提高辦公室檔案管理工作效率的思考

曹敏敏

摘 要：辦公室檔案管理工作對(duì)于單位其他工作內(nèi)容都具有一定的聯(lián)系。如果辦公室檔案管理工作效率出現(xiàn)持續(xù)低下的情況，對(duì)于單位的其他工作會(huì)產(chǎn)生不利影響，因此現(xiàn)階段針對(duì)辦公室檔案管理工作效率提升進(jìn)行研究和分析是非常重要的一項(xiàng)工作。單位需要重視這項(xiàng)工作，找準(zhǔn)其工作思路，并且進(jìn)行貫徹和落實(shí)，切實(shí)提升其工作效率。本文針對(duì)【提高辦公室檔案管理工作效率的思考】進(jìn)行相關(guān)的研究和分析，這對(duì)于單位的持續(xù)健康發(fā)展來(lái)說(shuō)非常重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;效率提升;有效措施;研究分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.037

辦公室檔案管理工作對(duì)于單位的發(fā)展非常重要，其不僅是一個(gè)單位成長(zhǎng)過(guò)程的展現(xiàn)，在單位實(shí)際發(fā)展過(guò)程中對(duì)其他工作內(nèi)容還會(huì)產(chǎn)生比較大的影響。而且隨著時(shí)間的推移和時(shí)代的不斷改革創(chuàng)新，對(duì)于辦公室檔案管理工作也提出了嶄新且更高的要求，其中之一就是要求其工作效率得到有效的提升。文章針對(duì)【提高辦公室檔案管理工作效率的思考】進(jìn)行相關(guān)研究和分析，提出具有針對(duì)性和建設(shè)性的意見(jiàn)及

對(duì)策。

1 辦公室檔案管理工作效率提升的重要意義

首先，辦公室檔案管理工作是單位整體工作中非常重要的組成部分。提升其工作效率勢(shì)在必行，也是順應(yīng)時(shí)代不斷發(fā)展的需要[1]?？茖W(xué)的檔案管理能夠?yàn)槭聵I(yè)發(fā)展、信息查詢等提供大力的支持，這也是辦公室檔案管理工作最為重要且直接的一種體現(xiàn)。目前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)信息化時(shí)代，辦公室檔案管理管理工作的重要性又提高得非常之快，單位需要充分意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性。

其次，就辦公室檔案管理工作自身來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作具有連貫性、連續(xù)性等主要特點(diǎn)。為了促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)發(fā)展，就需要提升其工作效率，與時(shí)代發(fā)展保持同步節(jié)奏，這一點(diǎn)對(duì)于單位來(lái)說(shuō)至關(guān)

重要。

最后，辦公室檔案管理工作效率提升還能夠促進(jìn)檔案管理事業(yè)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，而且社會(huì)在高速的發(fā)展過(guò)程中本身就離不開(kāi)檔案管理。在這一過(guò)程中，如果辦公室檔案管理工作效率持續(xù)低下，就會(huì)對(duì)單位、社會(huì)發(fā)展起到負(fù)面影響，最終失去參考和借鑒的意義，辦公室檔案管理工作也失去了意義[2]。

2 現(xiàn)存的辦公室檔案管理工作問(wèn)題

2.1 管理意識(shí)比較淡薄

部分單位辦公室檔案管理意識(shí)是比較淡薄的。之所以出現(xiàn)這種情況，很大一部分原因來(lái)自辦公室檔案管理工作人員。目前任職于辦公室檔案管理工作人員包含一部分兼職工作人員，甚至還具有部分專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)的工作人員。由此部分單位辦公室檔案管理工作效率持續(xù)比較低，這對(duì)于檔案管理工作體系的建立、完善產(chǎn)生了很多不利因素，后續(xù)也會(huì)使得檔案管理工作的管理方式越來(lái)越落伍，最終與時(shí)代發(fā)展出現(xiàn)斷裂現(xiàn)象。解決這種現(xiàn)象最有效的方式就是引進(jìn)高新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，但是部分單位的檔案管理意識(shí)淡薄，并沒(méi)有及時(shí)采取這一方式[3]。

