房地產(chǎn)檔案的信息化管理探究

（濟南市房屋檔案館，山東 濟南 250001）

引言

房地產(chǎn)經(jīng)濟活動中檔案管理是一項重要的基礎(chǔ)工作，是房地產(chǎn)管理部門的職責所在。為進一步強化房地產(chǎn)檔案管理，要管理部門運用現(xiàn)代化、標準化和規(guī)范化的管理手段，建立健全檔案信息，更好地服務(wù)于房地產(chǎn)管理和發(fā)展。只有充分認識到現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案管理存在的問題，并將切實可行的解決措施嚴格落到實處。同時，在社會的不斷發(fā)展下，要積極創(chuàng)新，對檔案管理辦法予以完善，和時代發(fā)展保持同步，這樣才能推動房地產(chǎn)經(jīng)濟的良好發(fā)展，為國民經(jīng)濟發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、新時期房地產(chǎn)檔案管理工作的重要意義

現(xiàn)階段，我國房地產(chǎn)樓盤開發(fā)速度越來越快，存量房和新建樓盤的流轉(zhuǎn)交易頻率較高，在此形勢下便產(chǎn)生了諸多房產(chǎn)檔案信息的管理難題。因此，專業(yè)化、信息化管理房地產(chǎn)檔案信息意義重大。第一，房地產(chǎn)檔案管理可以將資信制度構(gòu)建起來。現(xiàn)代房產(chǎn)交易不能借助交易雙方的契約界定房屋產(chǎn)權(quán)、使用權(quán)和歸屬權(quán)，而要利用專業(yè)化的房產(chǎn)檔案信息管理，記錄和存儲房產(chǎn)交易雙方的信息，確保在之后的房屋產(chǎn)權(quán)變動中具有資信證明。第二，房地產(chǎn)檔案管理可以使房產(chǎn)交易過程得到簡化。因為現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案管理主要為結(jié)合信息化和紙質(zhì)化的管理方式，因此借助專業(yè)化的房產(chǎn)檔案信息管理，可以給予房產(chǎn)交易雙方幫助，使其迅速查找資料，從而簡化房產(chǎn)交易流程。

二、當前房地產(chǎn)檔案管理存在的突出問題

（一）檔案管理存在較大的安全風險

房地產(chǎn)檔案是重要性極強的檔案材料，尤其是其中的房屋產(chǎn)權(quán)檔案，需要保持相當長的年份，因此檔案安全工作成為檔案管理工作的首要因素。而就目前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀來看，大多數(shù)管理部門對檔案管理雖然采取了一些基本的防護措施，但是與房地產(chǎn)檔案應(yīng)該具備的保管環(huán)境、安全措施等相比，仍然具有較大的差距，而且房地產(chǎn)檔案中包含大量的紙質(zhì)文本，如果保管措施不到位，一旦遇到火災(zāi)等突發(fā)事件，檔案很可能就會被付之一炬，后果也會十分嚴重。

（二）檔案構(gòu)成形式較為傳統(tǒng)

從專業(yè)的角度來看，一份正規(guī)的房地產(chǎn)檔案里面，不僅包含重要的文字說明，還應(yīng)該包括大量的圖表、照片、音頻、視頻等資料。但是，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展和相關(guān)行政管理部門對房地產(chǎn)檔案標準和質(zhì)量要求的不斷提高，目前的檔案已經(jīng)無法滿足各方面工作的需要，急需對房地產(chǎn)檔案進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存儲和構(gòu)成。而這是一項巨大的系統(tǒng)工程，不僅需要大量的人力物力，還需要從制度、人員等各個方面全方位地提升，反觀當前檔案管理部門的人員和制度等方面，都無法與之適應(yīng)，必須加快完善和推進。

