疫情期間規(guī)劃管理檔案利用服務(wù)工作研究

趙繼成

摘要：規(guī)劃管理檔案利用服務(wù)工作是指檔案部門通過一些行之有效的方式方法，直接將規(guī)劃管理檔案信息傳遞出去，最大限度地實(shí)現(xiàn)規(guī)劃管理檔案的使用價(jià)值。本文根據(jù)疫情期間北京市規(guī)劃和自然資源委員會(huì)規(guī)劃管理檔案的利用狀況、利用方式、利用價(jià)值等情況，有針對(duì)性地提出在疫情期間做好規(guī)劃管理檔案利用服務(wù)工作的具體措施，以發(fā)揮規(guī)劃管理檔案在城市規(guī)劃方面所起的積極作用，為首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：疫情 規(guī)劃管理檔案 利用服務(wù)

規(guī)劃管理檔案是城市規(guī)劃部門實(shí)施城鄉(xiāng)規(guī)劃管理過程中產(chǎn)生的各種載體的原始性信息符號(hào)記錄。檔案部門只有針對(duì)規(guī)劃管理檔案高效率地提供利用，將規(guī)劃管理檔案所含信息有效地傳遞出去，才能使其價(jià)值得到充分的發(fā)揮。研究北京市規(guī)劃和自然資源委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“規(guī)自委”）檔案室針對(duì)規(guī)劃管理檔案在疫情期間提供利用服務(wù)的情況，不僅要從利用者的直接目的出發(fā)，還必須認(rèn)真分析規(guī)劃管理檔案的利用現(xiàn)狀、方式及利用價(jià)值。

一、疫情期間規(guī)劃管理檔案的利用狀況

近年來，北京城市化進(jìn)程的速度日益加快。即便是在疫情期間，北京各地的建筑工程項(xiàng)目仍在如火如荼地進(jìn)行著，受疫情帶來的負(fù)面影響較小。與此同時(shí)，規(guī)自委檔案室也在認(rèn)真履行自己的職能，為規(guī)自委各機(jī)關(guān)處室、分局以及下屬單位提供規(guī)劃管理檔案的利用服務(wù)，保證各經(jīng)辦人員工作的順利完成。

（一）利用規(guī)劃管理檔案人員統(tǒng)計(jì)

在疫情期間，規(guī)自委檔案室共接待了10個(gè)機(jī)關(guān)處室、5個(gè)分局及1個(gè)下屬單位人員共25人查詢利用規(guī)劃管理檔案，半年時(shí)間共查詢利用規(guī)劃管理檔案360卷。其中5個(gè)分局查詢利用量最大，共251卷，約占總量的69.7%；其次是規(guī)自委機(jī)關(guān)處室，共查詢檔案87卷，約占總量的24.2%；最后是規(guī)自委下屬單位，共查詢檔案22卷，約占總量的6.1%。

（二）利用規(guī)劃管理檔案種類統(tǒng)計(jì)

規(guī)劃管理檔案按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，共分為6大種類，分別是D1建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案、D2建筑工程規(guī)劃管理檔案、D3市政公用設(shè)施規(guī)劃管理檔案、D4市政公用設(shè)施用地規(guī)劃管理檔案、D5規(guī)劃監(jiān)督驗(yàn)收管理檔案、DX規(guī)劃過程檔案。疫情期間各類規(guī)劃管理檔案利用量占前3位的分別是：D1建設(shè)用地規(guī)劃管理檔案利用量最大，為216卷，占總數(shù)的60%；D2建筑工程規(guī)劃管理檔案，利用量為85卷，約占總數(shù)的23.6%；DX規(guī)劃過程檔案，利用量為40卷，約占總數(shù)的11.1%。

（三）規(guī)劃管理檔案利用方式統(tǒng)計(jì)

檔案利用方式是多種多樣的，如果按照服務(wù)設(shè)施和方法的不同來分類，大致可以分為檔案閱覽、檔案外借、檔案宣傳報(bào)道、檔案復(fù)制、檔案信息咨詢、制發(fā)檔案證明等。在疫情期間，考慮到防疫工作的需要，規(guī)自委檔案室主要提供數(shù)字檔案閱覽及復(fù)制服務(wù)。如果數(shù)字檔案不能符合經(jīng)辦人的需求，則提供檔案原件借閱。在提供利用的360卷檔案中，其中數(shù)字檔案325卷，約占總數(shù)的90.3%；檔案原件35卷，約占總數(shù)的9.7%。可見，以后提供數(shù)字檔案將成為規(guī)自委檔案室的主要提供利用方式。

