提高事業(yè)單位檔案管理水平的策略研究

摘 要：新時期，事業(yè)單位轉型發(fā)展，檔案內(nèi)容越來越多，如何提高事業(yè)單位檔案管理水平，是事業(yè)單位考慮的重點內(nèi)容。本文對當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題進行分析，并且探討了提高檔案管理水平的方法和策略，旨在促進事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)轉型，為事業(yè)單位發(fā)展奠定堅實基礎。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題;對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.030

檔案是對事業(yè)單位的各項工作、人員調動、發(fā)展歷程等進行記錄的重要資料，對于單位的發(fā)展、決策等都有十分重要的意義。加強檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要任務之一，傳統(tǒng)的檔案管理理念比較陳舊、管理方法落后，對檔案管理工作造成了極大的阻礙。在信息化時代背景下，為了更好地促進事業(yè)單位發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理必須要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展，借助計算機信息技術對事業(yè)單位檔案進行分類、整理、存檔，以便事業(yè)單位對檔案資源進行利用，促進事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理具有很強的完整性，而且是一個持續(xù)性的工作，需要不斷更新，采取信息化管理手段替代傳統(tǒng)的紙質化檔案，可以確保事業(yè)單位檔案的科學性、準確性，從而提高事業(yè)單位檔案的利用率。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）對檔案管理的重視程度不夠。檔案管理工作與事業(yè)單位的諸多內(nèi)容有關，比如人才的選拔、績效考核、資金利用、業(yè)務活動的開展等，都需要利用檔案信息。但由于事業(yè)單位的性質比較特殊，一些事業(yè)單位管理人員對檔案管理的重視程度不夠高，沒有將其有效貫徹落實，導致檔案管理工作長期被忽視，在很長一段時間內(nèi)都處于無序狀態(tài)，不利于檔案工作的開展。

2）檔案管理方法比較陳舊，信息化程度不高。對于事業(yè)單位來講，實現(xiàn)自動化、信息化是未來的發(fā)展趨勢，檔案管理也必須要實現(xiàn)信息化發(fā)展。但以前的檔案管理主要采用人工方式，檔案的載體也主要是紙質資料，很容易導致檔案資料受損、丟失等，人工記錄也可能會出現(xiàn)一些失誤。目前，檔案信息化建設程度不夠高，一方面，信息化基礎設施不足，事業(yè)單位檔案管理信息化建設的基礎是計算機設備、通訊設備、信息存儲設備等，為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理，必須要配備充足的基礎設備作為技術支持，但目前很多基礎設施的配備還不夠完善，限制了事業(yè)單位檔案管理信息化建設與發(fā)展。

3）事業(yè)單位檔案管理制度不健全。檔案管理是一項系統(tǒng)性工作，需要有專業(yè)的檔案管理人員來完成，并且要形成規(guī)范化的檔案管理制度，才能提高檔案管理水平，促進檔案工作順利開展。但目前檔案管理制度還不夠健全，在收集、存儲、利用檔案的過程中缺乏完善、嚴謹?shù)囊?guī)章制度，加上一些人員認為檔案管理工作不重要，在日常工作中比較散漫，影響了檔案管理水平。

4）檔案管理人員綜合能力水平不高。隨著時代的發(fā)展，檔案行業(yè)的要求也越拉越高，尤其是在信息化時代，檔案管理必須要與時俱進，檔案管理人員要學習新技術、新方法和新理念，然而現(xiàn)實情況是單位的管理人員綜合能力水平還遠遠達不到檔案信息化管理的要求，有的檔案管理人員思想理念陳舊，沒有認識到新時期檔案管理的發(fā)展趨勢，所掌握的檔案信息化技術不多，所以影響了檔案管理信息化發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理策略研究

1）加強對檔案管理工作的重視。檔案管理是事業(yè)單位開展工作的重要基礎，檔案記錄了單位發(fā)展過程中的眾多重要信息，新時期必須要加強對檔案工作的重視，才能真正提高檔案管理水平。目前一些事業(yè)單位的領導人員對檔案工作的重視程度不夠高，認為檔案屬于文書工作，檔案人才隊伍比較薄弱。對此，要在事業(yè)單位內(nèi)部加強對檔案工作的重要性和必要性的宣傳，從事業(yè)單位領導人出發(fā)，以身作則，加強對檔案工作的重視，撥付更多資金用于檔案部門、檔案室、檔案基礎設施的建設，讓檔案管理人員意識到檔案工作對事業(yè)單位經(jīng)濟發(fā)展的作用，從思想上更加重視檔案工作，為檔案管理奠定良好基礎。

