簡述基層檔案現(xiàn)代化管理存在的問題及對(duì)策

楊天軍

摘 要：在日常工作中，探索基層檔案管理現(xiàn)狀，積極尋求解決方案，可以更好地促進(jìn)基層單位檔案管理。基層單位的文件檔案管理工作也要改變傳統(tǒng)的管理模式，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，優(yōu)化文件檔案管理方法，提高文件檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。本文簡述基層檔案現(xiàn)代化管理存在的問題及對(duì)策，希望能為檔案管理現(xiàn)代化提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息技術(shù);現(xiàn)代化;基層

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.048

信息技術(shù)的發(fā)展使許多行業(yè)的辦公環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。傳統(tǒng)的手工管理文件檔案已基本消除，電子辦公已成為主流。檔案管理現(xiàn)代化是市場經(jīng)濟(jì)背景下的檔案管理新模式。其工作不僅強(qiáng)調(diào)了檔案管理水平，增加了檔案信息的存儲(chǔ)，而且促進(jìn)了檔案在更多的社會(huì)領(lǐng)域發(fā)揮巨大的作用。并具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。因此，基層單位應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理建設(shè)，探索和研究如何有效實(shí)現(xiàn)基層單位檔案管理現(xiàn)

代化。

1 檔案管理現(xiàn)代化概述

1）檔案管理方法的現(xiàn)代化內(nèi)容。檔案管理現(xiàn)代化是一項(xiàng)綜合性內(nèi)容，包括檔案管理方法，管理組織，管理理念和管理設(shè)備的現(xiàn)代化。這里我們主要強(qiáng)調(diào)管理方法的現(xiàn)代化，其他方面暫不討論。所謂檔案管理方法的現(xiàn)代化，主要是指在檔案管理工作中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，以提高管理水平和效率的各種手段。

2）檔案管理方法現(xiàn)代化的內(nèi)在要求。一是管理方法的市場化。在檔案管理方式現(xiàn)代化中，應(yīng)徹底轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的管理觀念，將現(xiàn)代市場管理機(jī)制引入檔案管理，使檔案管理從競爭，激勵(lì)，風(fēng)險(xiǎn)等方面發(fā)生轉(zhuǎn)變。二是管理的科學(xué)化。在檔案管理中采用科學(xué)的方法，按照管理科學(xué)的程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)，技術(shù)，科學(xué)和管理環(huán)節(jié)需要統(tǒng)一協(xié)調(diào)的事物制定標(biāo)準(zhǔn)，并按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一的活動(dòng)，以獲得最佳的秩序和最佳的效果。三是技術(shù)的自動(dòng)化。根據(jù)我國的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和技術(shù)實(shí)力，人工操作和自動(dòng)化將在一定時(shí)期內(nèi)繼續(xù)存在。有些環(huán)節(jié)，即使自動(dòng)化達(dá)到較高水平，仍然需要做人工輔助工作，這是由檔案管理的性質(zhì)決定的。

2 提高檔案管理現(xiàn)代化水平的必要性

一是加強(qiáng)信息資源的整合和利用。許多企業(yè)和組織沒有及時(shí)整合和存儲(chǔ)信息材料。這些材料的獨(dú)特性和有效性對(duì)今后工作的開展起著承上啟下的作用。將科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，提高檔案管理的科學(xué)化水平，可以很好地保存這些材料，有效地整合這些材料，使數(shù)據(jù)的保存更加安全。能更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。二是促進(jìn)文件檔案管理工作便快速化與效率化?，F(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用給國家和社會(huì)的發(fā)展帶來了迅速的變化。通過現(xiàn)代管理技術(shù)的推廣，許多繁瑣的工作變得更加方便。工作內(nèi)容變得簡單，工作效率也有了明顯提高。文件和檔案的科學(xué)管理，使數(shù)據(jù)和信息的存儲(chǔ)，分類和查詢變得規(guī)整，保存或使用查詢更加快捷方便。

3 基層單位文件檔案管理存在的問題

1）工作人員綜合素質(zhì)較低。檔案工作者最重要的是專業(yè)素質(zhì)。員工的專業(yè)知識(shí)，技能和職業(yè)素質(zhì)水平也決定著檔案的質(zhì)量。這需要文件管理人員掌握一些基本的計(jì)算機(jī)技能和收集和處理數(shù)據(jù)的能力。目前，許多單位檔案工作人員大多是兼職人員，而不是專職人員，這導(dǎo)致檔案工作人員除了做好自己的工作外，還要處理復(fù)雜的檔案材料，這必然會(huì)導(dǎo)致手工操作的錯(cuò)誤。

