在專業(yè)教練員選聘、文化課教師、行政人員上的招聘較多，招聘專業(yè)為運動訓練、相應文化課科目以及中文、會計等熱門專業(yè)，很少招聘檔案學專業(yè)人員，現(xiàn)有檔案人員多為辦公室行政人員兼職。二是人員培訓機會少，專業(yè)知識匱乏。體校的檔案工作被邊緣化且上級管理混亂，參與上級培訓的機會不多，導致專業(yè)知識陳舊，實踐操作性與檔案工作先進部門差距較大。

三是專業(yè)人員流動性大。體校的檔案管理人員多為辦公室人員兼職，或為見習大學生，或為臨時幫忙的教師、教練員，缺少專人負責，當人員被提拔、借調(diào)或是辭退時，相關(guān)工作便無人接手，出現(xiàn)工作銜接不當、歸檔不及時的現(xiàn)象，甚至會造成文件丟失。

2.3 檔案管理方法陳舊

一是數(shù)字化程度較低。目前，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，大數(shù)據(jù)、云計算越來越深入到工作的方方面面，很多工作都利用新技術(shù)予以開展，但大部分體校的歸檔記錄還是依靠人力手抄謄寫，在查檔借閱時還是依靠人工完成，其他工作單位與體校檔案網(wǎng)絡(luò)的建立尚未實現(xiàn)，嚴重制約了工作效率的提高及檔案資源的利用。二是設(shè)施設(shè)備落后。體校檔案的保存方式上多為文書檔案，雖利用計算機編輯保存檔案條目，但一些體校缺少大型快速高分辨率掃描儀，致使檔案無法及時保存清晰的掃描件;而缺少除濕機、空調(diào)等設(shè)備，使得文書檔案在防潮防蟲上遠沒達到規(guī)定的保存條件。

3 體校檔案管理存在問題的應對策略

3.1 建立健全檔案管理工作運行機制

要從制度層面完善體校檔案管理工作的具體開展實施，建章立制，參照上級文件精神，對比參考各類學校、行業(yè)先進典型，制定符合體校特色的檔案管理規(guī)章制度，從立卷、歸檔、查看、借閱等方面做出具體要求，專人專管，細化任務目標，嚴格責任分工，設(shè)立臺賬，督導落實。從學校領(lǐng)導層面，要提高認識，每年定期召開專題會議，研究部署下一年度檔案工作計劃，聽取上一年度檔案歸檔工作進展情況，適當采納檔案管理負責人對檔案工作的意見建議，在學校財政撥款中預留專項資金，切實解決學校檔案工作瓶頸。要暢通與檔案管理部門之間關(guān)系，加強與檔案部門的溝通協(xié)調(diào)，適時召開市政府檔案行政管理科、檔案局、教育局、體育局聯(lián)席會議，捋順各部門關(guān)系。

3.2 加強檔案專業(yè)技術(shù)人才隊伍建設(shè)

建設(shè)一支業(yè)務精湛、作風優(yōu)良的檔案人才隊伍是推進體校檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。要從源頭破解人才匱乏窘境，利用每年的事業(yè)單位招聘，為體校檔案管理工作補充專業(yè)的新生力量;注重檔案專業(yè)人員的業(yè)務培訓，采用“新老結(jié)合”模式，發(fā)揮業(yè)務骨干的“傳幫帶”作用，幫助新人快速熟悉工作內(nèi)容，并做好工作的有效對接;采用“引進來”和“走出去”相結(jié)合的模式，積極聘請校外行業(yè)專家、同類學校先進工作者來校交流經(jīng)驗，舉辦專題講座，同時鼓勵支持學校檔案管理人員赴校外參加培訓學習，加強計算機、電子檔案、數(shù)字化等知識的學習，為檔案工作的精細化管理夯實理論基礎(chǔ)。

3.3 推進檔案管理方式改革創(chuàng)新

體校的檔案管理工作要改變工作思路，積極應用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)“數(shù)字化革命”。抽調(diào)學校的計算機專業(yè)教師，或是采取政府購買服務的方式，聘請數(shù)據(jù)公司建立檔案數(shù)據(jù)庫，檔案的入庫、掃描、查閱實現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)多部門、實時共享，提高體育檔案服務為民的效率;要形成工作專班，加強檔案專業(yè)人員與教練員、文化課教師的溝通協(xié)調(diào)，教練員提供運動員的大綱測試、大賽成績數(shù)據(jù)，及時補充到數(shù)據(jù)庫中，并與省市運動員管理系統(tǒng)實現(xiàn)共享，教師則提供運動員文化課成績，實時報送，實現(xiàn)運動員學習、訓練成績隨時可查，上級體育部門可調(diào)閱;學校紀檢監(jiān)察部門負責對檔案數(shù)據(jù)更新、后臺監(jiān)控維護、隱私保護全程監(jiān)督，確保信息安全。要實現(xiàn)設(shè)備更新，采買先進的高分辨率的快速掃描儀，提高數(shù)字檔案入檔效率，配齊配強空調(diào)、除濕機，更換檔案柜、儲藏柜，確保文書檔案的安全存放。

4 結(jié)語

綜上所述，無論是日常管理還是評估、巡察工作，檔案管理在體校的發(fā)展建設(shè)中的作用不可或缺。然而，當前體校檔案管理工作中暴露出來的問題，也要求領(lǐng)導層面亟需對標對表體育強國建設(shè)以及中央有關(guān)要求，加大專項資金、設(shè)備保障力度，建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)良好、踏實肯干、愛崗敬業(yè)的管理隊伍，圍繞檔案工作，服務競技體育發(fā)展，不斷提高體校檔案管理的精細化、信息化、數(shù)字化水平。

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作者簡介

郭兆文（1991-），男，漢族，河北滄州人，滄州體育運動學校，初級職稱（助理館員），碩士學位，研究方向：檔案管理。