精益管理思維下對(duì)框架協(xié)議采購(gòu)管理的思考

孟亞剛 田倩（孟亞剛，海洋石油工程股份有限公司；田倩，河北金融學(xué)院）

■前言

精益管理是一種先進(jìn)的管理理念，它的實(shí)質(zhì)是以最小的資源投入創(chuàng)造最大的價(jià)值，并最大限度地發(fā)揮效益，核心是消除所有消耗了資源卻未創(chuàng)造價(jià)值的浪費(fèi)。[1]在具體工作中，主要表現(xiàn)在企業(yè)運(yùn)行效率和利潤(rùn)率的不斷提升，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理能力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷增強(qiáng)。在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中，采購(gòu)管理是一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，采購(gòu)管理對(duì)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)成本、計(jì)劃、質(zhì)量都有直接影響，是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。生產(chǎn)物料的采購(gòu)價(jià)格水平將直接影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本；采購(gòu)成本過高，將導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)成本升高，進(jìn)而影響企業(yè)利潤(rùn)水平；相反采購(gòu)成本過低，又會(huì)導(dǎo)致很多風(fēng)險(xiǎn)，例如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨風(fēng)險(xiǎn)等，這勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)正常的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，管理成本不斷增加，削弱企業(yè)的盈利能力。因此，在企業(yè)管理中，應(yīng)當(dāng)不斷提升企業(yè)的采購(gòu)專業(yè)管理水平，減少采購(gòu)過程中損耗時(shí)間、人力和資金的浪費(fèi)環(huán)節(jié)，進(jìn)而提升企業(yè)的運(yùn)行效率和利潤(rùn)率。因此，將精益管理理念融入到采購(gòu)管理，提升企業(yè)采購(gòu)管理水平，對(duì)提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理能力和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力意義重大。加強(qiáng)供應(yīng)鏈的科學(xué)管控，選用適合生產(chǎn)需要的采購(gòu)方式，可以提高采購(gòu)效率和采購(gòu)效益，提升企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，最終獲取更多的經(jīng)濟(jì)收益。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理水平的不斷提高，以框架協(xié)議采購(gòu)為代表的新采購(gòu)方式不斷涌現(xiàn)，框架協(xié)議采購(gòu)是一種適合大型企業(yè)發(fā)展需要的采購(gòu)模式，其核心是集中需求、集中資源，形成規(guī)模優(yōu)勢(shì)，壓縮企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。框架協(xié)議采購(gòu)，是指采購(gòu)方集合一定時(shí)期內(nèi)的物資、工程和服務(wù)的需求，通過招標(biāo)的方式與供應(yīng)商簽訂提供貨物、工程和服務(wù)的協(xié)議，協(xié)議一般只約定單價(jià)。[2]在協(xié)議期限內(nèi)，采購(gòu)方可以按協(xié)議規(guī)定的條件要求供應(yīng)商不定期、不定量地、分散地提供貨物或服務(wù)。采購(gòu)方通過整合內(nèi)部需求和外部供應(yīng)商資源，將需求向少數(shù)優(yōu)秀供應(yīng)商集中，與優(yōu)秀供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，縮短采購(gòu)周期，降低人力和管理成本，進(jìn)而提高采購(gòu)效率和采購(gòu)效益。

■框架協(xié)議采購(gòu)的優(yōu)點(diǎn)

（一）整合集中內(nèi)部需求，提高市場(chǎng)供應(yīng)資源的獲取能力和市場(chǎng)議價(jià)能力

采購(gòu)方將一定時(shí)期內(nèi)不同時(shí)點(diǎn)的供應(yīng)市場(chǎng)相似、功能相似、制造工藝技術(shù)相似、采購(gòu)策略相似的物資需求集中起來(lái)，形成規(guī)模效應(yīng)，增強(qiáng)企業(yè)在采購(gòu)價(jià)格、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等方面談判話語(yǔ)權(quán)?？蚣軈f(xié)議采購(gòu)是在集中采購(gòu)后效率更高、效果更好、更具經(jīng)濟(jì)學(xué)意義的科學(xué)采購(gòu)模式，進(jìn)一步提升了企業(yè)市場(chǎng)供應(yīng)資源的獲取能力和市場(chǎng)議價(jià)能力。

