淺談如何進行信息化檔案管理

（安達市檔案館，黑龍江 安達 151400）

檔案材料具有豐富的類別，其記錄了歷史，傳承了文化，記載了重要信息，具有極高的參考與證明價值?，F(xiàn)代社會中，檔案信息載體出現(xiàn)變化，檔案管理系統(tǒng)也形成了較高的信息化程度，檔案管理部門針對工作內(nèi)容出現(xiàn)的變化，必須積極變革工作方法，消除現(xiàn)有管理缺陷，形成更加科學化的檔案管理格局。本文針對如何實施信息化檔案管理工作這一問題，研究適用于當前檔案管理工作的方法。

一、信息化檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理期間沒有展開創(chuàng)新工作

檔案管理背景環(huán)境出現(xiàn)變化之后，檔案管理人員必須敏銳地察覺到這種變化，并積極地加以應對，可將各種創(chuàng)新思維運用到檔案管理工作中，然而在實際的檔案管理部門中，創(chuàng)新工作開展情況不佳，其在面對高度發(fā)達的科技信息條件，仍舊運用傳統(tǒng)化的管理體系，在獲取檔案文件之后，僅對其進行登記信息、簡單收集、分類整理以及存檔入庫等處理，并未針對信息化檔案，進行必要的創(chuàng)新，也沒有為這種形式特殊的檔案材料，打造專門的管理模式，阻礙了檔案信息化發(fā)展，脫離了高速發(fā)展的時代與社會，導致日后的應用檔案需求難以被實現(xiàn)，相比傳統(tǒng)形式的檔案，信息化檔案在檢索查詢與利用調(diào)檔等應用環(huán)節(jié)中有著極為突出的優(yōu)勢，但是創(chuàng)新改進未進行，導致信息化檔案系統(tǒng)建設節(jié)奏減慢。

（二）檔案管理者信息化素養(yǎng)比較低

檔案管理者作為信息化檔案管理工作的直接執(zhí)行者，在工作態(tài)度與文化水平上存在的問題也會直接地反映到實際的管理工作中。檔案管理者多為中年人或者老年人，缺少年輕力量的加入，文化水平不高，難以快速接受與學會使用新的信息科技，在維護、分析與運用檔案信息管理系統(tǒng)時存在問題，因此管理單位需要對當前的檔案管理團隊進行調(diào)整，融入新的力量，提升該項基礎管理工作的專業(yè)化水平，另外還要為在崗的檔案管理人員進行定期的信息技術(shù)培訓，使其逐步適應信息化的新型管理環(huán)境；除此之外，檔案管理者在工作態(tài)度方面的問題也應被發(fā)現(xiàn)與糾正，管理者應將工作重心仍舊擺放到基本的管理工作中，并沒有嘗試提升信息化檔案服務質(zhì)量，在實際的檔案利用與服務過程中，出現(xiàn)了效率低與態(tài)度差的問題。

二、完善信息化檔案管理系統(tǒng)的方法

（一）采用創(chuàng)新理念應對信息化檔案管理工作

檔案管理者首先要為創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)做好知識儲備工作，借助各種路徑來學習新的檔案管理專業(yè)知識，除了提升自身在管理信息化檔案文件方面的業(yè)務水平之外，還需學習檔案法相關(guān)內(nèi)容，了解與檔案管理相關(guān)的政策，以此為基石進行創(chuàng)新，避免出現(xiàn)違規(guī)的行為；提升檔案整理效率，以此給后續(xù)應用檔案提供更充足的空間，提升檔案信息的實際利用率，以檔案服務為切入點進行創(chuàng)新，對先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行充分應用，將具有開放化、多元化的檔案信息服務提供給廣大檔案應用者，將原來的被動式檔案利用服務轉(zhuǎn)變成主動式服務。在檔案部門中形成數(shù)據(jù)庫，以此支持檔案信息的工作，在數(shù)據(jù)庫中存儲大量檔案信息，并對其分類，定期更新數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。管理者需在檔案管理實踐中充分累積經(jīng)驗，以此探尋信息化檔案的創(chuàng)新管理路徑。

（二）加強檔案管理者的培養(yǎng)

培養(yǎng)檔案管理者的最終目的是提升其應對檔案管理工作的信息化管理水平，這就給管理者提出了嚴格的管理要求。

一是檔案管理者必須具有較強的計算機應用能力。另外，管理者至少具有全日制大專畢業(yè)背景，并且具有耐心、熱情、積極的工作態(tài)度。二是通過與單位各部門領導溝通協(xié)議，制訂各階段需要存檔的數(shù)據(jù)和資料，并及時進行登記、歸檔入庫，避免檔案重復、散雜、零亂，制訂并完善檔案管理制度，嚴格按照各項規(guī)定執(zhí)行，保證歸檔工作有序進行。三是培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的專業(yè)技術(shù)人才，能有效避免擁有大量數(shù)據(jù)卻不懂數(shù)據(jù)分析的情況出現(xiàn)。四是開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)平臺，每個單位都具有自身的特殊性，這就要求我們必須結(jié)合本單位實際及檔案建設特點，開發(fā)出一套符合我們自己數(shù)據(jù)的分析管理工具。

（三）提升檔案信息應用率

利用信息化進行檔案管理，不僅僅可以實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。雖然這種服務方式可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率，但是我們也不能忽略網(wǎng)絡存在的風險和隱患。一是加強網(wǎng)絡安全，不斷更新加密技術(shù)。通過加密原有信息可以轉(zhuǎn)化成亂碼，并以亂碼的形式保存下來，這樣有效地防止檔案信息被破譯而造成的損失。二是不斷加強防寫技術(shù)，利用該技術(shù)后，可以將檔案信息設置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界想對檔案信息進行修改則無法實現(xiàn)。三是主機不能使用U 盤、軟盤、移動硬盤等存儲工具，避免計算機病毒入侵、泄密等問題。四是加強機密檔案資料的安全管理，建立健全機密檔案安全管理制度，防止違規(guī)操作情況的出現(xiàn)。針對機密檔案采取單獨管理、重點管理的措施，設置專門管理人員，并定期對機密檔案進行核查。

三、結(jié)束語

檔案在很多行業(yè)中都有重要的作用，建設工程中會形成工程檔案，醫(yī)院中有病例檔案，同時各個單位也需做好人力檔案管理工作，政府部門則需應對民政檔案管理事項。各個檔案主體同樣也需要關(guān)注信息化管理條件下的新問題，以安全的方式來完成管理檔案的任務，首先列舉了一個信息化檔案工作實踐中發(fā)現(xiàn)的問題，總結(jié)信息化檔案管理的當前情況，而后圍繞信息化檔案資源，確定了適合當前管理環(huán)境的檔案管理方法。做好基本的檔案管理工作，為日后檔案開發(fā)利用做好準備工作。