對臨朐縣社保檔案管理工作的幾點思考

黃麗

（臨朐縣社會保險中心 山東 臨朐 262600）

引言

臨朐縣地處沂蒙山區(qū)，全縣總面積1835平方公里，擁有人口87萬人，下轄13個鎮(zhèn)（街道、管委會）、66個社區(qū)、345個中心村，各類參保企業(yè)1144家，這對檔案管理工作來說，工作量巨大，又要做好作細(xì)，任務(wù)十分艱巨。

1 對臨朐縣2019年社保檔案管理工作的回顧

1.1 做好檔案接收、整理、歸檔、入庫工作

去年共接收整理各類檔案8095份,完成全年任務(wù)目標(biāo)的179%。其中失業(yè)職工檔案2603份，代理人員檔案4777份,人才代管檔案715份。目前實有各類檔案77708份，其中集中管理檔案36444份，失業(yè)職工檔案10717份，代理人員檔案19347份，人才代管檔案11200份。同時，積極做好會計、文書檔案的整理交接工作，協(xié)助財務(wù)科整理2017年度會計憑證165本，會計報表12卷，會計帳本20卷，電子檔案6件[1]。完成2018年度會計檔案的交接工作。會同辦公室交接文書檔案66件。完成單位會計、文書檔案的交接工作。

1.2 做好檔案轉(zhuǎn)借、回收工作，整理完善單位檔案相關(guān)內(nèi)容

辦理失業(yè)、二次就業(yè)、退休或補(bǔ)交保險轉(zhuǎn)移借出檔案8605份,完成全年任務(wù)目標(biāo)的114%。其中集中管理2715份，代理人員1851份，失業(yè)職工3613份，人才代管426份。為代理人員提取退休檔案1200份。收回代理人員退休已審批檔案823份，重新編號、裝盒、入庫。收回代理人員退休未審批檔案74份，重新核對后裝盒存檔。整理編寫了本單位2018年度大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、干部獎懲、任免專題目錄[2]。按質(zhì)、按量完成本單位2018年度檔案統(tǒng)計年報工作。

1.3 加強(qiáng)庫房日常管理，確保檔案安全

定期對庫房溫度、濕度進(jìn)行現(xiàn)場檢測操作；購置防火設(shè)備、張貼警示標(biāo)志，加強(qiáng)防火、防水等“九防”措施，確保檔案安全；根據(jù)檔案接收入庫量情況，適時調(diào)整檔案擺放位置，節(jié)約密集架空間，合理利用庫房。

1.4 充分發(fā)揮檔案服務(wù)功能，服務(wù)好社會

建立代理、失業(yè)、檔案內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)平臺，為各類代理人員查閱檔案6095人次，完成全年任務(wù)目標(biāo)的121%。為代理人員查閱檔案年齡并錄入微機(jī)17225份，代理人員檔案年齡錄入工作全面完成。協(xié)助退役軍人事務(wù)局查閱并掃描參戰(zhàn)退役軍人檔案43份。為退伍軍人查閱并復(fù)印入伍、退伍登記表共計899人次[3]。

2 臨朐縣社保檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案管理方式方法與形勢發(fā)展不相適應(yīng)

一是社保檔案多頭管理。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國社會保險事業(yè)也如雨后春筍，各種保險層出不窮，逐漸形成了多頭管理的方式。由于社會保險檔案的內(nèi)容范圍很廣，所涉及到的保險資料很可能存放在多個保險機(jī)構(gòu)里面，因此，當(dāng)參保人員想查詢自己的參保信息，需到所有的保險機(jī)構(gòu)進(jìn)行尋問，不僅麻煩，還很費(fèi)周折，為參保人員帶來很多不便。二是檔案管理手段落后。臨朐作為經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，受資金、設(shè)備、人員素質(zhì)等因素影響，社會保險檔案管理在現(xiàn)階段仍未實現(xiàn)信息化，作為社保檔案仍以紙質(zhì)材料為主進(jìn)行檔案管理，為檔案查詢工作帶來很大的困難。

2.2 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量。臨朐縣從事社保檔案的管理人員很少有專業(yè)出身，大多是半路出家，從不同科室調(diào)集而來，有很多還是從事檔案兼職，一身多用，這對檔案管理工作很不利，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，直接影響參保人的利益，也降低了檔案管理的質(zhì)量。

2.3 檔案信息化建設(shè)設(shè)施落后

一是數(shù)字化檔案對于設(shè)備的要求高，然臨朐檔案室由于當(dāng)初沒有考慮到要進(jìn)行信息化改革，因此不利于電子檔案的管理。二是臨朐縣早期的檔案本身就可能存在錯印、漏印，題目有錯誤，裝訂或者排序等等一系列類似的錯誤出現(xiàn)，所以導(dǎo)致掃描錄入的電子檔案自然存在問題的。三是網(wǎng)絡(luò)安全問題，電子檔案是憑借網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)的，如果事先無備份，一旦電腦出現(xiàn)故障或網(wǎng)絡(luò)癱瘓，所有的文件就會消失，檔案的損失無可彌補(bǔ)。

3 對加強(qiáng)臨朐縣社會保險檔案管理工作的幾點對策

3.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

一是領(lǐng)導(dǎo)重視，把檔案管理工作提到重要議事日程；二是加大資金投入，加強(qiáng)對社會保險機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量檔案室與檔案查閱室。同時完善檔案管理工作的計算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施；三是建立全縣檔案數(shù)據(jù)庫，將全縣參保人信息以及人事信息等進(jìn)行存儲，實現(xiàn)信息化管理[4]。

3.2 努力提高檔案管理人員素質(zhì)

一是要建立健全用人機(jī)制，聘用專業(yè)的管理人才，使懂檔案的人管理檔案。二是加強(qiáng)對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以將如《保密法》、《檔案法》、《國家檔案局3號令》以及《社會保險法》等相關(guān)法律內(nèi)容列入檔案管理人員學(xué)習(xí)的內(nèi)容中，提高檔案管理人員的法律意識。同時，聘請專業(yè)老師對他們進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)；三是對檔案管理人員要加強(qiáng)職業(yè)道德教育，使其愛崗敬業(yè)，忠于職守，牢記初心，不忘使命，全心全意為人人民服務(wù)[5]。

3.3 積極開展檔案管理信息化建設(shè)

一是開發(fā)新的計算機(jī)程序軟件，保證各級社會保險機(jī)構(gòu)、社會企業(yè)以及政府實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，方便對參保人信息的查詢與利用，加強(qiáng)對檔案信息資源的開發(fā)與利用，使檔案管理規(guī)劃更加合理化、科學(xué)化。二是及時對接市中心檔案管理科，按照信息化建設(shè)方案開展工作。

4 結(jié)語

我國經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，社會保障制度也在不斷的完善，社保檔案的管理工作成為重點內(nèi)容，加強(qiáng)社保檔案管理的規(guī)范化建設(shè)、促進(jìn)我國社保檔案管理工作水平的提高，更好的為社保事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。