（二）推進(jìn)需求標(biāo)準(zhǔn)化，減少資源受限，解決“萬(wàn)國(guó)牌”維護(hù)困難的問題

框架協(xié)議的效果是建立在規(guī)模效應(yīng)上的，沒有達(dá)到一定的規(guī)模，就不會(huì)有效果，因此要從設(shè)計(jì)源頭實(shí)現(xiàn)通用設(shè)備及材料的標(biāo)準(zhǔn)化，最大限度地整合企業(yè)需求，這樣才能充分發(fā)揮規(guī)模化采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。通過整合物資需求技術(shù)規(guī)格參數(shù)，統(tǒng)計(jì)分析關(guān)鍵材料、備件的需求規(guī)律，推動(dòng)需求標(biāo)準(zhǔn)化，減少資源受限，解決設(shè)備備件、材料品牌繁雜的問題，從而減少生產(chǎn)運(yùn)維備品備件，釋放庫(kù)存壓力，提高采購(gòu)效率和采購(gòu)效益，最終降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體提質(zhì)增效。

（三）精簡(jiǎn)供應(yīng)商庫(kù)，優(yōu)化供應(yīng)商構(gòu)成，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的供需合作關(guān)系

供應(yīng)商是企業(yè)供應(yīng)鏈的下游參與者，生產(chǎn)性企業(yè)采購(gòu)成本支出占企業(yè)總支出的60%以上，因此供應(yīng)商是企業(yè)采購(gòu)成本管理的起點(diǎn)，在一定程度上供應(yīng)商決定了企業(yè)的成本競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，供應(yīng)商也是企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的主要來(lái)源，其交付能力、產(chǎn)品質(zhì)量對(duì)企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行有很大影響。框架協(xié)議采購(gòu)?fù)ㄟ^整合內(nèi)部需求，形成規(guī)模效應(yīng)；然后通過招標(biāo)過程優(yōu)勝劣汰，挑選出一批優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，進(jìn)而將內(nèi)部需求向優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商集中；通過強(qiáng)有力的過程把控，建立一套以采購(gòu)方為中心高效穩(wěn)定的供應(yīng)體系，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和供應(yīng)商管理成本，打造高質(zhì)量供應(yīng)鏈。

（四）解放采購(gòu)人員生產(chǎn)力，強(qiáng)化物資采購(gòu)管理職能

傳統(tǒng)采購(gòu)業(yè)務(wù)是操作型采購(gòu)，主要特點(diǎn)是“一單一詢價(jià)、一單一招標(biāo)、一單一簽約、一單一結(jié)算”，采購(gòu)人員整日疲于應(yīng)付機(jī)械式的、重復(fù)的具體操作業(yè)務(wù)，沒有時(shí)間思考物資采購(gòu)科學(xué)管理，沒有時(shí)間梳理分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，最終采購(gòu)數(shù)據(jù)無(wú)法回溯指導(dǎo)采購(gòu)管理，采購(gòu)效率和采購(gòu)效益難以提升，策略型采購(gòu)難以實(shí)現(xiàn)。推進(jìn)框架協(xié)議采購(gòu)，減少合同數(shù)量，解放采購(gòu)人員生產(chǎn)力。采購(gòu)人員可以減少詢價(jià)、招標(biāo)、談判、簽約等機(jī)械重復(fù)的業(yè)務(wù)操作，從而留出更多的精力分析研究?jī)?nèi)部物資需求規(guī)律、供方市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況和產(chǎn)品供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)，促進(jìn)采購(gòu)業(yè)務(wù)從操作型采購(gòu)向策略型采購(gòu)轉(zhuǎn)型，提高物資供應(yīng)專業(yè)化管理能力。

■框架協(xié)議采購(gòu)管理的工作難點(diǎn)

