金凡
摘要:《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》(DA/T 85—2019)是為規(guī)范政務(wù)服務(wù)活動中形成的電子文件歸檔工作,由國家檔案局發(fā)布實施的我國檔案行業(yè)重要標準。本文對該規(guī)范的主要特點、核心內(nèi)容、亮點與特色進行解讀,并就存在的問題提出修改建議。
關(guān)鍵詞:政務(wù)服務(wù)事項 電子文件 歸檔 電子政務(wù)
2019年12月16日,國家檔案局批準了《政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范》(DA/T 85—2019)(以下簡稱“本標準”),并自2020年5月1日起開始實施。本標準是針對政府服務(wù),尤其是政府電子化服務(wù)活動中形成的政務(wù)服務(wù)事項電子文件進行科學歸檔的規(guī)范,它的發(fā)布與實施,是國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、電子政務(wù)資源建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)化與信息化建設(shè)等內(nèi)外環(huán)境共同作用的產(chǎn)物,具有緊迫性、現(xiàn)實性、科學性。本標準的適時發(fā)布與實施,能夠科學規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作,提升政務(wù)服務(wù)事項電子文件的歸檔數(shù)量與質(zhì)量,不斷提高政務(wù)電子文件與電子檔案信息資源的建設(shè)水平,優(yōu)化政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔與檔案化管理效益,進而實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔與電子檔案安全管理與保密工作、提高政務(wù)文件與檔案信息資源管理與服務(wù)水平,為最終達到政務(wù)電子文件與電子檔案信息資源的品質(zhì)管理、精細化管理目標,實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)創(chuàng)新和賦能,提供有力保障。本標準依據(jù)GB/T 1.1—2009給出的規(guī)則起草,共有10章,內(nèi)容包括:范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、總則、歸檔功能要求、歸檔流程要求、歸檔信息包的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則、元數(shù)據(jù)要求、電子文件存儲格式要求、政務(wù)服務(wù)事項電子文件交換目錄等。
本標準是國家檔案局制定發(fā)布的針對政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔標準,它遵從我國各級政府機構(gòu)在電子政務(wù)中開展電子化服務(wù)活動客觀實際,以政務(wù)服務(wù)事項電子文件產(chǎn)生形成的系統(tǒng)或模塊作為依托,為規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作,保障政務(wù)服務(wù)機構(gòu)與檔案部門開展基于一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺的政務(wù)電子文件、電子檔案信息資源規(guī)范化、標準化建設(shè),加快實現(xiàn)政務(wù)電子文件、電子檔案大數(shù)據(jù)建設(shè),提升政務(wù)電子文件、電子檔案數(shù)據(jù)驅(qū)動創(chuàng)新能力,為推進國家治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)貢獻數(shù)據(jù)的力量。從本標準內(nèi)容來看,它具有很強的體系性、規(guī)范性、時代性與針對性等特點,能夠針對政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作中,涉及歸檔原則、歸檔范圍、歸檔功能要求、歸檔流程要求、歸檔信息包的要求等方面,具有很強的規(guī)范與指導作用。
(一)體系性
本標準對政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔進行規(guī)范,與相關(guān)國家標準、檔案行業(yè)標準、國家及省市有關(guān)標準文件等一起組成有機體系,體現(xiàn)出體系性特點。本標準直接采用的規(guī)范性引用文件有4個,主要包括:2個國家標準,即《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)、《電子證照文件技術(shù)要求》(GB/ T 36905—2018),2個檔案行業(yè)標準,即《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18—1999)、《版式電子文件長期保存格式需求》(DA/T 47—2009)。這些直接引用標準內(nèi)容廣泛,覆蓋電子文件歸檔、電子文件格式、電子檔案管理、電子證照、電子文件與電子檔案管理系統(tǒng)功能要求等多個方面,以政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔標準為核心共同構(gòu)成標準體系,具有體系性特點。