2）檔案管理方式過于落后。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，許多計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，文字處理技術(shù)，信息收集技術(shù)等已被應(yīng)用于文件的收集和處理工作，文件的保存已脫離紙化，增加了數(shù)字資料，聲音資料，圖像資料等的保存形式，改變了傳統(tǒng)的文件管理工作方式。但是，現(xiàn)階段這種管理方式還沒有應(yīng)用到實(shí)際業(yè)務(wù)中，很多基層事業(yè)單位都采用了收集最原始、最簡單的文字，人工處理、總結(jié)的作業(yè)方法，不僅影響了文件管理業(yè)務(wù)的效率，還影響了文件管理的近代化

進(jìn)程。

3）檔案檢索系統(tǒng)不健全。檔案整理歸檔是為了方便后期檢索查詢?？茖W(xué)的檢索系統(tǒng)對(duì)于檔案的使用和查詢至關(guān)重要。然而，目前一些基本單位存在文件檢索系統(tǒng)不完善的問題。目前主要有兩種檢索方法，即手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。計(jì)算機(jī)檢索比手工檢索有許多優(yōu)勢(shì)，但許多基層單位仍然采用手工檢索，不僅效率低下，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

4）檔案管理工作的信息化建設(shè)落后。目前，我國開發(fā)出了許多有關(guān)文件管理的軟件，但是這些軟件非常復(fù)雜，雖然很多企業(yè)和企業(yè)用的軟件是不一樣的，但是因?yàn)闆]有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，很多信息的方式不能實(shí)現(xiàn)資源共享，現(xiàn)在的檔案管理軟件也跟不上科學(xué)技術(shù)發(fā)展的速度，很多機(jī)構(gòu)運(yùn)用的軟件比較落后，還有一些低端的軟件反復(fù)建設(shè)和使用，嚴(yán)重阻礙了檔案管理科學(xué)化的發(fā)展。

4 基層單位文件檔案管理的現(xiàn)代化路徑探索

1）豐富檔案管理的方式。為進(jìn)一步加強(qiáng)基層單位檔案管理質(zhì)量，提高工作效率，首先要改變傳統(tǒng)單一的管理模式，運(yùn)用先進(jìn)的科技進(jìn)行多元化管理，最終實(shí)現(xiàn)信息化，數(shù)字化，虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式，可以擴(kuò)大基層機(jī)構(gòu)男女存儲(chǔ)總量，也大大減少單位庫存空間，無紙化檔案管理可以簡化查閱流程，使單位之間文件的傳遞和流轉(zhuǎn)更加方便，以便更好地開展聯(lián)合工作。

2）完善檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)、加強(qiáng)資源的共享。在建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)的同時(shí)，也要重視系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)的資源共享。首先，檔案管理信息系統(tǒng)的建立不是一蹴而就的，而是需要長期的堅(jiān)持。在這一過程中，還必須保證信息化檔案管理的科學(xué)性和合理性。還需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)之間的各種資源共享，使檔案管理的發(fā)展得以充分開展。檔案管理信息，通過系統(tǒng)建設(shè)和資源共享，可以使信息數(shù)據(jù)更好地管理和應(yīng)用。

3）增加投入力度，加強(qiáng)管理意識(shí)。文件管理的近代化需要資金和設(shè)備等物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，為了推進(jìn)文件管理的現(xiàn)代化，各機(jī)構(gòu)需要注意以下幾點(diǎn)。第一，各方面應(yīng)擴(kuò)大設(shè)備和資金投入，培養(yǎng)優(yōu)秀人才，將記錄管理現(xiàn)代化納入單位規(guī)劃，及時(shí)評(píng)估。第二，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，特別是檔案管理者的領(lǐng)導(dǎo)，要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)報(bào)告，把握檔案業(yè)務(wù)的狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，為以后的檔案管理打下基礎(chǔ)。第三， 做好檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算，做好檔案信息化建設(shè)，檔案維護(hù)和應(yīng)急措施等費(fèi)用，需要重點(diǎn)保障。

4）培養(yǎng)高層次專業(yè)管理人員。針對(duì)目前檔案管理隊(duì)伍中高級(jí)專業(yè)管理人員的不足，應(yīng)采取多種方法和方式，培養(yǎng)大量高水平的專業(yè)管理人員?，F(xiàn)代檔案管理企業(yè)需要大量具有豐富經(jīng)驗(yàn)，理論與實(shí)踐，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等知識(shí)的復(fù)合型人才。因此，應(yīng)注重選拔和使用具有復(fù)雜知識(shí)和技能的高水平專業(yè)檔案管理人員，融入現(xiàn)代檔案管理團(tuán)隊(duì)。此外，還應(yīng)加強(qiáng)在職人員的素質(zhì)和技能。并幫助一線檔案管理人員提高技能，素質(zhì)和素養(yǎng)。

5 結(jié)束語

檔案管理是基層單位的重要組成部分之一?；鶎訂挝槐仨毘浞种匾暀n案管理，通過摸索和借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)文件檔案信息化工作，建設(shè)科學(xué)的檔案管理信息平臺(tái)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，進(jìn)一步促進(jìn)基層單位不斷發(fā)展。

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