（一）供應(yīng)名單長(zhǎng)與短的關(guān)系

框架協(xié)議采購(gòu)的主要目的之一是精簡(jiǎn)供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商庫(kù)構(gòu)成，將供應(yīng)份額向優(yōu)秀供應(yīng)商傾斜，提高采購(gòu)方市場(chǎng)主動(dòng)權(quán)和議價(jià)能力。[3]由于市場(chǎng)需求與供應(yīng)信息的不對(duì)稱，在框架協(xié)議采購(gòu)的初期，協(xié)議供應(yīng)商名單不宜太短。名單太短不僅容易削弱競(jìng)爭(zhēng)，封堵供應(yīng)商更新迭代的通道，降低供應(yīng)鏈對(duì)市場(chǎng)的適應(yīng)性，而且容易使供應(yīng)商滋生惰性，彼此競(jìng)爭(zhēng)性減弱，甚至相互默契結(jié)成利益團(tuán)體，排斥新晉供應(yīng)商，使采購(gòu)方喪失主動(dòng)權(quán)。特別是在當(dāng)前中國(guó)誠(chéng)信體系建設(shè)初期、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境還不夠有序且市場(chǎng)發(fā)展日新月異的情況下，企業(yè)需要保持一定數(shù)量的供應(yīng)商，維持競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)的同時(shí)保證供應(yīng)鏈的活力，始終牢牢把握物資采購(gòu)的主動(dòng)權(quán)。但是，隨著框架協(xié)議采購(gòu)工作的不斷深入，采購(gòu)部門應(yīng)逐步把握內(nèi)部需求品類和需求規(guī)律，掌握產(chǎn)品市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)和供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)，構(gòu)建關(guān)鍵物資采購(gòu)成本模型，細(xì)化執(zhí)行階段供應(yīng)商考核機(jī)制，最終實(shí)現(xiàn)逐步壓縮供應(yīng)商名單。特別是對(duì)大宗、通用物資，如鋼材、電纜等，綜合考慮企業(yè)需求和供應(yīng)商產(chǎn)能，應(yīng)盡可能壓縮框架協(xié)議供應(yīng)商名單，同時(shí)加大排名靠前供應(yīng)商的供應(yīng)份額，確保采購(gòu)方的采購(gòu)效益。

（二）協(xié)議合同期長(zhǎng)與短的關(guān)系

框架協(xié)議合同期的長(zhǎng)短直接決定了協(xié)議標(biāo)的量的大小和對(duì)供方市場(chǎng)的吸引力。協(xié)議合同期越長(zhǎng)意味著協(xié)議標(biāo)的量越大，規(guī)模效應(yīng)越強(qiáng)，對(duì)供應(yīng)商的吸引力也就越大，因此采購(gòu)方的主動(dòng)權(quán)和議價(jià)能力越強(qiáng)。[4]但是，協(xié)議合同期過長(zhǎng)會(huì)削弱供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)，部分未中標(biāo)供應(yīng)商甚至?xí)艞夁@部分市場(chǎng)，從而造成框架協(xié)議招標(biāo)參與者固化，形成隱形市場(chǎng)準(zhǔn)入門檻，框架協(xié)議招標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)性和活性不足，采購(gòu)方對(duì)供方市場(chǎng)信息獲取能力減弱。而協(xié)議合同期過短，協(xié)議標(biāo)的量又不足以形成規(guī)模效應(yīng)，無(wú)法發(fā)揮框架協(xié)議采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。因此，采購(gòu)部門應(yīng)綜合考慮各品類物資的屬性特征、供方市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況，以確定框架協(xié)議合同期限。對(duì)于價(jià)格成本構(gòu)成明確、供方市場(chǎng)清晰、采購(gòu)方風(fēng)險(xiǎn)把控能力較強(qiáng)的通用物資，可以一定限度地延長(zhǎng)協(xié)議合同期。

■框架協(xié)議采購(gòu)管理的工作重點(diǎn)

