基于單軌制的企業(yè)投標檔案資源智能化服務探析

周麗 代璐

摘 要：投標檔案是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，也是企業(yè)生產經營管理不可或缺的重要一環(huán)。單軌制背景下，促使企業(yè)投標檔案不斷創(chuàng)新管理思路和方法，本文闡述投標檔案的特點，總結基于單軌制的投標檔案的業(yè)務流程，提出基于單軌制的企業(yè)投標檔案資源智能化服務策略。

關鍵詞：單軌制;企業(yè)投標檔案;智能化;服務與利用

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.036

基金項目：本文系遼寧省檔案局項目“設計企業(yè)投標檔案資源建設及服務模式研究”（項目編號：2020-X-23）階段性研究成果。

2011年《招標投標法實施條例》中首次提到“國家鼓勵利用信息網絡進行電子招標投標”;六部委在《“互聯(lián)網”+招標采購行動方案（2017-2019年）》提出逐步消除電子采購與紙質采購并存現(xiàn)象;最新修訂的《招標投標法》中指出“除特殊情形外，依法必須進行招標的項目應當采用電子招標投標方式”，可以明顯看出在未來的招投標過程中，電子投標檔案的地位將得以突顯。隨著我國投標工作日漸規(guī)范化，商務標作為投標過程中的一部分，在整個投標工作中占有非常重要的地位。投標單位只有全面、具體的掌握商務資料，才能保證在競標過程中占據(jù)有利條件，所以投標檔案資源的重要性不言而喻。

1 投標檔案的概念和特點

投標檔案是指企事業(yè)單位等進場交易的政府采購項目和建設工程投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。投標檔案具有載體不穩(wěn)定性、易更改性、不安全性等特點。

2 基于單軌制的投標檔案的業(yè)務流程

2.1 投標檔案的資源整合

投標過程中可能涉及的檔案資源通過分析可以發(fā)現(xiàn)，他們的形成部門和流轉部門都不相同。比如資質證書一般存放于公司的企業(yè)文化和旅游部或市場部，人員證書及合同一般存放于個人手中及人事部門，財務資料存放于財務部，獲獎證書、設計合同一般歸檔至檔案室，所以投標檔案的資源整合也是企業(yè)各部門相互配合的過程。

2.2 投標檔案的著錄和檢索

投標檔案資源庫的建設在投標過程中是最為基礎也是工作量最大的工作，只有在建立資源庫的時候做好投標檔案關鍵屬性的提取和著錄才能為投標過程奠定好資源基礎。配合智能化的檢索功能，在最短的時間內精準抓取匹配的投標檔案。

2.3 投標檔案的利用

公司的投標檔案本著資源共享的原則，旨在實現(xiàn)資源利用的最大化，對投標檔案的庫存、借用時間、歸還時間要進行精準化、規(guī)范化的管理，實現(xiàn)資源的合理配置。

2.4 審批流程

審批流程的設計重在檔案信息安全和高效利用之間的平衡。對于密級較低的普通類檔案資源可以將利用權限按照規(guī)定放開，以提高投標工作的效率;對于機密資源執(zhí)行嚴格的審批程序，保護公司的商業(yè)秘密。

2.5 招標文件智能化解讀和投標文件的自動生成

招標文件一般具有規(guī)范化的范本，對于招標文件內容的精準解讀有助于有針對性的進行響應，系統(tǒng)建設應充分利用信息技術讀取關鍵信息，通過高亮等方式輔助投標人員進行投標活動。相似的，投標文件也具有規(guī)范化的樣式，系統(tǒng)建設可以智能化的根據(jù)招標文件的解讀，從投標檔案庫中抓取符合條件的檔案資源，自動生成投標文件，減少了大量人工篩選、制作標書的過程，大大提高了工作效率，提高標書制作的質量。

3 基于單軌制的企業(yè)投標檔案資源智能化服務策略

3.1 夯實招投標檔案法 ?規(guī)范投標檔案管理平臺

20世紀末期，我國在使用世界銀行貸款的過程中將招標采購引入我國。隨著市場體制機制的建立，招投標方式在各業(yè)被普遍使用，2019年3月18日《中國人民共和國招標投標法實施條例》修訂完成，無論是我國政府頒布的《招標投標法》還是《招投標實施條例》，主要是規(guī)范招標投標過程，對于招投標過程中產生的資料管理規(guī)定與標準沒有操作規(guī)范和要求。因此招投標領域里需要進一步夯實招投標檔案法律法規(guī)，規(guī)范投標檔案管理平臺，對投標檔案資源的整合、管理和利用。

3.2 整合檔案資源 構建電子化企業(yè)投標檔案管理系統(tǒng)

整合企業(yè)各類檔案資源，其中包括企業(yè)資質、業(yè)績、人員、技術優(yōu)勢等，建立投標檔案資源庫，構建電子化企業(yè)投標檔案管理系統(tǒng)，探索將審批流程及投標檔案的收集、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)都統(tǒng)一到檔案管理系統(tǒng)中，從而使服務模式更簡潔更流暢。保證了檔案資源的安全性，流程的合規(guī)性，又能對招標文件要求進行精準響應，最大程度智能化的完成商務標文件的編制，在激烈的市場競爭中為企業(yè)贏得時間。對投標過程需要的投標檔案種類進行全面梳理。從文件生命周期的角度研究各類檔案從形成到歸檔保存直至銷毀全過程的管理需求，探究各類投標資源的整合、利用路徑。

3.3 實現(xiàn)投標檔案電子化管理的一站式檢索

檔案管理的最終歸宿是為用戶提供便捷的檢索服務。因此，應當從信息系統(tǒng)的角度，探究投標檔案服務平臺的建設，從系統(tǒng)需求到功能建設、系統(tǒng)實施等方面，既要保證投標檔案資源的安全性，又要兼顧利用的時效性，提供智能化的檢索、利用途徑。投標檔案資源庫的建設在投標過程中是最為基礎也是工作量最大的工作，只有在建立資源庫的時候做好投標檔案關鍵屬性的提取和著錄才能為投標過程奠定好資源基礎。配合智能化的檢索功能，在最短的時間內精準抓取匹配的投標檔案。從而為用戶提供投標檔案管理的一站式檢索服務。

3.4 提高投標檔案管理者的素質和水平

目前負責投標檔案管理的工作者一般為兼職檔案員，因此，要打造一批高素質高水平的投標檔案管理者的素質。首先，要做好檔案培訓工作，讓兼職檔案員明晰檔案管理知識，了解投標的環(huán)節(jié)和業(yè)務流程，提高主觀能動新，變被動服務為主動服務，從而提高投標檔案的管理效率。其次，基于單軌制的檔案管理背景，因此，檔案管理者要具備一定的計算機處理能力和電子商務平臺的基本操作方法，立足于線上與線下的無縫對接，不斷適應單軌制的平臺和電子投標平臺數(shù)據(jù)之間的相互轉換。

參考文獻

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