檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探究

郝晶瑩

摘要：隨著信息網(wǎng)絡(luò)時代的深入推進(jìn)，各行各業(yè)的發(fā)展都深受其影響，尤其是檔案管理工作。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式存在一定的局限性，也難以滿足日漸增長的檔案管理工作需求，已逐步退出歷史舞臺，升級為信息化檔案管理方式，這不僅大大降低了檔案管理工作難度，減輕了工作負(fù)擔(dān)，也逐漸形成了檔案遠(yuǎn)程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系。在調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)，檔案信息化管理雖然擁有著廣闊的發(fā)展前景和機(jī)遇，但仍然面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)。簡述了檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中出現(xiàn)的不足之處，針對這些不足提出了幾點(diǎn)有效建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息技術(shù);計算機(jī);管理制度

檔案管理是一門相對完善且擁有嚴(yán)密體系的科學(xué)，通過建立檔案管理信息化模式，改善傳統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量低、效率慢、安全隱患大等缺陷，逐漸成為新時代檔案管理工作的新方向，所以，企業(yè)自身應(yīng)切實意識到檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)融合的重要意義。

1 檔案信息化概述

1.1 檔案

作為世界經(jīng)濟(jì)和時代與社會發(fā)展的強(qiáng)力支撐與基礎(chǔ)，信息技術(shù)已蔓延到世界各個角落，而檔案作為人類生產(chǎn)生活發(fā)展的重要結(jié)晶，也是不同行業(yè)生產(chǎn)工作的一手資料，對于各行業(yè)未來發(fā)展的方案制定與規(guī)劃具有重要意義，應(yīng)盡快推動檔案管理信息化建設(shè)。

1.2 檔案信息化分析

基于現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，檔案管理逐步成為各領(lǐng)域可持續(xù)發(fā)展的核心構(gòu)成部分，但傳統(tǒng)檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學(xué)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變?nèi)斯n案管理形式，轉(zhuǎn)為信息化管理方式。

2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視

作為改革創(chuàng)新的重要決策人，如果領(lǐng)導(dǎo)層對改革不夠重視或不支持，改革創(chuàng)新不徹底或僅流于形式，只停留在空喊口號層面上，則會嚴(yán)重滯后檔案管理信息化建設(shè)。

2.2 部分企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)尚缺乏綱領(lǐng)性規(guī)劃

對于檔案管理電子化建設(shè)而言，首先是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，但部分館室由于歷史原因?qū)е虏貦n案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，且案卷質(zhì)量低。與此同時，由于檔案工作自動化標(biāo)準(zhǔn)缺少規(guī)范性，雖然積極引進(jìn)了相關(guān)軟件，搭建了管理平臺，招聘了專業(yè)化人才。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)缺少管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，各類型企業(yè)的不斷涌現(xiàn)，企業(yè)檔案數(shù)量也逐年增長。但由于缺少統(tǒng)一的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致多數(shù)檔案仍以紙質(zhì)形式保存。在此情況下，長期處于后勤地位的檔案管理部門，不但工作量不斷增加，而且給檔案館庫房帶來了更大負(fù)荷，加大了檔案管理人員的工作壓力，由于缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，使得很多檔案管理都處于混亂無序狀態(tài)，阻礙了檔案管理信息化發(fā)展的整體進(jìn)程。

3 檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

3.1 加大對檔案管理電子信息化的重視程度

為了有效提高檔案管理信息化水平，管理層加深重視程度，為檔案管理工作人員起到模范帶頭作用，向檔案管理工作人員宣傳與時俱進(jìn)的檔案信息化管理理念，讓員工在潛移默化中提高對檔案管理信息化的重視程度，促使檔案工作人員樹立較強(qiáng)的檔案信息意識，發(fā)揮社會意識的能動作用，才能更有效地推動檔案管理信息化進(jìn)程。

3.2 打造高素養(yǎng)高水平的專業(yè)型隊伍

當(dāng)前的檔案信息化工作革新過程中，最主要的問題依然是專業(yè)人才資源的匱乏，致使檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展緩慢。因此，必須建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才隊伍，具備處理、分析、研究大量檔案信息能力的同時，還要兼具扎實的理論基礎(chǔ)、較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)及維護(hù)能力。

3.3 引進(jìn)配套設(shè)施，提高安全性和穩(wěn)定性

提高預(yù)算比例，配置與檔案管理信息化建設(shè)相適應(yīng)的高質(zhì)量、性能優(yōu)良的軟硬件設(shè)施，避免受到電磁干擾及輻射等因素的影響，從源頭上降低設(shè)備損毀概率，切實提高檔案管理信息化的安全性和穩(wěn)定性。與此同時，各企業(yè)檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展水平，開發(fā)出適合自身企業(yè)檔案管理部門的信息化系統(tǒng)，對檔案管理人員也要提出更全面的要求，不僅要熟悉電子文件特征，還要對電子檔案進(jìn)行全程規(guī)范管理，掌握扎實的計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，對新舊檔案資源實施統(tǒng)一規(guī)劃和管理，根據(jù)實際情況制訂長遠(yuǎn)規(guī)劃，將檔案改革工作落到實處。

3.4 建立健全檔案信息化管理制度

為了推進(jìn)信息化建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展，不僅要重視對軟硬件設(shè)施的改善與升級，建立素質(zhì)高、能力強(qiáng)的專業(yè)人才隊伍，更要建立健全制度，且所建立的規(guī)章制度要與企業(yè)的自身發(fā)展特點(diǎn)相適應(yīng)。建立起具有雙向制約作用的管理制度，讓領(lǐng)導(dǎo)層和員工間互相約束，避免因領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)斷專權(quán)，打消了員工的工作積極性，能夠提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平和員工的執(zhí)行效率。

3.5 加大對檔案信息資源的整合

由于檔案資源所涵蓋的范圍較大，信息內(nèi)容較為復(fù)雜，因此，在執(zhí)行檔案管理信息化工作時，必須要整合其中具有較高研究價值的部分資源信息，并對該部分內(nèi)容所具有的潛在價值進(jìn)行挖掘，還要對所搜集來的檔案信息資源進(jìn)行詳細(xì)分類及統(tǒng)一部署，再通過分級管理方式，為企業(yè)檔案信息資源的歸納、整合、共享創(chuàng)造有利條件。

3.6 確保檔案信息管理工作的安全

在信息化改革與創(chuàng)新過程中，所有工作都是以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)展開的，即所有檔案信息管理任務(wù)都要通過信息網(wǎng)絡(luò)這種操作方式展開。在這種情況下，由于信息網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開放性特征，檔案管理工作自然會受到網(wǎng)絡(luò)特性不同程度的負(fù)面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著辦公自動化、無紙化等逐漸改變了人們的生活、工作方式，也進(jìn)一步推動了檔案生成方式的改變，而檔案管理電子信息化發(fā)展是順應(yīng)歷史潮流的。就目前而言，其建設(shè)狀況并不是十分理想，存在較多亟待解決的問題，包括相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，部分企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)尚缺乏綱領(lǐng)性規(guī)劃，檔案管理信息化建設(shè)缺少統(tǒng)一信息化管理標(biāo)準(zhǔn)等，這些問題都在一定程度上阻礙著信息化建設(shè)的良性發(fā)展。

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（作者單位：國網(wǎng)臨漳縣供電公司）