高校電子檔案的應(yīng)用探討

（河套學(xué)院總務(wù)處，內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000）

一、高校電子檔案管理的應(yīng)用優(yōu)勢

高校檔案數(shù)字化管理模式：指利用信息化技術(shù)，以互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)為載體，實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)、傳輸和共享。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，高校檔案步入完全“無紙時(shí)代”仍需時(shí)間，但如用電子文件替代部分紙質(zhì)文件是符合綠色可持續(xù)發(fā)展理念的，可以減少對紙張及資源的浪費(fèi)。此外數(shù)字化管理模式對于檔案保存環(huán)境的要求不高，可以在一定程度上避免檔案丟失、破損等情況，但要注重信息安全，避免檔案信息被網(wǎng)絡(luò)黑客竊取。實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理可以有效延長重要檔案文件材料原件的壽命，需要時(shí)可利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行拷貝還原；同時(shí)電子文件可以無限次重復(fù)查閱，減少反復(fù)調(diào)閱對檔案原件的損壞。數(shù)字化管理模式可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)分類識(shí)別和儲(chǔ)存，在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)運(yùn)行過程中，輸入相應(yīng)的電子信息，進(jìn)行相應(yīng)的鑒定歸檔、標(biāo)引等多項(xiàng)信息的實(shí)現(xiàn)，可以極大地降低檔案人員的工作量。查詢調(diào)閱相關(guān)檔案時(shí)也只需進(jìn)行簡單的計(jì)算機(jī)檢索操作，使檔案利用更為方便快捷，同時(shí)高校其他職能部門調(diào)閱檔案資料時(shí)也可以利用互聯(lián)網(wǎng)完成檔案信息的傳輸，操作便捷、效率高，可以極大地提高工作效率。

二、高校電子檔案管理應(yīng)用現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）意識(shí)不夠

高校在進(jìn)行數(shù)字化校園的大力建設(shè)，也知道其的作用，但是在一些分支缺乏一定的認(rèn)真態(tài)度，從而使一些門類在建立后卻缺乏有效的管理，從而喪失了其強(qiáng)大作用，形成資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。

（二）管理滯后

在高校電子檔案管理上還存在管理滯后的問題。高校處于一個(gè)人員密集且流動(dòng)性很強(qiáng)的環(huán)境中，因此在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，往往需要對其進(jìn)行不斷更新和維護(hù)，以保證其的準(zhǔn)確性。但是面對信息量巨大的檔案信息，相關(guān)管理人員并不能做好及時(shí)更新和維護(hù)工作，從而使其更新發(fā)展速度跟不上真實(shí)信息變化速度，同時(shí)在相關(guān)人員進(jìn)行信息提取上存在較大時(shí)差，從而使靈活調(diào)動(dòng)跟不上需求需要。例如，學(xué)生想要獲取其在校成績證明，在經(jīng)過申請、批復(fù)后，還需要等到一定時(shí)間的提取，從而才能實(shí)現(xiàn)信息的獲取，而這對需要及時(shí)提取信息的學(xué)生來說顯得很不友好。

（三）安全性不高

高校在電子檔案管理上有一定的技術(shù)人員做支撐，但是在日常信息的管理上，也存在著一定的信息安全隱患。首先是檔案信息本身存在的安全隱患，高校電子檔案分為共享性和私密性，在信息共享上，相關(guān)管理人員確實(shí)應(yīng)該做好安全防控，但是缺乏一定的安全意識(shí)，不能有效地排除相關(guān)危害信息，從而使學(xué)生受到思想污染，這是管理人員不可推卸的責(zé)任。而在私密性信息管理上，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠，從而不能使相關(guān)信息得到安全管理，時(shí)常出現(xiàn)信息泄露事件，嚴(yán)重影響師生信息安全和學(xué)校聲譽(yù)，同時(shí)在進(jìn)行信息的存儲(chǔ)和提取時(shí)，缺乏必要手段進(jìn)行二次保護(hù)，也容易造成信息外泄。其次是電子檔案存儲(chǔ)的環(huán)境可能存在的安全隱患。由于自然因素或人為因素造成相關(guān)設(shè)備出錯(cuò)的情況也時(shí)有發(fā)生。

