探索軌道交通工程檔案現代化管理

楊刈奇

（中鐵第五勘察設計院集團有限公司檔案館 北京 102600）

引言

檔案是對科學技術和生產活動的重要記錄，具有很高的再利用價值。在新時期新的形勢下，隨著我國大數據戰(zhàn)略以及互聯網的持續(xù)推進，國家經濟建設由高速度向高質量發(fā)展的轉變，城鎮(zhèn)化建設步伐加快，大中型城市人口不斷增加，城市規(guī)模不斷擴大，城市建設突飛猛進，客運量與運能的矛盾較為突出，加快發(fā)展軌道交通工程日趨緊迫，大力發(fā)展軌道交通工程過程中隨之產生大量的檔案，這些檔案對于城市軌道交通以及城市持續(xù)發(fā)展非常重要，隨著科技的不斷進步和知識更新，檔案管理工作逐漸引入了現代化設備，使檔案管理方法、開發(fā)和利用等各個方面都發(fā)生了巨大變化，檔案管理工作實現了信息化創(chuàng)新，出現了新的發(fā)展方向。我們必須高度重視和加大對軌道交通工程檔案的有效管理。

1 軌道交通工程資料歸檔存在的問題

1.1 軌道交通工程資料歸檔準確性、完整性難以保證

軌道交通工程在建設過程中，呈現長周期、多階段、多專業(yè)以及多類別等多元化特點。工程建設資料收集、移交涉及的人多、面廣、程序復雜，資料多部門保管、多處保存，歸檔不及時導致資料缺失；有些部門沒有較完善的歸檔制度，有些人員歸檔意識不強，經常出現資料漏歸、少歸、甚至是不歸的現象。

1.2 軌道交通工程資料歸檔管理不規(guī)范

軌道交通工程資料歸檔管理不規(guī)范主要表現在以下幾個方面：一是管理制度不完善，各部門各專業(yè)的管理方式差異較大；二是檔案資料沒有實行專人保管，多人經手，資料比較混亂，甚至缺失。三是對資料歸檔意識淡薄，很多重要資料缺失，少歸漏歸。四是設計資料版本多，施工圖變更幾次的現象經常出現，歸檔版本容易混亂。

1.3 軌道交通檔案開發(fā)利用率低

軌道交通檔案開發(fā)利用率不高主要是歸檔文件受專業(yè)限制，分塊化、專業(yè)化比較明顯，查閱一處信息需調閱多份檔案，十分不便，如查閱線路平面圖，沒有管線的相關資料，查閱污水管線遷改平面圖，沒有燃氣、給水及電力等管線遷改資料；軌道交通工程歸檔底圖有的經多次查閱破損不全，有些底圖存放環(huán)境比較差，底圖紙張泛黃、發(fā)脆，不便繼續(xù)查閱利用；個別項目歸檔不完整，后期開發(fā)和利用價值大大降低。在互聯網時代，信息化、網絡化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，網絡信息建設滯后，網上查閱體系不夠完善，不便查閱利用，以上種種因素使軌道交通檔案利用率大大降低[1]。

2 加強軌道交通工程檔案管理質量

2.1 加強歸檔資料管理制度完善

結合設計單位工作情況，依據《檔案管理辦法》制定《檔案管理實施細則》，在細則中明確資料管理、歸檔流程、保管措施、查閱要求，完善檔案的收集、整編、歸檔、借閱、保管、銷毀等基本程序和要求，重點對資料收集工作作出詳細規(guī)定，確保檔案管理工作有章可循。將檔案管理工作納入工程建設目標管理考核體系，使歸檔工作和工程建設同步實施、同步歸檔、同步考核，達到檔案管理科學化、標準化、規(guī)范化的目標。

2.2 加強歸檔資料的規(guī)范管理

加強資料管理基礎隊伍建設，各專業(yè)配置相對長期固定的資料管理人員，加強業(yè)務培訓，定期參加行業(yè)的技術交流，不斷提高資料管理人員的業(yè)務水平和技術能力。

明確各專業(yè)資料管理人員職責，加強資料收集、整編管理，并滿足數字化要求，對查閱、修改、錄入實行嚴格管控，加強檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，及時主動、準確完整地進行資料整編歸檔，最大程度上減少漏歸、不歸等問題。