2）加強檔案管理信息化建設。檔案管理信息化是未來檔案工作的開展方向，只有逐漸實現(xiàn)信息化，才能真正提高檔案管理水平，提高檔案工作質量，減少檔案的丟失與損壞，而且信息化管理有助于檔案的傳輸，提高檔案利用率。首先，事業(yè)單位要加深對檔案信息化發(fā)展的認識，在單位內(nèi)部進行宣傳和推廣，對檔案管理信息化建設的重要性進行講解，讓檔案管理部門和相關人員逐漸轉變觀念，提高檔案管理水平。其次，要購置更多的信息化設備，為檔案信息化管理奠定堅實基礎，其是在計算機設備、通信設備等基礎設備的配備方面，事業(yè)單位要撥付更多資金，購置設備，建立檔案信息化管理網(wǎng)絡和平臺，才能提高事業(yè)單位檔案管理水平。最后，要不斷提升事業(yè)單位檔案管理服務意識。事業(yè)單位檔案管理工作不僅僅是對檔案信息進行整理、歸類和利用，還需要深入挖掘檔案信息，發(fā)揮檔案信息的價值。所以，要進一步提高事業(yè)單位檔案管理服務意識，使事業(yè)單位檔案管理從單一的檔案職能轉變?yōu)榫哂休^強綜合服務職能，真正發(fā)揮出事業(yè)單位檔案的作用。

3）完善檔案管理制度。由于當前一些事業(yè)單位檔案管理制度不完善，導致檔案內(nèi)容缺失、不完整、不標準，極大地影響了事業(yè)單位檔案的利用效率。隨著檔案工作要求的不斷改變，事業(yè)單位檔案管理必須要建立嚴格的、規(guī)范化的管理制度，將檔案管理看成一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，制定完整的、規(guī)范科學的事業(yè)單位檔案管理制度和標準。

第一，要制定檔案內(nèi)容標準制度。對于檔案內(nèi)容，必須要形成統(tǒng)一存檔標準，尤其是在信息化管理過程中，電子檔案內(nèi)容繁多，一旦內(nèi)容不標準，對檔案的后期利用會造成較大影響。所以，在檔案管理過程中要結合信息化管理要求，對事業(yè)單位檔案的格式、內(nèi)容等進行規(guī)定，從而保證事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。第二，制定檔案安全制度。檔案管理的保密性很強，尤其是一些涉及事業(yè)單位較高機密等級的工作，必須要做好檔案安全管理。在信息化時代背景下，自動化、信息化辦公逐漸成為常態(tài)，必須要強化檔案安全管理工作，對檔案文件進行加密，并且對于不同的檔案信息，可以設置不同的進入權限，只有獲得相應權限的人員才可以進入檔案管理系統(tǒng)調閱相關檔案。要定期對檔案管理系統(tǒng)進行更新升級，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，保障檔案資料安全。第三，制定檔案責任制度。為了提高檔案管理人員的責任意識和使命意識，要不斷完善檔案管理責任制度，將具體的檔案管理任務落實到具體的責任人身上，一旦發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容出現(xiàn)問題，或者出現(xiàn)檔案丟失、泄露等情況，要及時找到責任人，給予一定的處罰，如果是情節(jié)比較嚴重的，還需要根據(jù)相關規(guī)定作出處分。只有不斷完善責任制度，才能提高檔案管理人員的責任意識。

4）加強檔案管理人員培訓教育。新時期對檔案管理人員的技術水平要求越來越高，檔案管理人員必須要提高自己的綜合能力水平，才能保證檔案管理工作質量。事業(yè)單位應該要不斷強化檔案管理隊伍，可以招聘新成員，充實檔案隊伍，同時要加強對檔案管理人員的培訓教育，開展知識技能培訓、信息技術培訓、職業(yè)道德素養(yǎng)培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合能力水平。

3 結語

綜上所述，檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展有十分重要的意義，在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理必須要結合時代要求，逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展，但目前事業(yè)單位的檔案工作還存在一些問題，對此，要強化檔案工作，完善基礎設施，制定規(guī)范化的管理制度，組建專業(yè)檔案管理隊伍，促進事業(yè)單位檔案工作不斷發(fā)展。

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作者簡介

付瓊麗（1972-），女，漢族，四川成都人，大專，副研究館員，研究方向：檔案管理。