淺談如何做好檔案信息化管理工作

（甘南縣統(tǒng)計調查普查中心，黑龍江 齊齊哈爾 162100）

檔案事業(yè)需積極面對外部技術環(huán)境的變動，在知識經濟的背景下，積極更新檔案管理方式，將各種與檔案工作相契合的技術要素引進到檔案系統(tǒng)中，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)處理技術與互聯(lián)網系統(tǒng)的作用。由于技術條件出現(xiàn)改變，管理模式與管理理念也要有所調整。管理者需充分熟悉各種可用于檔案管理的信息技術，提升信息素養(yǎng)，在信息化檔案管理方面形成積極的變動?，F(xiàn)研究信息化管理檔案的相關問題。

一、檔案管理工作中的主要問題

提供檔案資料是其他各項工作的一項重要工作，其直接面對著大數(shù)據(jù)的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用等任務，傳統(tǒng)檔案的管理方式方法已明顯感覺有些吃力。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范，沒有目錄號、一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標題不規(guī)范，有標題、但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

二、信息化檔案管理工作方法

（一）對檔案案卷實施普查

在構建信息化檔案管理系統(tǒng)時，需要先對檔案本身的規(guī)范化以及標準性進行保障，檔案館清查工作的開展頻率相對比較低，檔案移交單位在對保管期限進行劃分時，可能存在不夠精準的情況，有的檔案會出現(xiàn)重復，而有的文件并不具備考察價值，因此需先將無用大的檔案文件排除在外，避免在信息管理系統(tǒng)中，這些檔案帶來低效率與內容重復的情況。

（二）調整檔案題名

進行檔案管理時，還要注意查看檔案的題名與分類號，分類號完整，檢索檔案時可形成較高的查全率；如果檔案題名均無差錯，檢索時可形成更高的查準率，規(guī)范檔案題名顯得非常必要的，對機構簡稱進行有效規(guī)范，預防計算機出現(xiàn)無法識別的情況、檔案內容題名不一致或者模糊不清等狀況；形成完整的題名要素，補充缺失的題名要素。

（三）形成檔案資源管理中心

先進的信息化技術能夠對處理與存儲檔案材料的系統(tǒng)進行支持，在建設與運用檔案信息化資源管理中心，需對內部所有檔案信息實施掌控，同時還要對檔案的安全進行有效保障，然而很多單位僅購買了硬件類裝置，配置的軟件較為落后，應用效率較差，很多設備都只能進行單機操作或者相對簡單的上網操作，將其運用到檔案管理中，僅支持查詢功能，并不能顯現(xiàn)出信息化管理系統(tǒng)的所有應用優(yōu)勢；在獲取新型管理軟件之后，需分析其能否兼容原有軟件，否則之后的系統(tǒng)升級工作將會受到相應的影響。因此需要根據(jù)檔案資源管理中心的整體建設需求，配置高質量、高性能的硬件與軟件，給檔案信息管理與服務提供支持。

（四）提升檔案管理者的綜合素質

檔案管理工作與普通的管理工作不同，受到管理對象的影響，其具有較強的機密性與政治性，管理者需根據(jù)法律政策以及政策方針中的各種要求，以合法的方式實現(xiàn)管理目標，在進行檔案管理工作時還需形成相應的政治信念與政治意識。信息化管理方式將更多嚴苛要求帶給管理者，其必須要對自身素質進行提升。在培養(yǎng)檔案管理者時，需確保其在檔案管理工作中能夠形成服務意識與責任意識，在管理檔案的過程中充分展示專業(yè)化管理技能；進行素質建設工作，對管理者的工作職責與工作內容進行劃分，根據(jù)規(guī)定給檔案管理者進行考核、培訓、晉升職務與獎罰等工作，通過激勵制度與福利制度來激發(fā)管理者在檔案管理工作中的積極性，主動地在管理檔案的工作中進行創(chuàng)新，快速適應信息化管理環(huán)境。

（五）完善現(xiàn)代化檔案管理體系

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提髙檔案的利用率。綜合性檔、案館在推進計算機管理的過程中，應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率髙低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較髙的檔案進行優(yōu)先加工整理，這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提髙社會利用的效率。

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不髙的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進，行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄人，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提髙著錄速度。

三、結束語

檔案管理工作始終朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，在升級檔案管理系統(tǒng)后，檔案管理者同樣需要按照相關標準來進行管理檔案的工作。通過信息化技術已經形成了可用完備的檢索體系，為信息化管理檔案的工作做好必要的技術準備工作?？焖侔l(fā)展現(xiàn)代網絡技術，擺脫網絡安全問題給檔案管理工作帶去的負面影響，加強對收集檔案信息工作的重視，根據(jù)信息化檔案系統(tǒng)的實際使用情況，繼續(xù)進行改進與應用。