檔案利用工作與檔案管理的現(xiàn)代化探討

田樹青

摘 要：檔案利用是檔案管理的最終目的，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理方式也發(fā)生了質(zhì)的改變，在網(wǎng)絡(luò)信息背景下，檔案管理與利用方式逐漸趨向現(xiàn)代化方向發(fā)展。在提升檔案管理質(zhì)量的同時，為檔案利用工作提供了便利條件?；诖?，本文探究檔案利用工作與檔案管理的現(xiàn)代化方法，推動現(xiàn)代化檔案利用與檔案管理工作改革與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案利用;檔案管理;現(xiàn)代化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.044

檔案管理的最終目的是為檔案利用工作奠定良好基礎(chǔ)，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)進行，會產(chǎn)生各種各樣的檔案信息，由于檔案內(nèi)容不同，使用目的不同，形式不同，需要進行分門別類的檔案管理。這使得檔案管理工作過于復雜繁瑣，加大了檔案管理工作本身的難度與工作量，但過于簡單的檔案管理方法又難以保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也不利于檔案的編研與利用。因此，有必要采用現(xiàn)代化檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理與檔案利用工作。

1 現(xiàn)代化檔案管理與利用工作的必要性。

1.1 現(xiàn)代化檔案管理與利用方式是必然發(fā)展趨勢

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，計算機技術(shù)成為當今生活與工作中不可或缺的一部分。將現(xiàn)代化手段應(yīng)用到當前檔案管理與利用工作中，是新時期社會主義建設(shè)與發(fā)展的需要，也是檔案管理與利用工作的必然發(fā)展趨勢。信息技術(shù)對現(xiàn)代化辦公方式與辦公環(huán)境帶了重要影響，顛覆了傳統(tǒng)工作方式與工作環(huán)境，特別是檔案利用與管理工作，過去在檔案存儲方面需要一定的空間，對環(huán)境也有一定的要求，從而保證檔案的完整性與安全性，隨著工作進程的不斷深入，檔案內(nèi)容也逐漸增多，占據(jù)的存儲空間也越來越大，同時也為后期的檔案利用工作帶來了一定的負擔。要想提升檔案管理與利用工作的效率與質(zhì)量，勢必要進行現(xiàn)代化檔案管理與利用工作轉(zhuǎn)變。

1.2 是進一步規(guī)范檔案管理工作的需求

在進行檔案管理工作過程中，會記錄大量的個人信息資料，例如，人員的績效考核情況、個人履歷及工作業(yè)績等，這些工作需要耗費一定的時間與精力完成，如果采用傳統(tǒng)檔案管理方式，難以將各部門之間的信息內(nèi)容建立起有效的關(guān)聯(lián)，從而導致檔案內(nèi)容缺乏關(guān)聯(lián)性，檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案信息缺乏交流性，使得檔案管理工作存在一定的滯后性。無法為檔案使用人員提供便利條件。要改變這一現(xiàn)狀，需要建立完善的檔案信息管理體系，采用現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)管理檔案，提升檔案管理規(guī)范性，檔案內(nèi)容關(guān)聯(lián)性，檔案信息交流性，從而提高檔案利用效率。

1.3 檔案信息化，是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢

隨著現(xiàn)代化水平的不斷發(fā)展，人們逐漸實現(xiàn)辦公自動化，無紙化辦公等工作方式，這也促使檔案管理工作與檔案利用工作發(fā)生了一定的變化。例如，傳統(tǒng)的文件起草、簽發(fā)、歸檔等工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^計算機與網(wǎng)絡(luò)工作方式實現(xiàn)。這樣的檔案利用方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用方式存在較大差異，檔案保管工作對環(huán)境，有一定的要求。為了保證紙質(zhì)檔案的完整性與安全性，需要消耗一定的人力資源與物力資源，但是在檔案利用的過程中，無法避免對檔案造成損壞或遺失，從而為檔案管理與利用工作，造成一定的困難。而現(xiàn)代化工作方式，可以有效優(yōu)化檔案管理與利用工作。

