告別圖表，讓Excel數(shù)據(jù)顯示更直觀

平時(shí)辦公用戶經(jīng)常需要對(duì)客戶級(jí)別、員工銷售業(yè)績(jī)、完成任務(wù)進(jìn)度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)展示，常規(guī)的方法是在微軟Excel中使用傳統(tǒng)的圖表來(lái)展示。如果需要展示的數(shù)據(jù)很多，需要制作的圖表就很多，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查看起來(lái)效果也不佳。其實(shí)借助Excel的其他組件，不用圖表也可以制作出更直觀的數(shù)據(jù)顯示效果。

客戶級(jí)別，星級(jí)表述

使用工具：REPT函數(shù)+IF函數(shù)

為了直觀地表示一定的評(píng)級(jí)，用戶經(jīng)常使用“★”的多少來(lái)進(jìn)行表述。如果現(xiàn)在需要對(duì)客戶的級(jí)別進(jìn)行表述，在Excel中同樣可以借助“★”來(lái)表示。比如某商城會(huì)員根據(jù)積分分為普通會(huì)員（小于57分，對(duì)應(yīng)三星級(jí)以下會(huì)員）、高級(jí)會(huì)員（積分在57～76分，對(duì)應(yīng)三星級(jí)會(huì)員）和VIP會(huì)員（積分大于76分，四星級(jí)以上會(huì)員）三檔，如果手動(dòng)進(jìn)行分類填寫，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，借助REPT函數(shù)和IF函數(shù)，則可以將會(huì)員級(jí)別更直觀地體現(xiàn)出來(lái)。

REPT函數(shù)格式是“REPT（text，number_times）”，其中text是指需要重復(fù)顯示的文本，number_times則表示指定文本重復(fù)次數(shù)的整數(shù)（如果 number_times 不是整數(shù)，則將被截尾取整）。

而通過(guò)積分規(guī)則可以知道，這里每19個(gè)積分對(duì)應(yīng)一顆星，因此用戶只要在B2輸入公式“=REPT（“★”，B2/19）”，表示使用B2的數(shù)值除以19得到重復(fù)顯示文本數(shù)（文本則為“★”符號(hào)），這樣將公式下拉填充后，就可以直接看到客戶的星級(jí)了（圖1）。

IF函數(shù)則可以將客戶星級(jí)標(biāo)注為對(duì)應(yīng)的級(jí)別，定位到D2輸入公式“=IF（B2<57，“普通會(huì)員”，IF（B2<76，“高級(jí)會(huì)員”，“VIP會(huì)員”））”。這里使用嵌套函數(shù)對(duì)B2的值進(jìn)行判斷，按照積分的標(biāo)準(zhǔn)顯示指定的會(huì)員名稱，同上下拉公式后，就可以顯示所有會(huì)員級(jí)別名稱。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)計(jì)，會(huì)員是什么星級(jí)，對(duì)應(yīng)什么級(jí)別的會(huì)員是不是一目了然了呢？（圖2）

生產(chǎn)進(jìn)度，進(jìn)度條表述

使用工具：條件格式

為了讓生產(chǎn)部門的完成進(jìn)度表達(dá)更直觀，使用百分比表示無(wú)疑更好。當(dāng)然僅靠簡(jiǎn)單的數(shù)字無(wú)法直觀表示完成進(jìn)度，利用條件格式設(shè)置進(jìn)度條的方式，可以達(dá)到更好的表示效果。比如在圖3中，選中D2：D5數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊“開始→條件格式→其他規(guī)則→基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，在下方的格式樣式選項(xiàng)選擇“數(shù)據(jù)條”，最小值和最大值分別選擇“百分比”，填充選擇紅色的實(shí)心填充（圖3）。

完成上述設(shè)置后返回Excel窗口，可以看到在統(tǒng)計(jì)完成率的單元格上會(huì)自動(dòng)使用紅色進(jìn)度條進(jìn)行填充，通過(guò)填充百分比，就可以直觀地看到完成進(jìn)度數(shù)值的對(duì)比了（圖4）。

當(dāng)然條件格式的設(shè)置功能很豐富，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要選擇不同設(shè)置方式，比如為了更突出表示當(dāng)月產(chǎn)量最高的部門，可以通過(guò)條件格式為該部門添加紅旗標(biāo)記。同上，添加“基于各自值設(shè)置所有單元格的格式”，格式樣式選擇“圖標(biāo)→紅旗圖標(biāo)”，在下方的“當(dāng)值是”的值設(shè)置框中輸入公式“=LARGE（$C$2：$C$5，1）”（表示選擇數(shù)值最高的單元格在其中添加紅旗標(biāo)記，其他值設(shè)置為無(wú)單元格圖標(biāo)），這樣應(yīng)用格式后產(chǎn)量最高的部門就一目了然了（圖5）。