二、規(guī)劃管理檔案的利用價(jià)值

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始憑證作用是檔案根本價(jià)值的集中體現(xiàn)，也是檔案的第一價(jià)值。參考價(jià)值作為檔案憑證價(jià)值的有力補(bǔ)充，在實(shí)際工作中也發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。規(guī)劃管理檔案的價(jià)值在這兩方面都有很好的體現(xiàn)。

（一）為城市工程驗(yàn)收工作提供原始憑證

規(guī)劃管理檔案在城市建設(shè)檔案中屬于“前期檔案”，即工程開工前，建設(shè)單位應(yīng)該辦理的一系列手續(xù)，證明其工程是國(guó)家允許建設(shè)的合法工程。規(guī)自委所出具的建設(shè)工程用地許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證及附件附圖、規(guī)劃項(xiàng)目意見書（俗稱兩證一書）是證明工程合法的必要證件，是在工程竣工驗(yàn)收時(shí)所必須出具的。規(guī)自委各處室經(jīng)辦人、分局及下屬單位來檔案室主要也是來查閱以上三個(gè)證件的。如果實(shí)際建筑與三證提供的信息不符，則需要建設(shè)單位整改，以保證建筑項(xiàng)目的安全可靠。

（二）為行政執(zhí)法工作提供依據(jù)

近年來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)增長(zhǎng)，但同時(shí)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不成熟的弊端也逐漸體現(xiàn)出來，比如有些商戶為了利益往往不堅(jiān)持誠(chéng)信原則。就城建事業(yè)來說，開發(fā)商不按規(guī)劃部門的規(guī)劃意見建設(shè)開工的事例較多，比如加蓋樓層、占用公共綠地等。規(guī)劃部門要進(jìn)行行政處罰時(shí)，就離不開規(guī)劃管理檔案的支持。有了執(zhí)法依據(jù)，被處罰人不僅會(huì)心悅誠(chéng)服，同時(shí)對(duì)政府公信力的提升也起到了推動(dòng)作用。可見，規(guī)劃管理檔案在進(jìn)行行政處罰時(shí)發(fā)揮著重要的作用。

（三）為城市規(guī)劃設(shè)計(jì)提供參考

隨著工業(yè)化、城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，城市建筑規(guī)模不斷擴(kuò)大，城市建設(shè)呈現(xiàn)出大幅增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。在疫情期間，規(guī)自委下屬分局承接代征道路的專項(xiàng)課題，其通過查詢規(guī)劃管理檔案，了解北京各地區(qū)的城市代征道路情況，使專項(xiàng)課題的實(shí)施更符合城市發(fā)展實(shí)際，更具有操作性和指導(dǎo)性。由此可知，規(guī)劃管理檔案為完成專項(xiàng)課題的前期工作積累了豐富的資料，提供了實(shí)際參考。

三、構(gòu)建疫情期間規(guī)劃管理檔案提供利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

疫情期間，為了保證工作人員和利用人員的人身安全，規(guī)劃管理檔案提供利用服務(wù)工作也做出了一些變化調(diào)整。構(gòu)建疫情期間的規(guī)劃管理檔案提供利用服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，已成為當(dāng)務(wù)之急。

