大數(shù)據(jù)時(shí)代下財(cái)務(wù)工作檔案“127”管理體系研究

文/張美蓮（衡陽煙草公司）

一、前言

隨著煙草行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的不斷推進(jìn)，作為企業(yè)管理基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)管理顯得尤為重要。如何用好科技賦能，促進(jìn)財(cái)務(wù)管理與移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等信息技術(shù)融合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理進(jìn)一步優(yōu)化，成為大數(shù)據(jù)時(shí)代下財(cái)務(wù)管理工作高質(zhì)量發(fā)展的應(yīng)有之義。近年來，煙草行業(yè)積極推進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理信息化、數(shù)字化帶來的優(yōu)勢(shì)，有效提升了工作效率。為防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)、提高企業(yè)管理水平，規(guī)范、高效做好線上線下財(cái)務(wù)檔案管理工作顯得尤為重要。作為財(cái)務(wù)工作中十分重要的管理內(nèi)容——“127”管理體系，對(duì)推進(jìn)企業(yè)健康、持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。煙草行業(yè)需運(yùn)用好財(cái)務(wù)檔案“127”管理體系，為企業(yè)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)發(fā)展質(zhì)量效益雙提升提供保障。

二、“127”管理體系概述

（一）什么是“127”

“1”是指財(cái)務(wù)工作檔案依托在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)或者信息“FTP”下的TP平臺(tái)?！?”是指財(cái)務(wù)檔案分為兩條線進(jìn)行管理，即線上和線下管理，電子和紙質(zhì)管理兩種并行?！?”是指財(cái)務(wù)工作電子檔案的七個(gè)方面。即歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、日常檢查資料、日常報(bào)送資料、各崗位工作資料、制度文件、電子會(huì)計(jì)憑證、黨建資料管理。

（二）“127”管理體系的特征

1.對(duì)檔案展開科學(xué)數(shù)據(jù)管理

作為財(cái)務(wù)工作中的檔案管理最明顯的特點(diǎn)就是類型較多，業(yè)務(wù)量繁重，而檔案“127”管理體系就是要將這些檔案進(jìn)行科學(xué)數(shù)據(jù)管理。首先，財(cái)務(wù)工作中的檔案管理部門將之前許多紙質(zhì)檔案使用計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換為當(dāng)下的電子檔案。由于積累的檔案眾多所以這項(xiàng)任務(wù)量非常大。其次，在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用檔案“127”管理體系，電子檔案的數(shù)據(jù)量也會(huì)隨著應(yīng)用程度與時(shí)間長短呈現(xiàn)快速的增長趨勢(shì)，這時(shí)就需要財(cái)務(wù)工作人員將這些電子檔案進(jìn)行科學(xué)數(shù)據(jù)管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí)也會(huì)需要大量的時(shí)間和精力。這也體現(xiàn)了在數(shù)據(jù)時(shí)代下財(cái)務(wù)工作中檔案管理工作的復(fù)雜程度和持久性。

2.提高檔案資源利用效率

在科技進(jìn)步的影響下，應(yīng)該來說在財(cái)務(wù)工作中應(yīng)用“127”管理體系大大提升了檔案資源的利用率。隨著計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理到工作中利用對(duì)檔案歸納、分析、整理、總結(jié)，能夠?qū)n案資源的利用率得到顯著的提升。從這個(gè)角度來說，這種新型檔案管理模式的建立對(duì)于人們?cè)谖磥淼纳钆c工作中更好地利用財(cái)務(wù)檔案打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

三、目前財(cái)務(wù)檔案管理體系存在問題

（一）財(cái)務(wù)管理檔案的管理較為混亂

財(cái)務(wù)管理檔案主要指預(yù)算管理、資金管理等企業(yè)內(nèi)部管理形成的記錄資料，在實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理中，煙草企業(yè)往往不夠重視財(cái)務(wù)管理檔案管理，未按類別保管財(cái)務(wù)管理檔案，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理檔案經(jīng)常與會(huì)計(jì)檔案混淆，甚至出現(xiàn)財(cái)務(wù)管理檔案遺失情況，不僅使整個(gè)財(cái)務(wù)檔案在整理、編目等環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題，也增加了檔案調(diào)閱的工作量，同時(shí)也會(huì)給以后的財(cái)務(wù)審計(jì)工作帶來麻煩。

