談大數據時代背景下的檔案管理

（北京市懷柔區(qū)職業(yè)學校，北京 101407）

引言：

隨著信息技術、計算機技術飛速發(fā)展，利用大數據來處理海量的數據，可以為企業(yè)獲得高精度的數據支持。此外，大數據處理數據的速度也會呈幾何的增長。當前利用大數據來分析數據，已經成了檔案管理的一個重要運營模式。在大數據時代下，對于信息管理要求比較高，而且在檔案工作中，大多數的數據信息以電子化方式來存儲，利用大數據會提高對數據的分析效率。

一、在大數據時代下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數據是當今時代的產物，檔案管理歷史比較悠久。在新時代下，大數據技術在各行各業(yè)都有較大的應用和普及，但是大數據在檔案管理中，也凸顯了一定的問題。

（一）大數據對檔案管理比較重要

大數據是當前信息處理分析的一個重要工具，其主要的特點就是可以處理海量的數據，而且處理效率較高，同時，處理數據的精度比較準確。在海量的信息處理中，使用傳統(tǒng)技術會耗費大量的時間，然而用大數據可以深入挖掘數據的潛在價值。在海量的數據信息內部，可以通過大數據技術，來構建數據模型。數據管理人員利用網絡來搜集數據信息，相比傳統(tǒng)的技術來講，使用網絡化的技術收集的數據質量更高，而且收集的數據導向性更明顯。在檔案管理中，利用大數據來構建搜集引擎，使搜索的精度達到相應的標準，也能夠使數據檢索人員節(jié)省大量的檢索時間，給數據監(jiān)測人員帶來較大的便捷。大數據應用到檔案管理中，實現(xiàn)了數據分析精度的提升，也能夠使檔案管理工作變得更加重要[1]。

（二）大數據對檔案管理要求更高

應用大數據技術在處理數據時，需要數據量較大，處理一些零散的信息不能夠稱之為大數據分析。檔案管理人員要準備海量的數據，才能夠使用大數據工具來分析，這樣才能夠展現(xiàn)出大數據分析的優(yōu)勢。在當前數據時代下，檔案管理大多都會保存電子數據，檔案電子數據量規(guī)模較大，與傳統(tǒng)檔案資料不是一個量級。當檔案資料數據量逐步增加，也會促使檔案管理模式產生較大的變革，需要利用大數據工具來開展檔案資料的分析。

二、大數據時代下檔案管理模式創(chuàng)新

（一）檔案數字化

處理檔案數據信息是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，此時在開展大數據分析中，大多數的數據都會存儲于計算機內部，與以往的紙質資料管理來比，使用計算機來存儲數據，可以減少資料保存時的面積，節(jié)省大量的建筑空間，而且計算機保存數據不會丟失。很多計算機內部通常會以文件的方式來存儲數據，當數據量形成一定的規(guī)模之后，就要利用大數據的工具來分析數據。在數據時代下，檔案管理部門可以使原有的檔案數據向數字化發(fā)展，然后將高價值的檔案數據資料用掃描機來獲取紙質檔案資料中的數據信息。將數據信息上傳到計算機平臺上，實現(xiàn)對數據的存儲。在整理檔案資料期間，要對原有的數據進行格式化，使數據格式統(tǒng)一，這樣才能夠利用后期的大數據工具來分析，避免由于數據格式不統(tǒng)一，而影響了數據分析的精度。

（二）信息結構科學化發(fā)展

推動檔案資料信息化、數字化的發(fā)展，不僅要將數據存儲在服務器內部，存儲在數據庫中，還要根據檔案信息進行分類。將紙質的檔案文件資料中的數據，以Word、TXT 等格式來保存。應用專業(yè)的數據庫軟件來存儲數據資料，并結合檔案信息的具體特征，應用樹狀的結構鏈的方式，來對數據進行處置，這樣才能夠幫助檔案管理人員在利用大數據分析技術時，可以實現(xiàn)快速地查找數據，應用數據結構來存儲資料，才能夠體現(xiàn)出資料信息保存的價值[2]。

（三）檔案管理的人才培養(yǎng)

在信息化時代下，檔案管理部門要給內部的管理人員開展一系列的大數據技術、信息技術、計算機技術的培訓，來提高職工的專業(yè)化水平，可以讓職工掌握大數據挖掘分析的技能，給內部的檔案管理人才開展培訓活動，制定培訓計劃。結合單位檔案數字化的發(fā)展規(guī)劃、計劃等內容，來設計培訓方案。單位也可以在社會上招聘高端的數字化信息化人才，才能夠推動檔案數據化的快速發(fā)展，管理人員使用數據庫信息軟件，來實現(xiàn)檔案數據資料的保存，也可以與外部人員公司合作。利用軟件公司的力量，來在單位內部搭建檔案數據庫。軟件公司要給內部的檔案人員開展一系列的技術培訓，讓其能夠靈活地操作軟件系統(tǒng)，給單位培養(yǎng)高端的軟件人才。讓檔案管理人員掌握系統(tǒng)的軟件操作技能和知識，單位要讓內部的檔案管理工作者充分地認識到檔案數字化、信息化的發(fā)展，對于未來的運營發(fā)展的重要作用。檔案管理部門要積極地配合高層領導人員制定檔案數字化發(fā)展規(guī)劃，積極地配合軟件開發(fā)公司來研制軟件。檔案管理數據系統(tǒng)會加快單位內部檔案數字化、信息化的發(fā)展，單位也要給檔案的數字化發(fā)展，提供一定的資金支持，引入外部新型大數據技術，來高效地分析數據、處理數據。

三、結束語

當前國內大數據技術成為了檔案管理中的一個新發(fā)展方向，也是信息分析的一個主要工具。大數據可以深入地挖掘檔案資料中的價值，然后提高資料檢索的效率，也能夠轉變檔案管理模式。隨著檔案數據信息量逐步增加，這就給當前的檔案管理技術提出了更高的要求，使用先進的大數據技術，才能夠確保單位的管理工作效率提升，給查閱檔案資料的人員提供更多的便捷。