本標準的體系性特點,還體現(xiàn)在間接引用、參照引用相關(guān)標準和文件上。在“6.2.1”中規(guī)定,應(yīng)依據(jù)國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(第8號令)及行政部門權(quán)力清單、責任清單、公共服務(wù)事項目錄等要求制定政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔范圍和保管期限表,并指出政務(wù)活動中形成的紙質(zhì)文件歸檔范圍及檔案保管期限按其執(zhí)行。在“7.3命名規(guī)則”下“7.3.2部門代碼”“7.3.3事項代碼”中,指出要參照引用國家政務(wù)服務(wù)平臺相關(guān)標準,如《國家政務(wù)服務(wù)平臺政務(wù)服務(wù)事項基本目錄及實施清單第1部分:編碼要求》(C0109.1-2018)、《國家政務(wù)服務(wù)平臺政務(wù)服務(wù)事項基本目錄及實施清單第1部分:要素要求》(C0109.2-2018),對政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔過程中涉及具體部門編碼規(guī)則、事項代碼(含事項類型代碼、主項代碼、子項代碼)等作業(yè)細節(jié),進行明確具體規(guī)定,使得本標準與相關(guān)標準集成在一起,共同形成有機體系。本標準采用間接和參照引用等方式構(gòu)建標準,使內(nèi)容簡潔、明了,便于落地執(zhí)行,更加突出了體系性特點。
(二)規(guī)范性
規(guī)范性是本標準的又一特點。本標準內(nèi)容涵蓋歸檔原則、歸檔范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、歸檔功能需求等10個方面,并結(jié)合政務(wù)服務(wù)事項電子文件在全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺上產(chǎn)生形成、歸檔等實際,尤其是圍繞行政權(quán)力事項、公共服務(wù)事項等過程中產(chǎn)生形成的電子文件歸檔實際,以對政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔進行具體規(guī)范和約束,以數(shù)據(jù)連續(xù)體的視角對覆蓋電子文件、電子檔案整個生命歷程的數(shù)據(jù)進行管控,結(jié)合政務(wù)活動業(yè)務(wù)背景和電子文件電子檔案系統(tǒng)化管理實際,把好政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔入口關(guān),為后續(xù)政務(wù)檔案信息資源達到“數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理”的總體要求提供規(guī)范和保障,具有規(guī)范性。本標準規(guī)定,在全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)中,要能夠滿足電子文件歸檔功能要求,在“5歸檔功能需求”下設(shè)置6節(jié),包含“5.1基本要求”“5.2歸檔配置功能”“5.3整理組件功能”“5.4清點檢測功能”“5.5數(shù)據(jù)交換功能”“5.6統(tǒng)計監(jiān)管和審計功能”,分別對電子文件歸檔功能基本需求、配置功能、組件功能、檢測功能、交換功能、統(tǒng)計監(jiān)管與審計功能等方面進行詳細限制和規(guī)定,規(guī)范性很強。
隨著電子政務(wù)建設(shè)深入發(fā)展,越來越多的政府服務(wù)活動通過一體化在線政務(wù)平臺來開展,這就促使一體化在線政務(wù)平臺成為政府服務(wù)項目電子文件信息資源生成的重要場所和載體。因此,進一步規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作,對于優(yōu)化政務(wù)信息資源數(shù)量和質(zhì)量,保障政務(wù)信息安全和保密,實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”的目標,具有十分重要的現(xiàn)實意義。本標準依據(jù)政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔一般流程,對政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作流程與重要環(huán)節(jié)進行規(guī)定,如“6歸檔流程要求”中明確限定了4個方面具體要求,即“6.1工作流程”“6.2電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表的制定”“6.3歸檔配置”“6.4歸檔工作的開展”,這是實現(xiàn)在一體化在線政務(wù)平臺上開展歸檔工作的具體要求和規(guī)定。在“6.4歸檔工作的開展”中又下設(shè)10條,對政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔流程進行具體限定,包括“6.4.2文件收集”“6.4.3整理”“6.4.4形成歸檔文件信息包”“6.4.5清點”“6.4.6生成驗證信息”“6.4.7數(shù)據(jù)交換”“6.4.8歸檔檢測”“6.4.9登記編目”“6.4.10形成電子檔案”,本標準圍繞全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺,對政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔環(huán)節(jié)、歸檔功能模塊要求等進行限定,便于在一體化在線服務(wù)平臺模塊、子系統(tǒng)、系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計實施過程中,具體落實政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè)及電子文件歸檔功能的各項具體工作要求,規(guī)范性十分明顯。
