加強醫(yī)院檔案綜合管理問題與對策

左雪

摘 要：醫(yī)院作為事業(yè)單位，文書檔案記載著醫(yī)院的重大事件，是醫(yī)院開展醫(yī)療活動、科研等方面的記錄和見證，直接影響著醫(yī)院管理工作的效率和質(zhì)量。當(dāng)前，新的醫(yī)療政策不斷深入到醫(yī)院的各項工作中，所以對醫(yī)院的檔案管理工作也有了進一步的要求。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)做好各項工作，提高對綜合檔案管理的重視，根據(jù)規(guī)定進行及時的調(diào)整，以強化對醫(yī)療檔案的管理，推動醫(yī)院發(fā)展的與時俱進。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;重要性;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.043

1 醫(yī)院綜合檔案管理目前發(fā)現(xiàn)的問題

1.1 檔案管理制度不完善

雖然醫(yī)院在醫(yī)療、行政、人事、后勤等方面制定了相對健全的制度，但是在檔案管理方面，大多數(shù)的事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，對保護文書檔案方面缺乏超前意識，導(dǎo)致文書檔案管理制度呈現(xiàn)落后的態(tài)勢。另一方面許多事業(yè)單位堅持傳統(tǒng)檔案管理方式，僅僅將文書檔案用在基礎(chǔ)工作上，雖然可以保證電子檔案管理順利地進行，但是細節(jié)方面有好多地方都不完善，在工作中出現(xiàn)了各種問題對整個綜合檔案的管理進度造成了很大的影響。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，基礎(chǔ)設(shè)施差

當(dāng)前，很多單位還未將綜合檔案管理工作提上日程，只把工作重心放在醫(yī)療上，導(dǎo)致檔案室用房緊張，不符合檔案安全管理的要求，給檔案管理員的工作帶來了不便，而檔案室的建設(shè)也不符合標(biāo)準(zhǔn)，甚至一些單位還沒有建立專門的檔案室，消防安全等措施不到位，極易引起檔案的損壞、丟失等隱患。

1.3 醫(yī)院檔案管理人員的綜合水平較低

由于醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)院的綜合檔案管理工作缺乏重視，大多數(shù)的事業(yè)單位的檔案管理工作并沒有安排專職的檔案管理人員，工作人員大多由專業(yè)不對口的人來擔(dān)任，甚至有的工作人員是從別的專業(yè)借調(diào)過來的，還有的檔案管理人員是其他部門人員兼任，導(dǎo)致負責(zé)綜合檔案管理人員專業(yè)水平不高，管理知識缺乏，在檔案管理工作上毫無章法，沒有條理性，導(dǎo)致文書檔案的存放歸檔效率低。另外，醫(yī)院疏于對檔案管理人員的培訓(xùn)，只重視對醫(yī)療技術(shù)人員培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員水平跟不上時代的發(fā)展，這也是造成檔案管理水平落后的重要原因之一。

1.4 醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)落后

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機的普及程度越來越高，檔案管理系統(tǒng)的到了廣泛的應(yīng)用。許多事業(yè)單位沒有意識到科學(xué)信息化的重要性，仍然堅持傳統(tǒng)管理模式，不愿意耗費人力財力在檔案管理上，僅僅將文書檔案用在基礎(chǔ)工作上，沒有進一步的挖掘其作用，始終在檔案的管理和使用上跟不上時代的發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理的改進對策

2.1 完善醫(yī)院檔案管理制度

在平時的日常工作中，建立完善的工作制度可以說是工作能否順利開展的重要因素，有了規(guī)范合理的制度規(guī)范和管理才能正確指導(dǎo)我們的日常工作，規(guī)范我們的行為，缺乏完善的規(guī)章制度的約束和規(guī)范，很難保證檔案工作的合理化開展，從而造成檔案丟失、不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)[1]。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)迅速的發(fā)展，應(yīng)該對醫(yī)院的綜合檔案的管理更加重視，如何能跟上醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的步伐，提高醫(yī)院的檔案管理水平，需要相關(guān)管理部門制定出一套完善高效的管理制度。為了更好地完善醫(yī)院綜合檔案管理制度，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該組織大家專門設(shè)立一個檔案管理小組，并配有本專業(yè)的檔案管理人員進行管理，對檔案的整理、歸檔、分類、編目等工作制定標(biāo)準(zhǔn)的體系。此外，對于收集檔案的內(nèi)容、管理檔案資料的環(huán)境、檔案人員的分配等方面都要有創(chuàng)新思路，進而可以快速地提高醫(yī)院檔案管理的能力。其次是醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)檔案管理員的實際情況制定完善的考核制度，不僅能激發(fā)檔案員的潛力和熱情，還可以使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化;醫(yī)院單位分管負責(zé)同志應(yīng)以身作則，加強對檔案管理相關(guān)工作的重視，給予檔案管理工作人員關(guān)心，促進工作人員正確認(rèn)識檔案工作的重要性，積極認(rèn)真的完成工作[2]。