三、優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理的可行性策略

（一）不斷提升房地產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)條件

針對房地產(chǎn)檔案時間跨度大、保存年份長，每個歷史時期的檔案構(gòu)成要件和要求不盡相同，進而造成檔案資料標準不一的問題，要對檔案進行標準化整理，特別是對那些歷史遺留的房地產(chǎn)檔案資料要進行大規(guī)模的整理規(guī)范，按照現(xiàn)行的檔案管理標準逐步補齊要件，對缺少的文字和影像資料要督促相關(guān)部門盡快補齊，未雨綢繆的做好檔案管理的基礎(chǔ)性工作。要不斷加強檔案管理人員的培訓和教育力度，通過開展專業(yè)培訓和網(wǎng)絡(luò)講座等方式，提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和管理能力，特別是加強管理人員對數(shù)字化檔案的熟悉和運用能力，為檔案管理工作提升奠定基礎(chǔ)。

（二）提升房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的共享程度

隨著“互聯(lián)網(wǎng)＋”時代的到來和房地產(chǎn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化信息化，房地產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)共享已經(jīng)成為一項迫在眉睫的工程，需要下大力氣加快推進。行業(yè)主管部門要通盤考慮，拿出可行的具體措施，逐步建立起全國性的、標準化的、功能齊全的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)平臺和媒介，實現(xiàn)各地區(qū)各部門房地產(chǎn)檔案信息的管理、查詢、上傳、信息采集等多種功能，確保網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享的法治化規(guī)范化。

（三）不斷提升房地產(chǎn)檔案的標準化程度

房地產(chǎn)檔案管理的水平如何，很大程度上取決于檔案管理的標準化程度。一要出臺相關(guān)的法規(guī)制度和行業(yè)標準，對現(xiàn)行的檔案管理標準重新進行增補修改完善，逐漸建立起科學完善高校的檔案管理標準體系。二是要不斷健全檔案管理的法律屬性。房地產(chǎn)檔案與普通的檔案資料不同，很多涉及房地產(chǎn)分割的經(jīng)濟糾紛和民事訴訟案件，常常將房地產(chǎn)檔案作為重要的舉證材料，因此，要根據(jù)實際工作需要，不斷完善和健全房地產(chǎn)檔案的法律屬性，根據(jù)現(xiàn)實需要，不斷增補構(gòu)成要件，實現(xiàn)更加完善和標準化管理。

（四）重視檔案管理隊伍建設(shè)

第一，重視隊伍建設(shè)。房地產(chǎn)管理部門應(yīng)在固定的時間開展相關(guān)培訓活動，使檔案管理人員相關(guān)理論知識得到豐富，促進檔案管理部門專業(yè)水平的提升。第二，進一步強化責任意識。檔案管理人員應(yīng)積極學習相關(guān)內(nèi)容，有效提高自身責任感和綜合素質(zhì)，并樹立檔案保密意識，進一步完善庫房管理、檔案資源調(diào)檔等工作。第三，加大交流學習力度。房地產(chǎn)管理部門應(yīng)充分了解檔案管理人員的實際情況，并基于此構(gòu)建學習交流平臺，進而有效提升檔案管理人員的專業(yè)技能、綜合素質(zhì)及創(chuàng)新意識。第四，加大優(yōu)秀人才的引進力度。為了有效提高房地產(chǎn)檔案管理水平，應(yīng)積極引入優(yōu)秀人才，增強檔案管理團隊整體能力和素質(zhì)。

結(jié)束語

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，房地產(chǎn)行業(yè)也得到了空前的發(fā)展契機，在經(jīng)濟總量中占據(jù)的地位和發(fā)揮的作用不斷提升。但是，伴隨著國家對房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的進一步規(guī)范，房地產(chǎn)檔案管理工作的重要意義不斷凸顯，應(yīng)該引起相關(guān)從業(yè)者的深入思考。當前，在房地產(chǎn)檔案管理中存在很多問題，影響了房地產(chǎn)行業(yè)的健康發(fā)展，需要有針對性的制定解決措施，進一步規(guī)范和優(yōu)化管理，為房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展提供支撐。