業(yè)績(jī)狀態(tài)，表情圖標(biāo)表述

使用工具：IF函數(shù)+Wingdings字體

日常聊天對(duì)話中，我們經(jīng)常使用笑臉、哭臉等表情包表示喜悅、傷心，這類表情同樣可以用來(lái)直觀表示業(yè)績(jī)的完成狀態(tài)。比如在圖6所示的員工業(yè)績(jī)完成狀態(tài)中，需要將超額完成業(yè)績(jī)的員工狀態(tài)使用笑臉標(biāo)識(shí)，未完成的使用哭臉標(biāo)識(shí)，正好完成則為普通笑臉。

定位到E2，輸入公式“=IF（D2<1，“L”，IF（D2=1，“K”，“J”））”，公式的含義同上，這里通過(guò)D2的數(shù)值判斷，按條件在E列填充添加大寫字母符號(hào)：L、K、J（分別對(duì)應(yīng)完成率小于100%、等于100和大于100%的狀態(tài)顯示），然后將D2：D5的字體設(shè)置為“Wingdings”字體，同時(shí)設(shè)置字體為加粗，字號(hào)為“20”，這樣完成狀態(tài)就會(huì)顯示對(duì)應(yīng)的笑臉、哭臉等表情圖標(biāo)了（圖6）。

小提示：Wingdings字體的其他字母會(huì)顯示不同符號(hào)，可以點(diǎn)擊“插入→符號(hào)”，在字體中選擇“Wingdings”，就可以插入其他需要的符號(hào)。

為了更直觀地表示狀態(tài)，同樣可以使用條件格式對(duì)圖標(biāo)進(jìn)行上色。選中D2：D5，點(diǎn)擊“開始→條件格式→突出顯示單元格的規(guī)則→文本包含”，然后設(shè)置文本包含“L”時(shí)，將單元格的字體設(shè)置為紅色。同上，繼續(xù)設(shè)置文本包含“J”時(shí)顯示為綠色，這樣每個(gè)部門的完成狀態(tài)以不同顏色顯示，是不是更直觀呢？（圖7）

增長(zhǎng)狀態(tài)，直觀文字+圖標(biāo)表述

使用工具：Text函數(shù)+條件格式

在對(duì)產(chǎn)量、銷量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，經(jīng)常要將當(dāng)前數(shù)據(jù)和去年同期的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。如果只是單純的數(shù)字顯示效果當(dāng)然不佳，借助Text函數(shù)則可以對(duì)顯示格式進(jìn)行更直觀的表示，比如圖 8是某公司今年和去年的銷量統(tǒng)計(jì)表，現(xiàn)在需要使用“文字+符號(hào)（↑↓）”分別表示增長(zhǎng)和負(fù)增長(zhǎng)，更直觀顯示同比情況。

定位到E2，輸入公式“=TEXT（（C2-B2）/B2*100%，“↑同比增加0.00%;↓同比減少-0.00%;→沒有增長(zhǎng)”）”，這里使用Text函數(shù)，將同比增速即“（C2-B2）/B2*100%”的運(yùn)算值轉(zhuǎn)化為自定義文本顯示，其中大于零的數(shù)值轉(zhuǎn)化為“↑同比增加0.00%”的文本顯示，小于零的數(shù)值則轉(zhuǎn)化為“↓同比減少-0.00%”，這樣的文本既包含直觀的增加/減少符號(hào)（↑↓），同時(shí)還通過(guò)簡(jiǎn)潔的文字進(jìn)行表達(dá)。為了有更好的顯示效果，同上可以添加條件格式（選中E2：E5，設(shè)置當(dāng)單元格包含↑↓文本時(shí)分別設(shè)置填充為紅色和綠色顯示），最終的表述效果如圖8。

當(dāng)然也可以結(jié)合上述介紹的方法，綜合多種表述方法。比如在圖9是某班學(xué)生的半期考和期末考的名次排位，同上在D2輸入公式“=IF（B2-C2<0，“D”，IF（B2-C2>0，“C”，“F”））”，表示將前后名次進(jìn)行運(yùn)算，然后使用C、D、F進(jìn)行表示，這樣設(shè)置為Wingdings字體后，就可以使用拳頭表情圖標(biāo)來(lái)表示名次的變化。

繼續(xù)在E2輸入公式“=TEXT（B2-C2，“和上次相比進(jìn)步了0名 再接再厲;和上次相比退步了-0名 多加努力;原地踏步 好好加油”）”，下拉填充后，再結(jié)合條件格式設(shè)置字體顏色，最終效果如圖9所示，這樣名次統(tǒng)計(jì)結(jié)果就更直觀了。