建筑施工企業(yè)工程檔案規(guī)范化管理探析

肖瓊

摘 要：在開展建筑工程施工中，工程檔案管理能夠有效促進(jìn)建筑工程的順利進(jìn)行，從而確保建筑工程的效果。但是目前我國在建筑工程檔案管理的過程中由于種種原因面臨著較大的問題，使建筑工程檔案管理的整體質(zhì)量下滑。本文對建筑工程檔案收集和管理工作的規(guī)范化進(jìn)行了探討，希望能夠?qū)ξ覈ㄖ┕て髽I(yè)的發(fā)展起到一定的作用。

關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè);工程檔案管理;對策探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.010

工程檔案管理工作在建筑工程施工中發(fā)揮重要的作用，因此需要相關(guān)建筑企業(yè)部門加強(qiáng)重視。然而目前我國建筑施工企業(yè)工程檔案管理工作的開展依然面臨著一定的問題，對建筑工程檔案管理工作的開展產(chǎn)生了一定的影響。在檔案管理工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案管理工作人員缺乏法律意識，缺乏檔案管理的基本素養(yǎng)等現(xiàn)象，造成檔案管理質(zhì)量上的問題。在開展檔案管理工作的過程中，相關(guān)部門要對這些問題加以重視，使建筑工程檔案管理工作更加規(guī)范化，從而使建筑工程能夠更加順利地進(jìn)行。

1 建設(shè)施工企業(yè)工程檔案管理存在的問題

1.1 工程檔案管理人員的法制意識薄弱

檔案管理工作與法律法規(guī)息息相關(guān)，在開展檔案管理工作的過程中需要加強(qiáng)管理人員的法律意識。然而當(dāng)前檔案管理人員普遍認(rèn)為檔案管理工作在建筑工程中不重要，在檔案管理中的相關(guān)認(rèn)識不夠全面，對檔案管理工作不夠負(fù)責(zé)，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，或者認(rèn)為檔案管理工作與建筑工程的開展無關(guān)，無法對檔案管理工作加強(qiáng)重視。造成這種現(xiàn)象的主要原因是工程檔案管理人員法制意識薄弱，無法具備正確的檔案管理意識，從而使檔案管理工作的開展難以進(jìn)行。同時(shí)，由于對檔案管理工作不重視，在相關(guān)檔案管理組織的設(shè)置方面無法完善，導(dǎo)致在實(shí)際情況中需要應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候還需要靠回憶相關(guān)內(nèi)容來進(jìn)行數(shù)據(jù)的利用，無法充分發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

1.2 部分單位檔案項(xiàng)目人員的素質(zhì)較低

檔案管理工作人員的素質(zhì)關(guān)系到工程檔案管理工作的好壞，然而很多檔案管理人員沒有相應(yīng)的工作素養(yǎng)，在開展檔案管理工作的過程中，聘用的檔案管理人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)，工作不能夠采取專業(yè)的方針，而是僅僅模仿其他檔案管理部門的管理工作，導(dǎo)致在檔案管理工作中，檔案管理工作的質(zhì)量無法得到保證。由于建筑工程檔案管理人員的素質(zhì)低下，其檔案管理工作就難以取得良好的效果，出現(xiàn)各種差錯(cuò)，這些差錯(cuò)會嚴(yán)重影響檔案管理工作的有效性，使建筑企業(yè)無法可持續(xù)發(fā)展。

1.3 檔案管理手段比較陳舊

隨著社會的發(fā)展，在建筑工程檔案管理方面也出現(xiàn)了各種新的管理方式和技術(shù)，因此在建筑工程施工的過程中，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，采取效率和質(zhì)量更高的先進(jìn)檔案管理工作方式，使檔案管理工作的準(zhǔn)確性和全面性都大大提高。然而，很多建筑企業(yè)由于對建筑工程檔案管理不重視，在檔案管理的手段上也較為陳舊，無法充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的效率，使檔案管理工作的設(shè)備操作和管理工作難以發(fā)揮影響，進(jìn)而無法充分落實(shí)檔案管理工作的價(jià)值，使檔案管理工作的開展難以通過更加有效的方式進(jìn)行。

1.4 檔案保管工作不到位

在開展建筑工程施工的過程中，檔案管理工作的開展需要相應(yīng)的檔案保管工作才能夠順利實(shí)施，一些單位的檔案保管工作落實(shí)不到位，檔案保管工作僅僅只有人事檔案，而沒有建筑主體檔案。由于檔案管理觀念上的差別，很多建筑施工單位缺乏對檔案保管工作的全面認(rèn)識，導(dǎo)致檔案保管工作不到位，影響了檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)揮其有效的價(jià)值。