(三)時代性
本標準具有鮮明的時代性。隨著國民經(jīng)濟和社會信息化建設(shè)的不斷深入發(fā)展,電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用日漸成熟完善,以政務(wù)電子文件和電子檔案為核心的政務(wù)信息資源建設(shè)發(fā)展到一個新階段。當前,大數(shù)據(jù)技術(shù)、移動互聯(lián)技術(shù)、5G技術(shù)、AI(人工智能)技術(shù)、云技術(shù)等新技術(shù)和新應(yīng)用不斷融入和應(yīng)用到電子政務(wù)在線服務(wù)中,給電子政務(wù)系統(tǒng)和在線政務(wù)服務(wù)平臺注入新元素和新動能,也促使電子政務(wù)的應(yīng)用場景發(fā)生了前所未有的新變化;與此同時產(chǎn)生的良莠不齊、格式各異、價值不一的政務(wù)電子文件、電子檔案數(shù)量,也與日俱增,規(guī)范這些數(shù)量巨大政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔,并為電子檔案實現(xiàn)質(zhì)量管理和品質(zhì)管理打下堅實基礎(chǔ),已是現(xiàn)時代的迫切要求。在當今時代,適時有效地自動收集、管控政府電子文件,尤其是管理好政務(wù)服務(wù)事項電子文件,制定政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔標準、規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作,成為數(shù)字時代政務(wù)電子文件和電子檔案科學管理和提供利用的基本要求和重要保障,時代性十分突出。
一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺作為電子政務(wù)發(fā)展的新階段和新形態(tài),不但支撐著大量政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)流程,而且承載著以政務(wù)電子文件為主要形式的文件數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)流,這些政務(wù)服務(wù)事項電子文件伴隨著行政權(quán)力事項和公共服務(wù)事項活動的開展而不斷形成和積累,建立和規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔,實現(xiàn)在一體化政務(wù)服務(wù)平臺上政務(wù)服務(wù)事項電子文件科學歸檔、自動歸檔、智能歸檔,進而實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項電子檔案智能化管理和有效利用,是時代發(fā)展的必然。
(四)針對性
本標準具有針對性特點。全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺為新型電子政務(wù)管理和服務(wù)活動的開展提供了新舞臺,同時也迫切需要針對政務(wù)電子文件、電子檔案進行科學化和規(guī)范化管理,本標準的制定和出臺恰逢其時,能夠進一步規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔活動,滿足電子政務(wù)新平臺對于政務(wù)服務(wù)事項電子文件規(guī)范歸檔需求,并為促進政務(wù)電子文件與電子檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè),優(yōu)化政務(wù)服務(wù)電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)資源發(fā)揮著重要作用。政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在開展在線政務(wù)服務(wù)活動中,不同種類和格式的政務(wù)服務(wù)事項電子文件在不同系統(tǒng)、平臺、介質(zhì)中產(chǎn)生形成,如何規(guī)范政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔工作,保障政務(wù)服務(wù)事項電子文件科學歸檔、規(guī)范歸檔,滿足政務(wù)服務(wù)電子文件長久保存和有效利用,具有很強的針對性。
作為規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔活動的檔案行業(yè)標準,本標準始終圍繞由誰歸檔、如何歸檔等政務(wù)服務(wù)事項電子文件具體歸檔問題展開,不避開實際問題,注重解決問題的具體思路、有效方法。在歸檔主體資格方面,在“4.2職責和分工”中明確規(guī)定了檔案行政管理、政務(wù)服務(wù)機構(gòu)、信息化部等三類部門的職責和分工,對這三類部門在一體化在線服務(wù)平臺規(guī)劃、建設(shè)、運行、維護及電子文件歸檔具體要求等方面,有針對地進行規(guī)范。伴隨著政務(wù)在線服務(wù)一體化平臺建設(shè)和不斷完善,政務(wù)服務(wù)在線平臺對于電子文件真實性、完整性、可用性、安全性維護和保障越來越科學有效,政務(wù)服務(wù)事項電子文件也成為合法的政務(wù)電子證據(jù),因此,針對這一客觀現(xiàn)實,在“4.1.2”中明確規(guī)定符合國家有關(guān)規(guī)定要求的政務(wù)服務(wù)事項電子文件應(yīng)以電子文件形式歸檔,除法律法規(guī)另有規(guī)定外,不再歸檔紙質(zhì)材料,將單一電子形式歸檔的“單套制”取代以往的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔的“雙套制”,因此,本標準的針對性很明顯。