檔案歸口管理部門適時進行檢查指導，形成有效的過程監(jiān)管，發(fā)現帶有普遍性的問題，及時組織集中培訓學習，不斷解決隨時出現的問題，努力提高歸檔質量。

2.3 歸檔資料規(guī)范存檔

按照各個城市《軌道交通工程質量檢驗評定標準》規(guī)定，文件要分類存放，按項目、工點、設計階段、專業(yè)劃分為若干個單位（盒），再分盒、分柜存放。每個資料盒內放置目錄，每個柜架上有類別清單，盒內目錄與電子目錄完全相對應。按類別建立目錄樹，通過目錄樹查詢電子目錄，準確、快速找到資料的所在位置[2]。

3 提升軌道交通工程檔案現代化管理的探索

3.1 軌道交通工程檔案管理人員專業(yè)化

各專業(yè)資料管理人員實行固定的專職化管理，管理人員熟知軌道交通工程資料的收集、整編、歸檔、保管、借閱等基本流程和要求，考核通過后持證上崗。探索引進檔案專業(yè)管理人才，為軌道交通工程檔案管理注入新鮮的專業(yè)力量，不斷提高檔案管理水平、開發(fā)提升檔案利用工作。不斷培養(yǎng)提升檔案管理人員現代化意識，提高專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，熟練掌握現代化知識運用能力，具備創(chuàng)新精神，不斷提高管理方法和途徑，使檔案管理工作能夠符合時代發(fā)展的需要[3]。

3.2 軌道交通工程檔案歸檔規(guī)范化

軌道交通工程資料管理符合標準化要求，探索復雜的軌道交通工程資料按項目、工點、分階段、分專業(yè)收集整理的管理辦法，提高資料完整性和準確性，避免出現遺漏和雜亂無章的現象，提高調閱和查詢服務水平。軌道交通工程歸檔管理符合程序化要求，各專業(yè)部門保管的資料在歸檔前進行全面的認真的檢查核對，確認無誤后分門別類整編、裝盒、錄入系統(tǒng)，這個過程作為歸檔工作的標準化程序，并固定下來形成制度或傳統(tǒng)。

軌道交通工程資料管理符合制度化要求，軌道交通工程有一定的獨特性，與其它工程檔案所形成的資料有一定的不同，軌道交通工程資料多、雜、形成時間跨度長，對資料的成套性、專業(yè)性要求高，補充修改內容多變，如：施工過程中經常發(fā)生變更，多次修改施工圖文件，變更設計版本較多。探索資料收集、整編、歸檔明確項目專人負責制，盡量使原設計人員參與歸檔工作，積極采用信息化手段實現從文件形成、流轉到歸檔全過程的數字化。資料收集全程由兼職檔案員密切配合，保證檔案歸檔管理科學規(guī)范。

3.3 軌道交通工程檔案管理歸檔資料信息化

在新時代，軌道交通工程檔案管理，雖然也運用了互聯網技術，但大多還是采用傳統(tǒng)的存儲方式，這種方式不但工作量大，也不利于檔案開發(fā)利用。在數字化過程中，積極探索建立精準的數據庫、云存儲等現代與互聯網相聯的存儲方式，使查閱、瀏覽更加便捷，也可實現互聯網與大數據的統(tǒng)計。對數據庫、云存儲配合加強維護管理，確保數據安全可靠，不斷提高檔案的利用效率[4]。

3.4 軌道交通工程檔案查閱管理網絡化

一是加快網絡硬件設施建設，實現裝備和技術現代化，完善檔案網上查閱系統(tǒng)，設置分級查閱權限，最大限度的服務生產經營及技術管理工作。二是加快數字化整備，對計算機、掃描儀等現代化檔案管理設備進行合理的配置，投入一定的人力物力，對原有的紙質檔案資料進行數字化處理，盡早讓死檔變活檔。三是全部實施網上簽名，采用帶電子簽名的電子文件歸檔，避免蠟紙底圖不方便存儲及查閱利用的缺點，大大增加工作效率又節(jié)能環(huán)保[5]。

4 結語

軌道交通工程檔案歸檔是一個既繁瑣復雜又需要細致工作的過程，需要各專業(yè)人員協(xié)同努力，共同完成，才能不斷提高歸檔水平和質量。探索通過人員專職化、創(chuàng)新管理方法、提升數據管理服務水平、硬件添置改造等手段，充分利用網絡平臺，不斷提升檔案管理水平和服務水平，為我國的軌道交通事業(yè)發(fā)展提供堅強有力的保障。