2 加強(qiáng)建筑施工企業(yè)工程檔案規(guī)范化管理措施

2.1 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

在建筑工程檔案管理工作開展的過程中，主要依靠檔案管理人員完成相應(yīng)的檔案管理項(xiàng)目，因此檔案管理人員的工作素養(yǎng)決定了建筑工程檔案管理工作的好壞。面對目前我國建筑工程檔案管理工作人員普遍素質(zhì)低下的現(xiàn)象，首先需要提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。因此，各大建筑企業(yè)需要采取相應(yīng)的措施完善建筑工程檔案管理工作人員的工作素質(zhì)，對其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)對他們的教育，從而使他們的工作能力以及工作態(tài)度都得到改變。建筑企業(yè)可以通過定期培訓(xùn)的方法來使檔案管理工作人員的法制意識以及法制知識得到增長，并且定期對他們的檔案管理知識進(jìn)行考核，對其檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的評價(jià)，根據(jù)考核和評價(jià)結(jié)果制定一系列的獎(jiǎng)懲措施，充分發(fā)揮檔案管理工作的有效性，使檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其在建筑工程施工中的作用，使檔案管理工作人員能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，積極主動地開展檔案管理工作，使檔案管理工作能夠成為他們努力的方向。

2.2 應(yīng)用多種檔案管理基本方法

在目前的建筑工程檔案管理工作中，采用的方法主要有以下幾種：一是定期收集法。在建筑工程檔案管理工作中，通過定期對建筑檔案進(jìn)行記錄，對建筑工程施工中的會議、活動內(nèi)容進(jìn)行記錄，定期將建筑工程中的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，并且定期將這些數(shù)據(jù)移交給相應(yīng)的部門，充分發(fā)揮所收集的檔案數(shù)據(jù)在建筑工程中的作用。二是隨時(shí)收集法。在建筑工程施工的過程中，對施工過程中需要進(jìn)行記錄的工作進(jìn)行隨時(shí)記錄，從而使檔案管理工作能夠記錄下更加有用的建筑工程數(shù)據(jù)。三是跟蹤收集法，通過對建筑施工進(jìn)行跟蹤調(diào)查，使建筑工程項(xiàng)目施工的時(shí)間地點(diǎn)能夠更好地發(fā)揮其在建筑工程施工中的價(jià)值。

2.3 建立健全的建筑施工企業(yè)工程檔案的保管制度

在建筑施工企業(yè)檔案管理的過程中，要確保檔案的安全保密，要能夠通過企業(yè)建立起自身的檔案安全保管制度，使檔案保管工作能夠充分發(fā)揮其在檔案管理中的作用。建筑工程企業(yè)應(yīng)該針對安全保管工作成立相應(yīng)的保管部門，使建筑工程的保管工作能夠更好地發(fā)揮其在檔案管理工作中的作用。建筑企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人在使用這些檔案數(shù)據(jù)時(shí)，需要首先獲得相關(guān)管理人員的批準(zhǔn)，從而確保檔案的安全性，確保在檔案管理工作的落實(shí)工作中，能夠通過有效的檔案管理工作方式完成相應(yīng)的檔案保管工作。

2.4 及時(shí)制定一個(gè)合理有效的檔案利用機(jī)制

在檔案管理工作開展的過程中，還要充分考慮檔案的利用機(jī)制。檔案管理工作的目的之一就是為了使檔案能夠得到更好地利用，從而使檔案管理工作能夠在建筑工程開展的過程中充分發(fā)揮相應(yīng)的價(jià)值。為了能夠使檔案利用效果最佳，建筑企業(yè)應(yīng)該制定一個(gè)科學(xué)的檔案利用機(jī)制，使建筑企業(yè)在利用檔案的過程中能夠最大效率地發(fā)揮檔案在建筑工程施工中的作用，進(jìn)而采取更加有效的方式確保檔案的安全性和完整性。在相關(guān)人員由于工作需要借出檔案時(shí)，要辦理好相應(yīng)的檔案借出手續(xù)，并且規(guī)定檔案必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)還回來，并且保證檔案的完好無損。對于那些由于檔案借出而造成檔案損壞的，要能夠根據(jù)檔案利用機(jī)制追究相關(guān)人員的責(zé)任，進(jìn)而通過更加有效的方式確保檔案的合理利用。對于缺失的檔案，應(yīng)該采取更加有效的措施進(jìn)行補(bǔ)充，從而保證檔案的完整性。

3 總結(jié)

綜上所述，在建筑企業(yè)開展相應(yīng)檔案管理的過程中，我國相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，使檔案管理工作能夠充分發(fā)揮其在建筑工程施工中的作用。同時(shí)，針對我國建筑工程在檔案管理工作中遇到的問題，應(yīng)該采取積極的措施進(jìn)行解決，使檔案管理工作能夠更好地促進(jìn)建筑工程事業(yè)的發(fā)展，為建筑工程施工創(chuàng)造更大的價(jià)值。

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