作為對政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作而發(fā)布實施的規(guī)范,本標準在規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作、優(yōu)化政務(wù)電子文件和電子檔案信息資源、保障政務(wù)電子文件和電子檔案安全等方面發(fā)揮基礎(chǔ)和規(guī)范作用。本標準核心內(nèi)容(見下表)如下。
(一)本標準為政務(wù)服務(wù)事項電子文件規(guī)范歸檔與持續(xù)管理提供保障
隨著電子政務(wù)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)和不斷發(fā)展完善,政務(wù)服務(wù)機構(gòu)通過該平臺辦理諸多政務(wù)服務(wù)事項,并在此過程中產(chǎn)生形成了包括行政權(quán)力事項和公共服務(wù)事項的數(shù)量巨大、具有價值、需要安全保密的電子文件,加強對政務(wù)服務(wù)事項電子文件的管理,尤其是這些電子文件歸檔管理,在保證歸檔電子文件數(shù)量充分的前提下,規(guī)范電子文件的歸檔活動、提高電子文件的歸檔質(zhì)量、滿足電子文件檔案化持續(xù)管理的要求,本標準能夠起到很好的規(guī)范和保障作用。在一體化在線政府服務(wù)平臺上,政務(wù)服務(wù)機構(gòu)開展基于政府對政府、政府對公眾、政府對企業(yè)的電子化服務(wù)活動,起到節(jié)省政府開支、提升政務(wù)效能、便于企業(yè)公民辦事等積極作用;伴隨著在線政務(wù)服務(wù)活動開展,數(shù)量豐富、價值量大、需要安全保密的政務(wù)服務(wù)事項電子文件大量生成,規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作,進而保證政務(wù)服務(wù)事項電子文件科學規(guī)范歸檔,實現(xiàn)歸檔后電子檔案持續(xù)長久保管和實現(xiàn)有效利用,提供了有力保障。
本標準以規(guī)范電子政務(wù)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺中政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔為主要對象,以一體化在線服務(wù)平臺電子文件歸檔功能建設(shè)作為切入點,覆蓋政務(wù)服務(wù)事項電子文件形成、收集、整理、歸檔等主要作業(yè)環(huán)節(jié),同時也涉及電子檔案管理等內(nèi)容。這種圍繞政務(wù)服務(wù)事項電子文件的形成、捕獲、組織、聚合等環(huán)節(jié)而對電子數(shù)據(jù)對象進行持續(xù)管控的模式,其實質(zhì)就是數(shù)據(jù)連續(xù)體管理思維的體現(xiàn),它注重對政務(wù)服務(wù)事項電子文件虛擬對象的持續(xù)管控、綜合治理。而在這種政務(wù)服務(wù)事項電子文件數(shù)據(jù)連續(xù)體中,規(guī)范電子文件歸檔入口、保障歸檔電子文件質(zhì)量顯得尤為重要,要對一體化在線服務(wù)平臺做好相應(yīng)的歸檔模塊建設(shè)工作,將電子文件歸檔管理及操作要求嵌入和融合進政務(wù)一體化平臺中去,如全程管理、前端控制等需求,也需要在電子政務(wù)一體化在線服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過程中得以實現(xiàn)。可見,政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范的發(fā)布和實施,對于覆蓋政務(wù)數(shù)據(jù)連續(xù)體中電子文件、電子檔案的品質(zhì)管理和精細管理,充分實現(xiàn)電子文件價值和作用,起到重要的保障作用。
(二)本標準為政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè)提出新要求
作為當前政府開展政務(wù)管理與服務(wù)活動的主要場所,全國一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺發(fā)揮了重要作用,要依托在線政務(wù)服務(wù)平臺做好政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作,重點依然是要建立和完善基于一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺的電子文件歸檔功能,讓處在政務(wù)數(shù)據(jù)連續(xù)體中的不同狀態(tài)電子文件依據(jù)自身業(yè)務(wù)規(guī)則、辦理狀態(tài)、價值大小、保密等級等綜合因素,智能、自動、高速的匹配相應(yīng)的設(shè)定規(guī)則,如政務(wù)服務(wù)事項電子文件分類規(guī)則表、歸檔范圍、保管期限等業(yè)務(wù)規(guī)則,從而又快又好地完成政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作。