學(xué)校檔案管理與工作效率的提高方法初探

（江蘇省馬壩高級中學(xué)，江蘇 淮安 223000）

學(xué)校檔案管理包括教育教學(xué)、科研、黨政管理等八類檔案，其中教育教學(xué)檔案是對學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績、文化素質(zhì)等方面信息的記錄，檔案管理工作對日常教育管理有著重要意義。為此，高中學(xué)校必須要高度重視檔案管理工作，從而推動(dòng)校園管理水平和教學(xué)質(zhì)量的持續(xù)提升。

一、我國高中檔案管理工作存在的問題

（一）工作人員水平有待提升

目前，我國部分高中對檔案管理工作不夠重視，沒有專職的人員進(jìn)行檔案管理工作，往往都是任課老師或教輔人員兼職，而這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，并且無法全身心地投入到檔案管理工作中。另外，檔案需要進(jìn)行精細(xì)化分類和管理，工作內(nèi)容繁雜，同樣會(huì)導(dǎo)致高中學(xué)校檔案管理工作效果不理想。

（二）對檔案重要性認(rèn)識有待提升

受應(yīng)試教育影響，我國的大部分高中學(xué)校的工作重心在于提升學(xué)生升學(xué)率，主要是對升學(xué)科目強(qiáng)化了管理和教學(xué)，對于檔案管理工作的重視程度較低，沒有意識到檔案管理的重要性。同時(shí)，學(xué)校對于高中檔案的管理工作認(rèn)為只是對學(xué)生的高中期間表現(xiàn)的記錄，包括學(xué)習(xí)成績、能力素養(yǎng)以及思想道德品質(zhì)等。因此，學(xué)校對于檔案管理和投入的人力物力較少，使得檔案管理手段和方法落后，不利于檔案管理工作的順利開展。

（三）檔案管理方法陳舊，制度有待完善

由于學(xué)校在檔案管理方面投入較少，許多高中學(xué)校仍然采用傳統(tǒng)的管理方式對檔案進(jìn)行管理工作，沒有將現(xiàn)代化信息技術(shù)有效結(jié)合起來。并且，一些高中檔案管理人員工作態(tài)度較差，工作中敷衍了事，容易造成檔案的丟失和損壞。此外，學(xué)校的資金和人力主要應(yīng)用到教學(xué)管理工作中，導(dǎo)致檔案管理軟硬件設(shè)施落后，影響日常的檔案管理工作質(zhì)量和效率。

（四）各部門配合度較低

高中學(xué)校的教師認(rèn)為日常檔案管理工作的完全由檔案室完成，弱化了其它部門的協(xié)作職能，沒有進(jìn)行有效的配合檔案管理工作。在實(shí)際檔案管理工作中，需要各個(gè)部門通力合作，配合檔案室提供相應(yīng)的資料，形成合力，進(jìn)而才能保障學(xué)校的綜合檔案管理工作的順利進(jìn)行。

二、改善高中學(xué)校檔案管理工作效率的對策

（一）提高檔案管理重視程度

檔案管理工作的有效開展，首先需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，才能夠?yàn)槿粘n案管理工作提供保障。學(xué)校管理者應(yīng)站在學(xué)校全局去考慮問題，從檔案管理對學(xué)校發(fā)展的重要性出發(fā)，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，提供充足的資金和人力，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理制度的改進(jìn)和提升，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

為確保檔案管理工作的有序進(jìn)行，需要引入專業(yè)的技術(shù)人才，進(jìn)而提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。同時(shí)，要定期開展檔案管理工作培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理質(zhì)量意識，提升檔案管理人員責(zé)任心，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。除此之外，還有加強(qiáng)職業(yè)技能的培訓(xùn)，提升檔案管理工作方式方法，提升工作效率。

（三）信息化管理，提高工作效率

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校和企業(yè)在日常管理工作中加強(qiáng)了信息化技術(shù)的應(yīng)用，借助計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)平臺(tái)技術(shù)，將學(xué)生的紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，并且建立相應(yīng)的信息化檔案，從而與教育部數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，有效提升檔案管理工作。另外，檔案管理平臺(tái)的應(yīng)用還可以顯著提升檔案管理工作的工作質(zhì)量和效率。

（四）增強(qiáng)各個(gè)部門聯(lián)系

檔案材料的收集、整理、分類、裝訂等工作離不開學(xué)校各個(gè)部門的合作，為此，需要各個(gè)職能部門設(shè)立專職檔案員，專門負(fù)責(zé)本部門的檔案材料收集和整理工作，同時(shí)加強(qiáng)檔案審核工作，嚴(yán)禁將不合格檔案流入網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。此外，部門協(xié)作的加強(qiáng)，能夠提高檔案管理工作的效率，提升檔案的利用率。

（五）完善檔案管理制度

檔案管理工作的根本上為學(xué)校教育工作服務(wù)，能夠促進(jìn)學(xué)校進(jìn)行日常管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行。加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，選擇專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)，各個(gè)部門之間的職責(zé)也要明確，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，進(jìn)而能夠保證學(xué)校檔案管理工作的穩(wěn)步開展。除此之外，建立有效的考核機(jī)制，對工作態(tài)度良好，工作質(zhì)量高的人員進(jìn)行激勵(lì)，提升工作人員的工作積極性，進(jìn)而加快方案管理工作的飛速發(fā)展。

三、結(jié)語

高中檔案管理工作是教育教學(xué)研究和改革的基本，良好的檔案管理工作能夠幫助教師從歷史規(guī)律中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改變教學(xué)策略，提升教學(xué)文平。同時(shí)，對學(xué)生的考試成績檔案進(jìn)行分析，掌握學(xué)生的優(yōu)劣勢，進(jìn)而提出針對性建議，幫助學(xué)生成績提升?？傊?，檔案管理工作能夠有效的促進(jìn)學(xué)校教育工作的提升，對學(xué)校的發(fā)展有著積極作用。全校上下都應(yīng)重視檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量意識，不斷完善檔案管理體系，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和方法，不斷提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為學(xué)校和學(xué)生的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。