淺談水電建設項目檔案的過程控制

周黎

摘 要：近年來，我國對水電行業(yè)的建設與發(fā)展愈加重視，投入水電建設的投資資金也在逐步增大。水電建設項目檔案是水電站建設過程中形成的第一手材料，水電項目檔案的存在必不可少。檔案可以將水電項目建設的過程，詳細明確的進行記錄，在項目完工之前，可以起到監(jiān)督復盤的作用;在項目完工后，檔案記錄的所有資料，都可以用來進行相似項目的建設，參考相關技術以及設計思路的研究作為理論依據(jù)。水電建設項目是一個體系極其龐雜的系統(tǒng)，做好項目檔案可以有效梳理復雜的施工步驟，實現(xiàn)工程順利通過竣工驗收的最終目的。

關鍵詞：水電建設;項目檔案;管理控制

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.021

水電項目因為自身工程技術的繁復性，使得水電建設項目所涉及的施工步驟極其復雜，同時還兼具項目工程建設周期長、工序多等特點。面對這樣一個體系龐大的施工方案，需要建立一套完整的檔案記錄與管理體系，對每一個施工細節(jié)進行監(jiān)督與記錄，方便整個施工計劃沒有疏漏的順利開展。水電建造項目檔案能否科學規(guī)范的對整個施工計劃進行歸納記錄，直接決定著施工計劃能夠保質(zhì)保量完成。本文將對水電建設項目檔案管理的相關問題進行分析，并提出科學合理有針對性的解決方案。

1 目前水電項目檔案管理存在的問題

1）檔案管理體系過于繁雜。水電建設項目所涵蓋的施工步驟極多，并且整體工程量極大，這無形中加劇了檔案記錄的工作量，同時對建設過程中產(chǎn)生的大量檔案的收納管理工作，也是增加了難度。隨著水電建設項目數(shù)量增多，使得建設市場對工程工期的時限要求，呈現(xiàn)越來越短的趨勢。這就驅使檔案管理部門，要提高自身工作效率與能力，使自身管理水平能夠與時俱進，不拖整個行業(yè)發(fā)展的后腿。但目前仍存在，因相關管理人員對于項目檔案的歸檔意識過于薄弱，使得項目建設過程中的檔案未能得到妥善保管，造成無法估量的經(jīng)濟損失。

2）檔案管理工作不到位。水電建設項目因其工程量極大，使得參與建設項目的參建單位很多，但參建單位對項目建設檔案的重視程度，以及管理能力參差不齊，這就直接造成了，對工程文件資料收納整理不規(guī)范的現(xiàn)象發(fā)生。項目進程中所產(chǎn)生的檔案，如果從整理階段開始不按規(guī)定進行，那么在后續(xù)歸檔整理的時候，不可避免地將會出現(xiàn)效率低，影響后面工作完成的時效性的情況。

3）檔案管理工作過程不規(guī)范。目前水電建設體系中，存在檔案管理工作過程真實性不足，并且覆蓋面不夠全面的現(xiàn)象。檔案管理過程不能公開透明化，會嚴重影響管理體制的公信力以及威懾力的發(fā)揮。如果工程檔案不能如實記錄建設的真實進程與問題，那么就喪失了檔案存在的意義。而且管理部門一定要強調(diào)檔案記錄的內(nèi)容的準確性與細致程度，不能存在工程竣工之際，加班加點在辦公室閉門造車補檔案的現(xiàn)象出現(xiàn)，同時不允許敷衍了事，草草寫幾句作為檔案內(nèi)容。這種工作方式最后只能得到人力物力浪費的下場，根本獲得不了真實的數(shù)據(jù)，更不能為今后的研究做出理論支撐。

4）檔案管理體系不健全。水電建設項目的檔案管理工作，分為兩個部分進行支持，一方是管理制度體系，一方是實施管理的人力團隊。這兩者相輔相成，其中一方出現(xiàn)問題都會影響檔案管理工作的進程。目前水電建設項目檔案管理工作，仍存在管理人員的隊伍不穩(wěn)定，人才流失嚴重的問題。也因為人員流動量大，導致管理團隊的綜合職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，從而造成檔案管理工作無法保持科學有序的常態(tài)化工作狀態(tài)。

2 針對水電項目檔案管理存在問題的解決措施

1）建立健全檔案管理監(jiān)督機制。每一個整體的有序運營，皆離不開一套健全的管理體制的全覆蓋監(jiān)管，水電項目檔案管理工作的開展也不例外。為保障檔案管理工作的有序開展，需要建立健全一套科學合理的管理機制，并將這套機制滲透到項目的每一個環(huán)節(jié)、每一處細節(jié)。檔案管理機制不但可以監(jiān)督日常檔案的編寫與收納工作，還可以從這些檔案中，及時發(fā)現(xiàn)工程進展的問題，并在第一時間向有關部門匯報，將問題及時解決，有效提高水電建設項目的工程進度。并且對工程檔案做好管理，在應對工程竣工檢驗時，也可以對工程項目文件材料的整理和移交工作起到一定作用，幫助水電建設項目順利通過竣工驗收。

