公路工程檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)策略

（廣西壯族自治區(qū)合浦公路養(yǎng)護(hù)中心，廣西壯族自治區(qū) 合浦 536100）

公路工程檔案是指公路從建設(shè)立項(xiàng)到投入使用整個(gè)過程中所有的相關(guān)數(shù)據(jù)及規(guī)范內(nèi)容，做好公路工程檔案的管理有助于相關(guān)人員充分、全面地了解具體公路工程的功能、作用、價(jià)值。公路工程檔案本身詳實(shí)地記錄了公路建筑情況及周邊環(huán)境數(shù)據(jù)等，因而也具有相應(yīng)的參考、保存價(jià)值，因而公路工程檔案管理工作是公路管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是確保公路充分發(fā)揮其作用、創(chuàng)造更多價(jià)值的必要工作，這也就意味著實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理對(duì)公路工程檔案管理工作而言至關(guān)重要。

一、公路工程檔案管理與存在的問題

（一）重視程度不足

受一直以來的思想觀念影響，我國相關(guān)施工企業(yè)單位在工程施工過程中或多或少存在重視施工現(xiàn)場(chǎng)、輕視管理工作的情況。這就使得檔案管理人員在工作中未能完全認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在執(zhí)行工作的過程中僅僅是簡(jiǎn)單進(jìn)行整理，未能體現(xiàn)出檔案應(yīng)有的邏輯性及關(guān)聯(lián)性。另外再加上施工隊(duì)伍頻繁調(diào)動(dòng)，檔案缺失的情況也時(shí)有發(fā)生[1]。

（二）檔案管理要求規(guī)范性差

由于公路工程涉及到的單位為數(shù)眾多且較為復(fù)雜，而不同單位對(duì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，某些情況下即使是對(duì)工程中的同一個(gè)環(huán)節(jié)也會(huì)出現(xiàn)不同的要求及標(biāo)準(zhǔn)，這就使得檔案管理要求在規(guī)范性上的表現(xiàn)較差。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工程檔案規(guī)范管理的難度也隨之上升。

（三）管理人員水平不足

就當(dāng)前公路工程檔案管理工作現(xiàn)狀來看，我國從事該行業(yè)的人才在技術(shù)水平及能力上均與工作要求存在一定差距，還有就是從事該行業(yè)的人才多數(shù)有兼職情況。這就使得這些工作人員對(duì)檔案管理工作的了解較為有限，也不清楚相應(yīng)的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，在未經(jīng)過專業(yè)、系統(tǒng)化培訓(xùn)的情況下很容易造成檔案資料填寫錯(cuò)誤、檔案分類不當(dāng)及資料缺失等問題，這就使得檔案管理工作未能發(fā)揮其應(yīng)有的效果[2]。

二、公路工程檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)策略

（一）完善檔案管理機(jī)制

可靠且完善的管理機(jī)制是保障檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)，公路工程檔案管理也是一樣。為使公路工程檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)高水準(zhǔn)的規(guī)范化，首先要針對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，使其具備更高水平的科學(xué)性、合理性，滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)公路工程檔案管理的需求。具體的做法是在項(xiàng)目立項(xiàng)前期就根據(jù)相應(yīng)要求及標(biāo)準(zhǔn)，仔細(xì)分析并明確相關(guān)工程文件檔案的管理方法，制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要針對(duì)檔案管理工作內(nèi)容擬定相應(yīng)的考核辦法，并通過多種方式確保檔案管理工作得到落實(shí)，能夠按照既定規(guī)章執(zhí)行。對(duì)于檔案的質(zhì)量應(yīng)采取靜態(tài)考核與動(dòng)態(tài)考核相結(jié)合的考察辦法，并推出兼具合理性、科學(xué)性、切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲機(jī)制。除此之外，還需重視對(duì)工作方案、工作計(jì)劃的制定，利用好制度在檔案管理工作中的約束性作用，以確保檔案管理工作的進(jìn)行能夠保持高度有序性。

（二）采用信息化管理方式

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，各行業(yè)的管理工作在具體進(jìn)行過程中均體現(xiàn)出了一定的信息化發(fā)展趨勢(shì)。信息化使得管理工作具有更高的即時(shí)性、科學(xué)性及系統(tǒng)性，因此能夠推動(dòng)管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。由此可見如果公路工程檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化，也就為管理工作的規(guī)范化提供了一條行之有效的捷徑。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)及設(shè)備的幫助下，檔案管理工作人員僅需通過互聯(lián)網(wǎng)終端就能進(jìn)行檔案的輸入、儲(chǔ)存、查找工作，而在信息技術(shù)強(qiáng)大能力的幫助下，完成這些工作的時(shí)間被大幅縮短，存儲(chǔ)及檢索更是能在瞬間完成，對(duì)于檔案的分類、整理僅需要工作人員簡(jiǎn)單的指向性操作，其他內(nèi)容即可交給信息技術(shù)完成，這也就使得檔案管理工作因而具有了高度規(guī)范化水準(zhǔn)，同時(shí)也大幅提升了檔案管理工作的效率。

（三）提升管理人員的能力水平

管理人員是進(jìn)行公路工程檔案管理工作的主體，也是公路工程檔案管理工作能否切實(shí)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的主要影響因素。因此，應(yīng)重視對(duì)工作人員能力水平的提升。首先要做的是幫助相關(guān)工作人員提升對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，這需要各單位領(lǐng)導(dǎo)層先意識(shí)到檔案管理工作的價(jià)值，并通過各種手段將其傳達(dá)給工作人員；其次應(yīng)對(duì)公路工程檔案管理工作崗位提出相應(yīng)的要求，杜絕以兼職的方式招收工作人員，以提升入崗工作人員的敬業(yè)程度，同時(shí)還要對(duì)入崗工作人員的管理知識(shí)及能力進(jìn)行考核，確定各個(gè)工作人員的專長(zhǎng)與不足，為之后進(jìn)行培訓(xùn)方向的調(diào)整提供數(shù)據(jù)支持；之后則是為相關(guān)工作人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，針對(duì)已入崗的工作人員在能力水平上的側(cè)重與差異進(jìn)行補(bǔ)足調(diào)整，使所有工作人員均能夠勝任崗位能力要求；最后則是制定相應(yīng)的激勵(lì)及考核措施，使之與績(jī)效掛鉤，充分激發(fā)工作人員的工作積極性。

（四）將檔案管理工作納入招標(biāo)合同管理

為使檔案管理工作本身能夠得到進(jìn)一步重視，應(yīng)將檔案管理工作納入招標(biāo)合同中，對(duì)檔案管理的職責(zé)分工、成本支出及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確的規(guī)劃，通過采取經(jīng)濟(jì)方面的措施使檔案管理工作能夠得到應(yīng)有的規(guī)范化處理。除此之外，招標(biāo)合同中也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作的時(shí)限及其它細(xì)則進(jìn)行具體要求，并注明如果未能在時(shí)限之內(nèi)完全按照合同要求完成檔案管理工作，則以檔案管理工作完成時(shí)間為竣工結(jié)算時(shí)間，并按照超出時(shí)長(zhǎng)處以一定的資金抵扣。

結(jié)語：公路工程檔案管理對(duì)于整個(gè)公路工程而言意義非凡，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)意識(shí)到承擔(dān)這份工作所肩負(fù)的責(zé)任，并不僅僅是對(duì)于某一施工單位或企業(yè)，對(duì)于國家的發(fā)展而言也有重要意義。因此，公路工程檔案管理的規(guī)范化應(yīng)受到各方的重視，并積極采取各種措施予以落實(shí)。