對于政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè),總體來講遵從信息系統(tǒng)建設(shè)一般過程,即系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析與設(shè)計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)運行與維護等主要環(huán)節(jié),要建設(shè)滿足政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔功能的新系統(tǒng),在系統(tǒng)建設(shè)的各個階段要加大調(diào)研、開發(fā)、實施力度,結(jié)合當前的人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等,從多維技術(shù)視角加大政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔系統(tǒng)開發(fā),加大智能化、自動化、快速化等新要素在電子文件歸檔功能系統(tǒng)中的應(yīng)用,為打造滿足政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔的新系統(tǒng)打下堅實基礎(chǔ)。
本標準從政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔功能及系統(tǒng)建設(shè)要求出發(fā),為有關(guān)軟硬件廠商開發(fā)相應(yīng)功能的產(chǎn)品提出了新要求,如在“5歸檔功能需求”中“5.1基本要求”中,規(guī)定一體化在線服務(wù)平臺應(yīng)具備政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔功能與電子檔案管理功能,并分別滿足GB/T 18894—2016中“5.1”和“5.2”的基本規(guī)定。因此,圍繞電子政務(wù)一體化在線政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)去開發(fā)、建設(shè)政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔系統(tǒng),滿足政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔新要求,就驅(qū)使政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔功能系統(tǒng)開發(fā)者、建設(shè)者具有數(shù)據(jù)連續(xù)體新理念,將政務(wù)服務(wù)事項電子文件數(shù)據(jù)流程和業(yè)務(wù)流程統(tǒng)籌規(guī)劃,并在數(shù)據(jù)流程實現(xiàn)中加入新技術(shù)來滿足政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔。在政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔功能、歸檔作業(yè)等方面,多次提出自動化的要求,如“5.3整理組件功能”中規(guī)定根據(jù)歸檔配置自動對電子文件及其元數(shù)據(jù)進行收集和整理等;在“5.4清點檢測功能”下“5.4.1”和“5.4.2”中,分別對合格信息包的自動歸檔、根據(jù)需要對自動檢測結(jié)果不合格的待歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)進行人工補充等內(nèi)容進行規(guī)范??梢钥闯?,本標準為適應(yīng)當前政務(wù)服務(wù)事項電子文件自動化、智能化歸檔需要,對一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺及政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔功能系統(tǒng)建設(shè)提出了新的更高要求。
(一)本標準的不足之處
本標準以政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔為對象來進行規(guī)范,但在標準中對于政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔系統(tǒng)功能、功能實現(xiàn)、實際應(yīng)用等方面,還存在不足。一般認為,電子文件歸檔涉及由誰歸檔、歸檔給誰、如何歸檔等基本問題,具體來說主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)和歸檔要求等內(nèi)容,要使得這些內(nèi)容變成現(xiàn)實,就需要在一體化在線政府服務(wù)平臺上建設(shè)和完善具有政務(wù)服務(wù)事項歸檔功能的模塊或子系統(tǒng),而政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔這項系統(tǒng)功能的最終實現(xiàn)不僅依靠系統(tǒng)開發(fā)者、建設(shè)者的參與和努力,還需要檔案行政主管部門和政府服務(wù)機構(gòu)參與,更需要機關(guān)檔案室、公共檔案館等檔案管理機構(gòu)來共同參與。