2）注重實際要求與制度化的有機結合。水電建設項目檔案管理工作的出發(fā)點與落腳點，都應該是滿足施工過程中的實際需求，相關管理人員應該明確，管理體制是為解決現(xiàn)實問題而存在的。所以檔案管理制度的擬定期間，以及日后完善時，管理人員都應該親自進入施工場地，常與每一個參建單位溝通，對他們遇到的實際問題與現(xiàn)實需求，做到清晰的了解。進入施工現(xiàn)場后，管理人員也應該運用敏感的觸覺，善于發(fā)現(xiàn)問題，并利用科學的管理方法與管理理念將其解決。管理人員應將工作重點，放在施工和監(jiān)理單位是工程項目上，因為這兩者產(chǎn)生的項目建設檔案的數(shù)量是最多的。管理人員應對施工與監(jiān)理單位的內(nèi)部構成，以及工作流程有著清晰流利的掌握，這樣才能對其產(chǎn)生的項目檔案進行合理的分類以及管理。管理工作在這兩方面的重點有所區(qū)別，施工單位在制作檔案時，一般會把重點為單元工程質(zhì)量評定報驗批、隱蔽工程和關鍵部位檢查驗收記錄、原材料進場報驗批、施工放樣和測繪成果、設計變更、竣工圖等等，作為檔案內(nèi)容的重點。而監(jiān)理單位在編著檔案時，則會側重于對監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細則，單元工程質(zhì)量評定抽檢和旁站記錄、原材料復檢、抽檢記錄、報告單或者是洽商單等等方面的說明。

3）保證檔案管理工作的規(guī)范化。因水電建設項目的工程量過于巨大，即使參與建設的團隊眾多，但每一個施工單位與監(jiān)理單位的工作量仍然不少，要求其編著項目檔案，無形中又增添了工作量。但工程檔案存在的必要性是有目共睹的，所以需要管理團隊切實落實相關的管控措施，并且將其作為業(yè)務考核的重要內(nèi)容，從而奠定檔案管理堅實基礎。檔案管理工作還需要，讓施工單位與監(jiān)理單位清晰的認識到檔案內(nèi)容的重要性。檔案不能只是一項為了應付檢查的案頭工作，檔案應該準確記錄其工作內(nèi)容與工程進展，并且檔案編著的格式也不能一味的信馬由韁。檔案內(nèi)容的真實全面性是重要的，同時規(guī)范的格式也是重要的。管理人員可以利用微信，建立聊天群等方式，提供一個可以將所有施工單位與監(jiān)理單位，組織到一起的平臺，將規(guī)范化的檔案模板公布到這個平臺，這樣不但減少了施工單位與監(jiān)理單位的工作量，同時還可以有效控制其編著檔案時，所采用的格式。

4）提高管理團隊的整體職業(yè)素養(yǎng)。水電建設項目檔案管理工作的具體實施者，是每一位管理人員，所以每一位管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，決定了檔案管理的整體水平。這一點就促使管理部門需要對管理人員，進行日常的培訓訓練，從而檔案人員的管理能力，能夠得到不斷的提高。培訓的內(nèi)容是固定的專業(yè)性知識與新型理念，但培訓的形式卻是多種多樣的。比如可以組織檔案管理人員進行集中培訓，邀請工程檔案專家進行授課，專家在現(xiàn)場指正管理人員實際操作時的問題所在，從而促使檔案管理人員，能夠快速有效地掌握檔案收集整理方法。另外，每個檔案管理人員都有自己獨特的檔案管理模式，檔案管理人員可以從彼此的先進經(jīng)驗中，匯總歸納出先進檔案管理經(jīng)驗，從而不斷提升檔案管理的工作質(zhì)量。

3 結束語

綜上所述，水電建設項目的每一位參與者，都應該清楚的意識到工程建設項目檔案的重要性。項目檔案的記錄應該真實且詳細的，從而為日后的研究與修復工作奠定了夯實的基礎。并且要建立健全項目檔案管理制度，致力于提升管理團隊的職業(yè)綜合素養(yǎng)與工作能力，我國水電建設項目檔案的管理工作的科學發(fā)展勢在必行。

參考文獻

[1]米彪.基于EPC總承包模式下建設項目檔案技術交底探索與實踐[J].四川檔案，2020（03）：28-29.

[2]劉荷清.淺談龍灘水電站項目檔案管理[J].紅水河，2013，32（01）：112-114.

[3]繆成勛.大型水利水電工程建設項目管理方法的研究與實踐[J].水力發(fā)電，2003（10）：19-21+24.