文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化分析

（黑龍江北大荒農(nóng)業(yè)股份有限公司新華分公司辦公室，黑龍江 鶴崗 154109）

在文書(shū)檔案管理工作中，往往要求管理者能夠確保檔案管理的規(guī)范化，推進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行，有助于實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理水平地提高。但是，文書(shū)檔案管理工作本身具有一定的復(fù)雜性，文書(shū)檔案管理流程較為復(fù)雜，涉及很多環(huán)節(jié)，為加強(qiáng)文書(shū)檔案的科學(xué)化以及規(guī)范化管理，還需要有關(guān)工作人員結(jié)合實(shí)際情況，明確自身責(zé)任，積極采取有效地管理方法，同時(shí)注重自身素質(zhì)能力的提升，嚴(yán)格按照歸檔程序以及有關(guān)要求進(jìn)行文書(shū)檔案的整理與歸檔，進(jìn)而滿足文書(shū)檔案基礎(chǔ)性管理工作的需要。

一、文書(shū)檔案的重要性

文書(shū)質(zhì)量決定了文書(shū)檔案的質(zhì)量，文書(shū)的地位決定了文書(shū)檔案的舉足輕重、無(wú)可替代的重要性。文書(shū)檔案是辦理完畢的、重要的、具有一定保存價(jià)值的文書(shū)材料。“具有保存價(jià)值”，說(shuō)明有一部分文書(shū)可以成為文書(shū)檔案，而有些文件不需要存檔，不具備保存價(jià)值。這就需要管理者對(duì)文書(shū)檔案歸檔范圍和文書(shū)檔案鑒定的問(wèn)題要掌握精準(zhǔn)。文書(shū)檔案歸檔過(guò)程中，對(duì)檔案人員的素質(zhì)要求比較高。檔案人員要明確掌握文書(shū)和文書(shū)檔案的界限，熟悉文書(shū)檔案的規(guī)則，一定要認(rèn)真參照國(guó)家和企業(yè)的文書(shū)檔案整理分類方案，把不屬于歸檔范圍的文書(shū)剔除掉，保留確定有憑證和參考價(jià)值的文書(shū)，保證文書(shū)檔案“收集齊全、規(guī)范整理、安全保管、合理使用”。

二、文書(shū)檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）公文制發(fā)工作不規(guī)范

在文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，公文制發(fā)工作的有效開(kāi)展具有重要的意義，而且公文制發(fā)工作質(zhì)量的優(yōu)劣與文書(shū)檔案的規(guī)范性息息相關(guān)。這就要求工作人員提高公文制發(fā)工作的認(rèn)識(shí)程度，并合理開(kāi)展該項(xiàng)工作內(nèi)容。但是，在實(shí)際工作開(kāi)展時(shí)，公文制發(fā)工作卻大多缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，不僅公文的規(guī)格存在問(wèn)題，而且排版與裝訂也容易出現(xiàn)疏漏之處，使得公文制發(fā)工作質(zhì)量大打折扣，對(duì)于后續(xù)文書(shū)檔案歸檔保管等工作也產(chǎn)生了阻礙。為此，針對(duì)公文制發(fā)工作不規(guī)范問(wèn)題應(yīng)該予以重視。

（二）檔案管理制度不健全

由于檔案管理制度不健全，結(jié)果導(dǎo)致在文件收集整理過(guò)程中無(wú)章可循、無(wú)法可依，致使不該歸檔的文件歸檔了，而該歸檔的重要文件卻沒(méi)有歸檔。文件的整理更是隨心所欲，無(wú)規(guī)范可言。檔案借閱不通過(guò)正規(guī)的借閱手續(xù)，或者檔案借出后不追不還，人為給檔案管理造成混亂。

（三）檔案管理人員素質(zhì)與能力欠缺

檔案管理不是一個(gè)單純的管理工作，而是一項(xiàng)技術(shù)性的工作。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力直接決定著檔案的質(zhì)量。檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，缺乏管理能力，文化水平低，知識(shí)管理水平低，缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，這些現(xiàn)象不利于檔案管理的規(guī)范化。檔案管理不善直接導(dǎo)致檔案質(zhì)量不能保證。檔案管理人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和充實(shí)自己，提高自己的業(yè)務(wù)和管理水平。

三、如何加強(qiáng)文書(shū)檔案的規(guī)范化

（一）做好公文制發(fā)工作

開(kāi)展檔案管理工作期間，管理人員要提升文書(shū)檔案的規(guī)范性，做好公文制發(fā)工作，保證公文質(zhì)量能達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。另外，開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作期間，工作要詳細(xì)了解公文制發(fā)的要求，嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展相關(guān)工作，保證公文落款等都符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，降低文書(shū)檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤問(wèn)題的概率，并且還要明確公文的審批權(quán)限和簽發(fā)手續(xù)等，按照要求開(kāi)展相關(guān)工作，注意必須要在文書(shū)檔案中注明簽字、擬草、批文等，保障記錄的清晰、準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)記錄格式等不符合規(guī)定要求的情況。公文制發(fā)工作水平與文書(shū)檔案質(zhì)量有著直接關(guān)系。因此，管理人員明確公文書(shū)寫(xiě)的格式等，嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)書(shū)寫(xiě)相關(guān)公文，保障公文裝訂、排版等都能達(dá)到規(guī)定要求，并且還要注意公文中必須注明落款、目的單位等信息，確認(rèn)無(wú)誤之后才可以進(jìn)行歸檔處理。

（二）規(guī)范檔案管理機(jī)制，明確責(zé)任歸屬

文書(shū)檔案管理人員要制定完善的檔案管理機(jī)制，明確文書(shū)檔案管理的職責(zé)，做好文書(shū)檔案簽發(fā)、審核等相關(guān)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展相關(guān)工作，避免文書(shū)檔案出現(xiàn)濫發(fā)文件等一系列問(wèn)題。另外，管理人員認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善。按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要地填寫(xiě)發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)和水平

檔案管理人員素質(zhì)能力極為重要，他們的素質(zhì)能力決定著最終文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，因此，提高檔案管理人員素質(zhì)水平就成了當(dāng)務(wù)之急。由于一些檔案管理人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，因此，有關(guān)檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理人員思想上的培訓(xùn)教育，使得檔案管理人員明確文書(shū)檔案管理的重要意義，并能夠認(rèn)真對(duì)待自己工作，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行文書(shū)檔案歸檔與整理，做好文書(shū)檔案的檢查工作。此外，還應(yīng)當(dāng)注重檔案管理人員素質(zhì)能力的鍛煉，采取培訓(xùn)等措施，培養(yǎng)關(guān)鍵性的人才，促使文書(shū)檔案管理變得愈加規(guī)范化。

四、結(jié)論

伴隨時(shí)代的發(fā)展，越來(lái)越多的人開(kāi)始重視檔案的規(guī)范化管理，因?yàn)檫@不僅關(guān)系著檔案管理效率，同時(shí)也關(guān)系著檔案信息價(jià)值的挖掘利用效果，甚至對(duì)于我國(guó)社會(huì)的發(fā)展具有重要的影響。尤其在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，更需要注重加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性，以便發(fā)揮出這類檔案自身蘊(yùn)藏的價(jià)值。為了達(dá)到預(yù)期的規(guī)范化管理要求，管理者應(yīng)該提高這方面的認(rèn)識(shí)，并清楚其中的不足之處，不斷建立健全檔案管理機(jī)制，明確工作流程，同時(shí)還應(yīng)該著重提高檔案工作人員的素質(zhì)能力水平，從而實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案事業(yè)的良好發(fā)展。