三、電子檔案管理發(fā)展策略的制定

（一）新技術(shù)的運(yùn)用

區(qū)塊鏈技術(shù)的優(yōu)勢體現(xiàn)在可以提高相關(guān)人員的參與度、有利于激發(fā)協(xié)同效應(yīng)，使電子檔案收集更加便利和準(zhǔn)確。應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)電子檔案收集部門、專業(yè)管理部門等多方面共同參與到電子檔案的更新與維護(hù)中，形成分布式的檔案登記管理網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的副本存儲(chǔ)于每一個(gè)網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)中。該技術(shù)類可以有效分散工作量，提升管理便捷度及準(zhǔn)確性。區(qū)塊鏈技術(shù)的另一優(yōu)點(diǎn)是可以使電子檔案的管理模式更加合理且安全性提高。高校電子檔案具有其特殊性，一方面高校人員組成復(fù)雜，需要管理的數(shù)據(jù)信息多種多樣，且需要頻繁地更新數(shù)據(jù)信息，各環(huán)節(jié)銜接容易出現(xiàn)問題。因此在實(shí)際應(yīng)用過程中要及時(shí)調(diào)整和完善應(yīng)用方式，使區(qū)塊鏈技術(shù)更好地為高校檔案系統(tǒng)服務(wù)。

（二）檔案管理模式的轉(zhuǎn)變及基礎(chǔ)保障制度建設(shè)

高校要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，樹立大數(shù)據(jù)與信息化管理觀念。首先，要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。其次，要建立檔案管理信息平臺(tái)。最后，要完善檔案管理系統(tǒng)，從而發(fā)揮其應(yīng)有效用，完成檔案管理體系建設(shè)以推動(dòng)我國高校更好地發(fā)展。此外，要完善基礎(chǔ)保障制度的建設(shè)，積極培育并吸納專業(yè)人才，吸收一部分專業(yè)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的復(fù)合型人才，為高校電子檔案建設(shè)提供軟硬件方面的保障。同時(shí)，順應(yīng)信息化管理制度的要求，在制度約束下實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。此外，在高校檔案管理工作中，要特別注意在對集成檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行遷移及整合過程中所形成的檔案移交程序及交接方式。例如，對前端管理系統(tǒng)中的數(shù)字檔案資源、目錄以及數(shù)據(jù)交換格式進(jìn)行規(guī)范化處理后再上傳；用現(xiàn)有技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)以電子文件長傳為主的電子文件異地備份模式，從而解決在檔案集成管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)中電子文件的批量歸檔問題。

（三）數(shù)字檔案館建設(shè)

建設(shè)綜合數(shù)字檔案信息管理與服務(wù)平臺(tái)，有助于實(shí)現(xiàn)高校電子文件歸檔以及結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔、規(guī)范化管理和安全存儲(chǔ)，為高校各部門和廣大師生提供方便、快捷的檔案信息服務(wù)，滿足高校信息化發(fā)展的需要。各高校要因地制宜，對癥下藥，提高對數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)措施的重視程度及經(jīng)費(fèi)的投入。

四、結(jié)語

目前高校電子檔案管理中主要存在的問題是建設(shè)和管理意識(shí)還不夠，不能有效推進(jìn)相關(guān)工作的開展，因此，高校在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，需要做好意識(shí)基礎(chǔ)的準(zhǔn)備，大力推進(jìn)其建設(shè)和管理，正面對待問題并積極解決。從而實(shí)現(xiàn)高校的現(xiàn)代化建設(shè)，推動(dòng)其長遠(yuǎn)發(fā)展。