2.2 辦公室檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提升

對(duì)于任何一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)，相關(guān)工作人員永遠(yuǎn)處于最為重要的位置，對(duì)于辦公室檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是一樣的。目前很多單位辦公室檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)非常有限，專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的缺乏使其難以高質(zhì)量地完成相關(guān)的工作內(nèi)容，也不能滿足現(xiàn)代化辦公室要求。網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來(lái)也對(duì)辦公室的檔案管理工作提出了嶄新的要求，例如現(xiàn)階段的檔案管理工作正在朝向信息化和網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，而在辦公室檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有限的這種情況之下，會(huì)嚴(yán)重滯緩辦公室檔案管理工作的開(kāi)展速度，使得這項(xiàng)工作內(nèi)容出現(xiàn)效率低下的現(xiàn)象。單位需要重視辦公室檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)的培養(yǎng)[4]。

2.3 辦公室檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的工作方式

眾所周知，辦公室檔案管理工作長(zhǎng)期采用傳統(tǒng)的人工工作方式。然而，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)已經(jīng)在各項(xiàng)社會(huì)工作當(dāng)中得到充分運(yùn)用，并都取得了不錯(cuò)的效果。但是很多單位辦公室檔案管理工作沿用的依舊是傳統(tǒng)的工作方式，人工檔案管理不光會(huì)出現(xiàn)效率低下的問(wèn)題，嚴(yán)重的情況下還會(huì)出現(xiàn)工作失誤，導(dǎo)致單位的發(fā)展受到一定限制。

3 提升辦公室檔案管理工作效率的有效措施

3.1 優(yōu)化和完善管理制度

現(xiàn)階段實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作效率的提升，首要的一項(xiàng)工作就是加強(qiáng)檔案主體領(lǐng)導(dǎo)者的重視程度，從而有效地推進(jìn)檔案管理機(jī)制的完善，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中也需要將相關(guān)的管理制度落實(shí)[5]。例如可以根據(jù)單位的實(shí)際需求來(lái)設(shè)立專門的檔案管理工作室，對(duì)高新信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也可以進(jìn)行應(yīng)用，方便后續(xù)的檔案查閱，同時(shí)還需要保證檔案的安全性。為了強(qiáng)化監(jiān)督，還需制定相應(yīng)的監(jiān)督措施，達(dá)到良好的監(jiān)督效果。

3.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)

培養(yǎng)專業(yè)化人才是非常重要的一項(xiàng)工作。單位可以在發(fā)展過(guò)程中針對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，針對(duì)培訓(xùn)效果還可以設(shè)定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施，鼓勵(lì)辦公室檔案管理工作人員提升自身的綜合素質(zhì)。另外，還可以積極地在外界引入專業(yè)人才，久而久之，單位中的辦公室檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)就會(huì)得到明顯的提升[6]。

3.3 實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展

眾所周知，目前社會(huì)正處于一個(gè)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中，因此急需推進(jìn)辦公室檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，更新管理模式。檔案的收集工作、整理儲(chǔ)存工作以及保管工作等，對(duì)于一些高新技術(shù)可以積極地進(jìn)行應(yīng)用，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、影像技術(shù)以及激光光盤(pán)技術(shù)等。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理工作現(xiàn)代化，有利于提升辦公室檔案管理工作效率，對(duì)于單位其他工作的開(kāi)展也是大有裨益的。當(dāng)然，這一過(guò)程需要投入一定的資源，單位需要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況做出選擇。

4 結(jié)論

綜上所述，就是針對(duì)【提高辦公室檔案管理工作效率的思考】的相關(guān)研究和分析，現(xiàn)階段的辦公室檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在這種情況下，需要以提升辦公室檔案管理工作為主要目的，采取切實(shí)有效的措施，提高檔案管理工作效率，積極推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

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