信息技術(shù)背景下檔案管理工作問(wèn)題研究

（山東省菏澤市單縣招才引智服務(wù)中心，山東 菏澤 274300）

前言

如今，在信息技術(shù)的持續(xù)推動(dòng)下，檔案管理工作進(jìn)入了全新格局。面對(duì)不斷加深的發(fā)展與變革，檔案管理工作必須拓展管理思維，積極吸收信息技術(shù)中的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)科學(xué)合理的探索與實(shí)踐，提升檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化水平，從而推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，必須要認(rèn)清困境、理清思路，構(gòu)建起信息技術(shù)背景下檔案管理新模式，推動(dòng)檔案管理工作向好發(fā)展。

一、信息技術(shù)時(shí)代檔案管理面臨的困境

（一）管理模式相對(duì)滯后

伴隨時(shí)代的快速發(fā)展，信息技術(shù)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，使社會(huì)發(fā)展步伐顯著加快。在此背景下，同樣為檔案管理工作帶來(lái)了新機(jī)遇。然而，當(dāng)前的檔案管理工作仍然以傳統(tǒng)管理模式為主導(dǎo)，在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)下，難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和要求，導(dǎo)致檔案管理工作效能滯后。同時(shí)，受制于檔案管理工作體制的影響，相關(guān)的管理者欠缺信息化意識(shí)，在實(shí)踐中過(guò)于側(cè)重檔案的整理與收集，而忽視了信息技術(shù)所產(chǎn)生的作用，最終使信息化檔案管理模式被邊緣化和模糊化[1]。

（二）管理軟件缺乏系統(tǒng)性

基于信息技術(shù)背景下的檔案管理，需要依賴專業(yè)化的管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。而就目前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)檔案管理工作仍然處于關(guān)鍵轉(zhuǎn)型期，大部分信息技術(shù)的應(yīng)用尚在起步與探索階段，由此也造成檔案管理軟件不夠統(tǒng)一，存在著顯著的差異性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的交互和傳遞，使檔案管理的實(shí)用性受到影響。同時(shí)，也使檔案管理的技術(shù)難度增加，提升了檔案管理的成本，難以真正實(shí)現(xiàn)技術(shù)背景下的統(tǒng)一。

（三）信息專業(yè)人才匱乏

檔案管理工作本身較為繁雜，在信息技術(shù)背景下為改變這一困局，信息技術(shù)得到了廣泛的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，但信息技術(shù)的融入也需要建立更為專業(yè)的管理隊(duì)伍，從而在根本上提升檔案管理的能力，真正發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。然而，由于與信息技術(shù)的融合需要一定的過(guò)程，更需要專業(yè)化的人才，因此基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，信息技術(shù)人員不足成為新的痛點(diǎn)。因而，這就需要在檔案管理工作中加強(qiáng)培育力度，不斷深化人才隊(duì)伍的建設(shè)。

二、信息技術(shù)背景下檔案管理工作策略

（一）構(gòu)建完善的信息資源管理體系

伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展，依托新時(shí)代的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，可以改變傳統(tǒng)模式下的檔案管理，提升其現(xiàn)代化的融合能力。因此，為進(jìn)一步深化檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)當(dāng)從檔案管理的基礎(chǔ)入手，建立完善的信息資源管理體系，將信息技術(shù)加入到檔案管理工作之中，切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，通過(guò)這種全新的檔案管理方式，讓檔案管理工作具備數(shù)據(jù)采集、錄入、查閱、應(yīng)用及管理優(yōu)勢(shì)，大幅提升檔案管理工作的效率與準(zhǔn)確性[2]。在信息技術(shù)的支撐下，檔案管理工作將逐步邁向大數(shù)據(jù)化，在此過(guò)程中更需要加強(qiáng)高效便捷運(yùn)行管理，借助各種管理措施的建立與完善，使檔案管理工作得到全方位的提升，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，使各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)得到有效的區(qū)分和歸類，發(fā)揮出信息技術(shù)背景下檔案管理的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，對(duì)于體系的建立與完善，可以在原有的管理基礎(chǔ)上，融合信息技術(shù)管理特征，形成信息資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)管理方式，供信息化檔案管理參考與借鑒。

（二）強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)

在全面的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展下，檔案管理需要立足于更高的起點(diǎn)和目標(biāo)，在信息資源管理體系的支撐下，不斷加快信息化建設(shè)的步伐，將各種先進(jìn)的信息技術(shù)理念及設(shè)備投入到實(shí)際的應(yīng)用中，并在大數(shù)據(jù)等技術(shù)中提煉管理優(yōu)勢(shì)，最大程度的實(shí)現(xiàn)檔案管理的科技化、自動(dòng)化。一方面，應(yīng)樹(shù)立信息化建設(shè)理念。在檔案管理的實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)拓展管理視野，充分認(rèn)清信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，將各種創(chuàng)新理念應(yīng)用到實(shí)踐過(guò)程中，通過(guò)具體的分析與判斷，建立適應(yīng)于自身實(shí)際的檔案管理信息化模式。另一方面，要加強(qiáng)管理軟件的開(kāi)發(fā)。檔案管理軟件是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)。因此，應(yīng)當(dāng)將管理軟件開(kāi)發(fā)作為首當(dāng)其沖的任務(wù)，通過(guò)與各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)與協(xié)作，建立具備統(tǒng)一性的軟件系統(tǒng)，將文字、圖片、視頻等檔案納入系統(tǒng)化管理之中，促進(jìn)檔案管理的多元化發(fā)展，并在信息共享的優(yōu)勢(shì)下實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)的躍升。

（三）強(qiáng)化專業(yè)信息管理人才配置

當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程中，人才配置成為制約其發(fā)展的重要因素之一。在信息技術(shù)背景下，檔案管理信息化發(fā)展步伐的加快，使檔案管理由傳統(tǒng)模式向技術(shù)化變革，因而需要大量具備信息操作能力的人員加以保障。一方面，要加強(qiáng)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，立足于檔案管理的實(shí)際需求，積極加強(qiáng)技術(shù)創(chuàng)新與培訓(xùn)創(chuàng)新，將進(jìn)行的管理技術(shù)納入培訓(xùn)內(nèi)容，讓人員能夠進(jìn)行知識(shí)儲(chǔ)備和更新，了解專業(yè)信息管理的流程與方法。另一方面，要積極吸納外部專業(yè)人才，按照能者上，庸者下的原則，合理選拔與配置崗位，使檔案管理始終處于高位運(yùn)行，確保檔案管理工作能夠得到高效落實(shí)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理在社會(huì)中的重要性不言而喻，也日益受到廣泛的關(guān)注。基于信息技術(shù)背景下的檔案管理，必須要認(rèn)清未來(lái)的技術(shù)發(fā)展格局，不斷調(diào)整自身的管理方法與模式，加強(qiáng)創(chuàng)新技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，通過(guò)高效、科學(xué)、規(guī)范的管理舉措，實(shí)現(xiàn)管理質(zhì)量的持續(xù)躍升，滿足當(dāng)前及未來(lái)的應(yīng)用需求，切實(shí)使檔案管理工作得到優(yōu)化與完善。