（一）強(qiáng)化框架協(xié)議采購(gòu)策略的制定

框架協(xié)議采購(gòu)策略是根據(jù)供應(yīng)市場(chǎng)分析和業(yè)務(wù)需求分析結(jié)果制定的。

1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)的分析研究

通過對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)的研究，了解市場(chǎng)整體環(huán)境、產(chǎn)品市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀態(tài)、產(chǎn)品供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)以及供應(yīng)商各自所處的優(yōu)劣勢(shì)，跟蹤市場(chǎng)產(chǎn)品價(jià)格變化，繪制歷史價(jià)格走勢(shì)圖，編制及修正協(xié)議調(diào)價(jià)公式，為框架協(xié)議調(diào)價(jià)機(jī)制提供數(shù)據(jù)支持。

2.加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)需求的分析

從數(shù)量、質(zhì)量、成本、技術(shù)、交付條件等方面，對(duì)歷史需求情況、需求變化趨勢(shì)、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化程度、歷史采購(gòu)價(jià)格、各供應(yīng)商供應(yīng)份額分布，確保協(xié)議物資全生命周期價(jià)值，為框架協(xié)議的簽訂提供參考。

（二）強(qiáng)化對(duì)供應(yīng)商的資格審查和現(xiàn)場(chǎng)考察，保證協(xié)議供應(yīng)商質(zhì)量

根據(jù)框架協(xié)議實(shí)際工作情況，要對(duì)供應(yīng)商的技術(shù)能力、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系、財(cái)務(wù)狀況、人員配置、銷售業(yè)績(jī)等情況進(jìn)行資格審查和現(xiàn)場(chǎng)考察，形成完整的供應(yīng)商資格審查報(bào)告和現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告，堅(jiān)決淘汰現(xiàn)場(chǎng)考察不合格廠家，確?？蚣軈f(xié)議采購(gòu)的質(zhì)量?？蚣軈f(xié)議供應(yīng)商原則上要有兩家，“一主一輔”或“一用一備”，在保持競(jìng)爭(zhēng)性的同時(shí)，避免供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）強(qiáng)化物資供應(yīng)過程監(jiān)管，防范和化解框架協(xié)議的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

一是要提高框架協(xié)議的應(yīng)變能力。對(duì)框架協(xié)議約定的供應(yīng)總量、協(xié)議價(jià)格和協(xié)議份額，應(yīng)當(dāng)預(yù)留一定的調(diào)整空間，提高框架協(xié)議對(duì)內(nèi)部需求和供應(yīng)市場(chǎng)變化的適應(yīng)能力，防范和化解采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二是要加強(qiáng)協(xié)議期內(nèi)對(duì)供應(yīng)商的考核。在框架協(xié)議合同期內(nèi)，從訂單價(jià)格、貨物交付、驗(yàn)收質(zhì)量、售后服務(wù)等方面，動(dòng)態(tài)跟蹤考核供應(yīng)商的履約能力，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)份額的劃分，控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。三是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部框架協(xié)議執(zhí)行情況檢查力度。對(duì)框架協(xié)議訂單總額、價(jià)格調(diào)整、協(xié)議份額劃分、協(xié)議范圍使用、優(yōu)惠條款落實(shí)、訂單付款等方面進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正協(xié)議執(zhí)行過程中存在的問題，不斷規(guī)范企業(yè)內(nèi)部框架協(xié)議執(zhí)行行為，保障框架協(xié)議健康平穩(wěn)運(yùn)行。

■總結(jié)

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)復(fù)雜嚴(yán)峻，不穩(wěn)定性和不確定性較大的情況下，企業(yè)應(yīng)不斷深挖自身潛力，提升企業(yè)精益化管理水平，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力?？蚣軈f(xié)議采購(gòu)?fù)ㄟ^梳理整合企業(yè)內(nèi)部需求和外部供應(yīng)資源，不斷減少采購(gòu)過程中存在的時(shí)間、人力、資金等方面的浪費(fèi)，推動(dòng)采購(gòu)業(yè)務(wù)由操作型向策略型的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)的精益式管理，為企業(yè)建立一套以采購(gòu)方為中心高效穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的供應(yīng)體系，提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和經(jīng)營(yíng)效益。