2.2 加大投入以改善基礎(chǔ)設(shè)施

想要更好的實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，就必須加大對檔案建設(shè)的投入，做好檔案存庫的保護與建設(shè)工作，防止醫(yī)院檔案的損壞和丟失。醫(yī)院應(yīng)該安排專職人員負責(zé)，設(shè)有獨立的綜合檔案室，并將防護措施做到位，消除所有存在的不利因素，確保檔案的安全。此外，應(yīng)設(shè)立專用的檔案庫房，達到“八防”要求，并安裝空調(diào)，配置防火設(shè)施，根據(jù)實際需要配備必要的管護設(shè)備。另外隨著電子信息化的發(fā)展，醫(yī)院要加強電子信息化建設(shè)，有條件的單位要加大資金投入，配備計算機、打印機、掃描儀等配套設(shè)置，結(jié)合運用先進的管理軟件對醫(yī)院的檔案進行管理和使用，參照以往的管理模式來實現(xiàn)檔案的信息化管理，優(yōu)化成具有不易損壞和便于管理的特點。

2.3 提高員工素質(zhì)

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要工作，因此，提高員工的素質(zhì)，完善和建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系十分必要。在用人方面，應(yīng)該強化檔案專職人員對工作的重視程度，提高工作人員的對專業(yè)學(xué)習(xí)和提升的意識，安排主要承擔(dān)圖書館檔案管理的全部職責(zé)，確定好專職人員后不應(yīng)隨意更換。另外還應(yīng)從實際出發(fā)，經(jīng)常性的開展檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，讓他們參加專業(yè)培訓(xùn)班和實際操作學(xué)習(xí)， 逐漸積累檔案管理的專業(yè)知識和經(jīng)驗[3]。同時檔案管理人員還需掌握先進的計算機和信息化的應(yīng)用技術(shù)，打造一支具有廣博的知識、敏銳的信息意識和較高的信息處理能力的復(fù)合型專家隊伍，以適應(yīng)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢。

2.4 檔案管理實現(xiàn)信息化

隨著電子信息化的加速發(fā)展以及計算機的廣泛使用，綜合檔案管理工作的方式也在不斷完善，醫(yī)院需要跟隨時代的發(fā)展逐步改變過去落后的傳統(tǒng)管理方式。提高信息化管理的重要設(shè)備是計算機，它可以縮小檔案存放所占據(jù)的空間，提高檔案管理的工作效率。電子信息技術(shù)還可以把各類型的模塊有效結(jié)合，形成一個整體的檔案管理體系，緊密連接各個相關(guān)類別，它的優(yōu)點是可以最大限度的實現(xiàn)功能的同時提升檔案的查閱速度，增強檔案管理的快捷性。檔案員可以使用相關(guān)的軟件的分門別類的將檔案數(shù)據(jù)錄入電腦檔案庫，還能利用圖標(biāo)圖像等軟件更系統(tǒng)的分類保存檔案數(shù)據(jù)。還可以通過存儲檔案的文件目錄、對檔案信息的復(fù)制與檢索、統(tǒng)計與匯總檔案文件、傳輸數(shù)據(jù)并對系統(tǒng)進行維護等等。管理員再按照提前制定好的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對歸檔的材料進行審核組卷和分類，有條件的單位可以通過上傳信息數(shù)據(jù)平臺來建立檢索查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，以便以后查閱調(diào)取。

3 結(jié)語

總之，醫(yī)院的檔案管理工作是一項既繁瑣復(fù)雜又至關(guān)重要的工作，是醫(yī)院的發(fā)展和開展各項工作的見證和依據(jù)，檔案管理是社會發(fā)展不可缺的一項任務(wù)，所以加強對檔案管理的要求是如今醫(yī)療水平提高的重點內(nèi)容之一。因此，我們要加強對醫(yī)院檔案管理的重視，建立健全管理制度以及提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面的分析提出相應(yīng)的解決措施，充分發(fā)揮其作用，結(jié)合當(dāng)代科技的進步高效地對其進行完善，對于醫(yī)院的長期發(fā)展意義重大。

參考文獻

[1]趙繼軍.針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理問題的研究[J].黑龍江史志，2015，000（007）：144-144.

[2]楊燕紅.事業(yè)單位檔案管理問題及對策[J].卷宗，2017，000（015）：21-21.

[3]梁轉(zhuǎn)琴.試論高校圖書館檔案管理工作[J].渭南師范學(xué)院學(xué)報，2003，18（0z1）：169-170.