（二）現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理體系不能滿足信息化需求

隨著煙草行業(yè)財(cái)務(wù)共享模式推廣，財(cái)務(wù)檔案管理工作的環(huán)境發(fā)生了巨大變化，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案大都是以紙質(zhì)為載體，共享模式下財(cái)務(wù)檔案大都為電子財(cái)務(wù)檔案。由于電子檔案具有易改性，相對(duì)紙質(zhì)檔案而言，更難認(rèn)定其原始性和真實(shí)性，同時(shí)，電子檔案具有對(duì)設(shè)備和系統(tǒng)的依賴性，電子檔案的存儲(chǔ)安全性和可識(shí)別性也面臨更大的技術(shù)挑戰(zhàn)，電子檔案難以保證真實(shí)、完整和安全性，現(xiàn)有的檔案管理體系缺乏對(duì)電子檔案保存設(shè)施及維護(hù)，未制定配套的管理制度流程對(duì)電子檔案的歸集、傳遞、保管、調(diào)閱進(jìn)行管理。

四、“127”管理體系在大數(shù)據(jù)時(shí)代下財(cái)務(wù)工作的應(yīng)用及意義

（一）財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)新構(gòu)建策略

在財(cái)務(wù)共享平臺(tái)展開財(cái)務(wù)工作電子檔案的七個(gè)方面資料管理可以為財(cái)務(wù)核算成本的有效控制提供完整的支持。因此，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理工作現(xiàn)狀的總結(jié)研究，并制定財(cái)務(wù)共享中心的創(chuàng)新構(gòu)建策略，可以為財(cái)務(wù)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供完整的保障。

1.提升會(huì)計(jì)職能監(jiān)督工作水平

會(huì)計(jì)的職能監(jiān)督是保證財(cái)務(wù)工作得到規(guī)范化運(yùn)行的關(guān)鍵。在財(cái)務(wù)共享中心得到構(gòu)建的情況下，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的程序?qū)⒖梢跃邆涓叩囊?guī)范性，保證財(cái)務(wù)工作可以按照固定的順序逐步實(shí)施，有效的規(guī)避不同類型會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

2.提高財(cái)務(wù)工作的效率

在財(cái)務(wù)共享中心得到創(chuàng)新構(gòu)建的情況下，財(cái)務(wù)工作相關(guān)的檔案資源將可以實(shí)現(xiàn)有效的創(chuàng)新處置，尤其可以使財(cái)務(wù)管理工作的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)得到完整的控制，保證財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)效率的提升，在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心的過程中，初始性工作的質(zhì)量十分重要，可以在技術(shù)因素的幫助下得到改進(jìn)，與此相關(guān)的技術(shù)性資源也將得到整合。

3.提升財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范性

財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理可以為財(cái)務(wù)工作的創(chuàng)新處置提供完整的支持。在財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建的過程中，憑借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新推廣的有利條件，財(cái)務(wù)檔案管理工作可以得到更高水平的技術(shù)性支持。財(cái)務(wù)檔案管理工作將可以在財(cái)務(wù)共享中心的幫助之下實(shí)現(xiàn)合理的創(chuàng)新。

（二）財(cái)務(wù)工作傳統(tǒng)的檔案管理

財(cái)務(wù)工作傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)，選定的數(shù)據(jù)和信息全部是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)計(jì)算獲得的，而在計(jì)算過程中主要使用的是經(jīng)濟(jì)學(xué)、數(shù)學(xué)和統(tǒng)計(jì)相關(guān)的會(huì)計(jì)知識(shí)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果用于評(píng)估企業(yè)未來可能出現(xiàn)的損益。在Internet快速發(fā)展的影響下，在企業(yè)辦公中計(jì)算機(jī)作為重要的辦公用具，可以通過Internet平臺(tái)實(shí)現(xiàn)線上財(cái)務(wù)工作中的檔案管理。面對(duì)基于數(shù)據(jù)時(shí)代下新穎的財(cái)務(wù)管理模式，傳統(tǒng)的線下財(cái)務(wù)管理無法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，無法滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的要求。

1.財(cái)務(wù)工作中檔案管理的范圍拓展

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，財(cái)務(wù)管理工作模式得到了創(chuàng)新和變革，大大擴(kuò)展了財(cái)務(wù)管理的范圍。例如，信息技術(shù)在財(cái)務(wù)中檔案管理的應(yīng)用，開展采購工作時(shí)，由于數(shù)據(jù)時(shí)代的信息相互交織，作為財(cái)務(wù)工作人員，可以及時(shí)得到采購信息，有利于企業(yè)開展管理工作，使得管理內(nèi)容更有內(nèi)涵。

2.財(cái)務(wù)工作的信息及時(shí)性

數(shù)據(jù)時(shí)代下的信息眾多，種類繁雜，檔案“127”管理體系能夠?qū)⑦@些信息迅速分類然后進(jìn)行信息傳遞，使用簡單明了的方式顯現(xiàn)給工作人員。另外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的實(shí)時(shí)性可以快速實(shí)現(xiàn)與會(huì)計(jì)工作相關(guān)的數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)庫的更新需求，使財(cái)務(wù)管理工作能夠得到有效提升。