（一）嚴(yán)格規(guī)范檔案利用制度

規(guī)范檔案利用制度主要針對(duì)的是檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能而言，以確保檔案提供利用工作能夠健康、有序地進(jìn)行。疫情期間，規(guī)自委經(jīng)辦人員來檔案室借閱檔案的次數(shù)比去年同期大幅度減少，電話查詢成為提供利用的主要方式，這就要求檔案工作人員必須做到以下三點(diǎn)：第一，熟悉規(guī)劃管理檔案的分類以及各經(jīng)辦科室的業(yè)務(wù)職能，變被動(dòng)為主動(dòng)，因?yàn)橛械臋n案經(jīng)過許可證號(hào)不能查出相關(guān)信息內(nèi)容，這就要求檔案工作人員靈活變通，按建設(shè)單位名稱模糊檢索，保證檔案的查全率，再在查全率的基礎(chǔ)上進(jìn)一步追求查準(zhǔn)率。第二，熟悉二套系統(tǒng)，即檔案室自己的MIS系統(tǒng)和規(guī)自委的規(guī)管2011系統(tǒng)，規(guī)劃管理檔案中的過程檔案和建設(shè)用地檔案經(jīng)常出現(xiàn)撤并卷現(xiàn)象，即原來的規(guī)劃許可證，由于某種原因被撤銷，也就是從原來的檔案中撤出，放到要合并的檔案中去，按原來的許可證號(hào)就查不出需要的檔案信息，這就要求檔案室工作人員要熟練掌握規(guī)管2011系統(tǒng)，對(duì)于許可證號(hào)查不出的檔案，可以利用圖幅號(hào)來定位查詢。這兩套系統(tǒng)相互補(bǔ)充、相互促進(jìn)。第三，熟悉規(guī)劃許可證號(hào)和檔案號(hào)的互換工作。在疫情暴發(fā)之前，經(jīng)辦人員利用規(guī)管2011系統(tǒng)查詢?cè)S可證號(hào)，之后再到檔案室換檔案號(hào)。這樣做有一個(gè)弊端，就是效率低下，浪費(fèi)了大量的時(shí)間。疫情暴發(fā)以后，經(jīng)過培訓(xùn)，檔案人員掌握了規(guī)管2011系統(tǒng)，許可證號(hào)和檔案號(hào)的互換工作由檔案工作人員完成。這樣可以保證查準(zhǔn)率，提高工作效率。

（二）培養(yǎng)檔案信息安全意識(shí)

這里的檔案信息安全意識(shí)指的是檔案工作人員從檔案出庫到提供利用完畢要對(duì)檔案信息提供最大的安全保障。在疫情期間，有一部分文書檔案和建設(shè)用地檔案屬于機(jī)關(guān)密件，因此對(duì)來檔案室借出檔案實(shí)體、打印數(shù)字化檔案的利用人員，要進(jìn)行嚴(yán)格的身份核實(shí)，在編人員主動(dòng)核查工作證件，分局及規(guī)自委下屬單位借調(diào)人員要出具正處長(zhǎng)簽字的“準(zhǔn)許借閱檔案證明”，才能借出檔案實(shí)體、打印數(shù)字化檔案。檔案實(shí)體在兩周內(nèi)必須予以歸還，對(duì)于不還者，檔案人員要主動(dòng)聯(lián)系處室正處長(zhǎng)，請(qǐng)其幫忙催還。如果還需要借閱更長(zhǎng)時(shí)間，借閱人員則必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于工程項(xiàng)目驗(yàn)收等工作，檔案工作人員應(yīng)盡量勸說經(jīng)辦人員利用數(shù)字檔案，這樣既可以保證利用人員快速地拿到檔案，又可以保護(hù)檔案實(shí)體，可謂一舉兩得。

（三）建立定性與定量相結(jié)合的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)涉及對(duì)規(guī)劃管理檔案提供利用服務(wù)的過程、人員要素等進(jìn)行有效評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)不足，在不斷改進(jìn)的過程中實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用服務(wù)工作全程管理和全面提升。這就需要通過利用者的反饋來定性評(píng)價(jià)檔案工作人員的服務(wù)態(tài)度，通過檔案檢索系統(tǒng)的查全率和查準(zhǔn)率來定量給檔案管理系統(tǒng)“打分”并提出修改意見，通過數(shù)字化檔案是否完整、清晰來考察檔案接收質(zhì)量和掃描質(zhì)量。簡(jiǎn)而言之，檔案工作人員只有提供更好的檔案利用服務(wù)，才能得到更高的評(píng)價(jià)。

在疫情期間，雖然規(guī)自委檔案室對(duì)規(guī)劃管理檔案提供利用服務(wù)工作做出了一些變化調(diào)整，但是無論怎么變化調(diào)整，規(guī)自委檔案室的服務(wù)宗旨永遠(yuǎn)不會(huì)改變，即為首都經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為規(guī)自委中心工作服務(wù)。

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作者單位：北京市城市建設(shè)檔案館