2 現(xiàn)代化檔案利用與管理工作的有效對策

2.1 規(guī)范檔案管理工作方式

新形勢背景下，必須規(guī)范現(xiàn)代化檔案管理工作方式。將檔案管理工作技術(shù)、檔案管理工作組織、管理方式進行現(xiàn)代化處理?，F(xiàn)代化檔案管理工作要體現(xiàn)在檔案管理工作標準化，管理方法科學化，管理技術(shù)升級化。因此，在進行檔案管理工作時，做好檔案記錄整理、存儲及傳遞工作并實現(xiàn)科學化檔案管理。充分利用信息化技術(shù)，進行計算機檔案管理工作，在檔案收入、整理、檢索等功能方面做好檔案鑒定工作。在科學管理檔案工作過程中，要遵循檔案管理工作的科學規(guī)律，處理好工作過程中可能出現(xiàn)的各種問題，以規(guī)范科學高效的方式，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作，逐步完善檔案管理工作。在現(xiàn)代化檔案管理工作實踐的過程中，需要認識到檔案實體與檔案信息分離思路的重要性，檔案實體與檔案信息分離可以促進簡化立卷深化檢索的實現(xiàn)。從而發(fā)揮出現(xiàn)代化檔案管理工作的安全性，提升檔案的檢索功能。檔案信息是進行檔案檢索與傳輸?shù)闹饕獙ο蟆Ｖ挥忻撾x實體才能有效實現(xiàn)檔案管理存儲與加工工作，進而實現(xiàn)計算機檢索與網(wǎng)絡(luò)傳播功能，推動現(xiàn)代化檔案管理工作實現(xiàn)。

2.2 提升數(shù)據(jù)準備速度，促進現(xiàn)代化檔案管理進程

在現(xiàn)代化檔案管理工作實現(xiàn)過程中，計算機數(shù)據(jù)準備工作是重要基礎(chǔ)，只有具備科學規(guī)范的工作流程與方法，才能保證現(xiàn)代化檔案管理數(shù)據(jù)完整，便于使用，從而推動檔案管理工作現(xiàn)代化進程速度。在檔案錄入過程中要以循序漸進、張弛有度的方式開展工作，根據(jù)檔案信息的價值與重要性及檔案利用率高低，將檔案進行排序處理。要對檔案進行分級錄入，將同一個卷內(nèi)有幾個文件或不同文件中涉及同一內(nèi)容的檔案資料，進行整合處理、文件組合錄入管理，將記錄內(nèi)容重要或反映問題相對復雜的檔案文件，進行分級管理。要充分利用檔案原有基礎(chǔ)，對檔案、案卷基礎(chǔ)較好、檔案目錄完整的檔案資料，可以在其目錄上進行分級標注。

2.3 現(xiàn)代化檔案利用工作，推動相關(guān)工作現(xiàn)代化進程

檔案管理工作繁重復雜，涉及內(nèi)容較多需要進行檔案建立、案卷組織與技術(shù)整合等工作。同時要保管好單位的登記內(nèi)容、編號及檔案標識等。在傳統(tǒng)檔案管理工作過程中，負責檔案管理工作的人員，需要通過手工作業(yè)方式，完成檔案搜集整理、鑒定、保管、檢索等工作，特別是為后期檔案利用工作，需要花費大量的時間進行反復查閱，在成千上萬件檔案中查找一件檔案，猶如大海撈針一樣，會消耗檔案工作人員的大量時間與精力。同時，難以提升檔案利用工作的工作效率，這種工作方式，對檔案管理工作也會造成一定的影響，因此需要利用現(xiàn)代化檔案管理與利用方式，提升檔案管理與利用效率。為此需要檔案管理人員，提升自身的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)，通過學習現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)掌握檔案管理軟件，提升檔案管理與利用效率。

2.4 強化檔案管理工作人員的計算機水平與工作技能

在信息化背景下，需要強化檔案管理工作人員的計算機操作能力，組織檔案工作人員參與檔案信息化管理培訓，在培訓后經(jīng)過考核，達到標準后方可上崗操作。從當前計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用的情況分析來看，檔案管理工作逐漸趨向，人與計算機有機融合的階段中，為此要求檔案管理相關(guān)人員，具備一定的計算機操作能力，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，只有熟練掌握這些技能，才能讓其更加適用檔案管理和利用工作現(xiàn)代化的需求。因此需要重視檔案管理現(xiàn)代化人才隊伍培養(yǎng)工作，積極提升企業(yè)或單位內(nèi)部檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平，幫助其掌握現(xiàn)代化檔案管理，打造一支高水平的檔案管理隊伍，為檔案利用與管理現(xiàn)代化發(fā)展起到積極的推動作用。

3 結(jié)束語

綜上所述。檔案管理工作的最終目的，就是為檔案利用工作提供便利服務(wù)，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理利用工作，需要逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化管理方式，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理與利用工作中，優(yōu)化檔案管理工作方式，為檔案利用提供便利條件，方便后期檔案使用者使用檔案資料，為此，企業(yè)或單位需要加快信息化檔案管理與利用工作進程。

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