3.財(cái)務(wù)工作的有效溝通

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代思想的發(fā)展促進(jìn)了員工之間的交流和財(cái)務(wù)管理部門上下級(jí)之間交流的豐富。譬如，在數(shù)據(jù)時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)下，財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)，可以通過語音視頻會(huì)議等軟件獲取需要了解的檔案數(shù)據(jù)。不但可以節(jié)省工作時(shí)長，也不用受到時(shí)間和地區(qū)的限制，從而大大提升了工作效率。

4.財(cái)務(wù)工作的有效協(xié)同化

協(xié)同數(shù)據(jù)時(shí)代下信息技術(shù)具有準(zhǔn)確性高，速度快的特點(diǎn)，促進(jìn)了電子檔案的實(shí)時(shí)性，可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理的動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)變。對(duì)于企業(yè)而言，資金需要不斷流動(dòng)，僅靠手工方式很難進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作。但是，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)得到廣泛實(shí)施之后，可以通過信息技術(shù)來協(xié)調(diào)和動(dòng)態(tài)管理財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)。

五、數(shù)據(jù)時(shí)代下做好財(cái)務(wù)工作的措施研究

（一）樹立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)理念，提高財(cái)務(wù)信息安全性

為了在數(shù)據(jù)時(shí)代展開財(cái)務(wù)工作，公司可以采取的第二項(xiàng)措施是建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)概念并提高財(cái)務(wù)信息的安全性?？茖W(xué)技術(shù)就像一把雙刃劍。在給人們的生活帶來便利的同時(shí)，也帶來了不利于企業(yè)發(fā)展的不穩(wěn)定因素。相應(yīng)地，對(duì)于數(shù)據(jù)時(shí)代的財(cái)務(wù)工作，在數(shù)據(jù)變得方便、高效之后，當(dāng)大數(shù)據(jù)被廣泛普及時(shí)，信息相對(duì)開放，并利用多種渠道進(jìn)行信息傳播，進(jìn)行惡意篡改，將導(dǎo)致商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。因此，為了提高金融信息的安全性，首先必須建立意識(shí)領(lǐng)域的金融風(fēng)險(xiǎn)概念，并通過意識(shí)領(lǐng)域來提高這方面的重要性。采取合理措施以應(yīng)對(duì)該行為；其次，財(cái)務(wù)人員必須注意數(shù)據(jù)的保密性，采用先進(jìn)的科學(xué)和高端新技術(shù)來保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和保密性，更好地規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。一方面，公司可以引進(jìn)一些高科技和科學(xué)人才來控制其數(shù)據(jù)操作，并允許他們?cè)诮】蛋踩木W(wǎng)絡(luò)環(huán)境中工作。另一方面，公司應(yīng)增加對(duì)設(shè)備和設(shè)施的投資，確保硬件設(shè)備能夠跟上當(dāng)前的發(fā)展需求，并結(jié)合一些安全軟件進(jìn)行管理，以進(jìn)一步確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，并促進(jìn)財(cái)務(wù)工作的全面進(jìn)步。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)信息整合度

企業(yè)應(yīng)該優(yōu)化和整合財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，做好建設(shè)、有效整合數(shù)據(jù)，整合信息系統(tǒng)和其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息，提高各個(gè)維度數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)的可用性信息。利用網(wǎng)絡(luò)開發(fā)和實(shí)現(xiàn)資源共享，打破區(qū)域之間的封閉和時(shí)差，實(shí)現(xiàn)資源的實(shí)時(shí)共享。為企業(yè)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，更好地管理企業(yè)，更深入地挖掘企業(yè)價(jià)值。

六、結(jié)語

總之，財(cái)務(wù)工作中的檔案管理是把握公司發(fā)展趨勢(shì)的重要組成部分。在當(dāng)今社會(huì)的數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，公司財(cái)務(wù)工作應(yīng)不斷抓住機(jī)遇，積累經(jīng)驗(yàn)并應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。采取合理措施，完善“127”管理體系，最大限度地開展財(cái)務(wù)工作，促進(jìn)企業(yè)整體發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)升級(jí)改造的最終目標(biāo)。

相關(guān)鏈接

大數(shù)據(jù)（big data），IT行業(yè)術(shù)語，是指無法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。

在維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數(shù)據(jù)時(shí)代》中大數(shù)據(jù)指不用隨機(jī)分析法（抽樣調(diào)查）這樣捷徑，而采用所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理。大數(shù)據(jù)的5V特點(diǎn)（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（低價(jià)值密度）、Veracity（真實(shí)性）。