因此,政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔不僅是電子文件形成部門或者業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門、檔案行政管理部門的事情,更是機關(guān)檔案室等檔案機構(gòu)的事情,否則本標準中政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔,可能會在政務(wù)辦公自動化(OA)系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔后成為電子檔案的流轉(zhuǎn)過程,出現(xiàn)電子文件、檔案數(shù)據(jù)連續(xù)體中斷的情況,給電子文件、電子檔案價值的持續(xù)實現(xiàn)與安全保密帶來風險和威脅。本標準僅在“4.2職責與分工”“6.4.10形成電子檔案”中規(guī)定,政務(wù)服務(wù)機構(gòu)的檔案部門負責和承擔政務(wù)服務(wù)事項電子檔案管理工作,而在歸檔過程中政務(wù)服務(wù)機構(gòu)的檔案部門具體承擔何種角色、有何職責、如何接收歸檔文件、如何履行歸檔手續(xù)等涉及電子文件歸檔的細節(jié)問題,本標準沒有提及。要實現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項電子文件科學規(guī)范歸檔,是業(yè)務(wù)部門、檔案部門和相關(guān)部門的共同責任,只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項電子文件從政府業(yè)務(wù)部門生成、電子文件歸檔、電子檔案管理與利用的連續(xù)性“檔案化”管理,充分實現(xiàn)本標準的價值和作用。
(二)本標準的修改建議
本標準中的術(shù)語和定義共有9個,部分術(shù)語和定義翻譯、表述、應(yīng)用缺乏嚴謹性易造成誤解。首先,“3.2政務(wù)服務(wù)事項”將“政務(wù)服務(wù)事項”翻譯為“govern? ment service item”,而將本標準的名稱“政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范”中的“政務(wù)服務(wù)事項”則直接翻譯為“government service”,缺少了“item”,而實際上這兩者在內(nèi)涵和外延上存在很大差異,不應(yīng)將“事項”(item)省略。其次,在“3.2政務(wù)服務(wù)事項電子文件”中,將該術(shù)語和定義的范圍界定為“在履行其法定職責過程中”,這與《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)中“3.1電子文件”定義、《電子檔案管理基本術(shù)語》(GB/T 58—2014)中“2.1電子文件”定義所限定的范圍“在履行其法定職責或處理事務(wù)過程中”的表述相比,定義所涵蓋的范圍明顯縮小,采用這種方式進行處理,既不符合政務(wù)服務(wù)事項電子文件產(chǎn)生形成的實際環(huán)境和過程,也不能更好呼應(yīng)本標準中的核心術(shù)語“政務(wù)服務(wù)事項”;另外,將“3.2政務(wù)服務(wù)事項電子文件”翻譯為“government service eletronic document”,不僅去掉了“item”,而且該項術(shù)語翻譯也與本標準名稱“政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔規(guī)范”中的“specification for government service eletronic doc? uments”翻譯不一致,即“eletronic document”與“eletronic documents”不僅在形式存在差異,而且在內(nèi)容上也有一定差別,不能混淆。最后,在“3.3政務(wù)服務(wù)事項電子檔案”中,將本術(shù)語翻譯為“government service eletronic record”,這與《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894—2016)中“3.2電子檔案”的翻譯“eletronic records”不一致,本標準將“檔案”譯為“record”易導致誤解和誤用,同樣在《電子檔案管理基本術(shù)語》(DA/T 58—2014)中也將“電子檔案”譯為“electronic records”,而不是“electronic record”,建議將“檔案”翻譯為“records”或“archives”,更加強調(diào)檔案是具有保存價值的文件體系這一基本論點。
總之,本標準發(fā)布與實施,能夠規(guī)范政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔工作、提高政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔質(zhì)量,為政務(wù)服務(wù)機構(gòu)在一體化在線政府服務(wù)平臺上開展規(guī)范化的政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔活動,提供了科學標準、業(yè)務(wù)規(guī)范、作業(yè)指南;能夠不斷豐富、優(yōu)化政務(wù)服務(wù)事項電子文件、電子檔案信息資源,為政府部門開展積極有效的在線電子化管理與服務(wù)活動,實現(xiàn)政務(wù)數(shù)據(jù)賦能,起到重要作用。
*本文系河南省檔案局科技項目“數(shù)字檔案信息安全體系研究”(項目編號:2020—X—16)階段研究成果。
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作者單位:鄭州大學信息管理學院